Делопроизводство в НПС

Учреждения НПС, финансируемые за счёт государственного бюджета должны зарегистрироваться в соответствующем порядке в:

-органе статистики

-органе государственного казначейства

- налоговой инспекции

- пенсионном фонде

- социальных фондах

С этого момента начинается их функциональная деятельность, которая отражается в соответствующих документах.

Делопроизводство – это хранение документов внутреннего назначения (приказов, распоряжений, заявлений сотрудников и др.) и поступающих от других организаций, а также переписки с ними. Его цель – обеспечить возможность быстро и легко найти необходимую справку, проверить исполнение, подвести итоги работы.

Рациональное ведение делопроизводства и упорядочение документооборота в организациях и учреждениях НПС оказывает непосредственное влияние на оперативность деятельности отделов и руководства учреждения в целом, на эффективное использование рабочего времени.

Делопроизводство должно вестись в соответствии с государственными стандартами на организационно-распорядительную документацию и основными положениями Единой государственной системы делопроизводства. Объем работы по делопроизводству зависит от структуры учреждения.

Делопроизводство предполагает использование и создание различных систем документации (плановая документация, отчетно-статистическая, первичная, учетная, организационно-распорядительная). Все документы, поступающие в организацию, должны регистрироваться в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания.

В целях оперативного поиска документов и осуществления контроля за исполнением приказов, распоряжений, инструктивных писем вышестоящих организаций, укрепления исполнительской дисциплины и повышения персональной ответственности работников рекомендуется вести картотеки документов. В практике используются следующие картотеки: справочная (по корреспондентам); учетная (по исполнителям – отделом или должностным лицам); контрольная (по срокам исполнения).

Документы классифицируются и группируются в дела после их исполнения. Классификация документов закрепляется в сводной номенклатуре дел, являющейся систематизированным списком наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации с указанием их наименования, шифра, места и сроков хранения.

Номенклатура дел должна охватывать весь объем документов, которые могут возникнуть в деятельности организации или поступить со стороны. Заголовки дел в номенклатуре располагаются по степени значимости (руководящие материалы вышестоящих организаций, приказы, распоряжения директора организации, планы, отчеты, протоколы и т.д.).

Особое значение в делопроизводстве занимает учет поступления и использования бланков строгой отчетности. Бланки строгой отчетности рассматриваются как материальные ценности. При выдаче под отчет бланки строгой отчетности списываются со счетов материальных ценностей на соответствующие счета затрат по фактической цене по мере их использования и принимаются на забалансовый счет по наименованию, количеству и цене приобретения.

Бланки строгой отчетности, которые по каким-либо причинам, не могут быть использованы или остались нереализованными (невиданными) до их уничтожения, гасятся специальным штампом «недействительно» или перечеркиванием цветным карандашом. После окончания установленного срока хранения (не менее пяти лет) использованные и испорченные бланки строгой отчетности сдаются по акту об их списании (уничтожении) организациям по заготовке вторичного сырья или уничтожаются организацией самостоятельно.