Министерское делопроизводство

В соответствии с “Общим учреждением министерств” работа с документами начинается с “вступления дел” и далее в акте подробно разбираются все варианты их движения в канцелярии министра, в департаментах и заканчивается глава ревизией дел. Таким образом, даже самый беглый просмотр закона 1811 г. показывает, что в нем, так же, как и в Генеральном регламенте, прежде всего, расписывается технология работы с документами, так как подготовка документов, их доклад руководству, согласование, утверждение, подписание, доведение до исполнителя и составляют суть работы аппарата министерства.

Канцелярия в XIX веке – достаточно сложное структурное

подразделение и учитывая объемы работ с документами, она делится на отделения, столы, управляется директором и состоит из начальников отделений, секретарей и нужного числа писцов.

В департаментах “для общей связи письмоводства учреждается особенная канцелярия при директоре”, возглавляемая “правителем канцелярии”, и в ее состав входят: журналист, экзекутор, казначей и нужное число их помощников.

Часть II “Общего учреждения министерств” посвящена распределению обязанностей в министерстве. В ней очерчивается степень и пределы власти министра, его взаимоотношения с властью законодательной, Государственным советом, Сенатом, другими министерствами и лицами, им равными и с подчиненными им управлениями путем переписки, их ответственность; степень и пределы власти департаментов и их директоров и их взаимоотношения. Отдельную главу составляют обязанности канцелярии министра и ее директора.

В соответствии с § 315 “Главная обязанность канцелярии министра состоит в правильном распределении дел по департаментам и в исполнении приказаний министра по тем делам, кои не принадлежат ни к одному департаменту, или кои министр предоставил собственному своему усмотрению и решению”. Канцелярия возглавляется директором, который имеет те же права, какие принадлежат директору любого другого департамента.

В заключительной части “Общего учреждения министерств”

перечислены обязанности различных чинов департаментов министерства, в том числе правителя канцелярии, секретарей, столоначальников, начальника архива и прочих канцелярских чинов, порядок их подчиненности и ответственности.

Так как составление документов в начале XIX века также проходит этап жесткого регламентирования как по составу информации, излагаемой в документе, так и по структуре текста, не удивительно, что в конце “Общего учреждения министерств” после всех параграфов как приложение приведены “формы письмоводства”: форма сношения министров между собой и с лицами, им равными, и предписания лицам подчиненным; форма отношения и

департамента министру.

Таким образом, в этом важнейшем документе, определяющем порядок и стиль работы центрального аппарата России XIX века, вопросам делопроизводства отводится важнейшее место. Анализ законодательного акта показывает, что делопроизводство понимается как технология принятия и выработки решений, и канцелярия занимает подобающее ей место в структуре министерства, а директор канцелярии по чину равен директору любого функционального департамента.

Рассматривая статус секретарей Государственного совета, А.Ю. Конькова пишет: “нельзя не вспомнить о статс-секретарях, обер- секретарях и государственных секретарях. Конечно же, это был высший уровень общественной и сословной иерархии, а именно: 1-5 классы “Табели о рангах”. С образованием Государственного совета в 1810 году в Государственной Канцелярии работают Государственный секретарь и статс-секретари. Государственный секретарь и статс-секретари, ведавшие делами каждого из четырех департаментов Совета, готовили дела к докладу в департаменте и общем собрании. На Государственного секретаря возлагалась ответственность за точность сведений, предлагавшихся Совету, ясность их изложения, составление всех документов. От него также зависели очередность рассмотрения документов, подготовка журналов, составление отчетов – меморий, доклад царю. О влиянии и даже некоторой власти Государственного секретаря свидетельствуют высказывания министра внутренних дел П.А. Валуева, который писал: “Члены государственного совета – ничто, председатель – кое-что, государственный секретарь – все” (Дневник П.А. Валуева – министра внутренних дел. – М., 1961, т. 1, с. 356-357).

Во второй половине 19 века государственный секретарь продолжает руководить канцелярией, а в штат государственной канцелярии по-прежнему входят статс-секретари, заведующие канцелярией одного из департаментов Государственного Совета (Конькова А.Ю. Статус канцелярских служащих в пореформенной России XIX века//Секретарское дело, 1997, № 2, с. 128).

Обычно секретари носили форму, соответствующую их чину, и, подавая в отставку, увольнялись “с мундиром и пенсионом”.

В середине XIX века появляются первые работы, обобщающие практику делопроизводства и труды, в которых начинает разрабатываться его теория. К этим работам, прежде всего, относятся книги Н.В. Варадинова, В. Вельбрехта и И.И. Рихтера. Н.В. Варадинов делопроизводство рассматривал в связи с той деятельностью, которую оно документирует (отражает в документах), как бы обслуживает.

Основную группу делопроизводственной документации – “канцелярские дела и бумаги” – он определяет как “по форме написанные изложения, заключающие в себе всю деятельность известного места или лица”. К канцелярским делам и бумагам он относит входящие дела и бумаги, докладные дела и бумаги, заключительные или определительные бумаги, исходящие дела и бумаги. Выделив канцелярские дела и бумаги, распределив и описав их в соответствии с порядком производства дел, Н.В. Варадинов подчеркнул, что эти дела и бумаги составляют внутреннее письмоводство присутственного места. Поместив присутственное место в систему равных, высших и низших мест и лиц и замкнув делопроизводство этого присутственного места на внешний контур через систему сношений, он, естественно, выделил группу сношений присутственных мест и должностных лиц, просительские дела и бумаги. Эти документы, если они поступают в учреждение, составляют совокупность документов, используемых в процессе производства дел, а если они отправляются из учреждения, то являются совокупностью документов, создаваемых в процессе исполнения дел (решений) (Янковая В.Ф. Писать по образцам (о роли письмовников в русском делопроизводстве)//Секретарское дело, 2002, № 1, с. 79).

В. Вельдбрехт делопроизводство определяет как “правила, которыми канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг”, иначе говоря, – правила, которыми канцелярия руководствуется при документировании производства дел. Излагая эти правила, В. Вельдбрехт выделяет разделы: докладные записки, последствия доклада, исполнительные бумаги, понятие о деле и книгах вообще. В. Вельдбрехт отмечает существенную разницу в процессе производства дел в присутственных местах (коллегиальный способ принятия решения) и в канцеляриях “начальствующих лиц” (принятие единоличных решений). Вызванные этим различия в процессе производства дел, включая и процессы документирования, прослеживаются им по всем стадиям: от рассмотрения дела до его исполнения. Важно, что и формы документов, в которых фиксируется процесс рассмотрения, решения и исполнения дела, даются В. Вельдбрехтом в соответствии с выделенными этапами.

Задача канцелярии – “доложить дело”, что осуществляется посредством составления докладной записки – пространной или краткой. Это этап сбора и анализа информации и подготовки дела к рассмотрению и решению. Следствием доклада является приговор, который в присутственных местах фиксируется в журналах и определениях, а в канцеляриях “начальствующих лиц”, в письменном мнении, составляемом по резолюции начальника. Эта стадия соответствует этапу принятия решения и его документирования. Последний этап – исполнение принятого решения. Кроме того, В.

Вельдбрехт приводит формы документов, поступающих в учреждение и подлежащих рассмотрению властей, – указы, рапорты, предписания, сношения и другие установленные законом документы. Описание совокупности этих документов имеет смысл для формирования представлений о системе документов, которые использовались в процессе производства дела, а в некоторых случаях инициировали рассмотрение дела.

Последние разделы работы В. Вельдбрехта затрагивают правила

ведения книг, реестров и формирования дел. С точки зрения делопроизводства, – это раздел, касающийся организации документооборота, точнее, его документирования – письменной фиксации движения документов в определенных, установленных для этого формах. В этом же аспекте рассматривается и понятие дела: “как составленное по определенным правилам и относящееся к известному предмету собрание бумаг, бывших в рассмотрении учреждения и заключающих в себе выражение его решений”. Ф. Наливкин в “Руководстве к сочинению писем и бумаг”, вышедшем в 1847 г., пишет: “Искусство сочинять письма и бумаги может иметь свою теорию, точно так же, как и всякое искусство”.

В конце XIX века И.И. Рихтер предпринимает первую попытку

применения десятичной системы классификации документов казенных железных дорог. Таким образом, с середины XIX века можно говорить о первых научных осмыслениях делопроизводственных процессов и появлении теоретиков в этой области деятельности.

Со второй половины XIX века активно развиваются новые структуры управления (в банках, трестах, синдикатах, специальных органах надзора, многочисленных комитетах, комиссиях, советах и т.д.). Они требовали большого числа секретарей и других канцелярских работников для ведения их дел. Подготовка канцелярских работников в начале XIX века проходила в самих министерствах. Согласно § 47 “Общего учреждения министерств” “Министерския канцелярии и департаменты могут иметь некоторое число молодых людей сверх штата для приобучения их делам по разным частям ведения министерств и департаментов”.

В середине XIX века создаются школы стенографистов, в 1868

г. в Харькове были открыты специальные курсы подготовки секретарей, в конце века появляются курсы машинописи. В это же время появляются и специальные периодические издания. Так, с 1884 г. выходили журналы “Вестник контор и канцелярий”, “Бюллетень конторщика”, “Машинопись”, “Стенография”.

Документы:

-Повесть временных лет;

-Правда (закон) Русская;

-Церковные уставы;

-Княжьи уставы;

-Подорожные грамоты; Ш колы по подготовке писцов, судебных секретарей, печатников (хранителей печати). Язык документов - старо славянский.

Древний Египет

Древняя Русь Х111 в–. Х1V в.

Мо сковское княжествоXVв.

Организация присутственных мест, приказов.

Приказами стали называть и о сновные документы, создаваемые там- поручения князя боярам.

Коллегии вместо приказов (канцелярии).

Основной документ-

Генеральный регламент (1720г.).

Должности: управляющий канцелярией(секретарь), нотариус, регистратор (вел регистрационные книги), актуариус( вел журнал входящих документов, отвечал за сохранность документов), канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи, вахмистр.

Коллежское делопроизводство Времена ПетраI

Министерское делопроизводство

XIXв.

Делопроизводство в СССР в ХХ веке

- Организация министерств;

- Появление департаментов, структурными подразделениями которых были отделения в свою очередь со стоявшие из столов. Появились своды законов (армия, флот и т.д.).

Схема №1. Эволюция развития делопроизводства