Коллежское делопроизводство

Кардинальные изменения в развитие специальности внес XVIII век и связаны они с изменением системы государственного управления.

В начале XVIII в. проводятся реформы Петра I. Важнейшей из

них была реформа государственного аппарата, в результате которой сложилась новая система государственных учреждений: Сенат,

Синод, коллегии, местные учреждения. Преобразования начались в 1711 г. созданием Сената, как высшего органа управления. Реформа государственного аппарата во многом проводилась под влиянием опыта управления за рубежом, с которым Петр I ознакомился во время своего пребывания за границей. Но надо было не только создать учреждения нового типа, но и заставить государственный аппарат работать по-новому, значительно более оперативно и с большими результатами, что и было главной задачей реформ. Поэтому именно в период реформ появляются первые организационные документы, в которых прописывается сам порядок работы государственных учреждений.

К таким документам можно отнести указы Петра I о Сенате и создаваемых коллегиях. Ведения в них делопроизводства расписывалось в регламентах, создаваемых коллегией. Однако основным документом, на два столетия определившим порядок ведения делопроизводства в учреждениях дореволюционной России и штат работников, занимавшихся делопроизводственным обслуживанием, стал Генеральный Регламент или Устав, по которому Государственные Коллегии «також и все оных принадлежащие к ним Канцелярий и Контор служители, не токмо во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чина, подданейше

поступать имеют” от 28 февраля 1720 г. Он был составлен с учетом почти десятилетнего опыта работы новых учреждений.

Генеральный регламент стал как бы обобщающим документом и

являлся первым законодательным актом, в котором был прописан не

только весь порядок работы Коллегий, ведения в них делопроизводства, но и обязанности каждого работника канцелярии. Это новый тип организационного документа, прообраз всех последующих регламентов, в том числе сегодня Регламента Государственной Думы, Типовых регламентов федеральных органов исполнительной власти, административных регламентов.

В Генеральном регламенте перечислены созданные к этому году

коллегии, служба в которых являлась присяжной должностью, определено их устройство, скрупулезно расписан весь порядок работы, должностной состав. Половина глав посвящена порядку работы Коллегий – начало работы Коллегий, время отпусков, прием посетителей, награждения, наказания работников и т.д. Остальные главы касаются непосредственно работы с документами и должностных обязанностей служащих канцелярий.

Возглавлял Коллегию Президент, которому согласно главе XVII “особливой секретарь позволяется иметь, который токмо от своего Президента и его указов зависит, а до Коллегии дела не имеет”. Кроме личного секретаря президента, учитывая, что вся работа коллегий была связана с документами как фиксирующими ее непосредственную деятельность, так и получаемых извне, в коллегии образовывалось специальное структурное подразделение, занимающееся делопроизводством, – канцелярия, которой посвящены специальные главы Генерального регламента.

В главе XXVIII определен состав канцелярии: секретарь, нотариус, переводчик, актуариус, регистратор, канцеляристы,

копиисты.

Важнейшим организационным моментом является четкое разграничение обязанностей должностных лиц и описание функций каждого из них. Всем должностям посвящаются специальные главы.

Так, в главе XXIX о секретарском управлении указано, что

Должность нотариуса описана в главе XXX: “должность его чина в том состоит, чтобы он при собрании и Коллегии протокол держал Записывать разговоры о важных делах, також де записывать и то, ежели Коллегиум о каком деле большого изъяснения требует, и оное до другого времени отсрочить надлежит. Записывать, когда Члены в голосах не согласны, он же Нотариус должен сей протокол помесячно сшивать, в Канцелярии на бело переписывать, листы нумеровать и алфавитным реестром содержание дел и персон напреди сделать и переплетчику в переплет отдать; сверх того надлежит Нотариусу роспись иметь об оных делах, которые прошлой недели не вершены, и такую роспись пред Президентом на столе иметь, дабы оную в Коллегии ежедневно видеть, и о невершеных делах ведать мочно было, приключится и доносит коллегии по порядку при том припоминает, что к тому потребное, и попечение имеет, дабы дела равным порядком, как доношение учинено, отправлены были, из которых ежели важные суть, сам сочиняет, а другие (между прочими канцелярскими служителями по должности каждого разделяет) причем

ему крепко того смотреть надлежит, чтобы все отправления или отпуски по уставам и резолюциям явственно и ясно изготовлены, и нужные копии сохранены были, дабы никакого просмотра при том не приключилось, ибо он в том ответ дать, и того ради во “секретарь, который в коллегии докладывает, сбирает все указы, грамоты, письма, мемориалы, реляции (отписки) и прочее, что в его коллегии всех отправах имя свое подписать должен. Кроме того, також его должность есть по обстоянию времени и дел всегда в Коллегии быть гораздо ранее, прежде заседания Членов, дабы доношения от челобитчиков принимать, також докладу все приуготовить и дела, которые он в руках имеет, в Канцелярии разделить к лучшему оных исправлению”. Кроме того, работа секретаря описана и в главе V “О докладах в коллегии”. В ней указывается, в какой последовательности секретарь докладывает дела на коллегии, такожде он долженствует роспись о вершенных и оконченных делах иметь”.

В обязанности актуариуса, согласно главе XXXII, входило “письма прилежно собирать, оным реестр чинить, листы

перемечивать он актуариус надзирание и попечение о бумаге, перьях, чернилах, сургуче, воске, о дровах, свечах и о прочем, что надлежит”.

О чине регистратора в главе XXXIII сказано “регистратор

должен в том состоять, чтобы он письма собирал и по пакетам раскладывал, и потом велел набело переписывать сочинения всех указов (грамот) и писем помесечно и во весь год, которые из Коллегии отпущены и в Коллегии получены. Чего ради надлежит ему следующие книги держать”.

Не забыты в Генеральном регламенте и должности канцеляристов (глава XXXIV) и копиистов (глава XXXV). “Канцеляристам надлежит

все то, что по реестру из отправляемых дел от Секретаря повелено будет изготовлять також и те дела, о которых они генеральные формуляры (образцовые письма) имеют, а именно: дипломы, патенты и прочее. А что они сами сочинили, то имеют прежде Секретарю для поправления подавать. Копиистам надлежит все, что отправляется в Канцелярии на бело писать: того ради имеют выбраны быть добрые и исправные писцы”.

Приведенные главы Генерального регламента показывают достаточно четкое разграничение обязанностей канцелярских служащих, описание функций, выполняемых каждым из них, но на что надо обратить особое внимание, в Регламенте впервые расписано и как они должны выполнять свою работу, то есть методика работы. Например, для нотариуса указано не только, что он ведет протокол, но и как он его составляет: “того ради надлежит ему оный следующим образом сочинять: прежде надлежит вверху листа год и число написать, потом присутствующие Члены записать, и потом протокол держать”. Для регистратора указано не только, что он регистрирует документы в журнале, но и в каких журналах какие документы и что о каждом записывает: “1. журнал (повседневная записка), который имеет он сочинять из всех концептов всего года в Коллегии отправленных дел, в котором ему по алфавиту, числу и месяцу вкратце выписывать содержание каждого дела и имя к тому принадлежащих особ, и место, кому и куда дело послано, по которому журналу (записке) можно найти, что в Регистратуре (в

записных книгах) искать надобно. 2. Регистратура (записка) состоит в следующих четырех книгах: (А) в первой книге все от Коллегии к Его Величеству во весь год посланные письма, реляции, доклады, следующим образом через копииста вписываются, а именно: перемечивает он в книге листы и ставить на одной стороне число и месяц, на другой стороне год, и означивает потом кратко дело к кому куда отправлено; после того вписывает он весь документ с числом и подписанием всех чинов, и потом из сей книги явно будет какие отправления Коллегиум во весь год имел; и ежели что во оном приискать и посмотреть нужно, то может оное через журнал (повседневной записке) легко учинить”.

Также описан порядок ведения и других регистрационных книг.

Учитывая необученность персонала, возможную нерадивость работников, Генеральный регламент предусматривает все, на первый взгляд даже мелкие детали работы с документами. Именно в

небрежности, неполном выполнении операций с документами, которые являются единственным способом фиксации просьб и решений, таится возможность злоупотреблений: задержка или сокрытие документа, неполный или неправильный доклад по делу и т.д. Расписывая делопроизводственные операции, Генеральный регламент, по сути, расписывает технологию управления, механизм работы учреждения, образно говоря “кухню управления”.

С Генерального регламента фактически начинает складываться профессия будущего документоведа.

Еще один документ XVIII века важен для понимания профессии и

места службы делопроизводства и ее работников в системе государственных учреждений.

24 января 1722 г. был введен “Табель о рангах всех чинов воинских, статских и придворных, которые в каком классе чины” –

законодательный акт, по которому государственная служба была разделена на гражданскую (штатскую), военную и придворную. Каждая разновидность службы делилась на 14 ступеней – классов. “Чины давались за службу в порядке постепенности и как бы обозначали степень деловой подготовки служащих и их пригодность к занятию определенных должностей” (Шепелев Л.Е. Чиновный мир России: XVIII-начало XX века. - СПб.: “Искусство-СПБ”, 1999, с. 131-132.).

Чины от I до IX класса по службе могли получить потомственное дворянство, от X до XIV - личное дворянство.

Нас интересует гражданская служба. Согласно “Табели о

рангах”, утвержденной Петром I:

•обер-секретарь Сената получал чин VI класса;

•обер-секретарь иностранной, воинской и адмиралтейской

коллегий – чин VII класса;

•обер-секретарь в коллегии, секретарь в Сенате – чин VIII класса;

•секретари в воинской и иностранной коллегии, а также

сенатские протоколисты и переводчики – чин IX класса;

•секретари прочих коллегий, переводчики и протоколисты воинской, адмиралтейской и иностранной коллегий получали

чины X класса;

•секретари в надворных судах и канцеляриях в губерниях – чины XII класса;

•секретари в провинциях, переводчики и протоколисты коллежские, актуариус и регистраторы сенатские – чины XIII класса;

•актуариусы, архивариусы, регистраторы при коллегиях –

чины XIV класса.

Простейший анализ Табели о рангах показывает, что работники канцелярий занимали достаточно высокие чины, например, профессора при академии получали чин IX класса, такой же, как

сенатские протоколисты, переводчики и секретари коллегий; бургомистры от магистратов в губерниях – чин X класса.

Начиная с XVIII века эволюция “Табели” шла в направлении ее

упрощения, уточнения названий чинов и их места в служебной иерархии. В результате к началу XIX в. номенклатура гражданских чинов приобрела следующий вид:

Одним из главных организационных принципов государственной службы было обязательное прохождение всей служебной лестницы снизу вверх целиком, начиная с выслуги низшего классного чина. В каждом классе чиновник должен был прослужить известный минимум лет, но за особые заслуги по службе этот срок мог быть сокращен.

Таким образом, служба начиналась с работы с документами и

чины с XIV по X можно было получить, работая в канцеляриях.

Среди проявлений чинопочитания важное значение приобрели формулы титулования – титул по классу или должности. Хотя эти

формулы не были установлены законом и сложились постепенно на практике, к концу XVIII века титулов было пять.

I и II классы – Ваше Высокопревосходительство,

III и IV классы – Ваше Превосходительство, V класс – Ваше высокородие,

VI-VIII классы – Ваше Высокоблагородие,

IX-XIV классы – Ваше благородие (Шепелев Л.Е. Чиновный мир России...,

с. 142-143).

Пользование титулом применялось во всех случаях обращения устного и письменного к вышестоящему по службе или по общественному положению.

XVIII век активизирует подъем экономики и развитие общества.

Для процветания надо устанавливать и поддерживать связи, ведя активную переписку и в XVIII в. появляются должности личных секретарей. Ее началом можно считать создание Петром I кабинета и личной канцелярии царя и появление должности кабинет- секретаря. Хотя после смерти Петра I кабинет ликвидируется, но и во время царствования Елизаветы Петровны составлением документов занимается ее личный кабинет-секретарь барон И.А. Черкасов, принимавший и докладывавший все документы, поступающие на имя императрицы и составлявший документы по ее поручению. В словаре Владимира Даля статс-секретарь определен как “доверенный письмовод государя”, так как обязанности секретаря, прежде всего, связаны с составлением и оформлением документов. Секретари выполняли массу поручений императора, связанных как с государственными, так и с мелкими личными делами.

Екатерина II сразу же в день переворота, прежде всего, подбирает секретарей, которые могли бы от ее имени составлять документы, вести ее переписку, разбирать и докладывать прошения. Ее первым секретарем был Г.Н. Теплов, остававшийся на этом посту с 1762 по 1779 г. В личный секретариат Екатерины II входили А.В. Олтуфьев и И.П. Елагин. Секретариат затем получает название Собственная его Величества Канцелярия. В должности статс- секретаря начинает свою карьеру известный государственный деятель екатерининского периода А.А. Безбородко, который в 1780- е гг. стал старшим среди статс-секретарей императрицы и сосредоточил в своих руках все дела, ждущие ее утверждения. С 1776 г. императорские манифесты и именные указы составлялись исключительно в канцелярии А.А. Безбородко, а в фонде Сената сохранилось 387 указов, написанных им собственноручно (Санкина Л.В. “Статс-Секретари Екатерины II”//Секретарское дело, 1996, № 2(4), с. 115-121).

Среди секретарей Екатерины II был и Г.Р. Державин, прослуживший на посту статс-секретаря по принятию прошений с

1791 по 1793 г. и оставивший записку о своей работе в этой должности.

Екатерина II сама сформулировала обязанности своих

секретарей, среди которых главной была работа с прошениями и ведение ее частной и официальной переписки с государственными учреждениями и должностными лицами, подготовка законодательных и распорядительных документов, прежде всего манифестов и указов. Один из статс-секретарей ежедневно обязательно дежурил в ее приемной. Каждый статс-секретарь имел свою рабочую канцелярию, то есть технический персонал: канцеляристов, копиистов, переводчиков.

Во II половине XVIII в. своих личных секретарей завели и крупные вельможи. Так, известный государственный деятель, реформатор государственного аппарата М.М. Сперанский начинал свою карьеру в 1796 г. секретарем князя А.Б. Куракина.

Конечно, личными секретарями императора или крупного

сановника могли стать лишь люди высокообразованные для своего времени и, прежде всего, умеющие составлять документы и работать с ними. Но и для обычной работы в канцелярии, начиная с нижнего чина, нужны были люди подготовленные.

Глава XXXVI Генерального регламента говорит о “молодых людях для обучения при канцелярии”. В ней записано: “ежели некоторые удобные люди, которые впредь при Канцеляриях и конторах служить пожелают, по пропорции каждого Коллегия, заранее допущены и обучены были, чтобы прилежным списыванием дел в письме и арифметике обучались, и при случающейся вакансии, ежели они к делу способны и доброй натуры и поступки суть, употреблены быть могли”.

10 ноября 1721 года Петр I указом Сенату предписал организовать школу “где учить подъячих их делу, а именно цифири, и как держать книги, ко всякому делу пристойные” (Илюшенко М.П.

«История делопроизводства в дореволюционной России» – М.: РГГУ,

1993, с. 39).

Но помимо обязательной общей грамотности обучение шло, прежде всего, по образцам документов – формулярам. “В первоначальном значении формуляр – текст документа, служащий образцом для составления документа” (Янковая В.Ф. Писать по образцам (о роли письмовников в русском делопроизводстве)//Секретарское дело, 2002, № 1, с. 74).