Тема 11. Контроль и регулирование в системе менеджмента

Важнейшая стадия процесса управления — контроль, который рассматривается одновременно и как функция управления наряду с такими функциями, как планирование, организация, мотивация, координация, регулирование.

Контроль должен обеспечить фиксирование состояния объекта управления в определенный момент времени для принятия решений по регулированию этого объекта. Контроль выступает главным инструментом для выработки управленческих решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирм.

Различают две формы контроля — финансовый контроль и административный.

Финансовый контроль охватывает все сферы деятельности фирмы и осуществляется на основе стоимостных показателей, которые позволяют сравнивать плановые расходы с фактическими. Финансовый контроль осуществляют специальные подразделения, такие, как планово-финансовое управление, бухгалтерия, отдельные экономисты и бухгалтеры в подразделениях. Функция контроля значительно усилилась в связи с использованием компьютерной техники, которая позволяет существенно ускорить процесс сбора информации, необходимой для реализации данной функции. Применение компьютерной техники позволяет сформировать также и систему централизованного контроля, обеспечивающую своевременный контроль результатов финансовой деятельности фирмы.

Административный контроль ведется на всех уровнях управления фирмой и призван оценивать деятельность сотрудником фирмы (контроль исполнения).

Административный контроль осуществляется постоянно как специальными подразделениями, так и руководителями на всех уровнях фирмы.

Функция контроля тесно связана с функцией регулирования, т. е. с принятием решений по ликвидации отклонений, выявленных на стадии контроля.

Регулирование, как и контроль, охватывает все сферы деятельности фирмы.

Назначение контроля и регулирования можно сформулировать следующим образом:

фиксирование результата управленческой деятельности и оценка;

фиксирование результатов деятельности конкретных исполнителей и ее оценка;

фиксирование результатов и оценка реализованных мероприятий;

разработка рекомендаций или мероприятий в целях ликвидации отклонений для повышения эффективности деятельности подразделений и исполнителей.

Уточнение назначения контроля позволяет оценить весь комплекс факторов (человеческих, технологических, управленческих, экономических), способствующих получению эффективных результатов. Фирма должна своевременно на стадии контроля оценивать ситуацию и на стадии регулирования вносить необходимые коррективы. Функции контроля и регулирования реализуются постоянно, а временные характеристики их определяются выбранной системой контроля.

Контроль и регулирование осуществляются на всех уровнях управления фирмой: на уровне фирмы в целом, на уровне отдельных подразделений, на уровне группы или отдельного работника.

На стадии контроля выявляются полученные результаты (хорошие или плохие). Их своевременная оценка и разработка Мероприятий в целях эффективного управления — дело чести каждого руководителя.

Различают три стадии контроля:

предварительный контроль в основном используется для контроля ресурсов, хотя в целом здесь осуществляется также и текущий, и окончательный контроль;

текущий контроль осуществляется в основном в ходе процесса производства, хотя предварительный и окончательный виды контроля здесь также присутствуют;

заключительный контроль — это контроль результатов деятельности организации, качества продукции либо предлагаемых услуг.

Объектамиконтроля являются характеристики организации как системы: характеристики входа (все виды ресурсов), процесса (процесса производства изделий или услуг) и выхода (продукт).

Контроль в организациях должен осуществляться системно. Контролю подвергаются ресурсы, процесс, продукт. Рассмотрим их кратко.

Контроль ресурсов осуществляется на всех стадиях процесса производства и распространяется на все системные характеристики организации.

При контроле материальных ресурсов подробно рассматривается техническая, организационная, экономическая целесообразность их применения. Рассматривая техническую целесообразность применения материальных ресурсов, исследуют все возможные материалы и ресурсы, которые можно применить для достижения выбранных характеристик изделия. Организационная целесообразность выбора проявляется в том, что на данной стадии оцениваются все возможности получении ресурсов на тех условиях, которые удовлетворяют организацию. Окончательный выбор ресурсов производится после экономической оценки выбранных материалов.

Промышленные фирмы, как правило, устанавливают обязательный контроль всех входных материалов на основе выбранных ими стандартов.

К мероприятиям, обеспечивающим эффективный контр относится и выбор такого поставщика, который доказал свою надежность и возможность поставлять материалы в соответствии с техническими и организационными условиями. Важное условие состоит в возможности формирования минимальных запасов. Контроль материальных ресурсов осуществляется на всех стадиях: предварительной, текущей и заключительной.

Предварительный контроль человеческих ресурсов проводится путем подбора сотрудников (персонала), имеющих деловые и профессиональные знания, необходимые для выполнения должностных обязанностей. Контроль человеческих ресурсов осуществляется и в ходе работы путем оценки выполнения должностных обязанностей, деловой активности и результативности сотрудника. Результаты контроля позволяют сделать выводы о необходимости повышения квалификации сотрудника, установлении справедливых размеров выплат заработной платы или его увольнении. Контроль человеческих ресурсов осуществляется на предварительной, текущей и заключительной стадиях.

Контроль финансовых ресурсов проводится с целью оценки деятельности фирмы или отдельных ее подразделений. Контроль финансовых ресурсов - основной инструмент выработки политики и принятия решений для достижения намеченных текущих и перспективных целей.

Как отмечалось выше, фирмы используют две формы контроля - финансовый и административный, которые тесно переплетены между собой. Контроль осуществляется по стандартным формам, принятым во многих компаниях. Сроки контроля регламентированы, анализ показателей контроля осуществляется на всех уровнях компании. Финансовый контроль осуществляют финансовые службы, которые собирают и обрабатывают информацию о результатах деятельности за истекший период, отклонения от плановых показателей, в особенности по прибыли и затратам.

В настоящее время в системах управления финансами широко используются компьютерная техника и стандартные программы, позволяющие оценивать финансовое состояние фирмы в целом и отдельных её подразделений.

В процедуре контроля процесса производства обычно выделяют три этапа:

выработку стандартов и критериев,

сопоставление с ними результатов,

утверждение некоторых корректирующих воздействий.

Каждый этап заканчивается утверждением определенных управленческих решений.

Контролю подвергаются качество и сроки выполнения операций, качество работы оборудования в процессе производства, а также сроки и объем выпуска продукции. Сроки выполнения операций и выпуска продукции определяются на основе принятой системы оперативно-календарного планирования на производстве. Качество выпускаемой продукции определяется сравнением ее с принятым стандартом. Качество выполнения операций проверяется путем исследования затрат рабочего времени на отдельные операции. Для этого используются: метод наблюдений; метод использования нормативов; метод анализа элементов.

Контроль результатов производственной деятельности (продукта) осуществляется с помощью стандартов, определяющих параметры изделия и выбранных масштабов допустимых отклонений.