Определение понятия "Документ". Документооборот

Органы управления всех уровней, от Кабинета министров к предприятиям, организаций, создают многочисленные управленческие документы. Документирования деятельности осуществляют и управленцы частными предприятиями, и госслужащие, и другие лица которые ведут сбор и обработку документов, подготовку и оформление решений, доведение их к исполнителям, контроль над выполнением. Кроме того, осуществляется документальная связь между всеми уровнями управления как по вертикали, так и по горизонтали, идет, так называемый, процесс делопроизводство.

Делопроизводство- это деятельность, которая охватывает вопрос документирования и организации работы с документами в процессе осуществления управленческой деятельности. Основными элементами делопроизводства является документирование и письменные документы, то есть создание документов.

Документ, в переводе латинского языка, – это "поучительный пример" или "средство довода". В современном понимании документ – это деловая бумага, что подтверждает какой-либо факт или право на что-либо. Документ является способом закрепления разными средствами на специальном материале информации о фактах, события, явления объективной действительности и творческой деятельности человека. Документы имеют несколько свойств, во-первых, они являются средствами свидетельства определенных фактов и поэтому используются как юридические доказательства, или имеют юридическое значение. Во-вторых, документы являются материалом для обработки и выдержки полезной информации. Наиболее характерная черта всех документов заключается в том, что они являются источниками и носителями информации.

От объективности, достоверности, оперативности, юридической силы зависит качество решений, что принимаются. Носителем информации в традиционном виде является документ, определенный ГоСТом как "материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и просторные".

Одна из причин некачественного принятия управленческих решений – слабая теоретическая и практическая подготовка многих работников, которые недостаточной мерой владеют комплексом установившихся в учреждениях, организациях и на предприятиях методов, способов и приемов работы с документами, а в некоторых случаях и незнание требований ДСТ, что устанавливают порядок оформления документов.

Кроме служебных, гражданам приходится оформлять официальные документы во время обращения к суду, в нотариальные конторы и тому подобное.

Система документации – это совокупность документов, что взаимоувязаны и взаимодействуют между собой таким образом, что составляет целостность со специфическими признаками. Систем документации много, они отображают деятельность государственных и частных предприятий и организаций. Одной из составных и многочисленных систем является система управленческой документации. Управленческая деятельность находит свое отображение в документах, посредством которых осуществляются разнообразные функции: материально-техническое обеспечение, ценообразования, организационно-предписывающие и другие. Совокупность взаимоувязанных документов, что применяются в определенной сфере деятельности, составляет систему документации.

В настоящее время действуют унифицированные системы. Одной из самых распространенных является организационно-предписывающая документация (ОРД), которая применяется в оформлении управленческих решений.

Общее и наиболее характерное свойство всех документов заключается в том, что они являются источниками или носителями информации. Поэтому документы широко используются в нашей повседневной деятельности. Как носители информации они способствуют улучшению внутренней организации любого предприятия или учреждения, служат основанием для принятия решений, обобщений, справочно-поисковой работы.

Документы имеют еще ряд других важных свойств, что составляют ценность для управления. Они являются средством свидетельства, доведение определенных фактов и, следовательно, имеют большое правовое значение. Кроме того, документы все в большей степени служат материалом для обработки и получения необходимой информации.

Благодаря названным свойствам документы широко используются при машинной обработке цифровых данных планово-учетного характера.

Много документов должны отвечать таким требованиям, как пригодность к длительному сохранению, максимальная наглядность. Чтобы документ имел все перечисленные свойства, он должен быть правильно сложенным как за формой, так и по содержанию.

Документы классифицируются по способу фиксации, содержанием, наименованием, способом изготовления, степенью сложности, за местом составления, сроком выполнения, по происхождению, степенью гласности, юридической силой и по назначению.

По способу фиксации(отбивание) информации они разделяются на письменные, графические, фото-, фоно- и кинодокументы.

Письменные (или рукописно-печатные) включают у себя все рукописные и машинописные документы, изготовленные на разнообразных множительных аппаратах и печатным способом.

К графическим принадлежат чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы, ценные своей иллюстративностью.

Фото-, кинодокументы дают возможность засечь те объекты, явления, процессы, которые зафиксировать другими средствами тяжело или невозможно.

Фотодокументы дают возможность делать точную звукозапись информации и широко используются при протоколировании собраний, совещаний, заседаний и такое др.

По содержанию документы распределяются на организационно-предписывающие, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые и др.

По наименованю различают много видов документов. Это – положение, приказы, распоряжение, инструкции, отчеты, акты, записки, листы, ордера, планы, балансы и такое др. Однако классифицировать их за указанным признаком нецелесообразно, потому что существует немало документов одного и того же наименования, но совсем разного содержания. Например, заявление о предоставлении отпуска и заявление об открытии расчетного счета в банке принадлежат к разным системам документации, хоть и имеют одно название "Заявление".

По способу изготовления документы типичные, трафаретные и индивидуальные. Типу складываются предварительно и служат текстом-образцом для индивидуальных (типичные правила, инструкции для однородных предприятий и организаций и др.). На их основе складываются конкретные документы с сохранением композиции, формы и текста образца.

У трафаретных часть текста отпечатана на бланке, а часть вписывается при его заполнении (состоит из постоянной и переменной информации). Эта форма приобретает все большего распространения, ибо дает возможность составителям экономить время и облегчает машинную обработку.

Индивидуальные документы создаются каждый раз заново и тяжело поддаются трафаретизации, потому что складываются произвольно (например, докладные и объяснительные записки, автобиографии).

По степени сложности можно выделить простые и сложные документы. К первым принадлежат такие, что содержат один вопрос, к вторым, как правило, – два или несколько. Преимущество за простыми документами: их легко обрабатывать, контролировать, выполнять, сохранять.

По месту составления различают внутренние и внешние документы. К первой группе принадлежат создаваемые на том или другом предприятии (в учреждении, организации), где они и функционируют; ко второй – те, что поступили извне или направлены другим предприятиям, учреждениям или гражданам.

За сроком выполнения документы разделяются на срочные и несрочные. Первые требуют выполнения в сроки, установленные законом, правовым актом, руководителем. Эту категорию составляют также те из них, которые являются срочными по способу отправления или вручения (телеграммы, фототелеграмма, телефонограммы, удостоверение о командировке и такое др.), с отметкой "Срочно", "Очень срочно". Все последние считаются несрочными, их выполняют в случае необходимости в границах сроков, установленных руководством.

По прохождению документы приняты распределять на служебные и официально-личные (именные). В первую группу входят созданные в организациях, учреждениях, на предприятиях за вопросами их деятельности, ко второй – те, что касаются конкретных лиц, то есть имени (заявления, листы, жалобы и др.).

За степенью гласностидокументы обычные, секретные и для служебного пользования (ДСК). В правом верхнем углук двух последних видов документов делается специальная отметка "Секретно", "Для служебного пользования". За потерю или разглашение их содержания виновные привлекаются к ответственности.

За юридической силой различают настоящие и поддельные документы. Настоящими считаются документы, выданные в установленном законом порядке с сдерживанием всех правил; поддельными – реквизиты или содержание которых не отвечают истинным.

Настоящие, в свою очередь, бывают действительными, которые имеют на данный момент юридическую силу, и недействительными, как такие, что по каким-то причинам потеряли ее (например, через окончание срока договора).

Поддельными документы могут считаться в результате материальной или интеллектуальной подделки. Первая бывает тогда, когда к содержанию настоящего документа вместо правильных вносят неправильные сведения, делают исправление, подчистки и тому подобное. Интеллектуальная подделка выражается в складне и выдаче документа сознательно неправдивого содержания, хоть и правильного из формальной стороны.

По назначению (стадиями создания) документы разделяются на оригиналы и копии. Оригинал – документ, созданный впервые и должным образом оформлен. Он может быть размножен копиями. В юридическом отношении оригинал и копия равнозначные. Копия представляет собой точное воссоздание оригинала, имеет в верхнем правом углу отметку "Копия" и заверена в определенном порядке.

Различают три разновидности копий: отпуск, выдержка и дубликат. Отпуск – это полная копия отправленного куда-либо оригинала, которая остается у отправителя. Вытянул – копия, что воспроизводит часть текста документа. Дубликат – второй экземпляр документа, выданный в связи с потерей (или по другой причине) оригинала. Дубликат имеет одинаковую с настоящим документом юридическую силу.

Управленческие документы имеют такие особенности:

- создаются и используются органами управления (субъектами и объектами) в соответствии с установленной компетенцией и поставленными заданиями;

- служат средством закрепления функций органов управления;

- содержат, как правило, информацию правового и справочного характера, что отображает природу исполнительной и предписывающей деятельности определенного органа управления;

- процесс их создания, форма, содержание, параметры действия регулируются правовыми нормами, что предоставляет им опщезначущие и обязательности выполнения.

На основе указанных особенностей управленческую документацию можно считать письменным носителем информации, создаваемым в установленном правовом порядке и использованием в процессе взаимодействия субъектов и объектов управления как одно из средств закрепления и реализации их функций и заданий.

Совокупность действий, осуществляемых органами управления по созданию и использованию документов, называется документированием управленческой деятельности.

ОРД играет ведущую роль и в управленческой деятельности. Эта система предназначена для оформления процессов организации управления, правового закрепления предписывающий-исполнительных действий государственных и других органов, а также подведомственных им организаций и предприятий на основе единоначалия или коллегиальности. Порядок создания, оформление и применение основных групп организационно-предписывающих документов регламентируется нормативными актами, что предоставляет им правового характера. Отличительная особенность ОРД заключается в том, что она создается и используется в разных органах управления: Кабинетах министров, министерствах, ведомствах, учреждениях, школах, больницах, на предприятиях, в кооперативах и тому подобное.

Согласно с действующим законодательством органы управления создают:

- Кабинет министров – постановления и распоряжение;

- министерства республики – приказы, инструкции и указания;

- государственные комитеты и комиссии – постановления, инструкции и указания;

- главные управления и управление при Кабинете министров Украины – приказы, инструкции и указания;

- исполкомы Советов народных депутатов, их управление и отделы – решение (только исполкомы); распоряжение (исполкомы); приказы (управление и отделы исполкомов);

- владельцы промышленных и производственных объединений, фирм, трестов, комбинатов – приказы, инструкции, указания;

- владельцы предприятий, учреждений и организаций – приказы, инструкции, распоряжения (только предприятия), указания.

Основной признак, который дает возможность выделить предписывающие документы в особенную группу, – юридическое основание их создания. Как правило, они регламентируют процессы деятельности, устанавливают, прекращают, изменяют разные правовые отношения и создаются в случаях, предусмотренных нормативными актами.

Основаниями для создания предписывающих документов служат:

- законы Верховной Рады, указы Президента Украины;

- постановления и распоряжение Кабинета министров Украины;

- указания вышестоящих органов государственной власти и управления;

- деятельность органов управления, предусмотренная нормативными актами, положениями, уставами, инструкциями и тому подобное;

- другие основания, что вызывают потребность в правовой регуляции работы аппарата управления.

2. Современные требования к оформлению служебных документов

Органы управления в наиболее важных делах выдают предписывающие документы – постановления, решение, приказы, у менее важных, направленных на выполнение основных решений, – распоряжение и указания. В ЕДСД (Единственной государственной системе делопроизводства) впервые перечисляются основания, за которых издание предписывающих документов обязательное: организация производства, ликвидация предприятий и учреждений, регламентация деятельности органов управления, должностных лиц; прием, освобождение и др. Кроме того, документы системы ОРД создаются с целью планирования производства, капитального строительства, материально-технического снабжения, финансов и кредита труда и зарплаты и тому подобное.

Все документы, что входят к системе ОРД, условно можно разделить на пять групп:

1. Организационные (положение, уставы, инструкции, правила).

2. Предписывающие (постановления, решение, распоряжение, приказы в общих вопросах, указания).

3. справочно-информационные (справки, протоколы, обзоры, акты, докладные и объяснительные записки, служебные листы, отзывы, доклады, отчеты, планы работ, договора, телеграммы, телефонограммы и др.).

4. По кадровым вопросам (заявления, приказы, личностные листки, трудовые книжки, личностные карточки, характеристики и др.).

5. Личные официальные документы (предложения, заявления и жалобы граждан, автобиографии, расписки, поручение особисте и тому подобное).

Применение стандартов на ОРД для организаций, учреждений и предприятий страны стало своеобразной подготовкой к унификации систем документации, использованных в управлении, новым шагом к более рациональному привлечению ектронно-вычислительной и организационной техники к обработке документальной информации. Это должно положительно отбиться на последующем повышении эффективности деятельности аппарата управления.

организационно-предписывающая документация – это управленческая документация, что служит средством осуществления организации и регуляции процессов управления.

Значительная часть управленческих функций не только осуществляется посредством документов, но и находит здесь свое отображение. К каждому из них относятся определенные требования: соответствие со своим назначением, достоверность и юридическая сила, четкая структура и удобство в обработке.

Важно задание нынешнего этапа – упрощение работы с документами, ускорения их составления и оформления. Этой цели служили утвержденные стандарты системы организационно-распределительной документации: ДСТ 6.38-72 (Основные положения) и ДСТ 6.39-72 (Формуляр-образец). Постановлением Госкомитета стандартов СССР от 27.03.90 № 622 вместо этих ДСТив введен в строй с 01.01.91 ДСТ 6.38-90. Он представляет собой единственные, научно обоснованные правила подготовки и оформления документов. Введение таких правил создает необходимые предпосылки для более детальной унификации документов, что в свою очередь будет способствовать использованию их в автоматизированных системах управления.

Стандарты устанавливают наиболее общие правила составления документов, а также регламентируют машинописное оформление их отдельных реквизитов. организационно-предписывающая документация развивалась стихийно, что потянуло за собой возникновение множества видов и разновидностей документов, использования разных вариантов оформления отдельных реквизитов. Поэтому она особенно нуждалась в стандартизации.

Принятый стандарт вносит некоторые дополнения и изменения в ранее установленные правила, по-другому решает некоторые вопросы составления и оформления документов. ДСТ 6.39-90 содержит ряд новых требований к оформлению отдельных реквизитов, измененные размеры полей и тому подобное. Реквизитами называют элементы, из которых состоят документы. Совокупность реквизитов и составляет формуляр документов. Он зависит от его назначения, конкретного содержания. К элементам документов принадлежат дата, подпись, адрес, заглавие и др., а также текст.

организационно-предписывающие документы должны складываться в строгом соответствии с ГСТу. Количество признаков, то есть реквизитов, разная и определяется документом, его видом, содержанием. ГСТ 6.38-90 устанавливает максимальный состав реквизитов и порядок их расположило. К ним принадлежат:

1 – Государственный герб Украины, автономной республики.

2 – Эмблема организации.

3 – Изображение наград.

4 – Код организации за классификатором предприятий и организаций (ОКПО).

5 – Код документа за классификатором управленческой документации (ОКУД).

6 – Наименование министерства или ведомства.

7 – Наименование организации.

8 – Наименование структурного подразделения.

9 – Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа/абонементного телеграфа, номера телефонов, номер счета в банке.

10 – Название вида документа.

11 – Дата.

12 – Индекс.

13 – Ссылка на индекс и дату входного документа.

14 – Место составления или издания.

15 – Гриф ограничения доступа к документу.

16 – Адресат.

17 – Гриф утверждения.

18 – Резолюция.

19 – Заглавие к тексту.

20 – Отметка о контроле.

21 – Текст.

22 – Отметка о наличии приложения.

23 – Подпись.

24 – Гриф согласования.

25 – Визы.

26 – Печать.

27 – Отметка о заверении копии.

28 – Фамилия исполнителя и номер его телефона.

29 – Отметка о выполнении документа и направления его к делу.

30 – Отметка о перенесении данных на машинный носитель.

31 – Отметка о поступлении.

Рассмотрим общие правила оформления реквизитов документов системы ОРД. Согласно с основными положениями ЕДСД составления и оформления документов предусматривает обязательное сдерживание таких требований: указание учреждения-автора (как правило, наводится в бланке документа); наименование вида документа (на листах наименование не указывается); составление заглавия документа; адресация и датирование документа; проставление отметок о согласовании текста; засвидетельствование документа (подписание, утверждение, проставление печати); проставление отметок о прохождении и выполнении документа.

Адресация документа.Предусмотрены несколько способов адресации:

1. При адресации документа организациям или структурным подразделениям без указания должностного лица адреса пишется в именительном падеже.

2. Адресуя документ конкретному лицу, должность и фамилию ставят в дательном падеже, например

3. При адресации документов предлоги в адресах выпускаются.

Датирование документов.Стандарт устанавливает два способа написания дат: традиционный словесно-цифровой, например: 1 мая 1996 г. – и цифровой – тремя парами арабских цифр, например: 02.10.96. Первая часть означает число месяца, друга – его порядковый номер, третья – год. Если числа однозначные, то перед ними следует ставить нули. Преимущество отдается цифровому способу, который сокращает длину даты в среднем на восемь печатных знаков и является готовым кодом при автоматизированной обработке.

Согласование и удостоверение.Согласование – это способ предыдущего рассмотрения и оценки проекта документа. Соответственно требованиям ЕДСД оно призвано обеспечить правильное и всестороннее решение комплекса вопросов: о качестве подготовленного документа, его своевременности и целесообразности, научно-техническое и экономическое обоснование, соответствие с действующим законодательством, правовых актов, что определяют компетентность организации, которая выдает документ. Проекты документов согласовывают с учреждениями, организациями, структурными подразделениями, должностными лицами, компетентными в вопросах, что содержатся в проекте документа. Различают внутреннее (с разными подразделами и должностными лицами в самой организации или учреждении) и внешнее согласование (с подчиненными и не подчиненными органами).

Утверждают документы в два способа, что имеет одинаковую силу: грифом утверждения или изданием соответствующего предписывающего документа – приказа, решения или постановления.

В первом случае после слова "Утверждаю" указывается должность лица, что утверждает документ, относится подпись, наводится его расшифровка и дата. При утверждении документа руководителем вышестоящей или посторонней организации к наименованию должности включают название организации. Гриф утверждения проставляется в верхней правой части документа. Слова "Утверждаю" пишется без лапок большими литерами.

На ряду документов для закрепления их юридической силы и засвидетельствования подлинности ставят печать. Печати по содержанию существуют двух видов: простые и гербовые.

Простые имеют разную форму – круглую, прямоугольную, квадратную. Печати, что воспроизводят наименование соответствующего учреждения или ее структурных подразделений, относятся: на копиях документов, которые направляют в другие учреждения; размноженных экземплярах предписывающих актов; на справках о трудовой деятельности граждан; пропусках; при отправлении бандеролей, пакетов и т.д. Не следует ставить печать на служебных листах, печатных на бланках.

Гербовую печать ставят на документах, перечень которых предусмотрен нормативными актами, в частности, в трудовых книжках, на титульных листах, финансовых документах и др., Оттиск печати ставят на документах рядом с подписью таким образом, чтобы частично захватить название должности и подпись. В финансовых документах, что направляются в банк, печать на подписи не относится.

Дополнения. Иногда к документам добавляются разного рода дополнения. Стандарт устанавливает несколько способов их оформления:

1. Если в документе речь идет о дополнении, тогда в нем не наводят его наименование, а только указывают количество листов и экземпляров.

2. Если в документе не вспоминается дополнение, то обязательно пишут его название, например.

3. Если к документу добавляется другой документ, что имеет дополнение, отметки о наличии приложения оформляются по форме.

Отметки о прохождении и выполнении документов. На каждом документе, которое поступило в учреждение, соответственно требованиям гСТу и ЕГСД, делаются отметки о его прохождении и выполнении. Отметку о поступлении – в виде регистрационного штампа – проставляют на нижнем поле первого листа, справа. Этот штамп включает у себя сокращенное наименование организации, учреждения или предприятия, дату получения документа и его индекс.

Прежде чем документ будет направлен исполнителю, его рассматривает должностное лицо и пишет на документе свое указание в форме "Резолюции". Она должна быть датированной и подписанной. Резолюция пишется в правой верхней части документа, а если она занята, то на любом свободном месте, но не на тексте и не на полях. На листах резолюцию располагают между адресом и текстам. Стандартом не позволяется писать ее на отдельных листиках, которые прикрепляются к документу.

Отметку о контроле согласно с ГСТом 6.38-90 проставляют по форме "К" (или "Контроль") на левом поле первого листа документа.

Отметку о выполнении ставят на нижнем поле этого же листа, включая у нее такие данные: короткую справку о выполнении (при отсутствии документа, что свидетельствует об этом); слова "к делу" и номер дела (за номенклатурой), в которое предусматривается подшить документ; дату, подпись руководителя подраздела.

На каждом документе должна быть пометка о его непосредственном исполнителе. Фамилия исполнителя документа, номер его служебного телефона стандарт предлагает располагать в левом нижнем углу лицевой или обратной стороны последнего листа документа.

Требования к бланкам служебных документов. Установлены два вида бланков: бланк для листов и общий для других видов документов системы ОРД. Каждый вид бланка может быть изготовлен на основе угловое или продольное расположившее реквизитов. Реквизиты, выполненные угловым способом, располагают от левой границы поля. Соответственно Постановлению Верховной Рады Украины от 19 февраля 1992 г. Государственный герб Украины вмещается на печатях органов государственной власти и государственного управления, служебных удостоверениях, штампах, бланках государственных учреждений с обязательным сдерживанием пропорций изображения герба. Диаметр изображения не более как 20 мм Герб изображают либо посредине бланка, либо в угловой части над серединой строк наименования организации.

Требования к документам, изготовителях машинописным способом.Текст в служебных документах формата А4 печатают через полтора междустрочных интервала, на бланках формата А5 – через один междустрочный интервал.

Тексты документов, подготовленных к печатному изданию, допускается печатать через два междустрочных интервала. Реквизиты, что состоят из нескольких строк, печатают через один междустрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяют один от другого 1,5-2 междустрочными интервалами.

Реквизиты документа отделяют один от другого 2-3 междустрочными интервалами. Название вида документа печатают только большими литерами, например: ПРИКАЗ, АКТ.

Расшифровка подписи печатается на одном уровни с последней строкой наименования должности.

Для многострочных реквизитов установлена максимальная строка с 28 знаков. Если заглавие к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его продлевают к границе правого поля. Точка в конце заглавия не ставится.

3. Язык и стиль служебных документов

Составление служебных документов – тяжелый и сложный процесс, который занимает много времени служащих и ИТП. Рационализируя этот процесс, можно добиться экономии времени, повысить культуру документирования и управленческого труда. В работе из документирования большую роль играет словесное оформление решений, действий, связей. При подготовке документов следует помнить, что речь не является пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности. Так, действенность директивной и предписывающей документации в значительной мере обеспечивается императивом – повелительной конструкцией языка приказов, распоряжений, постановление соответствующих языковых конструкций требуют документы, что выкладывают просьбу, требование, благодарность и т.д. Деловое вещание, деловой язык, деловое служебное письмо – понятия определены. Деловой язык – это язык официальных взаимоотношений, это литературный язык.

Под стилем языка принято понимать разновидность языка, что исторически сложился, такой, что отличается как составом и характером сочетания языковых средств, так и закономерностью их употребления. Для каждого стиля существует характерное, типичное, а также запретительное.

Стиль законодательно-предписывающих документов требует прежде всего точности и невозможности любых кривотолков; скорость понимания не является уже в таком случае исключительно важной, поскольку заинтересованный человек без всякого побуждения прочитает всякую статью закона и дважды, и трижды.

официально-деловой стиль имеет специфические отличия от разговорного вещания и других стилей литературного языка. При подготовке текста документа обязательное соблюдение таких основных принципов: объективности содержания и нейтральности тона, полноты информации и сжатости изложения, типизации языковых средств и стандартных сроков. Служебные документы, как правило, оформляются от имени юридического лица учреждения или ее структурного подразделения. Формы выражения общественных интересов в служебных документах должны удовлетворять нормам административного права.

Язык служебных документов должен удовлетворять такие требования:

1. Соблюдение норм официально-делового стиля и современного литературного языка, прежде всего тех из них, которые помогают выразить мнение более четко и полно.

2. Наличие слов, которые употребляются преимущественно в официальных документах, что закрепились в административно-канцелярском вещании.

3.Обмежене употребление усложненных синтаксических построений – предложений с причастными и деепричастными оборотами, из разного рода перечнями.

Одной из наиболее отличительных черт официально-делового стиля является непрерывно продолжающийся процесс стандартизации делового стиля, прежде всего языки массовой типичной документации; широкое использование готовых, уже установившихся словесных формул, трафаретов, штампов.

Сжатость изложения достигается путем замены сложных предложений простыми, а также посредством устранения причастных и деепричастных оборотов и употребления общепринятых сокращений.

Стандартизировавшие обороты требуют минимального умственного напряжения и убыстряют процесс составления документов. Заданными инженерной психологии, стандартизировавшие обороты воспринимаются в 8-10 раз быстрее. Процесс прочтения документа можно уподобить к поиску информации. Этот поиск осуществляется путем ключевых слов, которые определяют вид документа (приказ, решение), и типизирующих оборотов.

Правила изложения материала и логического построения текста документа. Текст – основополагающий реквизит любого документа. Поэтому подготовка текстовой части документации является важным условием хорошо поставленного документирования управленческой деятельности. В зависимости от количества рассмотренных в тексте вопросов документы разделяются на простые и сложные. Первые посвященные одному вопросу, вторые – нескольким. Но текст любого документа, соответственно требованиям ЕГСД, должен складываться не менее чем из двух основных частей. В первой из них дают обоснование или основание составления документа, во второй – выкладывают предложения, одобрения, распоряжение, выводы и просьбу. Даже в том случае, когда текст документа состоит из одной фразы, если он грамотно сложен, в нем можно различить эти два логических элемента. Однако в большинстве случаев текст документа состоит из таких логических элементов: вступления, доказательств, окончания. Нередко окончанию предшествуют выводы.

Во вступлении выкладываются причины и непосредственный повод к складню служебного документа. В этой части текста отчасти наводят ссылку на другие, раньше полученные документы

В доведении(доказательствах) выражается сущность вопроса, наводятся доказательства, факты, ссылка на доведение, цифровые данные, которые обосновывают правильность затрагиваемого вопроса. Сложное доведение обычно заканчивается выводом. Доказательства должны убедить адресата в необходимости удовлетворения ходатайства, просьбы или требования.

Выводы не являются отдельным логическим элементом, поскольку они примыкают к доведению и неотделимые от него.

Заключительная часть – главная логическая составная часть, в которой формулируется основная цель документа, его ведущая мысль, просьба, предложение, согласие, отказ. Заключительная часть в служебном документе обязательная.

За характером содержания заключительные части неодинаковые. Они разделяются на активные и пассивные (или описательные). Активные заключительные части, в свою очередь, разделяются на прямые и непрямые. В прямой активные заключительной части адресат побудил к определенным действиям.

В документах системы ОРД применяются разные типы сокращений. Принято различать сокращение нескольких типов:

1. Буквенные сокращения (аббревиатуры), которые образованы из начальных литер каждого слова, например: ОАО, МВД и тому подобное.

2. Сложносокращенные слова смешанного образования состоят из аббревиатур и усеченных слов. Пишутся они по-разному, например: ВНДИвугилля, районо и др.

3. Сложносокращенные слова сложного типа, например, колхоз, совхоз, теплоход, Ростсильмаш, Головморшлях и т.д.

4. Отдельные, частично сокращенные слова, что состоят из части основы и полного слова, отличаются определенными особенностями в расшифровке, в категории рода, спряжении, например, завкадрами, зам. директора, главпочтамп и т.д.

5. Позаимствовали с других языков, например: Бі-Бі-си, АПН, напалм, лавсан и т.п.

6. Условны графические сокращения на обозначение должностей, географических понятий, отрезков времени, количественных определений, названий городов, сел, поселков, областей, районов, улиц, проспектов и т.п.

Особенность графических сокращений в том, что они не произносятся в устном вещании. После такого сокращения обязательно ставится точка, например: г. (город); с. (село); обл., р-н и т.п. Графические сокращения всегда пишутся малыми литерами, только перед словами, к которым они относятся, например

4. Организационные и предписывающие документы

Органы управления министерств, ведомств, организаций, предприятий рядом с актами высших органов власти и управления руководствуются в своей деятельности организационно-правовыми документами – положениями, уставами, инструкциями, правилами. У них закрепляются функции, обязанности и права органов на длительные сроки.

Среди разных форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений и предприятий ведущее место занимает издание правовых актов предписывающего характера, что поддевают обязательному выполнению. Через них реализуются нормы права в процессе руководства хозяйственным и социально-культурным строительством, нормализуются административно-правовые отношения. Другими словами, с помощью этих документов развязываются важные задания управления.

К наиболее распространенным документам этого вида принадлежат постановления, одобрения (решение), распоряжение, указания, инструкции, уставы.

Инструкция – правовой акт, создаваемый органами управления для установления правил, что регулируют организационные, научно-технические, технологические, финансовые и другие специальные стороны деятельности учреждений, предприятий, отдельных их подразделов и служб, а также должностных лиц или граждане. Она принадлежит к категории организационных документов, что кажутся министерствами, учреждениями, является нормативным актом, регламентирующим разные вопросы.

Существуют инструкции должностные, из техники безопасности, эксплуатации разного оборудования и др. Каждая из них должна быть утверждена вышестоящими органами или руководителями организаций. Инструкции утверждаются руководителем или его же приказом (с указанием номера и даты издания).

Положение – это правовой акт, что устанавливает основные правила организационной деятельности предприятий и учреждений, а также их структурных подразделений. Положение составляют преимущественно при создании новых предприятий или учреждений. Эти документы могут быть как типичными, так и индивидуальными.

Приказ – правовой акт, что выдается на основании и на выполнение действующих законов, указов, постановлений и решений правительства, приказов и инструкций вышестоящих органов. Это означает, что директор может выдать приказ по всем вопросам своей компетенции. Указанный документ есть, однако, актом внутреннего управления, действие которого не выходит за пределы конкретного предприятия, объединения, учреждения.

Постановление – это правовой акт, что принимается высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления для решения самых важных и принципиальных заданий, что стоят перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения. Постановления выдают Кабинеты министров на основе законов в порядке их выполнения. В некоторых случаях особенно важные постановления принимают Верховная Рада, профкомы и др.

К правилам принадлежат служебные документы организационного характера, у которых выкладываются установки или требования, что регламентируют определенный порядок каких-то действий, поведения.

Архаизмы – это устаревшие слова, выражения и грамматические формы, которые вышли из обихода

Канцеляризмы – это сложные, громоздкие слова и фразы со стойкой архаичной структурой и характерными канцелярскими союзами и соединительными словами, а также сухие, высокопарные казенные слова.

Под решением как предписывающим документом понимают правовой акт, который принимается местными Советами народных депутатов или их исполкомами в коллегиальном порядке для решения наиболее важных вопросов, что принадлежат к их компетенции. Решениями называются также общие акты, что кажутся несколькими неоднородными органами (коллегиальными и действующими на основах принципа единоначальства, государственными органами, общественными организациями и т.п.).

5. Справочно-информационная документация

Ежедневно каждое предприятие, учреждение, организация составляет, получает, отправляет десятки, сотни документов, что освещают свою деятельность из самых разнообразных сторон. Среди них большой удельный вес имеет справочно-информационная документация, которой за объемом принадлежит ведущее место во всей системе организационно-предписывающей документации. Эта группа документов, которые появляются в процессе функционирования предприятий, организаций в их взаимоотношениях друг с другом, а также с гражданами, очень разнообразная. Этим объясняется то, что в ее составлении, оформлении наблюдается большой разнобой, ничем не оправдан.

Чтобы этого избежать, некоторые документы справочно-информационного характера (справки из места работы, о зарплате, объяснения, сообщения, удостоверения и т.д.) можно унифицировать как по содержанию, так и за формой. Это значительно упростит их составление, повысит информативность и культуру.

справочно-информационные документы, что чаще всего встречаются: акт

Акт – документ, сложенный одной или несколькими лицами, что подтверждает какие-то установленные факты, события. В ряде случаев составление актов регламентируется специальными правовыми нормами. Ежемесячно, например, изымаются остатки материальных ценностей у лиц, которым они вверены, что предусмотрено Положением о бухгалтерском учете. Акты могут служить доказательством виноватости в суде и тому подобное.

Акты складываются после ревизии, при передаче товарно-материальных ценностей от одного лица к другому, после принятия завершенных строительных объектов, при проведении испытаний новых образцов машин и оборудования, при обследовании побоев, телесных повреждений и тому подобное. В необходимых случаях акты утверждаются вишестояшей организациии или первым руководителем предприятия. Акт складывается в трех экземплярах: первый из них направляется вышестоящей организации, второй – руководителю организации, третий подшивается к делу. Он подписывается всеми лицами, которые принимали участие в его составлении, а также присутствующими.

Аннотация – это сжала характеристика содержания книги, статьи, рукописного текста. Аннотацией еще называют развернутое заглавие, в котором в виде перечня самых важных вопросов выкладывается содержание работы и дается оценка ее. Она оказывает существенную помощь при отборе и изучении литературы по тому или другому вопросу, сокращает время на знакомство с содержанием самой работы.

Договор – это письменное соглашение о взаимных обязательствах. Договор может заключаться между государственными, частными или общественными организациями, предприятиями, учреждениями, а также гражданами.

Доклад – документ, в котором выкладываются определенные вопросы, наводятся выводы, вносятся предложения. Предназначен для устного (публичного) произнесения и обсуждения. Складываются доклады по разным вопросам деятельности учреждения, организации, предприятия. Они могут быть: а) отчетными, то есть такими, в которых обобщается состояние дел, ход работы за определенное время; бы) текущими, информирующими о ходу выполнение планов; в) на политические темы; г) научные и другие.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и такой, что содержит в себе обоснованное изложение какого-то вопроса с выводами и предложениями. Докладные записки бывают отчетными, информационными, инициативными. Однако все они содержат одни и те же реквизиты: адресат (кому адресована докладная записка), фамилия, инициалы должностного лица; наименование должности; название вида документа (докладная записка); заглавие (сжатое содержание текста); текст; дополнение (если такой есть); подпись и дату.

Объяснительная записка – объясняет содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.). В зависимости от содержания и назначения объяснительные записки разделяются на две группы: записки граждан по поводу их поведения, работы и т.д.; записки служебного характера, которые являются необходимым дополнением к основным документам, отчетам, планам и т.п.

Вывод – документ, который содержит мысль, выводы учреждения, комиссии или специалиста в каком-то вопросе (документе). Выводы направляются учреждением в вышестоящие органы для рассмотрения и последующего утверждения. Выводы имеют право делать лишь компетентные органы и лица. Они могут содержать общую оценку документа (вопрос) и конкретные замечания из отдельных положений. Сообщение. Один из распространенных документов справочно-информационного характера – сообщение (повестка-приглашение) о заседании, собрания, конференцию и т. др. Сообщения, по существу, представляет собой разновидность инициативного служебного листа. Поэтому и формуляр его имеет те же самые реквизиты.

Обзор. Для составления такого документа лучше использовать бланки, изготовленные печатным или иным способом. В ряде случаев сообщение целесообразно составлять в табличной форме. Складывается для информации подведомственных и других организаций о ходу работ или их итогах за определенный период и является разновидностью справки. В отличие от последней, что отображает состояние дел одного предприятия или учреждения, в обзоре касаются вопроса деятельности ряда предприятий.

Объявление – это информация о будущем массовом мероприятии. Оно, как правило, состоит из заглавия, дать, времени и места проведения мероприятия, его названия и повестки дня. В случае необходимости указываются адрес и способы проезда. Объявление подписывается от имени организации, что проводит данное мероприятие. Широко используются объявления в предпринимательской деятельности.

Отзыв. В нем выражается мнение специалиста (коллектива) по поводу какой-то работы (научного труда, надлежащего к опубликовыванию в журналах, научных сборниках и т.д.), а также делаются выводы о разных научных и учебных работах, отчетах и т.п.

Отчет – это документ, что содержит сведения о выполнении плана, задание, поручение, о подготовке или проведении мероприятий и который подают вышестоящему учреждению или должностному лицу. Отчет, как правило, включает у себя те же реквизиты, что и план: наименование разновидности документа; отчетный период; название органа или учреждения, о работе которого отчитываются; текст; подписи; дату.

Листы служебные – это обобщено название разных по содержанию документов, что выделяются по единственному способу передачи текстов Формы листов служебных предоставлены запросам, напоминаниям, сообщениям, ответам, просьбам и т.д. В настоящее время эти документы служат основным связующим звеном между предприятиями, организациями и учреждениями и занимают приблизительно 80% в общем объеме документации.

Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и постанови решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протоколом оформляется также деятельность следственных, административных органов, органов охраны общественного порядка и т.д. По способу и полноте записи он может быть стенографическим, диктофонографичные, конспективным и сжатым – без записи содержания выступлений. Составляют протоколы штатные секретари разных органов, либо избранные на заседании секретари, либо секретариаты, а подписывают голова и секретарь рабочего президиума или голова и все члены комиссии.

Сопроводительный лист – это короткое сообщение о документе, который посылается. Сопроводительные листы имеют большое распространение, что является существенным недостатком делопроизводства (увеличивается объем беспредметных документов).

Телефонограмма – это обобщено название разных по содержанию документов, которые передаются телефоном и записываются получателем. В отличие от телеграмм телефонные сообщения, как правило, ограниченные расстоянием; их передают в границах города, района, области.

Необходимо добиваться, чтобы текст телефонограммы тоже был точным, сжатым, ясным, тщательным образом отредактированным, содержал не более 20-30 слов. Нежелательно также употреблять в телефонограмме тяжелые для произношения слова, во избежание следующего перекручивания их. Телефонограммы записываются в специальные журналы и приходятся к сведению нужных лиц.

Удостоверение – документ, что удостоверяет факты деятельности, полномочия граждан. Существует несколько видов удостоверений: удостоверение личности, удостоверения о предоставлении гражданам определенных полномочий. Удостоверение личности – документ, подтверждающий факт деятельности граждан в организации, учреждении и т.п.

6. Документирование деятельности по кадрам

К организационно-предписывающим принадлежит большая группа документов, которую называют документацией по кадровым вопросам. Предписывающая деятельность органов управления заключается в том, что они занимаются отбором и расстановкой кадров, принимают на работу, переводят и освобождают граждан, выдают ряд документов, необходимых рабочим и служащим при осуществлении ими права на труд.

Согласно со ст. 21 КЗпП Украины рабочие и служащие реализуют право на труд путем заключения трудового договора о работе на предприятии, в учреждении. Трудовой договор может быть заключен как в устной, так и в письменной форме. Соблюдение письменной формы обязательное, в частности, при организованном наборе рабочих и служащих, трудоустройстве, а также в некоторых других случаях предусмотренных законодательством (например, при приеме нештатных работников).

Заключение трудового договора оформляется приказом или распоряжением владельца о зачислении гражданина на работу.

Закон запрещает требовать от лиц, которых принимают на работу, некоторые сведения и документы, представление которых не предусмотрено законодательством.

Документация по кадрам ведется с момента вступления трудящихся на предприятие. Она выделена в отдельную группу, что обусловлено ее исключительной важностью и рядом особенностей документирования и делопроизводства.

Приказы о приеме на работу, освобождение, перевод и перемещение и поощрение объявляются трудящимся под расписку. Копии приказов рассылаются соответствующим структурным подразделениям для выполнения.

Особенной формой договора является контракт, в котором срок его действия, права, обязанности и ответственность сторон устанавливаются согласованием сторон. Сфера применения контракта определяется законодательством (см. ст. 17 Закона Украины о предприятии).

Чтобы облегчить поиск информации по кадрам, в больших учреждениях, как правило, заводят алфавитные карточки на каждого работника, в которые заносят все необходимые данные, что касаются трудовой деятельности. Отдельные картотеки складываются на инженерно-технических работников и служащих, лиц с высшим и средним специальным образованием, несовершеннолетних, военнообязанных, работников с сниженной работоспособностью. Ведутся также журналы по перемещении кадров. Все это помогает в обучении, составлении разного вида отчетов, справок, сводок для вышестоящих органов.

В делопроизводстве по кадровым вопросам все шире применяются средства ВОТ, что дает возможность кодировать большое количество данных о рабочих и служащих и упрощать учет. Так, на многих предприятиях внедряются автоматизированный учет перемещения кадров, контроль выполнения приказов по кадрам.

Заявление о принятии на работу складывается в произвольной форме, но практикой уже произведена схема построения заявления, для которого характерные такие элементы: адресат (кому адресуется заявление); автор; местожительство автора; наименование вида документа; текст; подпись автора, дата.

Значительную подгруппу документации по кадрам составляют приказы (о принятии на работу, перевод, освобождение, предоставление разных видов отпусков, взыскание и поощрение, командировку и т.д.).

Оформление таких документов имеет свои особенности: к номерам, в частности, приобщают индекс "К" (кадры), или "ВК" (отдел кадров), чтобы облегчить их поиск и обработку. Констатирующей части такие документы нередко не имеют, а пункты решающей (если это сложные приказы) размещают в определенной последовательности. Например, сначала идут пункты о принятии на работу (назначение на должность), потом – о переводе, предоставление отпусков, освобождении, направлении в командировку. Приказы о поощрении и взыскании, как правило, оформляют отдельно.

На практике приобрели широкое распространение типичные унифицированные приказы по кадрам. Они выдаются при переводах и перемещениях рабочих и служащих, нередко замещают ряд документов оперативного характера (об отпусках, медицинском обследовании, проведении инструктажу из техники безопасности). Благодаря этому удается экономить бумагу (приказ и заявления вмещаются рядом на одном бланке), сокращать переписку и обработку документов, повышать производительность труда работников отделов кадров и других служб. Унифицированы приказы – трафаретные документы, напечатанные с обеих сторон на бланках формата А4. Они сложены в виде таблиц, их форма на многих предприятиях рассчитана на обработку средствами вычислительной техники. Отдельные реквизиты этого документа (разряд, должность, специальность, дата принятия и освобождение) можно кодировать, и поэтому рядом с ними остаются места для кодов.

Автобиография – это жизнеописание какого-то лица, сложенное ею самой. Автобиография типичного формуляра не имеет и складывается произвольно. Все же практика произвела определенные требования к оформлению этого личного официального документа. Пишут его, как правило, от руки на чистом листе бумаги или на специальном бланке при вступлении на работу, обучение к вузу и в некоторых других случаях. Форма изложения – повествовательная (от первого лица). Все сведения подаются в хронологическом порядке и с таким расчетом, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельности данного человека. В автобиографии обычно указывают год, месяц, число рождения, профессию (занятие) родителей; образование, вид трудовой деятельности; партийность; сведения об участии в общественной жизни; награды и поощрение; семейное положение; состав семьи; последнее место работы; должность; домашний адрес; дату; в конце ставят подпись.

Поручением называется письменное полномочие, что кажется учреждением (организацией, предприятием) или отдельной личностью другой для представления третьему лицу (учреждению, организации) при осуществлении каких-то юридических действий, получении определенных денежных средств или материальных ценностей.

Расписка.Этот письменный документ, подтверждающий какое-то действие, что произошло, самое частое получение денег или материальных ценностей от учреждения (организации, предприятия) или частного лица. Складывается она произвольно, но может содержать такие основные сведения: наименование документа; должность; фамилия, имя и по отцовы лица, которая дает расписку; сумму денег или наименования материальных ценностей; дату. В конце автор ставит свою подпись. Полученную сумму денег в расписке указывают цифрами, а в дужках – прописью (словами). В этом документе не допускается любых исправлений или подчисток. Все свободные места, прежде всего между текстом и подписью, необходимо прочеркнуть. Составляют расписку в одном экземпляре и сохраняют наравне с денежными и ценными документами.

Трудовое соглашение – документ, которым оформляются взаимоотношения между учреждением (организацией, предприятием) и работником, который не принадлежит к ее штату. Заключать ее позволяется только тогда, когда в данном учреждении или организации нет нужных специалистов и важные работы по какой-то причине не могут быть выполнены по договору с соответствующими организациями или предприятиями. Кроме того, необходимо, чтобы трудовые соглашения заключались в границах фондов заработной платы нештатного (не учетного) состава. Изредка трудовые соглашения заключаются с штатными работниками. В таком случае им принадлежит выполнять функции, которые не входят в круг прямых служебных обязанностей.

Личностная карточка – документ, который служит для анализа состава и учета кадров. Типичная ее форма (№Т-2) разработана ЦСУ Украины. Она заводится на каждого при вступлении на работу после того, как отдел кадров получил приказ при принятие. В некоторых учреждениях и организациях при зачислении к штату на этот документ наклеивают фотоснимок, и тогда, по существу, он замещает личностный листок по учете кадров. Заполняется карточка только на основании поданных документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплому или свидетельства (удостоверение) об образовании и т.д.

Личностный листок по учете кадров. При оформлении на работу руководящие и приравненные к ним другие категории работников (преподаватели, работники органов суда и прокуратуры, журналисты, инженеры, техники и т.д.) подают в отделы кадров некоторые дополнительные документы, необходимые для формирования личностных дел. Основной из этих документов – личностный листок по учете кадров. Согласно со ст. 25 КЗпП Украины в личностный листок по учете кадров не вносят сведений о партийной, национальной принадлежности и о происхождении.

Справка из места работы – это один из самых распространенных документов о трудовой деятельности; он удостоверяет самые разнообразные факты: место работы, размер заработной платы, наличие жилья, должность и т.д.

Характеристика. Документ, в котором дается оценка деловых и моральных качеств работника. Требуется от вступающих к вузам, техникумов, при выдвигании на выборные должности, а также избрании за конкурсом на работу в научно-исследовательские институты, вузы и т.д.