Ключевые термины и понятия. «Подойди к муравью, ленивец,

Тема 8. ФУНКЦИЯ ОРГАНИЗАЦИИ В МЕНЕДЖМЕНТЕ

«Подойди к муравью, ленивец,

посмотри на действия его и будь мудрым».

Библия

Изучив данный раздел, необходимо знать:

Ø какова сущность организационной деятельности в менеджменте;

Ø какое место занимает функция управления в системе менеджмента;

Ø что такое организация как вид функциональной деятельности менеджера;

Ø цели реализации функции организации;

Ø принципы, соблюдение которых необходимо в процессе организаторской деятельности;

Ø два специфических класса разграничения трудовой деятельности;

Ø составляющие типы организационной деятельности в менеджменте;

Ø порядок распределения полномочий в структуре аппарата управления;

Ø организацию делегирования полномочий;

Ø почему полномочия делегируются должности, а не человеку;

Ø процесс организации коллективных усилий членов группы;

Ø состав цикла организационного действия;

Ø порядок формирования групп исполнителей;

Ø процесс организации принятия и реализации управленческих решений;

Ø процедуры самоорганизации труда менеджера.

На основе приобретенных знаний следует уметь:

Ø анализировать и применять на практике основные принципы организации управленческого труда;

Ø переводить категорию „задача управления” в состав полномочий;

Ø на основе полномочий формировать соответствующие должности в структуре аппарата управления;

Ø распределять полномочия в существующем наборе должностей;

Ø определять состав полномочий, которые целесообразно делегировать;

Ø организовывать процесс делегирования полномочий;

Ø проводить структуризацию полномочий по разным организационным формам;

Ø формировать скалярный процесс в структуре аппарата управления;

Ø провести анализ самоорганизации труда менеджера.

План

1. Сущность организационной деятельности и ее место в системе управления.

2. Цели, принципы и функции организации.

3. Структура организаторской деятельности.

4. Организация функционально связанных действий и коллективных усилий членов группы.

5. Организация принятия решения и ввода его в действие.

6. Самоорганизация труда менеджера.

Ключевые термины и понятия

8.1. Сущность организационной деятельности и ее место в системе управления

Организация как вид управленческой деятельности является наиболее древней функцией. Необходимость появления функции „организация” определилась в результате разделения и кооперации труда человека. Тем не менее, менеджеры, постоянно участвующие в процессе организации совместной деятельности людей, на практике не представляют отчетливо, что такое функция организации и, главное, какой она должна быть. Существует также заблуждение относительно того, какую управленческую работу должна включать организация, и как она проявляется в менеджменте.

Неразрешенность этих вопросов, на наш взгляд, объясняется тем, что большинство книг по данному предмету сводит разностороннюю деятельность по организации процессов управления лишь к формированию организационных структур управления.

Потребность в организаторской деятельности менеджера настолько очевидна и велика, что вряд ли кто-нибудь будет возражать против нее. Менеджерам сегодня ясно, что результаты совместной работы коллектива специалистов не могут быть достигнуты сами по себе.

Для достижения высоких результатов необходимо, чтобы совместные усилия были четко скоординированы, т. е. правильно подобраны участники совместной работы, каждый из которых представлял бы четко круг своей работы и ее вклад в конечный результат. Средства достижения цели должны быть согласованы.

В разрешении этих проблем проявляется основное назначение функции «организация».

На первый взгляд, организация представляется простой, естественной и понятной сферой работы руководителя, и наши рассуждения покажутся ненужными. Ясно, что организация - это процесс управления, связанный с объединением способностей индивидуумов для коллективного труда. Однако менее ясны те особенности, которые выделяют организацию среди других общих функций в процессе управления. Организационная деятельность в системе менеджмента имеет место во всех процессах, во-вторых, используется труд человека. Организации подлежит как индивидуальный труд человека, так и, особенно, коллективный труд.

Организационная деятельность специфична в следующих отношениях.

1. Менеджер занимается организацией работы других людей до того, как они начинают действовать. Это процесс решения задач, направленный на распределение комплексной работы между различными исполнителями, разъяснение содержания и сути индивидуального задания и коллективного результата, установления эффективных отношений (обменов видами деятельности) между исполнителями в группе.

Если менеджеру необходимо действовать быстро, по ходу дела, без ущерба эффективности результата, и регулирующее воздействие ясно исполнителям, то организация совместных действий не требуется.

2. Процесс организации направлен на достижение понимания исполнителем такого своего поведения в выполнении порученного задания, которое желательно руководителю. Поэтому организационный процесс связан, с одной стороны, с предотвращением ошибочных или нежелательных действий исполнителей, а с другой - с уменьшением числа неиспользованных возможностей в результате координации совместного туда исполнителей. Разумеется, если руководитель считает, что исполнители будут действовать самостоятельно и результат их работы приведет к желаемому результату, то в организации действий исполнителей нет необходимости.

3. Потребность в организации возникает тогда, когда желаемый результат достигается действиями коллектива исполнителей или когда деятельность руководителя отличается сложностью выполнения. Наборы этих действий характеризуются следующими важными чертами:

а) желаемый результат или цель достигается коллективными действиями по планированию, анализу, учету и контролю. Это значит, что функция организации обеспечивает совместную работу групп менеджеров и специалистов, выполняющих вышеуказанные общие функции, т. е. выполнение этих видов деятельности, нуждается в организации;

б) в соответствии с принципом иерархичности (см. раздел 2) для повышения управляемости в процессе достижения целей руководитель вынужден передавать значительную часть работ на нижестоящие уровни. Следовательно, эти виды деятельности должны координироваться руководителем;

в) проблемы, с которыми приходится иметь дело менеджеру, слишком велики, чтобы их можно было решать без определенной подготовки. Подготовительной деятельностью по отношению к проблемам руководителя является организация его работы. Она делает работу руководителя эффективной или облегчает ее выполнение. Иными словами, работа самого руководителя должна быть правильно организована.

Все вышеизложенное позволяет дать следующее определение.

Организация - это процесс, осуществляемый руководителем и направленный на распределение совместной деятельности среди исполнителей, и установление между ними причинных отношений деятельности, вызывающих эффект дополнительного полезного результата.

Данное определение автора (Н. Мартыненко) столь многообразного и сложного понятия не следует рассматривать как единственно правильное. В специальной литературе существуют и другие определения. Приведем для сравнения некоторые из них.

Ø «Когда мы говорим об организации, то подразумеваем вид организационной деятельности (функции), которая призвана обеспечить выполнение плана (программы) или создает условия для принятия плана».

Ø «Организация - это процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения его целей».

Ø «Организация - это целое, сложенное из взаимодействующих частей для достижения одной общей цели».

Данные понятия имеют отношение к функции «организация», но, по-существу, отражают процесс формирования организационной структуры управления.

Узость взглядов авторов в этих определениях очевидна. Разработка оргструктуры управления является хотя и важной частью функции «организация», но незначительной.

Новая организационная структура управления на практике разрабатывается редко, и в этом процессе принимают участие в основном руководители высшего уровня управления. Организационная деятельность осуществляется постоянно и связана с оперативными процессами управления. Подавляющая часть организационных задач сводится к подготовке и вводу управленческих решений в действие и согласованию совместной деятельности людей, организованных в группы, а также распределению и делегированию полномочий в структуре аппарата управления.

Данное нами понятие «организация» как вида управленческой деятельности охватывает все направления процессов, протекающих на предприятии. Деятельности руководителя или менеджера в этих процессах осуществляется в соответствии с собственной моделью управления.

Модель управления представляет собой совокупность согласующихся между собой способов, методов и форм целенаправленного воздействия на исполнителей, обеспечивающих протекание процессов на предприятии.

Избираемая менеджером модель управления процессом всегда отражает:

§ ментальный уровень менеджера;

§ уровень его профессиональной подготовки и обученности;

§ знаний эффективных управленческих приемов;

§ сферы его полномочий.

Модель управления, таким образом, всегда отражает индивидуальные особенности менеджера, а также сферу его полномочий, которыми он обладает в результате распределения управленческого труда.

Полномочия являются базовой категорией в менеджменте.

Полномочия представляют собой совокупность взаимосвязанных обязанностей, ответственности и прав, которыми наделяется менеджер для выполнения своей роли в процессе управления организацией.

Обязанность - это совокупность специализированных работ, которые менеджер, занимающий определенную должность, должен выполнять в процессе достижения конкретной цели.

Обязанности закрепляются за определенной должностью. Следовательно, каждая должность имеет свои обязанности. Однако обязанности могут передаваться и другой должности.

Ответственность - это необходимость предоставлять отчеты о результатах выполненных работ (обязанностей) и нести ответственность за последствия полученных результатов.

Ответственность принадлежит только конкретной должности.

Права - это возможности менеджера, занимающего определенную должность, использования ресурсов в процессе выполнения своих обязанностей.

Это также — ответственность за неиспользование своих возможностей.

Полномочия всегда связаны с функциональной областью деятельности менеджера и уровнем, на котором он осуществляет свою деятельность. Функциональная область деятельности предусматривает наличие ресурсов и людей, необходимых и достаточных для осуществления целенаправленных процессов. Следовательно, полномочия связаны с использованием выделенных ресурсов и направлением усилий подчиненных на разрешение возникших проблем.

Следует заметить, что довольно часто в литературе под термином «полномочия» понимается лишь ограниченное право использовать ресурсы организации. В этом случае мы имеем узкое толкование полномочий, которое вступает в противоречие с процессом делегирования полномочий.

Полномочия, по своей сути, являются следствием разделения труда, т.е. специализации управленческой деятельности. Специализация управленческой деятельности - это степень разделения общей задачи на совокупность более мелких задач. Например, разделение функциональной области управления производством продукции на комплекс взаимосвязанных задач управления (сущность задачи управления раскрыта в разделе 5).

Делегирование представляет особый вид организационной деятельности, при по­мощи которой руководство перераспределяет среди сотрудников множество задач управления, решение которых приводит к достижению целей предприятия.

Первой составляющей организационной деятельности является специализация работ.

Определим сущность специализации управленческой деятельности.

Руководитель организации, нанимая менеджеров для выполнения определенной работы, стремится к тому, чтобы максимально использовать знания и умения менеджера. Для этого он должен не просто определить функциональную сферу деятельности менеджера, а определить конкретные задачи, при решении которых менеджер может проявить свои знания в наибольшей мере. Конкретно определенная задача является простой, и ее можно решать с помощью типовых методов и средств. От менеджера не требуется знаний множества методов и умения их комплексного применения. Время решения простой задачи и получения конечного результата существенно уменьшается. Менеджер, как правило, не может выполнять лишь одну специализированную задачу. Его полномочия определяются целым комплексом взаимосвязанных задач. Распределять полномочия среди менеджеров-исполнителей проще, когда задача управления детально специализированы.

Распределение полномочий представляет собой вторую составляющую организационной деятельности. Распределение полномочий связано с термином «структуризация» и представляет собой группирование задач управления в соответствии с определенной логикой. Структуризация задач управления является основанием для создания должности в структуре аппарата управления.

Должность определяет статус менеджера в иерархии управления. Распределение полномочий представляет собой группирование обязанностей, ответственности и прав, выделение на их основе должности, которую будет занимать менеджер или другой специалист, обладающий соответствующими знаниями и умениями.

Обычно структуризация полномочий происходит по таким признакам:

§ функциональный;

§ продуктовый;

§ потребительский;

§ региональный.

Структуризация полномочий в соответствии с указанными признаками осуществляется в рамках структуры аппарата управления.

Структуризация задач управления по указанным признакам называется департаментализацией. Такая структуризация имеет место в организационной структуре управления.

Департаментализация означает структуризацию задач управления (не полномочий) в пределах определенной функционального области деятельности организации и выделение специализированных департаментов, т.е. служб, отделов, групп.

Делегирование полномочий.

Этот процесс представляет третью составляющую организационной деятельности. Почему в структуре аппарата управления, кроме распределения полномочий, существует их делегирование? Все дело в том, что руководителю высшего уровня приходится решать задачи повышенной сложности, связанные с деятельностью внутри организации, а также и с воздействием на организации внешней среды. Охватить одному человеку множество разнообразных направлений просто невозможно. Кроме сложных задач, руководитель решает и задачи рутинного характера, но принадлежащие его должности. Для того, чтобы освободить себя от второстепенных обязанностей, руководитель передает подчиненным часть своих полномочий, которые закреплены именно за его должностью.

Процесс передачи полномочий от руководителя к одному или нескольким подчиненным называется делегированием. Полномочия делегируются должности, а не менеджеру, который занимает ее в данный момент.

Особенностью делегирования полномочия является то, что передаче подлежат только обязанности и права, ответственность не делегируется. Руководитель продолжает нести ответственность за свои полномочия, несмотря на сам факт их делегирования подчиненным.

Координация.

Процесс координации представляет собой четвертую составляю­щую организационной деятельности.

Координация - это процесс организации совместной деятельности менеджеров, занимающих разные должности.

Необходимость координации определяется тем, что значительная часть работ имеет комплексный характер и выполняется совместной деятельностью группы менеджеров. В таких группах необходимо распределять работы между менеджерами и координировать (увязывать) их действия.

Координационная деятельность необходима также при выполнении процессов, в которых принимают участие группы менеджеров, принадлежащих к разным функциональным областям деятельности.

Например, в процессе разработки плана запуска продукции в производство необходимо координировать деятельность производственников, маркетологов, снабженцев, финансистов и других специалистов.

Существует три главные формы координации: прямая, последовательная и обратная.

Прямая форма существует на самом нижнем уровне структуры аппарата управления. Группы менеджеров нижнего уровня взаимодействуют слабо, поскольку их деятельность скоординирована на стадии распределения полномочий.

В последовательной форме результат работы группы менеджеров одной функциональной области является входной информацией для менеджеров, принадлежащих другой функциональной области в последовательном порядке. При этом результат работы последующей группы менеджеров не влияет на деятельность предыдущей группы.

Обратная форма возникает тогда, когда деятельность между разными группами осуществляется в обоих направлениях.

Скалярный процесс.

Пятым видом организационной деятельности является скалярный процесс.

Под скалярным процессом понимается организация многоступенчатой линии связи вышестоящего должностного лица с непосредственным исполнителем.

Скалярный процесс обеспечивает взаимопонимание руководителя и подчиненного при их общении с помощью информации, передаваемой „сверху вниз” или же „снизу вверх”. Данный процесс как вид организационной деятельности менеджера имеет место при организации коммуникаций в системе управления.

8.2. Цели и принципы функции организации

Функция организации всегда направлена на деятельность человека, неизменного участника всех процессов, происходящих на предприятиях. Особенностью функции организации является то, что она обеспечивает не просто реализацию совместных действий людей, а целенаправленную, полезную деятельность индивидуума, исходя, прежде всего, из мотивов успеха группы, коллектива. Такие действия достигаются вследствие взаимосвязи индивидуальности и коллектива, при которой личность, в большинстве случаев, подчиняет личные интересы требованиям совместной (групповой) деятельности.

Условия совместного труда вытекают из определения организации (предприятия) и ее свойств. Одно лишь свойство предприятия — наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели - уже указывает на необходимость организаторской деятельности.

Функция организации как вид управленческой деятельности имеет свои цели и выполняется на основе собственных принципов.

Цель функции организации состоит в проявлении свойств (знаний, умений, навыков и др.) человека, обеспечивающих эффективность выполняемых действий или комплекса действий, ведущих к получению позитивного результата.

Независимо от того, будет ли менеджер осуществлять самоорганизацию свих действий, принимать коллективные или индивидуальные решения, организовывать процессы выполнения других функций управления, он должен ясно осознавать цель организационной деятельности, четко представлять возможности и последствия ее реализации. При этом менеджеру следует понимать, что организационная деятельность не выражается в воздействии на участников группы, а лишь создает необходимые условия для того, чтобы управленческое воздействие (регулирование) привело к желаемому результату. Коллективные действия могут наступить при оказании воздействия (приказа, распоряжения и др.), но эти действия не всегда приведут к эффективному результату. Чтобы такой результат можно было получить, необходимо еще, чтобы совместные действия были надлежащим образом организованы.

Функция «организация» выражается в социально-трудовых и экономических отношениях, которые позволяют руководителю получить возможность предвидеть ход событий и целесообразно воздействовать на них. Как нам известно, эти отношения возникают между людьми, участвующими в реализации какого-либо конкретного процесса. Эффективность работы группы зависит от организации ее работы, т. е. от такого распределения действий исполнителей, при котором они не мешали бы друг другу, а одни действия переходили бы в другие действия, что в общем гарантировал: бы эффект коллективных действий.