Учет денежных документов: приход, расход и оформление.

При осуществлении организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг в обязательном порядке применяется контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ).

Перечень случаев, когда организации могут осуществлять расчеты в наличной иностранной валюте, приведен в ч. 2 ст. 14 Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ. Кроме того, организации вправе выдавать работникам, направляемым в служебные командировки за пределы Российской Федерации, наличные денежные средства в иностранной валюте на командировочные расходы (п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона N 173-ФЗ, Постановление Президиума ВАС РФ от 18.03.2008 N 10840/07).

Наличные денежные средства, находящиеся в кассах организации, учитываются на счете 50 "Касса", субсчета 50-1 "Касса организации" и 50-2 "Операционная касса". Если организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 открываются субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

Находящиеся в кассе организации почтовые марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы учитываются на счете 50 "Касса", субсчет 50-3 "Денежные документы". Аналитический учет денежных документов ведется по их видам (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

Принцип документального сопровождения кассовых операций не изменился. В частности, таковые должны оформляться приходными и расходными кассовыми ордерами, внесение исправлений в которые не допускается.

Кассовые документы оформляются:

- главным бухгалтером;

- бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером путем издания распорядительного документа;

- руководителем, если главный бухгалтер и бухгалтер отсутствуют.

Приходный кассовый ордер подписывается теперь только главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем либо кассиром.

Расходный кассовый ордер, как и прежде, подписывает руководитель, а также главный бухгалтер или бухгалтер. При их же отсутствии вторую подпись проставляет кассир.

Для оформления проводимых хозяйственных операций кассира надлежит обеспечить:

- печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции;

- образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы.

Кассовые документы, кассовая книга, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств могут оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение. В случае ведения кассовой книги (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств) с применением технических средств должна быть:

- обеспечена сохранность содержащихся в указанных документах данных на электронном носителе информации и

- исключена возможность несанкционированного изменения указанных данных.

При наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств. Записи в книгу осуществляются в момент передачи наличных денег. Каждая операция по передаче наличных денег в течение рабочего дня между указанными лицами по усмотрению руководителя может осуществляться с распечатыванием или без распечатывания на бумажном носителе листа книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств. В первом случае лист книги подписывается старшим кассиром и кассирами на бумажном носителе, во втором потребуется снабдить данных работников электронно-цифровыми подписями.

Лист кассовой книги, оформляемой с применением технических средств, распечатывается на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах. При этом нумерация листов кассовой книги осуществляется автоматически в хронологической последовательности с начала календарного года. Распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги подбираются в хронологической последовательности, брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.

Листы кассовой книги, оформляемой на бумажном носителе, до начала ведения брошюруются и пронумеровываются.

Заверительная надпись о количестве листов кассовой книги подписывается руководителем и главным бухгалтером, а при отсутствии главного бухгалтера - только руководителем и скрепляется оттиском печати юридического лица, оттиском печати (при наличии) индивидуального предпринимателя.

Листы кассовой книги обособленного подразделения подбираются и брошюруются юридическим лицом по каждому обособленному подразделению. После выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня обособленное подразделение обязано передать лист кассовой книги за этот рабочий день головному не позднее следующего рабочего дня. Если книга ведется на бумажном носителе, передается отрывной второй экземпляр листа кассовой книги, а в случае ее оформления с применением технических средств - распечатанный на бумажном носителе второй экземпляр листа. Рассматриваемая передача может осуществляться и в электронном виде в соответствии с законодательством РФ, что, вероятно, подразумевает под собой использование ЭЦП. В этом случае передача листа кассовой книги на бумажном носителе осуществляется согласно правилам документооборота, утвержденным руководителем организации.

Контроль за ведением кассовой книги (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств) осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии - руководитель.

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем именно он и подписывает кассовые документы.