Функциональная и структурная организация информационных систем

Информация непосредственно и неразрывно связана с процессом управления. Самое общее кибернетическое определение управления гласит: управление есть процесс целенаправленной переработки информации.

Управление определяется как функция системы, обеспечивающая либо сохранение совокупности ее основных свойств, либо ее развитие в заданном направлении. И в том и в другом случае управление осуществляется для достижения определенной цели, вполне конкретной для каждого отдельного объекта управления и связанной с состояниями объекта и среды, в которой он находится. Критерием оптимальности управления, показывающим степень достижения поставленной цели, является целевая функция управления.

Целевая функция управления — это некоторая количественно измеряемая величина, являющаяся функцией входных и выходных переменных, параметров объекта управления и времени.

Место ИС в процессе управления можно пояснить структурной схемой, приведенной на рис. 3.1.

l Рис3.1. Укрупненная структурная схема процесса управления

1 — внешние факторы (информация о состоянии рынка, наличных ресурсов, сроках поставок и др.); 2 — регламентирующая информация от вышестоящих органов, в том числе целевая функция управления; 3 — управляющая информация; 4 — информация о состоянии объекта; 5 — информация о результатах деятельности (обратная связь)

Никакая сколько-нибудь значимая современная ИС не может эффективно выполнять свои функции без вычислительных машин. Поэтому практически все ИС являются одновременно и информационно-вычислительными (ИВС). Анализ содержания и систематизация функций ИВС, управляющей крупным объектом (корпорацией, фирмой), позволили выделить и определить следующие обобщенные функции:

l вычислительную — своевременное и качественное выполнение обработки информации во всех интересующих систему управления аспектах;

l коммуникационную — обеспечение оперативной передачи информации в заданные пункты;

l информирующую — обеспечение быстрого доступа, поиск и выдача необходимой информации всех видов (научной, экономической, финансовой, технической и т. п.);

l запоминающую — выполнение непрерывного накопления, систематизации, хранения и обновления всей необходимой информации;

l следящую — отслеживание и формирование всей необходимой для управления внешней и внутренней информации;

l регулирующую — осуществление информационно-управляющий воздействий на объект управления при отклонении параметров его функционирования от заданных (запланированных) значений;

l оптимизирующую — обеспечение оптимальных плановых расчетов и перерасчетов по мере изменения целей, критериев и условий функционирования объекта;

l самоорганизующуюся — гибкое изменение структуры и параметров ИВС для достижения вновь поставленных целей (в том числе для реализации цикла «исследование — разработка — внедрение — производство» с минимальными затратами ресурсов);

l самосовершенствующуюся — накопление и анализ опыта с целью обоснованного отбора лучших методов проектирования, производства и управления;

l исследовательскую — обеспечение выполнения научных исследований корпоративных проблем, процессов создания новой техники и технологий, формирования тематики целевых программ комплексных научных исследований;

l прогнозирующую — выявление основных тенденций, закономерностей и показателей развития объекта и окружающей среды;

l анализирующую — определение основных показателей, в том числе и экономических, хозяйственной деятельности объекта;

l синтезирующую — обеспечение автоматизированной разработки нормативов технологической, финансовой и хозяйственной деятельности;

l контролирующую — автоматизированный контроль качества средств производства, выпускаемой продукции и услуг;

l диагностическую — автоматизированные процедуры диагностики состояния объекта управления (в первую очередь технологического оборудования);

l документирующую — формирование всех необходимых учетно-расчетных, планово-распорядительных, финансовых и других форм документов.

Для реализации названных функций ИС должна быть достаточно сложной и включать в себя набор подсистем, показанный на рис. 3.2.

Рис. 3.2. Состав основных подсистем ИС

Функциональные подсистемы ИС реализуют и поддерживают модели, методы и алгоритмы получения управляющей информации. Состав функциональных подсистем весьма разнообразен и зависит от предметной области использования ИС, специфики хозяйственной деятельности объекта управления. Каждая из подсистем обеспечивает выполнение комплексов задач и процедур обработки информации, необходимых для эффективного управления объектом. На рис. 2.2 приведен примерный состав этих подсистем для производственных организаций.

1. Подсистема научно-технической подготовки производства отвечает за выполнение научно-исследовательских (в том числе и маркетинговых работ), конструкторскую и технологическую подготовку производства.

2. Подсистема бизнес-планирования отвечает за технико-экономическое и оперативно-календарное планирование производства, формирует бизнес-план.

3. Подсистема оперативного управления, кроме непосредственного управления ходом производства, выполняет также управление материальными потоками, снабжением и сбытом (логистика), учетом затрат на производство (контроллинг).

4. Подсистема финансового менеджмента отвечает за формирование финансового плана и портфеля заказов предприятия, анализ результатов его хозяйственной деятельности.

5. Подсистема бухгалтерского учета обеспечивает составление отчетности и учет труда и заработной платы, товарно-материальных ценностей, основных средств, результатов финансовых операций.

В других областях использования ИС акценты могут ставиться на другие задачи. Так, в маркетинговых ИС основное внимание уделяется анализу рынка и прогнозированию объемов продаж, в финансовых системах — финансовому анализу и прогнозированию, управлению кредитно-денежной политикой и т. п.

Состав обеспечивающих подсистем более стабилен и мало зависит от предметной области использования ИС.

6. Информационное обеспечение представляет собой совокупность реализованных решений по объемам, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления. Иными словами, информационное обеспечение — это методы и средства построения информационной базы системы, включающие в себя системы классификации и кодирования информации, унифицированные системы документов, схемы информационных потоков, принципы и методы создания баз данных.

7. Техническое обеспечение — комплекс технических средств, задействованных в технологическом процессе преобразования информации в системе. В первую очередь это вычислительные машины, периферийное оборудование, аппаратура и каналы передачи данных.

8. Программное обеспечение включает в себя совокупность программ регулярного применения, необходимых для решения функциональных задач, и программ, позволяющих наиболее эффективно использовать вычислительную технику, обеспечивая пользователям наибольшие удобства в работе.

9. Математическое обеспечение — совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации, используемых в системе.

10. Лингвистическое обеспечение — совокупность языковых средств, используемых в системе с целью повышения качества ее разработки и облегчения общения человека с машиной.

Организационные подсистемы по существу относятся также к обеспечивающим подсистемам, но направлены в первую очередь на обеспечение эффективной работы персонала, и поэтому они могут быть выделены отдельно.

11. Кадровое обеспечение — состав специалистов, участвующих в создании и работе системы, штатное расписание и функциональные обязанности.

12. Эргономическое обеспечение — совокупность методов и средств, используемых при разработке и функционировании ИС, создающих оптимальные условия для деятельности персонала, для быстрейшего освоения системы.

13. Правовое обеспечение — совокупность правовых норм, регламентирующих создание и функционирование информационной системы, порядок получения, преобразования и использования информации.

14. Организационное обеспечение представляет собой комплекс решений, регламентирующих процессы создания и функционирования как системы в целом, так и ее персонала.

ПРИМЕЧАНИЕ

Начинать разработку ИС следует именно с создания организационного обеспечения: экономического обоснования целесообразности системы, состава экономических показателей, определяющих ее деятельность, состава функциональных подсистем, организационной структуры управления, технологических схем преобразования информации, порядка проведения работ и т. д.