Вопрос 3 – Регулирование и контроль в системе менеджмента предприятия. Процессы регулирования и контроля, этапы.

Важнейшая стадия процесса управления - контроль, который рассматривается одновременно и как функция управления.

Цель функций контроля и регулирования - обеспечение эффективного осуществления всех основных функций менеджмента.

Контроль - постоянный процесс, обеспечивающий дости­жение организацией принятых целей развития путем своевременного обнаружения возникающих в ходе производственно-хозяйственной деятельности проблем (отклонений от плановых заданий, нормативов, стандартов) и изменений внешней среды.

Контроль - комплексная функция, включающая в себя функции учета, оценки, анализа.

Задачи контроля:

- сбор и систематизация информации о фактическом со­стоянии деятельности и ее результатах (функция - учет);

- оценка состояния и значимости полученных результатов деятельности, выявление отклонений от стандартов - плановых заданий, нормативов (функция - оценка);

- анализ причин отклонений и дестабилизирующих факторов, влияющих на результаты деятельности (функция - анализ);

- прогнозирование последствий сложившейся ситуации и обоснование необходимости принятия корректирующих воз­действий.

Целью контроля выступают:
1) выявление слабых мест и ошибок в процессе производства и управления, своевременное их исправление и недопущение повторения;
2) обеспечение соответствия между намеченными планами и проводимыми мероприятиями.

Объектом контроля являются:
– средства и предметы труда;
– персонал;
– производственные и управленческие процессы.

Для осуществления контроля необходимо:
1) наличие планов, поскольку невозможно определить эффективность чьей-либо деятельности, если неизвестны ее цели;
2) наличие организационной структуры, поскольку для осуществления контроля необходимо знать, кто отвечает за данный участок работы.

Процесс контроля в общем случае должен пройти следующие стадии:
1. Определение концепции контроля (всеобъемлющая система контроля «Controlling» или частные проверки).

2. Определение цели контроля (решение о целесообразности, правильности, регулярности, эффективности процесса управления).

3. Планирование проверки:

– объекты контроля (потенциалы, методы, результаты, показатели и т.д.);
– проверяемые нормы (этические, правовые, производственные);
– субъекты контроля (внутренние или внешние органы контроля);
– методы контроля;
– объем и средства контроля (полный, сплошной, выборочный, ручные, автоматические, компьютеризированные);
– сроки и продолжительность проверок;
– последовательность, методики и допуски проверок.

4. Определение значений действительных и предписанных.

5. Установление идентичности расхождений (обнаружение, количественная оценка).

6. Выработка решения, определение его веса.

7. Документирование решения.

8. Метапроверка (проверка проверки).

9. Сообщение решения (устное, письменный отчет).

10. Оценка решения (анализ отклонений, локализация причин, установление ответственности, исследование возможностей исправления, меры по устранению недостатков).

Для принятия решения о контроле и организации процессов контроля могут иметь значение ряд критериев: его эффективность, эффект влияния на людей, задачи контроля и его границы.

Выделяют три основных вида управленческого контроля:
1) предварительный;
2) текущий (оперативный);
3) заключительный.

Предварительный контроль осуществляется до начала деятельности во время определения ее целей и планов реализации. Целью такого контроля является определение оптимальности разработанных планов путем моделирования будущей деятельности.

Текущий контроль производится от начала деятельности до момента получения результата. Его цель – вовремя обнаружить отклонения от намеченных планов и нормативов.

Заключительный контроль осуществляется после выполнения какой-либо программы. Его цель – получение информации о деятельности работников, которых необходимо поощрить за достигнутые результаты.

В управленческом контроле используются следующие типы нормативов: натуральные, затратные, капитальные, доходные, программные, нематериальные, целевые.

Контроллинг (от англ. control – руководство, регулирование, контроль) – новая концепция управления, порожденная практикой современного менеджмента.

Одной из основных причин возникновения и внедрения концепции конроллинга стала необходимость в системной интеграции различных аспектов управления бизнес-процессами в организационной системе (т. е. на предприятии, в торговой фирме, банке, органе государственного управления и др.). Контроллинг обеспечивает методическую и инструментальную базу для поддержки (в том числе компьютерной) основных функций менеджмента: планирования, контроля, учета и анализа, а также оценки ситуации для принятия управленческих решений.

Регулированиекак и контроль охват все сферы деятельности. Сущность этой функции закл. в обеспечении согласованности действий всех звеньев системы управления, сохранении, поддержании и совершенствовании режима работы при помощи этой функции решаются задачи, связанные с разделением труда в аппарате управления и упорядочением системы производства в случае отклонения от заданных параметров, т.е, при принятие решений по ликвидации отклонений, выявленных на стадии контроля.

Регулирование - процесс выработки корректирующих мер и реализации, принятых организационно-технологических, экономических и технических решений, обеспечивающих своевременное и безусловное устранение выявленных проблем (отклонений).

Задача регулирования - обновление (актуализация) плано­вых заданий, нормативов, стандартов с целью обеспечения своевременного и эффективного достижения целей организации.

Функция «контроль» переходит в функцию «регулирова­ние» в момент принятия и реализации решений по корректиро­ванию выявленных отклонений.

«Контроль»выступает как функция обратной связи в процессе управления: информационные потоки в нем направлены от объекта к субъекту управления.

Контроль завершает управленческий цикл и связывает результаты анализа отклонений от желаемого состояния объ­екта со всеми основными функциями менеджмента.

По данным контроля производится корректировка ранее принятых решений, плановых заданий, нормативов, показа­телей или организационных условий их выполнения, т.е. осу­ществляется обратная связь в управленческом цикле.

Цели регулирования - установление взаимодействия в работе производственных подразделений, руководителей и специалистов и устранение помех и отклонений от заданного режима работы.

На предприятии возникает необходимость концентрировать материальные, трудовые и финансовые ресурсы на особо важном участке. Отсюда возникает неравномерность в движении производства, т.е. отклонение от первоначально заданных условий. К отклонениям приводят перебои в снабжении нарушения трудовой дисциплины, нехватка средств и др. поэтому работники должны располагать эффективными средствами регулирования а регулирующие средства должны предусматриваться в планах.

Назначение –

I) фиксирование результата упр-ой деят-ти и ее оценка,

2)фиксирование результата деят-ти конкретных исполнителей и ее оценка,

3)фиксирование результатов и оценка реализованных мероприятий.

В процессе контроля и регулирования выделяются три эта­па, на каждом из которых реализуется комплекс различных мер:

* выработка стандартов и критериев;

* сопоставление фактических результатов с ожидаемыми;

* принятие корректирующих мер.

Первый этап процесса контроля непосредственно связан с функцией планирования. На этом этапе устанавлива­ются стандарты и критерии оценки деятельности объекта управления, которые определяются при планировании. Стандарты, используемые для контроля, отражаются в форме плановых заданий, нормативов, показателей и выбираются из целей и стратегий развития объекта управления и его основных областей.

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении фактически достигнутых результатов функционирования объекта управления с установленными стандартами. На этом этапе определяются интервалы допустимых отклонений от установленных стандартов, измеряются фактически достигнутые результаты и выявляются существенные отклонения, требующие принятия корректирующих мер.

На третьем этапе анализируются причины возникновения отклонений, и выбирается один из трех вариантов поведения: ничего не предпринимать; устранить отклонения, прежде чем они перерастут в крупные проблемы; пересмотреть стандарты.