Порядок проведення інвентаризації в бюджетних установах

Відповідальність за організацію інвентаризації, правильне та своєчасне її проведення несе керівник установи. Головний бух­галтер, разом із керівниками відповідних підрозділів та служб, зобов'язаний контролювати дотримання установлених правил проведення інвентаризації.

Для проведення інвентаризації наказом керівника установи створюється комісія з числа працівників установи за обов'язкової участі головного (старшого) бухгалтера. Інвентаризаційну комісію очолює керівник установи чи його заступник. Наказом установлю­ється також терміни початку та закінчення робіт з проведення ін­вентаризації та порядок відображення її результатів у обліку.

Керівник установи затвердити такий протокол протягом 5 робочих днів після завершення інвентаризації. В установах, у яких унаслідок великого обсягу робіт проведення інвентаризації не може бути забезпечене однією комісією, утворю­ються також місцеві комісії, очолювані керівниками відповідних структурних підрозділів, на які покладається проведення інвен­таризації в структурних підрозділах цих установ. Робота місцевих комісій організовується та контролюється центральною комісією.

Проведення інвентаризації в установах, які обслуговуються централізованою бухгалтерією, оформляється наказом керівника установи, при якому утворена централізована бухгалтерія, а також затверджується розподіл працівників централізованої бухгалтерії в установах для участі їх у місцевих інвентаризаційних комісіях. На підставі цього наказу керівники установ, які обслуговуються централізованою бухгалтерією, призначають місцеві інвентари­заційні комісії, до складу яких обов'язково входять працівники бухгалтерії та інші фахівці, які добре знають об'єкт інвентаризації та первинний облік. Місцеві інвентаризаційні комісії очолюються представником керівника установи, який призначив інвентариза­цію.

Центральна інвентаризаційна комісія проводить інвентариза­цію матеріальних цінностей і грошових коштів, які належать цен­тралізованій бухгалтерії та установі, при якій вона створена, а та­кож коштів у розрахунках та бланків суворої звітності.

Місцеві інвентаризаційні комісії проводять зняття фактичних залишків матеріальних цінностей, звіряють наявність вказаних цінностей з даними бухгалтерського обліку і складають свої ви­сновки про виявлені недостачі та надлишки, вносять пропозиції з питань впорядкування приймання, зберігання та відпуску мате­ріальних цінностей, покращення обліку та контролю за їх збере­женням.

До початку інвентаризації в бухгалтеріях необхідно закінчити обробку всіх документів про надходження і видачу матеріальних цінностей, провести відповідні записи в регістрах аналітичного обліку і визначити залишки на день інвентаризації. На складах та в інших місцях зберігання матеріальні цінності повинні бути роз­кладені за найменуваннями, сортами, розмірами тощо. На мате­ріальних цінностях слід вивісити ярлики з докладними відомостя­ми, що характеризують ці цінності, із зазначенням їх якості, кіль­кості, ваги та міри.

Особи, відповідальні за збереження матеріальних цінностей, до початку інвентаризації дають розписку про те, що всі прибут-

нові та видаткові документи на товарно-матеріальні цінності здані в бухгалтерію, всі товарно-матеріальні цінності, що надійшли на зберігання, оприбутковані, а ті, що вибули - списані.

Інвентаризація, крім інвентаризації продуктів харчування і грошових коштів, як правило, повинна проводитися на перше число місяця. Якщо інвентаризація цінностей в якомусь місці їх зберігання не може бути закінчена в один день, вона може бути розпочата раніше і закінчена після першого числа. У цьому випад­ку дані інвентаризації повинні бути скориговані станом на перше число місяця.

Наявність цінностей при інвентаризації виявляється шляхом обов'язкового підрахунку, зважування, обміру і таке інше, виходя­чи зі встановлених одиниць виміру. Визначення ваги (або об'єму) матеріалів, що зберігаються насипом, можна проводити на під­ставі технічних розрахунків, про що в описах робиться відповід­на відмітка. Найменування інвентаризованих цінностей і об'єктів (предметів) та їх кількість відображаються в описах за субрахун­ками, номенклатурою та в одиницях виміру, прийнятих у обліку. На цінності, які не належать установі, але знаходяться в її розпо­рядженні, складаються окремі описи з розподілом: на орендовані, прийняті на відповідальне зберігання і таке інше.

Дані інвентаризації з кожного виду цінностей записуються в інвентаризаційні описи окремо, за місцезнаходженням цінностей і особами, відповідальними за їх зберігання. Ці описи складають­ся в двох примірниках. При зміні матеріально відповідальних осіб складається три примірники опису. Описи підписуються головою та всіма членами інвентаризаційної комісії. Матеріально відпові­дальні особи в кінці кожного інвентаризаційного опису розпису­ються про перевірені комісією і занесені в опис цінності.

Об'єкти (предмети) основних засобів, матеріалів, інших матері­альних цінностей, які на момент інвентаризації будуть знаходити­ся не в установі (автомобілі, морські й річкові судна, які відбули в тривалі рейси; машини і обладнання, що відправлені на капіталь­ний ремонт тощо) слід проінвентаризувати до моменту їх тимчасо­вого вибуття з установи.

У міжінвентаризаційний період в установах з великою номен­клатурою цінностей можуть проводитися вибіркові інвентариза­ції матеріальних цінностей у місцях їх зберігання й переробки. Контрольні перевірки правильності проведення інвентаризацій і вибіркові інвентаризації, які проводять у між інвентаризаційний період, виконуються інвентаризаційними комісіями за розпоря­дженням керівника установи.