Классификация документов. Виды и структура текстовых документов, принятых в делопроизводстве органов внутренних дел

Классификация текстовых редакторов и особенности текстовых документов

Во многих областях профессиональной деятельности человека существует необходимость в работе с документами различного вида. При этом одни специалисты документы разрабатывают, другие используют их в повседневной деятельности, в том числе; и при реализации управленческих функций. Естественно, что наиболее трудоемким и в то же время творческим является процесс разработки содержания документа. Однако для того, чтобы содержание документа было правильно и своевременно воспринято пользователями, требуется грамотно, быстро и с высоким качеством оформить документ. Оказывается, что эта, вообще говоря, рутинная работа занимает достаточно много времени, а качество документов подчас остается невысоким при исполнении вручную.

Широкое внедрение персональных ПЭВМ в деятельность различных должностных лиц позволило значительно ускорить процесс подготовки документов, а также повысить качество их текстовой и графической частей. Средством подготовки документов на ПЭВМ являются специальные программы, называемые текстовыми процессорами или текстовыми а также графическими редакторами.

Классификация документов. Виды и структура текстовых документов, принятых в делопроизводстве органов внутренних дел

Документы могут быть текстовыми и графическими. Графические документы по сути являются иллюстративными материалами, как правило, прилагающимися к текстовым документам и могут содержать любые рисунки, диаграммы и т.п. Такие документы в настоящее время с большим успехам подготавливаются на ПЭВМ с помощью так называемых графических редакторов.

Текстовые документы разнообразны. Рассмотрим кратко три наиболее известных вида текста; прозаический, табличный, программный.

Прозаический текст наиболее распространен: книги, статьи, техническая документация, письма, приказы, отчеты и т.п. В общем виде такие документы можно представить состоящими из страниц, страницы - состоящими из строк, строки - состоящими из символов.

Каждый символ в тексте однозначно определен номером страницы, номером строки на этой странице и номером позиции в строке. Строки в свою очередь могут состоять из подстрок, что характерно при записи различных формул.

Табличный текст распространен достаточно широко. Элементами структуры такого текста являются клетка, строка, столбец.

Каждая клетка таблицы может содержать собственный вид текста.

Программный текст представляет собой исходные тексты программ, написанных на алгоритмических языках. Элементами структуры здесь являются символ, слово, строка.

Как показывает практика, наиболее часто используемыми являются так называемые смешанные тексты, в которых прозаичес­кая часть перемежается таблицами, формулами, рисунками и т.д.

Доля электронных документов в общем объёме материалов, с которыми работают организации и граждане, неуклонно растет. В связи с этим наиболее остро встает вопрос обеспечения их юридической значимости (юридической силы). Юридическая значимость документа, как бумажного, так и электронного, — это его доказательная сила, например, в арбитражных судах.

Для того чтобы электронный документ обладал юридической силой, необходимо соблюдать определенные правила при его создании, передаче, обработке и хранении. Согласно ГОСТ Р 51141--98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” юридическая сила документа — это “свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления”.

Что же придает документу — как бумажному, так и электронному — юридическую силу? Во-первых, наличие в нём обязательных реквизитов и соблюдение правил отображения этих реквизитов. Во-вторых, компетентность источника, то есть право автора создавать и подписывать документы такого рода. В-третьих, гарантия целостности и подлинности.

Требование по оформлению и составу обязательных реквизитов зависит от конкретного вида документа и устанавливается рядом нормативных и правовых актов и регламентов. Это и федеральные законы (например, № 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и защите информации” от 27.07.2006; № 1-ФЗ “Об электронной цифровой подписи” от 10.01.2002), в том числе “профильные” (например такие, как № 129-ФЗ “О бухгалтерском учете”), и различные постановления (скажем, Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”).

Требования к оформлению отдельных видов документов можно найти в Гражданском кодексе РФ и в различных ГОСТах (например, ГОСТ Р 6.30—2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”).

Кроме того, требования по реквизитному составу и правилам его представления могут регламентироваться внутренними документами организаций, при этом они не должны противоречить действующему законодательству страны.

Для электронных документов в настоящее время существует ГОСТ 6.10.4--84 “Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения”. Этот стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, которые придают электронному документу юридическую силу, а также устанавливают порядок внесения в них изменений.

Согласно данному ГОСТ электронный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1. регистрационный номер;
2. регистрационную дату;
3. подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа или утвердившего документ;
4. содержание документа;
5. наименование организации -- создателя документа;
6. местонахождение организации -- создателя документа или почтовый адрес.

Допускается вводить и дополнительные реквизиты, отражающие специфику создания или использования документа. При этом обязательные реквизиты электронного документа следует размещать способом, позволяющим однозначно идентифицировать их.

Важно помнить, что даже правильно оформленный документ, но изданный некомпетентным органом (то есть не имеющим право издавать документы такого рода), а также анонимный или подписанный не уполномоченным лицом, не принимается в суде и не может служить подтверждением изложенных в нём сведений, удостоверять факты, подтврждать права или обязанности, возникающие на его основании.

Законодательство требует надежных доказательств целостности и подлинности документа с того момента, когда он был сформирован в окончательной форме.

При оценке доказательственной силы электронного документа учитывается надежность способа, с помощью которого он формировался, хранился или передавался; способа, с помощью которого обеспечивалась целостность информации; способа, посредством которого идентифицировался его инициатор, и любые другие соответствующие факторы.

При этом не следует забывать, что степень надежности оценивается с учетом цели, для которой электронный документ была сформирован. Иными словами, должна быть обеспечена доверенная среда обработки электронного документа, причём доверенная не только для непосредственных участников документооборота, но и для третьей стороны.

Доверенная среда может быть реализована следующими способами:

1. использование технологии электронной подписи - ЭП, признаваемой (согласно законодательству) равнозначной собственноручной подписи;
2. создание доверенной системы обработки электронных документов/доверенного хранилища.