Организация управления качеством

Обеспечение качества - процесс выполнения плановых систематических операций по качеству, которые обеспечивают выполнение всех предусмотренных процессов, необходимых для того, чтобы проект соответствовал установленным требованиям по качеству. Функцию обеспечения качества может выполнять команда проекта, руководство исполняющей организации, заказчик или спонсор, другие участники проекта. Для контроля качества проекта проводятся аудиторские проверки, целью которых является выяснение соответствия качества проекта стандартам, установленным в плане обеспечения качества.

Процесс обеспечения качества включает методы непрерывного улучшения качества будущих проектов. Знания и опыт по обеспечению качества, накопленные в текущем проекте, должны использоваться при составлении планов обеспечения качества последующих проектов.

Для обеспечения процесса оценки качества проекта на стадии планирования разрабатываются контрольные списки качества - таблицы с инструкциями для проверяющего лица. Пункты контрольного списка должны быть достаточно значимыми, поскольку, если контрольный список будет перегружен, его не будут использовать (см. табл. 4). Контрольные списки качества - это метрики качества, которые определены для каждого этапа проекта на основании ожиданий заказчика, этим метрикам присвоен свой статус: критический, серьезный, важный. Включение в контрольные списки качества неважных метрик нежелателен, так как иначе данный список не будет использоваться. Преимуществом его применения является простота, даже на малых проектах для данного инструмента не требуется больших затрат ресурсов и времени, при этом с помощью контрольного списка качества можно на этапе выполнения работ отследить, что не было выполнено из требований заказчика.

Пояснения к заполнению формы контрольных списков

· Этап проекта - процесс, для которого необходимо прописать ожидаемый результат.

· Ожидаемый результат - метрика качества, которую необходимо достичь.

· Тип - присвоенный тип данной метрики, может быть критический, серьезный, желательный.

· Да/Нет - достигнут ли ожидаемый результат. Заполняется на этапе контроля и обеспечения качества проекта.

Данные о результатах контроля передаются исполняющей организации для использования в процессе обеспечения качества, для повторной оценки и анализа стандартов качества на последующих фазах ЖЦ ИС. Пример формы представления результатов контроля качества приведен в табл. 5.

На рис. 1 приведено графическое изображение процедуры разработки контрольных списков качества.

Рис. 1. Процедура разработки контрольных списков (графическое изображение)

Для выполнения операций по обеспечению (оценке) качества используют аудит. Аудит качества - независимая экспертная оценка, определяющая, насколько операции проекта соответствуют установленным в рамках проекта или организации правилам, процессам и процедурам. Целью аудита качества является выявление неэффективных и экономически не оправданных правил, процессов и процедур, используемых в проекте. Количество и сроки плановых проектных аудитов могут определяться основными этапами проекта или ключевыми событиями. Внеплановые аудиты проводятся по запросам заказчика, руководителей департаментов и отделов. Аудиты качества проводятся на основе критериев, каждый из которых является следствием требований нормативной документации системы менеджмента качества (требование ISO 9000) и системы управления проектами (PMBOK). Схема проведения внутреннего аудита качества проекта может выглядеть следующим образом:

· анализ исправления замечаний предыдущей проверки;

· проведение проверки проекта в соответствии с контрольными списками ;

· оформление отчета о контроле качества;

· информирование команды проекта о появлении новых отчетных документов.

Ниже приведен шаблон для регистрации списка отклонений и описание процедуры обеспечения качества (табл. 6).

Рис. 4.2. Графическое описание процедуры управления качеством

4.1.3. Обзор программных модулей Primavera

Primavera Systems, Inc. — мировой лидер по разработке программ­ного обеспечения для управления портфелями проектов, программами, проектами и ресурсами. Разработан большой спектр программного обеспечения для процессов управления проектами, который включает:

Primavera Project Planner Professional (P4);

MyPrimavera;

Primavera Contractor;

PMSystems for Construction;

PMExchange;

Primavera Expedition;

Primavera Charts и Primavera Chart Design;

Primavera Project Planner (P3);

PrimeContract;

SureTrak Pro­ject Manager;

Webster for Primavera;

MonteCarlo™ for Primavera;

Ra;

Primaplan Project Investigator;

Primaplan Flint;

A0 PMAgent;

Linea Time Chainage Diagram и др.

Основные программные продукты:

Primavera Project Planner Pro­fessional (P4),

MyPrimavera,

Primavera Expedition,

Primavera Contractor,

Primavera Project Planner(P3)

SureTrak.

Primavera Inc признана лидером в управлении портфелями проектов (Gartner, Inc) и является единствен­ной в мире компанией, которой это удается последние пять лет.

Решение компании Primavera Systems, Inc. ориентировано на соз­дание единой корпоративной системы управления проектами. Данное программное обеспечение разработано с учетом отраслевых стандартов управления и может быть адаптировано в соответствии со специфиче­скими потребностями каждой конкретной организации.

Применение ПО Primavera позволяет:

• всем уровням управления проектами компании единовременно пользоваться одной и той же информацией с необходимой степе­нью агрегации с учетом прав доступа каждого пользователя;

• координировать работу всех участников проектов (проектировщи­ков, поставщиков, строителей, монтажников, наладчиков и т.д.);

• автоматически рассчитывать критический путь, определять за­грузку ресурсов и помогать устранять ресурсные конфликты как внутри одного проекта, так и с учетом всех проектов, ведущихся компанией;

• сокращать время, затрачиваемое на планирование и перепланиро­вание, в том числе благодаря использованию базы знаний компа­нии, в которой сохраняются ранее выполненные типовые проекты и фрагменты проектов. На основании них ИСУП позволяет прово­дить планирование новых проектов, набирая состав работ из гото­вых «блоков». Подобная методика не только сокращает время, за­трачиваемое на планирование, но и уменьшает количество ошибок планирования;

• автоматизировано вводить фактические данные в графики работ проекта, что дает возможность оценивать реальное состояние дел на площадке и сравнивать его с отчетностью подрядчиков (напри­мер, актами выполненных работ, формами КС-2, КС-3);

• прогнозировать развитие проектов, проводить анализ «Что-Если» и выбирать вариант проекта, наиболее соответствующий целям компании.

Ядром системы, выполняющим основные функции служат клиент-серверные приложения Primavera Enterprise и Primavera Expedition. Эти приложения работают с СУБД Oracle, MS SQL Server, Sybase.

Основным продуктом в составе Primavera Enterprise является Primavera Project Management (Primavera Project Planner Professoinal, P4) — средство календарно-сетевого планирования работ, составления бюджета, управления сроками, укрупненного анализа и контроля хода выполнения и координация работ одного, нескольких или всех проектов организации. Поддерживается организация проектов в портфели, ситуа­ционное моделирование «Что-Если», управление рисками и показате­лями и т. д.

Primavera Expedition — продукт, функционал которого связан с контролем договорных обязательств в ходе выполнения проекта, согла­сования рабочей документации и ее изменений, учет всей входящей и выходящей корреспонденции, учет изменений в контрактах, всесторон­ний контроль за проектной информацией.

В случаях, когда полное обеспечение функциональности продук­тов не требуется, используются web-приложения, имеющие некоторую специализацию — myPrimavera, PrimeContract, Progress Reporter, Webster for Primavera.

Программный продукт MyPrimavera, построенный на современ­ных web-технологиях, обладает всеми необходимыми возможностями для контроля и анализа данных по портфелям проектов, разработке и актуализации графиков, отслеживанию процессов инициации и измене­ния проектов, управлению документооборотом.

Primavera Contractor — решение для строительного комплекса. Primavera Contractor — простой в использовании и доступный по сред­ствам программный продукт для создания графиков строительных про­ектов. Он разработан на базе стандартного для строительной отрасли программного обеспечения Primavera Project Planner Professional. Благо­даря MyPrimavera, построенный на современ­ных web-технологиях, обладает всеми необходимыми возможностями для контроля и анализа данных по портфелям проектов, разработке и актуализации графиков, отслеживанию процессов инициации и измене­ния проектов, управлению документооборотомPrimavera Contractor подрядчики получили возможность участво­вать в планировании и контроле своих проектов или частей крупного проекта, а заказчики — возможность обмениваться с подрядчиками данными в едином формате.

Progress Reporter — web-приложение, которое позволяет выдать исполнителям задание на период времени и получить отчет об их вы­полнении. Progress Reporter может использоваться как табель учета ра­бочего времени.

PrimeContract — интернет-ориентированное программное реше­ние, позволяющее различным участникам проекта оперативно обмени­ваться информацией, используя единую базу данных. PrimeContract по­зволяет создавать и отслеживать схемы жизненного цикла документа, размещать в Сети чертежи и макеты календарных графиков, а также вводить информацию о выполнении работ по договорам, передавая её в систему сопровождения договоров Primavera Expedition.

Webster for Primavera обеспечивает доступ к проектной информа­ции используя Интернет. Может работать как с Р3, Р4, так и c SureTrak.

SureTrak Project Manager® — SureTrak ориентирован на контроль выполнения небольших проектов или/и фрагментов крупных проектов. Функционирует как самостоятельно, так и совместно с Р3 в корпора­тивной системе управления проектами.

MonteCarlo™ for P3e® — программный продукт, расширяющий возможности Р3 по управлению рисками.

Primaplan Project Investigator — программный продукт, позво­ляющий сравнивать две версии проекта или группы проектов, просмат­ривая при этом все поля данных, существующих в проекте, и при необ­ходимости объединять отдельные данные в единый проект.

Модули Primavera Charts и Primavera Chart Design расширяют графические возможности программных продуктов Р4 (Primavera Project Planner Professional), Primavera Expedition и Primavera Cost Management. Пользователи могут создавать и редактировать более 90 различных ва­риантов графиков, используя большой выбор шаблонов диаграмм, гис­тограмм, круговых и пузырьковых диаграмм.

Primavera Cost Manager — эффективное решение задач управле­ния стоимостью и анализа по методике освоенного объема в управлении проектами/портфелями проектов. Новый модуль Cost Manager обладает расширенными возможностями по управлению стоимостью и освоен­ным объемом, таким образом, он дополняет Primavera Project Planner Professional и Primavera Information Technology (Primavera TeamPlay®). Использование Cost Manager позволит более эффективно управлять стоимостью проектов, освоенным объемом, анализировать бюджеты, фактическую стоимость и прогнозные оценки по проектам, группам проектов и портфелям.

Primavera Integration API — Информационная система управления проектами (ИСУП) является ядром Корпоративной информационной системы (КИС) проектно-ориентированной компании. Поэтому многие компании решают задачи интеграции ИСУП со смежными системами, такими как ERP/MRP, EAM, CAD/CAM, PDM/PLM, GIS, CRM и други­ми. Для интеграции Primavera со сторонними приложениями предназна­чен программный модуль Primavera Integration API. Этот модуль разра­ботан с использованием современных java-технологий, полностью под­держивает бизнес-логику Primavera и позволяет обеспечивать доступ к любым ее данным с учетом прав доступа. Обмен данными с другими приложениями производится с помощью формата XML.

Функциональность продуктов Primavera существенно расширяют модули и программные комплексы сторонних организаций. Наиболее распространенными являются продукты компании PMSystem и Инфо-строй.

PMControlling — программное обеспечение, предназначенное для расширения функциональности P4. Основные функциональные воз­можности модуля: контроль выполнения планов капитальных вложе­ний; подготовка титульных списков объектов строительства, подготов­ка, согласование и заключение договоров; управление проектно-изыскательскими работами на объектах; контроль исполнения обяза­тельств по договорам.

PMLogistics — программное обеспечение, предназначенное для расширения функциональности P4. Основные функциональные воз­можности: управление материально-техническим обеспечением строи­тельства, маркетинг и договорное обеспечение поставок, ведение еди­ного каталога материально-технических ресурсов, складская логистика, контроль поставок материально-технических ресурсов.

PMFinance — программное обеспечение, предназначенное для расширения функциональности P4. Модуль для управления финансиро­ванием капитального строительства: подготовкой планов финансирова­ния капитального строительства, планированием первоочередных пла­тежей; контролем взаиморасчетов с поставщиками, подрядчиками, про­ектными организациями; контролем исполнения планов финансирова­ния капитального строительства.

PMExchange — решение предназначено для удаленной работы с пакетом P4. Приложение PMExchange направлено на обеспечение опе­ративного и эффективного взаимодействия между руководством проек­та и исполнителями. PMExchange — это простое в использовании реше­ние, направленное на облегчение процессов сбора информации о факти­ческом выполнении работ проекта и проведения детального планирова­ния.

Сметно-аналитический комплекс А0 компании Инфострой для выпуска сметной документации, подготовки и учета строительного производства, предназначен для использования всеми участниками ин­вестиционного процесса. Может использоваться в составе корпоратив­ной информационной системы, включает подсистему разграничения доступа. Содержит модуль для выпуска смет на проектно-изыскательские работы и модуль экспорта сметных данных в систему управления проектами SureTrak и P3.

PMAgent — программный продукт, позволяющий устанавливать и поддерживать в актуальном состоянии связи между работами в Primavera Project Planner Professional (P4) и строками локальных смет в А0.

PMAgent передает в работы графика трудозатраты, машины, мате­риалы, оборудование и стоимостные показатели, а также позволяет рас­пределить физические объемы по нескольким работам графика.

Система управления проектами на базе Primavera является гибкой информационной системой. Сочетая работу в единой базе данных раз­личных приложений с единой идеологией разграничения прав пользова­телей, система оптимально распределяет функции между участниками проекта. Увеличение масштабов системы не нарушает ее целостности и надежности, затрагивая только аппаратуру серверной компоненты, а применение web-ориентированных приложений упрощает состав про­грамм на клиентском месте, минимизирует затраты на эксплуатацию системы.

При ведении большого количества проектов в организации про­дукты Primavera предоставляют богатый и гибкий инструментарий по формированию любой сводной информации, группируя данные по множеству критериев. Система определяет приоритеты задач, контро­лирует графики, фиксирует отклонения и уведомляет ответственных. Основной «интеллектуальной» силой Primavera выступает многовари­антный анализ, возможность с использованием глобальной замены пе­ренастраивать весь проект, возможность создавать любые отчетные формы по любым выборкам. Кроме того, наличие модуля Primavera Ex­pedition Express, работающего на платформе Palm (наладонный компь­ютер) позволяет в удаленном режиме вводить информацию о текущем положении дел в проекте.

Особенную функцию несет модуль Primavera Architect — база знаний по управлению проектами, хранилище типовых фрагментов гра­фиков, собственных наработок и отраслевых стандартов, называемых методологиями, создаваемых с использованием Primavera Methodology Manager.

Архитектура информационной системы управления проектами, построенной на базе Primavera

Методология концентрического управления проекта­ми

Увеличение количества компаний, деятельность которых связана с управлением одновременно многими проектами, привело к развитию новых методов и моделей проектного управления и совершенствованию программных продуктов, реализующих эти разработки.

В каждой компании существуют определенные, иногда значитель­ные, особенности управления проектами. Эти различия в рамках систе­мы управления проектами отражаются на уровне формирования кон­кретных управленческих процедур, схем согласования документов и т. д. Концепция интегрированной СУП может быть представлена рядом основных вариантов решений, которые составляют основу общей для самых разных предприятий методики внедрения и использования сис­темы управления проектами конкретного предприятия.

Использование интегрированной системы управления проектами предприятия подразумевает не только совместное использование инст­рументальных средств, но и особые формы и технологии управления, позволяющие вписать управление проектами в общую сферу деятельно­сти компании.

В современной компании управлять надо именно проектами, а не процессами или функциями. Сотни, а иногда и тысячи разных по объе­му и продолжительности проектов нацелены на то, чтобы улучшить ка­чество, снизить затраты, увеличить мощность, сократить время изготов­ления изделий, вывести новую продукцию на рынок — и все это ради достижения конкурентных преимуществ компании.

Традиционная система управления проектами хорошо подходила для однородных, независимых друг от друга крупных проектов. Для их выполнения создавалась команда по проекту, которая работала под ру­ководством управляющего проектом, занятого по этому проекту полный рабочий день. Члены команды никак не участвовали в другой деятель­ности корпорации.

Особенностью современного этапа является переориентация ком­паний выполнение многочисленных проектов различного масштаба. Персонал из разных подразделений выполняет задачи по проекту, и это занимает не более 5-10% от их недельной загрузки. Руководят проекта­ми менеджеры из разных подразделений. Работа по проекту выполняет­ся там, где присутствуют необходимые ресурсы.

Для управления компанией в изменившихся условиях нужна новая модель управления проектами, предусматривающая одновременную ко­ординацию и консолидацию данных, подчинение всех проектов общим целям компании при сохранении независимого управления отдельными проектами.

Компания Primavera Systems Inc. предложила новую методологию для управления проектами — концентрическое управление проектами Concentric Project Management или СРМ. Концентрическое управление проектами является логическим развитием методологии управления проектами на современном этапе.

По сравнению с традиционной методологией управления проекта­ми СРМ обеспечивает четыре важных преимущества:

• Визуализация данных. Каждый проект становится важным, а его результаты прозрачными для компании, все участники видят реальное состояние дел. Возрастает роль расписаний, команда проекта регулярно подводит итоги, чтобы знать, как изменить оставшуюся часть проекта, перераспределить ресурсы.

• Координация. Команда проекта понимает, что главная задача — сообща следовать стратегическим курсом компании. Если кто-либо отклоняется от общего направления, это немедленно вы­является, и принимаются эффективные меры. СРМ инициирует ведение диалога внутри компании.

• Усиление. Когда люди знают, что их работа является частью выполнения общей стратегической задачи, что их труд виден, возрастает отдача от каждого работника.

• Конкурентные преимущества. Улучшается процесс принятия решений, так как с помощью СРМ компромиссы становятся прозрачными. СРМ предоставляет специальные средства для анализа чувствительности и поддержки принятия решений, ко­торые помогают выбрать наиболее конкурентоспособный про­ект, обеспечивающий наибольшую прибыль на инвестирован­ный капитал.

СРМ — структурированный, интегрированный и масштабируемый подход к координации людей, команд и проектов.

Структурированный. Структура — приобретает особенное значе­ние, когда возрастает размер и сложность проектов или увеличивается их количество. Система управления проектами предполагает, что все проекты имеют одинаковую структуру и подчиняются общим правилам, используют одинаковые способы коммуникации. Именно общая струк­тура позволяет сопоставлять деятельность разных подразделений орга­низации и собирать детали многочисленных проектов в общую картину.

Интегрированный. Проекты рассматриваются в разрезе стратеги­ческой деятельности компании: результат и состояние работ по проек­там влияют на будущее всей компании.

Масштабируемый. Проекты могут быть очень большими и слож­ными, тогда они требуют профессиональных менеджеров для управле­ния. С другой стороны, проекты могут быть небольшими и управляться одним человеком от имени команды. Компании, которые используют единое программное обеспечение для управления проектами разного масштаба, обеспечивают своих менеджеров либо излишне усложнен­ным, либо маломощным инструментом. В рамках СРМ все менеджеры получают подходящие им инструменты.

Методология СРМ сквозного управления проектами компании реализуется с помощью современного поколения программных средств Primavera Systems Inc. и использования единой базы данных по проекту, к которой имеют доступ менеджеры всех уровней. Система СРМ позво­ляет менеджерам работать на своих рабочих местах и встраивать свои планы в общую картину без задержек во времени.

Программные продукты фирмы Primavera построены по модуль­ному принципу, обеспечивающему гибкость и высокую степень интег­рируемости этих продуктов.

Лидером являются продукты Primavera, представляющих собой набор автоматизированных средств планирования проектов, управления и контроля, а также исчерпывающие средства для интеграции данных с другими системами клиента. Продукты Primavera предназначены для проектно-ориентированных предприятий, ведущих большое количество взаимосвязанных проектов с общими ресурсами. Поэтому число от­дельных работ в проекте может доходить до миллиона, в этой системе используется современная клиент/серверная архитектура и промышлен­ные базы данных типа Oracle и MS SQL. Продукты Primavera могут ра­ботать в рамках одной корпоративной системы управления проектами не только за счет экспорта и импорта данных, но и благодаря широким возможностям интеграции как между собой, так и с другими корпора­тивными информационными системами.

5.2. Глобальные проектные данные

В Primavera Project Management определены две категории дан­ных — глобальные и проектные данные. Глобальные данные не зависят от конкретного проекта, а относятся ко всем проектам сразу и их изме­нение может затронуть все проекты предприятия. Проектные данные определяются в проекте и влияют только на данный проект. К глобальным проектным данным относятся:

• Проекты (Структура проектов предприятия EPS);

• Организационная структура предприятия OBS;

• Ресурсы (Структура ресурсов и ролей);

• Календари;

• Кодирование (Структура кодов);

• Отчеты (Структура отчетов и групп отчетов);

5.2.1. Структура проектов предприятия

Для управления большим количеством проектов и определения их по различным критериям на разные уровни служит иерархическая структура проектов предприятия EPS.

EPS позволяет управлять проектами или их группами независимо, при этом остается возможность суммирования и анализа данных всех проектов на верхнем уровне. Суммирование детальных данных проек­тов нижних уровней на верхнем уровне позволяет анализировать дан­ные в зависимости от уровня в EPS. Также EPS позволяет оценивать ре­сурсы в разрезе всех дочерних проектов и создавать отчеты по суммар­ным или детализированным данным для одного или всех проектов. Кроме того, координация и консолидация данных проектов, сгруппиро­ванных по уровням EPS и подчинение их общим целям организации, сохраняет независимость управления каждым из них. Структура проек­тов предприятия имеет вид, приведенный на рис.5.2-1.

Просмотр EPS

Рис.5.2-2. Диалоговое окно Структура проектов предприятия

Просмотр параметров элемента EPS

Чтобы увидеть информацию по элементу EPS, необходимо пока­зать форму в окне Структуры проектов предприятия и отобразить

элемент в таблице EPS. Для этого использовать соответст­венно для разворачивания или сворачивания структуры уровня в списке элементов EPS.

Отображение ответственного за элемент EPS

В таблице окна Структура проектов предприятия можно вывести не только краткую информацию по элементу EPS. Можно настроить

представление нажав кнопку на панели опций и выполнив команду Колонки — Ответственный (рис.5.2-3).

Отображение EPS в виде диаграммы

Иерархическая структура проектов предприятия может быть пока­зана в виде диаграммы. Для этого нажать кнопку 1Ш на панели опций и выполнить команду Диаграмма. Можно при необходимости скрыть форму EPS, выбрав из списка на панели опций команду Форма (рис.5.2-4, 5.2-5).

Рис.5.2-5. Результат выполнения команды Диаграмма.

Для изменения масштаба представления диаграммы необходимо при нажатой клавише Alt на клавиатуре нажать левую кнопку мыши и протащить ее в области диаграммы:

• вверх для уменьшения масштаба диаграммы;

• вниз для увеличения масштаба диаграммы.

5.2.2. Организационная структура компании

Организационная структура проекта (OBS) является иерархиче­ской структурой управления проектом и показывает отношения между участниками проекта.

Организационная структура проекта (OBS):

• создается на уровне предприятия;

• ее элементы назначаются на уровни EPS, проекты, пакеты работ структуры декомпозиции работ (WBS);

• позволяет контролировать доступ пользователей к информации соответствующего уровня.

• Элемент OBS, назначенный на соответствующий элемент, — это управляющий проектом или ответственный за все работы, которые включаются в элемент (уровень EPS, проект, пакет ра­бот WBS).

Просмотр OBS

Для просмотра организационной структуры предприятия (OBS) выполнить команду Общие — OBS. Окно Организационной структуры (рис.5.2-6).

Просмотр параметров элемента OBS

Отобразить элемент в таблице OBS. Для этого использовать ^

или ^' соответственно для разворачивания или сворачивания структуры уровня в списке элементов OBS. Затем выделить элемент в таблице OBS.

Параметры элемента структуры OBS отображаются на вкладках Формы OBS: Общее, Пользователи, Ответственность.

Отображение OBS в виде диаграммы

Организационная структура может быть представлена в виде диа­граммы. Для этого нажать кнопку на панели опций и выбрать коман­ду Диаграмма. При необходимости можно скрыть форму OBS, выбрав из списка на панели опций команду Форма OBS (рис.5.2-7).

Для изменения масштаба представления диаграммы необходимо при нажатой клавише Alt на клавиатуре нажать левую кнопку мыши и протащить ее в области диаграммы:

• вверх для уменьшения масштаба диаграммы;

• вниз для увеличения масштаба диаграммы.

5.2.3. Структура ресурсов

Под ресурсами подразумевается все, что необходимо для выпол­нения работ проекта — персонал (люди), оборудование (механизмы), материалы. Виды ресурсов:

• Трудовые (люди, персонал);

• Нетрудовые (оборудование, механизмы);

• Материалы

Ресурсы распределены по времени и используются для выполне­ния работ и/или проектов. Ресурсы могут быть организованы в иерархи­ческую структуру.

Перед разработкой структуры ресурсов целесообразно создать структуру ролей.

Роли — это знания или навыки ресурсов, которые могут быть ис­пользованы для упрощения назначения ресурсов при создании графика. Роли так же могут иметь иерархическую структуру.

Одному ресурсу может быть назначено несколько ролей. И наобо­рот, одной роли может быть назначено несколько ресурсов (рис.5.2-8).

Рис.5.2-8. Соотношение между понятиями Роли и Ресурсы.

Просмотр структуры ресурсов

Ресурсы предприятия являются глобальными данными и обычно представлены в виде иерархической структуры. Для просмотра структу­ры ресурсов выполнить команду Общие — Ресурсы.

В верхней части экрана отображается таблица ресурсов, в нижней части экрана отображается форма ресурса (рис.5.2-9). Параметры ресур­са можно просмотреть как в таблице ресурсов, так и в форме ресурса.

Для удобства просмотра структуры ресурсов нажать кнопку ыА на панели опций и выполнить команду Развернуть все или Свернуть все.

Часто для удобства работы с ресурсами требуется отображать данные только текущего проекта. Для отображения только ресурсов те­кущего проекта нажать кнопку 1Ш на панели опций и выполнить коман­ду Фильтр — Ресурсы текущего проекта. Для отображения всех ре­сурсов выполнить, соответственно, команду Фильтр — Все ресурсы (рис.5.2-10).

Для отображения полной иерархии ресурсов, нажать кнопку О на панели опций и выполнить команду Группировка и сортировка — По умолчанию.

Просмотреть параметры ресурса можно на вкладках формы ресур­са (рис.5.2-11). Чтобы перейти к нужной вкладке, необходимо выпол­нить щелчок по названию вкладки в форме.

Рис.5.2-11. Диалоговое окно для просмотра параметров ресурса. Вкладка Общее (рис.5.2-12).

Рис.5.2-12. Вкладка Общее

Отображается следующая информация:

• Идентификатор ресурса — ID ресурса;

• Название ресурса;

• Табельный номер ресурса (сотрудника);

• Должность;

Адрес электронной почты; Рабочий телефон; Доступен ли ресурс. Вкладка Подробно (рис.5.2-13).

Рис.5.2-13. Вкладка Подробно. Отображается следующая информация:

• Классификация ресурса (трудовой, нетрудовой или материал);

• Возможность сверхурочной работы (если ресурсу разрешена переработка, устанавливается флажок Разрешить переработ­ку, указывается коэффициент переработки

• Календарь ресурса, т. е. календарь, по которому работает вы­бранный ресурс;

• Интенсивность использования ресурса по умолчанию;

• Возможность расчета стоимости исходя из количества (флажок Рассчитать стоимость исходя из количества);

• Возможность автоматического расчета факта (флажок Автома­тический расчет факта).

Вкладка Количество и цены (рис.5.2-14).

• Периоды работы ресурса;

• Максимальная интенсивность потребления ресурса по перио­дам его работы;

• Расценка использования ресурса в единицу времени по перио­дам его работы.

В проекте интенсивность использования ресурсов может выра­жаться в процентном соотношении. Это означает, что если ресурс рабо­тает 8 часов день по стандартному 8-часовому календарю, то это анало­гично 100%; если же ресурс работает 16 часов в день, то это аналогич­но 200%:

Вкладка Роли (рис.5.2-15).

^Роли^а

• Отображаются комментарии по выбранному ресурсу. Просмотр ресурсов в виде Диаграммы

Иерархическую структуру ресурсов предприятия можно предста­вить и в виде диаграммы. В виде диаграммы можно просмотреть только все ресурсы структуры ресурсов. Для этого перейти в раздел Ресурсы. Нажать кнопку 1Ш на панели опций. Для отображения всех ресурсов структуры ресурсов выбрать команду Фильтр — Все ресурсы. Для отображения ресурсов текущего проекта выбрать команду Фильтр — Ресурсы текущего проекта. В таблице ресурсов отобразятся соответ­

ственно либо все ресурсы, либо только ресурсы текущего проекта (рис.5.2-17).:

Для отображения полной информации о ресурсах, нажать кнопку Ш на панели опций и выбрать команду Группировка и сортировка — По умолчанию (рис.5.2-18).

Для отображения структуры ресурсов в виде диаграммы нажать

Для изменения масштаба представления диаграммы ресурсов не­обходимо при нажатой клавише Alt на клавиатуре нажать левую кнопку мыши и протащить ее в области диаграммы:

• вверх для уменьшения масштаба диаграммы;

• вниз для увеличения масштаба диаграммы. Представление прямоугольников диаграммы ресурсов можно от­форматировать. Изменения возможны для:

• Шрифта и цвета диаграммы;

• Параметра форматирования прямоугольников диаграммы;

• Шаблона представления прямоугольников диаграммы.

Для того чтобы обратно перейти к отображению структуры ресур­сов в виде таблицы нажать кнопку IS на панели опций и выбрать ко­манду Табличное представление (рис.5.2-20).

Для отображения структуры ролей только текущего проекта на­жать кнопку 1Ш на панели опций и выполнить команду Фильтр — Ро­ли текущего проекта (рис.5.2-22). Для отображения всей иерархиче­ской структуры ролей нажать кнопку 1Ш на панели опций и выполнить команду Фильтр — Все роли (рис.5.2-22).

Для просмотра параметров роли ее необходимо выделить в таб­лице ролей (рис.5.2-23). Для отображения роли в таблице ролей исполь­зовать Ф или ^s соответственно для разворачивания или сворачивания структуры уровня в списке ролей, (рис.5.2.-24).

Рис.5.2-23. Диалоговое окно просмотра параметров роли. Параметры роли располагаются на вкладках формы ролей:

Вкладки формы ролей

• Идентификатор роли — ID роли;

• Название роли;

• Ответственности. Вкладка Ресурсы (рис.5.2-26):

Рис.5.2-26. Вкладка Ресурсы. Отображается информация о ресурсах, назначенных на данную

• Код и название ресурса;

• Квалификация;

• Является ли для выбранного ресурса эта роль основной (уста­новлен флажок — Основная роль).

5.2.5. Календари

Календари назначаются на работы и ресурсы с тем, чтобы опреде­лить время, на которое может быть запланировано выполнение работы и/или использование ресурса.

Определив длительность рабочего времени по дням недели и вы­ходные дни, пользователь рассчитывает расписание проекта. Например, определив для проекта 5-дневный календарь и имея длительность един­ственной (для упрощения примера) работы 20 дней получим после рас­чета расписания проекта его длительность в 28 календарных дней (с учетом выходных дней). Аналогично, определив для проекта 7-дневный календарь проекта (без выходных) получим 20 календарных дней.

Календари назначаются и на ресурсы. Рассмотрим ситуацию, ко­гда календарь проекта 7-дневный, работа имеет длительность 20 дней и на нее назначен один ресурс с 7-дневным календарем. Календарная дли­тельность проекта после расчета расписания в этом случае — 20 дней. При изменении календаря ресурса на 5-дневный (стандартная рабочая неделя с выходными) календарная длительность проекта составит 28 дней.

Таким образом, трудно переоценить важность настройки и назна­чений календарей на проект, работы проекта и ресурсы. Основные понятия, связанные с календарями:

• Рабочее время: Определяет, какие дни недели являются рабо­чими; Определяют количество рабочих часов в день.

• Нерабочее время: Используется для праздников, отпусков, пе­рерывов на обед, частичной занятости.

• Исключения: Используются для рабочих дней, которые перво­начально были определены, как нерабочие.

В Primavera Project Management определяются 3 типа календарей:

• Глобальные календари: Доступны для использования всеми проектами в базе данных

• Ресурсные календари: Доступны для назначения ресурсам.

• Календари проекта: Доступны для назначения работам теку­щего активного проекта.

Для назначения ресурсу можно выбирать глобальный или ресурс­ный календарь. Для назначения проекту можно выбирать глобальный или проектный календарь. При создании проектных и ресурсных кален­дарей в качестве шаблона, из которого копируются все настройки, ис­пользуются либо глобальный календарь, либо существующий ресурс­ный календарь

Таким образом, все ресурсные и проектные календари связаны с определенным глобальным календарем. Следовательно, любые измене­ния в глобальном календаре приводят к изменениям в ресурсных и про­ектных календарях, использовавших этот глобальный календарь в каче­стве шаблона при создании.

Просмотр календарей

Для просмотра календарей выполнить команду Общие — Кален­дари (рис.5.2-27). В окне Календари установить один из переключате­лей Глобальный, Ресурс или Проект, чтобы выбрать соответствующий тип календаря для просмотра.

РМ позволяет использовать коды проекта для организации проек­тов предприятия в группы по определенным категориям, таким как, на­пример, «Местоположение» и «Управляющие». В Primavera Priject Man­agement имеется возможность создания необходимого количества кодов для обеспечения требований фильтрации, сортировки и создания отче­тов в проектах.

Наличие иерархической структуры кодов проектов позволяет ис­пользовать этот мощный инструмент отображения данных, фильтрации, группировки, суммирования, особенно эффективно, когда проекты с одинаковыми свойствами расположены на разных уровнях организаци­онной структуры проектов предприятия.

Коды проекта являются глобальными данными для всего пред­приятия. При назначении кода проекта, он автоматически назначается на все виды работ проекта.

Для просмотра кодов проекта необходимо выполнить команду Общие — Коды проекта. В диалоговом окне Коды проекта открыть список категорий кодов проекта (рис.5.2-41).

Коды работ — это способ классификации работ согласно органи­зационным и проектным потребностям. Каждый код содержит одно и более значений, организованных в иерархическую структуру.

Коды работ могут быть:

• глобальными — доступными для всех проектов в базе данных;

• проектными — доступными для использования только в теку­щем проекте.

• Коды работ могут использоваться для:

• группировки работ в соответствии со значениями их кодов;

• выборки и суммирования работ;

• создания отчетов и графиков.

Для просмотра кодов работ необходимо выполнить команду Об­щие — Коды работ. В диалоговом окне Коды работ выбрать вид кодов работ — глобальные или проектные. Открыть список категорий кодов работ. В открывшемся списке выбрать категорию кодов работ (рис.5.2-42).

РМ позволяет классифицировать ресурсы, используя назначенные коды. Коды ресурса позволяют:

• фильтровать необходимые ресурсы для быстрого доступа;

• группировать ресурсы для анализа и суммирования данных в макетах и отчетах.

Коды ресурса являются глобальными данными для всего пред­приятия и могут иметь иерархическую структуру.

Для просмотра кодов работ необходимо выполнить команду Об­щие — Коды ресурса. В диалоговом окне Коды ресурса открыть список категорий кодов ресурса и в открывшемся списке выбрать категорию кодов ресурса (рис.5.2-43).

5.3. Особенности пользовательского интерфейса

Primavera Project Management имеет стандартный для всех подоб­ных систем графический интерфейс, но у этого продукта есть несколько дополнительных возможностей. Во-первых, это возможность группи­ровки и упорядочивания работ по различным признакам на разных уровнях детализации проекта, что позволяет представить информацию в более удобном виде для конкретной управленческой ситуации. Напри­мер, используя данные средства, всю информацию по проекту можно сгруппировать по фазе проекта на первом уровне иерархии, по ответст­венному ресурсу на втором и отсортировать по дате начала работ на третьем. При этом, для каждой группы могут быть заданы собственные цветовые схемы для текста и фона.

Во-вторых, возможность разбиения экрана по горизонтали на две части, каждая из которых может быть просмотрена независимо. Это да­ет возможность одновременно просматривать разные части проекта.

В-третьих, необычайная гибкость в настройках внешнего вида ок­на программы, возможность сохранять настройки в виде макетов и ме­нять пользовательское представление одним щелчком. При этом удоб­ство и персонификация настроек дополнено гибкой системой прав дос­тупа.

5.3.1. Использование и настройка стартового окна

После запуска программы открывается Стартовое окно Primavera Project management (рис.5.3-1).

1 Строка заголовка 2 Панель меню 3 Панель разделов 4 Панель навигации

5 Строка статуса Строка заголовка отображает информацию (рис.5.3-2) об откры­тых проектах (их идентификаторы и название):

Рис.5.3-2. Строка заголовка. Панель меню отображает элементы меню (рис.5.3-3).

Файл Правка Вид Проект Общие Сервис Настройки Помощь

Рис.5.3-3. Панель меню.

Панель разделов отображает кнопки, выбор которых производит переход в соответствующий раздел программы. Панель навигации ис­пользуется для удобства навигации (рис.5.3-4).

Для настройки того, что будет показано пользователю при очеред­ном старте программы (например, открывается определенный пользова­телем раздел), выполнить команду Правка — Настройки пользовате­ля. В диалоговом окне Настройки пользователя перейти на вкладку Приложение и выбрать из списка Стартовое окно приложения один из вариантов (рис.5.3-5).

Рис.5.3-5. Диалоговое окно Настройки пользователя.

5.3.2. Использование и настройка макетов

Макет — это комбинация видимых элементов, которые появля­ются на экране. В макете сохраняются все параметры и настройки ин­терфейса — начиная от отображения колонок в формах или в таблице данных, внешнего вида и отображения тех или иных линий на графике

Гантта, до размера и цвета шрифта, которым отображаются данные в окне программы или соотношения экранных размеров областей.

Настроенный макет можно сохранить для последующего его при­менения. С точки зрения пользователя, которому необходимо часто пе­реключаться между разделами и видеть разнородные данные, представ­ленные в специфическом виде для каждого случая, использование маке­тов представляется чрезвычайно полезным, мощным и гибким инстру­ментом настройки внешнего вида программы.

Открытие макета

Открыть проект и перейти в соответствующий раздел: Проекты, WBS, Работы. На панели опций нажать кнопку В и выполнить коман­ду Макет — Открыть (рис.5.3-6).

а квартиры онта квартиры Рис.5.3-6. Открытие макета.

В диалоге Сохранить изменения в макете выбрать действие. Обычно, если макет удачно настроен и пользователь не хочет менять общие настройки макета или по соображениям совместной работы тре­буется макет хранить в неизменном виде, используют команду Нет. При необходимости изменения в макете можно сохранить (рис.5.3-7).

Рис.5.3-7. Сохранение изменений в макете.

В диалоговом окне Открыть макет выделить открываемый макет. Используя кнопку Применить просмотреть изменения во внешнем виде интерфейса и при подтвердить выбор кнопкой Открыть (рис.5.3-8).

Рис.5.3-9. Диалоговое окно Сохранить макет как.

В диалоговом окне Сохранить макет, как задать (рис.5.3-10): • название макета;

при необходимости изменить пользователя, для которого со­храняется макет (по умолчанию используется текущий пользо­ватель), выбрать в списке Доступен параметр Другой пользо­ватель, в диалоговом окне Выбрать пользователя выделить

пользователя и нажать кнопку И для завершения выбора:

Рис.5.3-10. Диалоговое окно Выбрать пользователя.

5.3.3. Использование форм

В макетах нижняя часть, которая отображается по желанию поль­зователя, называется формой. Формы отображаются во всех разделах и в большинстве диалоговых окон. Большая часть информации может быть введена в полях форм. Внешний вид, и состав колонок в форме со­храняются в макете.

Отображение форм в разделах

Пользователь может настроить форму для каждого раздела. Для
этого необходимо перейти в требуемый раздел. На панели опций нажать
кнопку В и выполнить команду Показать внизу—Форма макета
(рис.5.3-11). _____________________________________________

•+ Развернуть все Ctrl+Num + |°^с,;вь|

Рис.5.3-11. Диалоговое окно Показать внизу—Форма макета.

Удобно использовать кнопки панели инструментов (рис.5.3-12).

Рис.5.3-12. Использование кнопок панели инструментов для команды Пока­зать внизу—Форма макета.

Отображение форм в диалоговых окнах

Открыть диалоговое окно. (Например, диалоговое окно Органи­зационная структура (OBS), выполнив команду Общие — OBS). На панели опций диалогового окна нажать кнопку В и выполнить команду Форма — (в нашем примере OBS).

Изменение размера формы

Для изменения размеров подвести курсор мыши к разделительной линии и удерживая нажатой левую кнопку мыши протащить вверх/вниз до нужной высоты.

Вертикальное соотношение размеров таблицы работ и формы из­менится (рис.5.3-13).

Добавление/удаление закладок в форме

В форме работ можно отобразить разное количество закладок. Все закладки не чаще всего не помещаются целиком на экране монитора, поэтому их количество регулируют.

Для добавления или удаления закладок в форме перейти в требуе­мый раздел: Проекты / WBS / Работы. Правой кнопкой мыши на фор­ме вызвать контекстное меню и выбрать команду Настроить форму проекта / Настроить форму WBS / Настроить форму работы соот­ветственно (рис.5.3-14).

Портфель: Все проекты |Польз-ль: karpova |Текущая дата: 24-Фев-05 | Доступ: Совмести

Рис.5.3-14. Настройка закладок в форме работ.

В левом списке Доступные закладки диалогового окна Форма выделить одну или несколько закладок, которые требуется отображать в

форме. Нажать кнопку Н для переноса закладок в правый список Вы­бранные закладки (или выполнить в левом списке двойной щелчок по названию закладки). Для удаления закладок использовать обратные кнопки (рис.5.3-15, 5.3-16). Для контроля настройки можно щелкнуть кнопку Применить, а убедившись в правильности настроек — ОК:

Рис.5.3-16. Удаление закладок в форме работ.

5.4. Экспорт и импорт данных.

Экспорт и импорт проектных данных позволяет обмениваться проектными данными в виде файлов между участниками проекта, рабо­тающих на разных компьютерах (нет общей базы данных), между соис­полнителями (подрядчиками), имеющих собственные базы данных, для архивирования или создания резервной копии. Возможно, это еще один способ «отката», возврата к предыдущим данным при работе с Prima-

vera P3e, поскольку в версии 4.1 программа не поддерживает множест­венную отмену действий.

Экспорт проектных данных

Для выполнения экспорта проекта для передачи его в виде файла требуется открыть проект, данные которого экспортируются, и выпол­нить команду Файл — Экспорт. Стартует Мастер экспорта.

На первом шаге необходимо указать формат экспорта и нажать кнопку Далее (рис.5.4-1).

Рис.5.4-1. Диалоговое окно Формат экспорта.

На втором шаге выбрать тип данных для экспорта и нажать кноп­ку Далее. Важно отметить, что при выборе Проект сохраняются и на­значенные ресурсы (роли). При импорте сохраненного файла иерархи­ческая структура назначенных ресурсов и назначения ресурсов в исход­ной базе данных восстанавливаются (рис.5.4-2).

Рис.5.4-2. Диалоговое окно Тип экспорта.

На третьем шаге выбрать проекты для экспорта — в поле Экспорт взвести флажок напротив названия проекта (если открыты несколько проектов, то указываются в таблице проектов те, данные которых необ­ходимо экспортировать), нажать кнопку Далее (рис.5.4-3).

Рис.5.4-3. Диалоговое окно Проекты для экспорта.

На четвертом шаге нажать в поле Имя файла кнопку 3, чтобы указать место сохранения документа. В диалоговом окне Сохранить

файл найти папку, ввести название сохраняемого файла и нажать кноп­ку Сохранить (рис.5.4-4).

|^^|рианты д... 08-Июн-04 29-3 [к

Рис.5.4-4. Диалоговое окно Сохранить файл

Нажать кнопку Финиш в Мастере экспорта и дождаться оконча­ния процесса экспорта. В любой момент можно изменить параметры экспорта, вернувшись на предыдущие шаги.

Импорт проектных данных

Для того, чтобы импортировать данные в базу данных из внешнего
файла выполнить команду Файл — Импорт. После старта Мастера
импорта на первом шаге выбрать формат импорта данных и нажать
кнопку Далее (рис.5.4-5). ______________________________

Импорт

На втором шаге выбрать тип импортируемых данных и нажать
кнопку Далее (рис. 5.4-6).________________________________

Импорт

Рис.5.4-6. Диалоговое окно Тип импорта.

На третьем шаге нажать в поле Имя файла кнопку HJ, чтобы ука­зать месторасположение импортируемого файла. В диалоговом окне Выберите импортируемый файл: найти импортируемый файл, нажать кнопку Далее (рис.5.4-7).

Рис.5.4-7. Диалоговое окно Выберете импортируемый файл.

На четвертом шаге настроить параметры импорта:

из списка Импорт выбрать вариант действия (рис.5.4-8):

Рис.5.4-8. Диалоговое окно Настройки импорта проекта.

• Щелкнуть в поле Импорт в. В диалоговом окне Выберите EPS

для добавления выбрать уровень в структуре проектов, в кото­рый необходимо импортировать проект, затем Далее (рис.5.4-9).

Рис.5.4-9. Диалоговое окно Настройки импорта проекта

На пятом шаге при необходимости изменить настройки процедуры импорта или настроить макет, нажать кнопку Далее (рис.5.4-10):

Рис.5.4-10. Диалоговое окно Обновить опции проекта.

На шестом шаге нажать кнопку Финиш. Дождаться окончания процедуры импорта. В любой момент можно изменить параметры им­порта, вернувшись на предыдущие шаги.

Использование и настройка внешнего вида программы

Внешний вид окна программы представлен несколькими областя­ми с инструментальными панелями и центральной частью. Центральная часть обычно разделена по горизонтали на две части — верхняя ото­бражает таблицу работ и/или календарно-сетевой график, а нижняя по­казывает форму (рис.5.4-11).