Назначение и состав интегрированных офисных пакетов на примере Microsoft Office

В настоящее время наблюдается тенденция к созданию интегрированных пакетов – так называемых «настольных офисов», или офисных систем, которые вмещают в себя возможности текстовых и графических редакторов, средств обработки таблиц и создания презентаций, электронной почты и некоторых других программных средств. Наличие большого числа программ для выполнения в сущности одинаковых операций – создание и обработка данных обусловлено наличием трех основных видов информации: числовой, текстовой и графической. Для хранения информации чаще всего используют базы данных, которые позволяют соединять все эти виды данных в единое целое. Кроме того, большое развитие получили редакторы звуковой и видео - информации, эти виды информации становятся неотъемлемой частью большинства баз данных.

Главной отличительной чертой, позволяющей определять набор программ как интегрированный офисный пакет, является единственный интерфейс пользователя, общий для всех программ, входящих в пакет. Это позволяет использовать схожие приемы при работе с различными приложениями данного пакета, что уменьшает затраты на обучение пользователя.

Основную часть любого офисного пакета составляют следующие программы:

- текстовый редактор;

- редактор таблиц;

- СУБД.

Кроме того, в пакет могут входить и другие программные продукты. Состав различных пакетов офисных программ можно сравнить, рассмотрев таблицу 1. В ней приведены сравнительные характеристики нескольких наиболее распространенных на сегодняшний день пакетов программ.

Рассмотрим их подробнее.

Таблица 1

Самым популярным из представленных интегрированных пакетов программ для офиса является Microsoft Office 2000 (или его ранняя версия Microsoft Office 97).

Основные составляющие данного программного продукта:

- текстовый редактор Microsoft Word;

- редактор таблиц Microsoft Excel;

- система управления базами данных Microsoft Access;

- личный информационный менеджер Microsoft Outlook;

- программа Microsoft Binder для работы с подшивками документов;

- средство создания презентаций Microsoft Power Point.

3.5.1 Microsoft Word

Данная программа является текстовым редактором, обеспечивающим пользователю широкие возможности по созданию и редактированию различных документов.

Ввод и последующая правка текста осуществляется непосредственно с клавиатуры в диалоговом режиме. При этом пользователь может использовать большой набор функций данной системы: использование различных шрифтов и форматов текста, возможности переноса части текста из одного места в другое (в том числе и другой текстовый документ), вставка таблиц и других объектов.

Для работы с файлами в Microsoft Word существуют различные функции:

- создание нового файла;

- открытие для редактирования уже существующих файлов;

- сохранение файлов в различных форматах (виде документа Word 97, Word 6.0, WordPerfect, текстового файла, файла HTML и пр.);

- печать файлов с возможностью предварительного просмотра и установка желаемых параметров страниц (ширина полей, размеры бумаги и пр.);

- возможность просмотра нескольких последних открытых документов;

- возможность отправки редактируемого файла по сети через программу Microsoft Outlook или в виде факса.

Редактирование текста осуществляется с помощью следующих функций Microsoft Word:

- выделение, копирование и вставка нужного фрагмента;

- вставка объектов, не являющихся текстом в формате Microsoft Word;

- вставка в документ номеров страниц, даты и времени, сносок, специальных символов и пр.;

- возможность нахождения, перехода замены нужного слова текста, строки, раздела, страницы и пр.;

- возможность повтора или отмены последнего действия, произведенного с текстом.

Возможности форматирования текста в Microsoft Word позволяют создавать документы различных стилей и назначения. Для этого в программе существуют следующие функции:

- изменение параметров шрифтов (выбор самого шрифта, его размера, начертания, интервалов между символами и пр.);

- изменение параметров абзаца (выбор способа выравнивания текста, установка отступов и межстрочных интервалов, определение положения абзацев на странице);

- возможность набора текста в виде различных списков или в несколько колонок;

- выбор стиля документов из библиотеки стилей или определение собственного стиля;

- изменение цветов фона, шрифта и линий

Кроме перечисленных возможностей программа предлагает некоторый набор сервисных функций, таких как:

- проверка орфографии и грамматики, в том числе фоновая – по мере введения текста;

- подбор синонимов слов (пункт меню «Тезаурус»);

- расстановка переносов в тексте документа;

- определение статистических данных документа (число символов, слов, строк, абзацев, страниц);

- работа с макросами и шаблонами документов;

- другие сервисные функции.

Также в программе имеется большой набор функций по работе с таблицами и графикой, система помощи (справочная система).

Таким образом, программа Microsoft Word является одним из наиболее удобных средств создания и редактирования текстовых документов.

3.5.2 Microsoft Excel

Данная программа позволяет работать с данными, представленными в виде таблиц и диаграмм. Она находит большое применение при выполнении бухгалтерских, экономических и инженерных расчетов.

Программа Microsoft Excel позволяет реализовывать следующие функции:

- создание и редактирование электронных таблиц;

- форматирование, оформление и печать таблиц (с возможностью предварительного просмотра);

- создание документов, состоящих из нескольких таблиц, в которых применяются одинаковые формулы;

- построение и редактирование графических диаграмм;

- работа с таблицами как с базами данных (сортировка, выбор данных по запросу);

- создание итоговых и сводных таблиц;

- статистическая обработка данных;

- решение задач типа «что – если» путем подбора параметров;

- работа с макросами, изменение настроек среды;

- возможность работы совместно с программой Microsoft Outlook для отправки данных по сети.

Следует отметить, что в Microsoft Excel многие функции более усовершенствованы по сравнению с другими редакторами таблиц. Кроме того, существует возможность работы с массивами данных, что обеспечивает гибкость и удобство при работе с таблицами.

Рассмотрим подробнее структуру программной среды в Microsoft Excel.

Обрабатываемые этой программой таблицы состоят из столбцов и строк. Строки нумеруются цифрами, а столбцы обозначаются буквами. Место пересечения столбца и строки называется ячейкой. Каждая ячейка имеет свой уникальный адрес, складывающийся из обозначения соответствующих столбца и строки, например, ячейка A1,B5,H9 и т.п.

Электронная таблица может состоять из одного или нескольких листов, которые объединяются в один файл и называются книгой. В книгу также можно поместить и другие документы: лист диаграмм, лист макросов.

Диаграмма является графическим отображением связей между данными электронной таблицы. Она позволяет показать количественное отношение между заданными величинами.

Макрос(или макро таблица) представляет собой последовательность команд, которые пользователь постоянно применяет в работе. Использование макросов позволяет автоматизировать выполнение части операций. Это помогает облегчить и ускорить создание и редактирование таблицы.

Таким образом, Microsoft Excel работает с четырьмя типами документов:

- лист;

- книга;

- диаграмма;

- макросы.

Программа позволяет работать как с отдельными ячейками, так и с группами ячеек, объединенных в блоки. Имена ячеек, входящих в блок разделяются двоеточием. Как правило, ячейки объединяются в блоки для выполнения процедур копирования, удаления, перемещения, вставки и пр.

В ячейки электронной таблицы могут быть введены различные типы данных: текст, цифры, формулы от текста. Например, для задания некоторой информации как текстовой она заключается в кавычки.

Формулой в Microsoft Excel является некоторое выражение, состоящее из числовых переменных и арифметических операций. Формула вводится в специальное поле (строка ввода) и всегда начинается со знака (=). В качестве переменных в формулу могут входить адреса ячеек, функции и другие формулы. Например: =B7/C25 или =A4*8. Адреса в формулах используются для обращения к соответствующим ячейкам. Таким образом, введенные один раз значения могут многократно использоваться в различных местах таблицы. Причем при изменении значения некоторой ячейки автоматически произойдут изменения и в тех формулах, в которых содержится ссылка на ячейку (ее адрес). В ячейке, в которой находится формула, виден только результат вычислений. Сама формула отображается в строке ввода, когда ячейка становится активной.

Функцияминазывают стандартные запрограммированные формулы, которые позволяют выполнить некоторые часто встречающиеся арифметические операции. Например: СУММ(А1;А2) – суммирует аргументы, МАКС(В1;В2;В3) – вычисляется максимальное значение, ПОВТОР(текст, число) – повторяет текст заданное число раз, и т.д.

Для наглядности изображения данных электронные таблицы могут сопровождаться графиками или диаграммами. Microsoft Excel включает в себя большой набор функции для работы с графическим представлением данных электронных таблиц. Имеется возможность выбора из 14 различных типов диаграмм. При этом каждый из этих типов имеет несколько разновидностей.

Создавать диаграмму в Microsoft Excel можно с помощью Мастера диаграмм. Эта функция позволяет последовательно, по шагам пройти весь процесс построения диаграмм. При использовании Мастера диаграмм можно просмотреть любой тип диаграммы и выбрать наиболее подходящий для данного случая.

Представление данных в виде диаграмм позволят наглядно представить числовые данные и осуществлять их анализ по нескольким направлениям.

Также необходимо отметить, что в Microsoft Excel реализованы те же сервисные функции работы с файлами, что и в Microsoft Word. Кроме того, существуют дополнительные функции редактирования, форматирования представленных данных, учитывающие особенности работы с таблицами.

Таким образом, использование программы Microsoft Excel позволят значительно упростить работу тех специалистов, которым часто приходится иметь дело с табличными данными.

3.5.3 Microsoft Access

Данная программа является системой управления базами данных. Она предоставляет пользователю удобный инструмент для создания и редактирования баз данных различного содержания.

При работе с Microsoft Access сведения из различных источников объединяются в одной реляционной базе данных.

Программа позволяет работать со следующими типами объектов:

— таблицы;

— запросы;

— формы;

— отчеты;

— макросы, модули, события.

В окне базы данных можно работать со всеми ее объектами. Для просмотра объектов определенного типа следует выбрать соответствующую вкладку (например, «Таблицы»). С помощью кнопок справа можно открывать и изменять существующие объекты и создавать новые.

В Microsoft Access, прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты, необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.

Таким образом, должны быть пройдены этапы проектирования базы данных:

— определение цели создания БД;

— определение таблиц, которые должна содержать БД, определение необходимых в таблицах полей;

— задание индивидуального значения каждому полю;

— определение связей между таблицами;

— обновление структуры БД;

— добавление данных и создание других объектов БД (запросы, макросы и пр.);

— использование средств анализа.

Таблицы. В базе данных, созданной с помощью среды Microsoft Ассеss, сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц между ними устанавливаются связи. Таблица хранит сведения по конкретному вопросу, например, таблица «Товары» содержит данные только о товарах, а таблица «Поставщики» — только о компаниях, поставляющих товары. Для того чтобы данные не дублировались и не происходило ошибок при их выдаче, необходимо распределить данные разного рода по разным таблицам. Данные в таблице организованы в столбцы (называемые полями) и строки (называемые записями).

В режиме таблицы добавляются, редактируются или просматриваются табличные данные. Также имеются функции проверки орфографии и печати табличных данных, фильтрации и сортировки записей. Можно изменить внешний вид таблицы или ее структуру, добавив или удалив столбцы. В режиме конструктора таблицы можно создать целую таблицу, добавляя новые поля или удаляя и настраивая существующие поля таблицы. Настройка таблиц также производится в режиме конструктора путем добавления или переименования полей, указанием типа данных, определения ключа, установки свойств поля.

Запросы.Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, создается запрос. Запросы позволяют обновить или. удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления. Кроме того, запросы используются в качестве источника данных для форм и отчетов.

Наиболее часто используется запрос на выборку. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке (в виде таблицы).

Для создания запроса следует в режиме конструктора выбрать таблицы или запросы, содержащие нужные данные, и заполнить бланк запроса. Выбранные при этом поля, тип сортировки и условия отбора определяют набор данных, который будет показан в режиме таблицы.

Для создания запросов также можно воспользоваться Мастером запросов.

В Microsoft Access существуют перекрестные запросы, которые вычисляют сумму, сред нее значение, число элементов и значения других статистических функций, группируя данные и выводя их в компактном виде, напоминающем электронную таблицу.

Перекрестный запрос создается с помощью соответствующего мастера или в конструкторе запросов. В бланке запроса указывается, значения каких полей будут использоваться в вычислениях или в качестве заголовков строк и столбцов.

Формы. Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет.

Большая часть данных, представленных в форме, берется из таблицы или запроса. Другая информация, не связанная ни с таблицей, ни с запросом (графические элементы, поясняющий текст и пр.), хранится в макете формы.

Для создания связи между формой и записями таблицы, являющейся источником данных формы, используются графические объекты, называемые элементами управления. Чаще всего для отображения и ввода данных используется поле.

Эффективность формы повышается посредством добавления в нее разделов. Формы могут содержать следующие разделы: заголовок, верхний колонтитул, область данных, нижний колонтитул, примечание.

Верхний колонтитул отображается в верхней части каждой страницы, но только при печати или в режиме предварительного просмотра.

Заголовок формы печатается в верхней части первой страницы и содержит название формы.

Область данных содержит данные из таблиц.

Отчеты. Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет. Например, можно создать и напечатать отчет, группирующий данные и вычисляющий итоги, или отчет для распечатки почтовых наклеек.

Отчет — гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать. С помощью отчета имеется возможность вывести необходимые сведения в том виде, в котором требуется. Например, сгруппировать записи по дате исполнения, представить данные на диаграмме, вычислить итоговое значение и пр.

Больше всего сведений в отчете берется из базовой таблицы, запроса пли инструкции SQL (Structured Query Language — структурированный. язык запросов), являющихся источниками данных для отчё-та. Другие сведения вводятся при разработке отчета. Так, заголовок отчета и заголовки столбцов задаются на макете отчета. Итоговые значения вычисляются также с помощью выражений, которые были заданы на макете отчета.

Для создания связи между отчетом и его исходными данными применяются элементы управления. Ими могут быть поля, содержащие имена или числа, надписи для заголовков, декоративные линии, для графического оформления отчета.

Вся информация в отчете разбивается па разделы, каждый из которых имеет специальное назначение. Эти разделы аналогичны разделам формы. При печати разделы располагаются на страницах в определенном порядке: заголовок отчета, верхний колонтитул, область данных (данные из таблиц), нижний колонтитул, примечание.

В режиме конструктора на экране отображается макет каждого раздела в одном экземпляре. При печати некоторые разделы могут неоднократно повторяться. Элементы управления, такие как надпись и поле, находящиеся в разделе, определяют местоположение информации в отчете.

Отчет с группировкой данных позволяет вычислить итоговые значения для групп, а также представить информацию в удобном для использования виде.

Для группировки записей в отчете необходимо установить свойства в окне «Сортировка и группировка».

В отчете можно создавать до 10 уровней группировки записей. Если данные группируются по нескольким полям или выражениям, то формируется несколько уровней группировки. По первому полю или выражению создается первый и самый приоритетный уровень, по второму — следующий уровень и т. д.

Макросы, модули, события. Макрос — набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, например, открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач.

Модулем называется набор объявлений и процедур на языке Visual Basic для приложений, собранных в одну программную единицу. Существует два основных типа модулей: модули класса (модули форм и модули отчетов) и стандартные модули. Последние содержат общие процедуры, не связанные ни с каким объектом. Также они могут содержать часто используемые процедуры, которые могут быть запущены из любого окна базы данных.

Событием называется определённое действие, которое возникает в определенном объекте (или производится над этим объектом). Так к событиям относятся: нажатие кнопки мыши, изменение данных, открытие пли закрытие форм и т. л. Обычно события возникают вследствие действий пользователя. С помощью соответствующих процедур обработки события пли специального макроса пользователь может определить собственные желаемые отклики на события, происходящие в форме, отчете или элементе управления.

3.5.4 Microsoft Outlook

Данная программа представляет собой личный информационный менеджер, который позволяет управлять данными персонального компьютера. Эта программа основывается на продуктах Microsoft Exchange Client — клиент электронной почты и Microsoft Schedule - персональный менеджер расписаний. Однако она не является просто их новой версией или объединением. По сравнению с указанными программными средствами Microsoft Outlook — это принципиально новый тип приложения, интегрированный персональный информационный менеджер. Программа позволяет удобно организовать данные на персональном компьютере, предоставлять их для совместного пользования и поддерживать связь с другими пользователями.

Применение Microsoft Outlook предоставляет пользователю следующие возможности:

— управление данными личного и служебного характера (сообщениями электронной почты, файлами, сведениями о встречах и пр.);

— организация коллективного использования данных в рамках группы с помощью электронной почты, планирование работы группы, выделение общих папок и пр.;

— подключение и пользование услугами Интернет;

— настройка Microsoft Outlook программными методами.

Для реализации указанных возможностей в Microsoft Outlook имеются следующие средства управления данными:

— электронная почта (папка «Входящие»);

— персональный календарь;

— личный органайзер (папка «Контакты»);

— дневник;

— заметки;

— файлы;

— общие инструментальные средства.

Таким образом, программа Microsoft Outlook представляет собой удобное и простое в использовании средство управления информационными ресурсами пользователя.

3.5.5 Microsoft Binder

Данная программа предоставляет пользователю возможность собрать водной папке несколько разнородных документов, относящихся к одной теме или проекту. Так, можно поместить в документ отчет в формате Microsoft Word, несколько таблиц в формате Microsoft Excel , относящихся к данному отчету, и презентацию Microsoft PowerPoint . После этого доступ к объединенным документам значительно упрощается — достаточно просто запустить соответствующий файл Microsoft Binder.

Программа обеспечивает выполнение и других полезных функций. Например, документы, входящие в одну подшивку, можно печатать со сквозной нумерацией. Также возможен вывод единых колонтитулов для нескольких разных документов. Кроме того, Microsoft Binder позволяет в режиме предварительного просмотра пролистать все документы, входящие в подшивку.

Таким образом, Microsoft Binder является удобным средством для работы с массивами документов различных типов, объединенных единой темой.