Прикладное программное обеспечение решение управленческих задач

3.4.1 Состав функционального программного обеспечения

Одной из наиболее важных проблем, с которыми приходится сталкиваться при создании АРМ специалистов, является определения состава функционального программного обеспечения. С помощью правильного подбора ФПО достигается ориентация на конкретного специалиста и соответствующий круг задач, что способствует наиболее полной и эффективной реализации функции каждого сотрудника.

Рассмотрим основные группы программных средств, используемых для автоматизации наиболее часто встречающихся функции, выполняемых сотрудниками. К подобным программным средствам относят следующие:

- системы подготовки текстовых документов (текстовые редакторы и настольные издательские системы);

- системы обработки финансово-экономической информации

(табличные редакторы и другие подобные программы);

- системы управления базами данных);

- система управления проектами;

- личные информационные системы (органайзеры);

- Web-браузеры;

- системы интеллектуального проектирования и совершенствование систем управления;

- системы обработки изображений документов;

- системы оптического распознавания символов;

- системы управления документами и организации электронного документооборота.

3.4.2 Системы подготовки текстовых документов

Системы подготовки текстовых документов подразделяются на текстовые редакторы (текстовые процессоры) и настольные издательские системы, которые различаются числом и масштабом выполняемых функций. Все типы систем подготовки текстовых документов позволяют быстро вводить информацию, редактировать ее, сами осуществляют поиск ошибок, помогают подготовить текст к распечатке, а также выполняют ряд других функций. Использование данных программных средств позволяет значительно повысить производительность труда сотрудников, участвующих в составлении различных видов документов. Примером такого программного средства может служить текстовый редактор Microsoft Word из пакета Microsoft Office.

Издательские системы применяются при создании печатной продукции: для оформления журналов и книг, красочных рекламных буклетов. Издательские системы позволяют готовить к печати и печатать на высококачественных лазерных принтерах, а также выводить на фотонаборные автоматы сложные документы, требующие высокого качества печати.

Для создания материала небольшого объема с иллюстрациями, диаграммами, графиками, с использованием в тексте различных красочных шрифтов удобны системы, обычно применяемые для подготовки небольших журналов и газет. Примером такой системы может служить Aldus PageMaker.

Другой тип издательских систем подходит для создания крупных объемных документов, например, книг. Одной из распространенных систем подобного типа является Ventura Publisher.

Издательские системы любого типа используются в основном для осуществления такой важной операции, как верстка. Это понятие означает разбивку текста по страницам определенного формата, вставку рисунков, оформление различных участков текста соответствующими шрифтами и т.п. Для осуществления верстки издательские системы оптимально подходят. Однако при этом в удобстве набора и редактирование текста они уступают текстовым редакторам. Поэтому процесс подготовки к печати сложных документов обычно состоит из двух этапов: набор текста в текстовом редакторе и последующее оформление с помощью издательской системы.

Среди множества полезных функций, которыми обладают издательские системы, можно выделить следующие: использование огромного количества видов шрифтов, которые отображаются на экране так же, как и при печати; широкие возможности при редактировании изображений, наборе формул, вставке таблиц и пр.

Следует отметить, что современные текстовые редакторы значительно приблизился по набору функций к издательским системам. Так, например, редактор Microsoft Word позволяет вставлять в документы таблицы, рисунки, формулы и обладает рядом других полезных функций, которые более подробно будут рассмотрены в дальнейшем.

3.4.3 Системы обработки финансово-экономической информации.

Системы обработки финансово-экономической информации используют при работе с числовыми данными (характеристика экономических и финансовых процессов) для составления на их основе аналитических обзоров и иных документов.

К таким программным средствам относят табличные процессоры, специализированные бухгалтерские и банковские программы (для внутри банковских и межбанковских расчетов), специализированные программы финансово-экономического анализа и планирования.

Должностные обязанности многих специалистов зачастую связанны с обработкой различных таблиц, так как большинстве случаев экономическая информация представляется виде табличных документов. Специальное ПО для работы с таблицами (например, Microsoft Excel) помогает создавать подобные документы. Такие программы очень удобны и широко применяются, так как сами пересчитывают все итоговые и промежуточные данные при изменении исходных параметров.

3.4.5 Системы управления базами данных

Специалистам часто приходится работать с большими объемами данных с целью поиска различных сведений, необходимых для подготовки документов. Для облегчения такого рода работы были созданы системы управления базами данных (СУБД).

База данных (БД) – совокупность специально организованных и логически управляемых данных.

Организация базы данных требует предварительного построения логической модели данных. Ее основное назначение – систематизация информации по содержанию, структуре, объему, взаимным связям, а также отражения свойств информации с учетом потребностей конечных пользователей.

Логическая модель строится в несколько этапов с постепенным приближением к оптимальному для данных условий варианту. Эффективность такой модели зависит от того, насколько близко она отображает изучаемую предметную область. К предметной области относятся объекты (документы, счета, операции над ними и пр.), а также характеристики данных объектов, их свойства, взаимодействие и взаимное влияние.

Таким образом, при построении логической модели данных сначала выявляют те объекты, которые интересуют пользователей проектируемой БД. Затем для каждого объекта формулируются характеристики и свойства, достаточно полно описывающие данный объект. Эти характеристики будут в дальнейшем отражены в базе данных как соответствующие поля.

Логическая модель данных строится в рамках одного из трех подходов к созданию баз данных. Выделяют следующие виды логических моделей базы данных:

- иерархическая;

- сетевая;

- реляционная.

Иерархическая модель представляет собой древовидную структуру, которая выражает связи подчинения нижнего уровня высшему.

Сетевая модель отличается от предыдущей наличием также и горизонтальных связей.

Реляционная модель представляет хранимую информацию в виде таблиц, над которыми возможно выполнение логических операций (операции реляционной алгебры). В настоящий момент этот вид моделей получил наибольшее распространение. Это связанно со сравнительно простой реализацией, четкой определенностью отношений между объектами, простотой изменения структуры БД.

После построения логической модели базы данных осуществляется ее привязка к конкретным программам и техническим средствам, реализующим данную БД. Полученная в результате модель называется физической моделью базы данных.

Удобство работы с базой данных, получение необходимой информации из хранимых в БД массивов данных и т.п. обеспечивается наличием продуманной и корректно реализованной системой управления базами данных.

Система управления базами данных (СУБД) – это совокупность средств и методов сбора, регистрации, хранения, упорядочивания, поиска, выборки и представления информации в БД.

СУБД позволяет хранить большие объемы информации и быстро находить нужные данные. При работе с традиционной бумажной картотекой сотруднику постоянно приходится иметь дело с большим объемом данных. При этом на практике карточки очень часто бывают отсортированными не по тому признаку, который необходим в данный момент. Использование СУБД значительно упрощает задачу поиска необходимых данных, причем пользователь неограничен в выборе критериев поиска.

Примером подобной системы может служить Microsoft Access.

3.4.6 Web-браузеры и программы для работы с электронной почтой.

Для работы многих специалистов необходима самая разнообразная и оперативная информация из различных областей знаний. В настоящее время основным информационным ресурсом для получения данных является сеть Интернет. Для работы с ней применяют специальные средства - Web-браузеры, позволяющие самую разнообразную информацию по всему миру.

В современных управленческих процессах одно из центральных мест принадлежит оперативному обмену информацией. По некоторым оценкам, обмен данными занимает до 95% времени руководителя и до 53% времени простых специалистов. Связи с этим программные средства электронной почты получили в наше время широкое распространение в работе всех типов организаций. Использование электронной почты гарантирует доставку за 1-2 минуты на любое расстояние, в любую страну, 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, 365 дней в году с уведомлением о вручении и с уведомлением о прочтении. Кроме того, электронная почта позволяет осуществлять рассылку документов внутри организации, отправлять, получать и обрабатывать сообщения с различных рабочих мест и даже проводить совещания специалистов, находящихся на значительном расстоянии друг от друга.

3.4.7 Экспертные системы.

Многие специалисты в соответствии со своими должностными обязанностями заняты составлением различных аналитических материалов (справок, обзоров и других подобных документов). Кроме того, специалисты принимают ответственные решения, последствия которых важны для всего управленческого процесса. Чтобы сделать выполнение этих функций наиболее быстрым, эффективным и легким, используются экспертные системы.

Назначение экспертных систем – помощь сотрудникам выполнить качественный анализ исходных данных в определенной области и принимать обоснованные и взвешенные решения.

Экспертные системы представляют собой особый класс автоматизированных информационных систем, которые проводят анализ, выполняют классификацию, ставят диагноз и выдают консультации. Они воспроизводят при анализе схему рассуждения человека - эксперта – рассуждения, опирающиеся на не формальные правила, используемые в целях повышения эффективности решения конкретной задачи.

Экспертные системы не только выполняют необходимые функции, но и на каждом шагу могут объяснить пользователю причину той или иной рекомендации и последовательность анализа. В отличие от человека, у экспертных систем нет предубеждений, они не делают поспешных выводов, не поддаются влиянию внешних факторов. Такие системы работают методично, систематизировано, рассматривая все детали, выбирая оптимальную альтернативу из всех возможных. Несомненным преимуществом экспертных систем является и то, что содержащиеся в них знания сохраняются навсегда, как бы обширны они не были.

Теоретически экспертные системы по мере своего развития и расширения должны проходить следующие уровни.

Ассистент» - система освобождает сотрудника от рутинной и однообразной аналитической работы, позволяя заниматься только самыми важными и требующими творческого решения вопросами.

«Коллега» - система участвует в решении проблем на равных с сотрудником, общение между ними представляет собой постоянный диалог.

«Эксперт» - уровень знаний системы во много раз превосходит уровень знания сотрудника, так как знания системы постоянно пополняются при помощи наиболее компетентных экспертов.

Как третий, так и второй уровни экспертных систем пока недостигнуты и имеются значительные трудности при их реализации.

В настоящее время реально применяются экспертные системы первого уровня, которые облегчают работу сотрудникам и помогают сделать ее более эффективной и быстрой. Такие системы накапливают знания и опыт наиболее квалифицированных экспертов-аналитиков

Экспертные системы, в основе которых лежат знания и опыт высококвалифицированных экспертов, позволяют специалисту с обычной квалификацией решать различные аналитические задачи, требующие высокого уровня знаний, практически также успешно, как это делают сами эксперты. Таким образом, уникальный индивидуальный опыт отдельных и немногочисленных экспертов становится доступным многим пользователям.

3.4.8 Системы управления документами и электронного документооборота.

Для автоматизации поиска, управления и хранения электронных документов различных форматов используются системы управления документами. Современные программные продукты этого типа позволяют производить над документами самые разнообразные операции.

С помощью ЭВМ формируются платежные поручения, приходно-расходные кассовые ордера, накладные и другие первичные экономические документы.

На российском рынке предлагается достаточное число программных продуктов, позволяющих автоматизировать обработку документов.

Одним из распространенных программных продуктов такого типа является «1C: Электронный документооборот». Эта программа предназначена для автоматизации движения потоков документов, циркулирующих в организации, а также для обработки и хранения. Она позволяет создавать шаблоны и бланки документов, устанавливать правила их заполнения, определять маршрутные схемы движения документов внутри организации и пр. Также с ее помощью можно осуществлять контроль за работой исполнителей, обеспечивать защиту данных конкретного пользователя, автоматизировать большую часть рутинных операций, выполняемых сотрудником в процессе подготовки документа.

Многие операции выполняются автоматически, например, автоматически осуществляется контроль за документами, находящимися в работе, а также прием документов.

Программа позволяет настраивать маршрут прохождения документов. При этом для каждой точки маршрута можно установить право просмотра или редактирование документа, а также указать точки, в которых происходит рассылка копий документа другим пользователям.

Наличие справочника позволяет хранить информацию об иерархической структуре подразделений организации, поддерживать информационный обмен между начальниками и подчиненными, составлять списки рассылки документов и пр.

3.4.9 Другие программные средства.

Системы подготовки рецензий.

Системы подготовки презентаций (например, Microsoft PowerPoint) используются работающие на АРМ специалистами для создания предназначенных для демонстрации текстовых и графических материалов. Качественно подготовленные презентации, дополненные необходимой видео- и аудиоинформацией, все чаще демонстрируются на переговорах, конференциях и других мероприятиях. Это позволяет сделать информацию наглядной и запоминающейся.

Системы управления проектами.

Системы управления проектами предназначены для управления материалами, техническими, финансовыми, кадровыми, информационными и другими ресурсами. Программные средства такого типа используются при реализации различного типа масштабных проектов.

Личные информационные системы.

Личные информационные системы предназначены для информационного обслуживания конкретного специалиста. Такие программные средства используются специалистами для планирования личного времени, напоминая о наступлении сроков выполнения заранее запланированных мероприятий, ведение персональных электронных записных книжек. Возможно также ведения журнала телефонных переговоров, персональных карточек или подобные функции. В пакете Microsoft Office их выполнение обеспечивает программа Microsoft Outlook.

Системы интеллектуального проектирования.

Системы интеллектуального проектирования и совершенствования управления предназначены для использования так называемых CASE - технологий (Computer Aid System Engineering), предназначенных для автоматизированной разработки проектных решений по созданию и совершенствованию систем организационного управления.

Системы обработки изображений и оптического распознавания символов.

Системы обработки изображений документов используются для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов текстовых документов. Однако такие программные средства применяются, как правило, только в организациях, работающих с большим объемом текстовых документов.

Системы оптического распознавания символов практически всегда используются вместе с системами обработки изображений документов. Они позволяют перейти от графического файла к текстовому, что значительно сокращает его объем и позволяет производить его редактирование как текста.