Журнал регистрации мемориальных ордеров

Затем на основании мемориальных ордеров производят записи по счетам синтетического учета в Главной книге, которая строится с разбивкой дебета и кредита по каждому корреспондирующему счету и выглядит следующим образом.

Счет 50 «Касса»

Данные МО переносятся в конце отчетного периода в Оборотную ведомость по счетам синтетического учета. И производится сверка итогов этой ведомости и журнала регистрации МО.

Параллельно с записями на счетах синтетического учета ведутся карточки аналитического учета. Набор карточек аналитического учета, систематизированных по определенному критерию, образует соответствующую картотеку. На основании ее данных, в конце отчетного периода, формируется Оборотная ведомость по счетам аналитического учета, итоги которой сличаются с итогами, учтенными на соответствующем синтетическом счете в Оборотной ведомости синтетического учета.

Последним этапом преобразования информации является формирование бухгалтерского баланса и друг форм отчетности.

Рис.3. Информационная модель мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета.

Положительным является то, что мемориально-ордерная форма учета отличается строгой последовательностью учетного процесса, простотой и доступностью учетной техники, при ней широко используются стандартные формы аналитических регистров. Кроме того, при ней легко осуществлять разделение работы между квалифицированными и менее квалифицированными работниками.

Недостатками мемориально-ордерной формы учета являются:

- трудоемкость учета, вызываемая прежде всего многократным дублированием одних и тех же записей (в мемориальном ордере, регистрационном журнале, синтетических и аналитических регистрах);

- отрыв аналитического учета от синтетического (разделенные регистры учета), громоздкость аналитического учета, он часто отстает от синтетического учета;

- формы регистров часто не содержат показателей, необходимых для контроля, анализа хозяйственной деятельности и составления отчетности. В связи с этим учет имеет сравнительно низкое познавательное значение, а для составления отчетности приходится дополнительно производить выборку и группировку данных текущего учета.

ЖУРНАЛЬНО-ОРДЕРНАЯ ФОРМА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

На фоне мемориально-ордерной она является, безусловно, рациональной и компактной. Она основана на использовании интегрированных учетных регистров – журналов-ордеров.

Отличительными признаками журнально-ордерной формы учета являются:

- применение для учета хозяйственных операций журналов-ордеров, запись в которых ведется только по кредитовому признаку;

- совмещение в ряде журналов-ордеров синтетического и аналитического учета, что ведет к ликвидации отставания аналитического учета от синтетического. Самостоятельный аналитический учет ведется лишь по тем счетам синтетического учета, для детализации которых необходимо множество аналитических счетов, используемых, например, для пообъектного учета основных средств, складского учета материалов, товаров, готовой продукции, расчетов с персоналом по оплате труда и др. Благодаря указанным преимуществам исключается многократность бухгалтерских записей, дублирование данных сводится к необходимому минимуму путем совмещения аналитического учета с синтетическим.;

- объединение в журналах-ордерах синтетической записи с хронологической;

- отражение в журналах-ордерах хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления отчетности;

- сокращение количества записей за счет рационального построения журналов-ордеров и Главной книги, следовательно, уменьшение учетной работы.

Журнал-ордер представляет собой учетный регистр шахматной структуры, применяемый для регистрации хозяйственных фактов в хронологическом порядке и ведения синтетического и аналитического учета на бухгалтерских счетах. Особенностью ведения ЖО является аккумулирование и группировка учетной информации по кредиту одного или нескольких близких по определенным классификациям синтетических счетов, обороты которых учитываются в данном регистре, в корреспонденции с дебетом соответствующих бухгалтерских счетов. Дебетовые обороты счетов, корреспондирующих с кредитуемым счетом, учитываются в других ЖО. Тем самым устраняются повторные бух записи, характерные для вариантов Мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета. Иначе говоря, суммы записываются лишь однажды, но при этом формируются обороты как по дебету, так и по кредиту счета. ЖО имеют свои индивидуальные номера и открываются на текущий месяц. Кредитовый признак позволяет установить причины экономических событий.

Схема журнально-ордерной формы бухгалтерского учета:

Данные первичных документов либо непосредственно, либо через накопительные и группировочные ведомости по счетам синтетического учета заносятся в журналы-ордера. При значительном объеме первичных документов сведения из них записываются в накопительные ведомости и систематизируются в сводно-группировочных регистрах. А при небольшом объеме – непосредственно в ЖО. Соответственно записи в ЖО производятся по мере поступления первичных документов или по итогам накопительных и сводно-группировочных ведомостей.

Каждому журналу-ордеру присваивают определенный постоянный номер. Этот номер зафиксирован в «Перечне типовых регистров единой журнально-ордерной формы счетоводства» (Приложение № 2 к письму МинФина РФ от 24.07.1992г. №59):

1) журнал-ордер № 1 - по кредиту счета 50

2) журнал-ордер № 2 - по кредиту счета 51

3)журнал-ордер № 3 - по кредиту счета 55, 56, 57

4) журнал-ордер № 6 - по кредиту счета 60

5) журнал-ордер № 7 - по кредиту счета 71

… В журналы-ордера производят только кредитовые записи того синтетического счета, операции которого учитываются в данном журнале. Операции, по которым счет дебетуется, будут записаны в Главную книгу. Тем самым исключается дублирование оборотов по корреспондирующим счетам. Месячные итоги каждого журнала-ордера показывают общую сумму кредитового оборота счета, и суммы дебетовых оборотов каждого корреспондирующего с ним счета. Кредитовый признак позволяет установить причины экономических событий .

Хозяйственные операции записывают в журналы-ордера по мере их совершения и оформления документами. По счетам денежных средств - «Касса», «Расчетный счет», и «Валютный счет» одновременно с журналами-ордерами (по кредиту этих счетов) составляются ведомости по их дебету, т.к. эти средства предприятия требуют особого контроля за их движением.

Журнал - ордер № 1 по кредиту счета 50 «Касса» в дебет счетов за ноябрь

Итоги учетных регистров по окончании месяца заносят в Главную книгу. Главная книга открывается на год. На каждый счет отводится один лист (иногда 2, тогда 2-й используется как вкладной к основному).

Главная книга. Счет № 50 « Касса»

В главной книге показываются вступительное (начальное) сальдо, текущие обороты и исходящее (конечное) сальдо по каждому синтетическому счету. Запись текущих оборотов в Главную книгу является одновременно и регистрацией учетных данных, отраженных в журналах-ордерах.

Обороты по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету - в корреспонденции с кредитуемыми счетами.

Проверка правильности записей, произведенных в Главной книге, осуществляется подсчетом сумм оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а так же дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.

Бухгалтерский баланс и другие формы отчетности составляют по данным Главной книги, журналов-ордеров и вспомогательных к ним ведомостей.

Большое значение для пользования документами и регистрами имеет порядок их хранения. На всех первичных документах указываются номера регистров, в которые они записаны, и номера записей (срок). Документы группируются по отношению к журналам-ордерам и накопительным ведомостям.

На каждую группу документов имеется отдельная папка на месяц. При небольшом количестве можно иметь одну папку на год.

Журналы-ордера и ведомости хранятся отдельно от первичных документов. На каждый вид регистра открывается папка на год, по каждому виду деятельности отдельно.

При всех положительных чертах журнально-ордерной формы бухгалтерского учета, недостатком ее являются громоздкость и сложное построение некоторых регистров.

Особенно это не удобно для небольших предприятий, хотя «Рекомендациями по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства» (приложение №1 к письму МинФина РФ от 24.07.1992г. № 59) предусмотрено некоторое упрощенное для небольших предприятий этой системы учета, но в условии это проблемы учета для малых предприятий не решает. Поэтому существует следующая форма бухгалтерского учета.

УПРОЩЕННАЯ ФОРМА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА НА МАЛЫХ ПРЕДПРИЯТИЯХ

Простой вариант упрощенной формы бухгалтерского учета без использования учетных регистров (см. стр. 133) регистров рекомендуется принять в том случае, когда на малом предприятии совершается незначительное количество хозяйственных операций (как правило, не более ста в месяц) и содержанием хозяйственного процесса не является сфера материального производства, т.е. не имеет место выпуск продукции и выполнение отдельных видов работ, оно может вести учет всех хозяйственных операций только в Книге - журнале) учета этих операций

по следующей форме: