Справка - документ информационного характера, составляемый в порядке уточнения, подтверждения, опровержения каких-либо фактов.

Акт - документ, составленный несколькими лицами для подтверждения фактов, событий, состояний, имеющих юридическое значение.

Текст акта, как правило, должен состоять из двух частей: вводной и констатирующей. Вводная часть включает указание на основания составления и составителей акта (лиц, присутствующих при его составлении). Как правило, акт составляется коллегиально (не менее 2-х человек), но может быть составлен и уполномоченным должностным лицом в присутствии иных лиц.

При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются их инициалы, фамилии и должности. Если акт составляется комиссией, то первым указывают фамилию председателя комиссии, а затем фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. Текст акта заканчивается указанием количества экземпляров составленного акта и места их нахождения. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в установлении фактов или событий.

Справка - документ информационного характера, составляемый в порядке уточнения, подтверждения, опровержения каких-либо фактов.

Справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание (например, о состоянии исполнительской дисциплины среди личного состава). Дату или отрезок времени, к которым относятся сведения, фиксируемые в справке, выделяют из текста в отдельный реквизит и помещают перед текстом справки. Эти сведения могут быть включены и в заголовок к тексту. Если справка составляется по нескольким вопросам, текст разделяют на разделы и перед каждым из них указывают заголовок. Справки, предназначенные для вышестоящего должностного лица внутри одного органа (подразделения), подписываются составителем. Справка, составляемая по указанию вышестоящего органа, подписывается руководителем органа внутренних дел (подразделения), от которого она исходит.

Помимо соблюдения изложенных правил составления и оформления документов, рационализация документирования предполагает сокращение объемов текстов документов за счет их типизации.

Большое количество однотипных ситуаций, встречающихся в деятельности органов внутренних дел, позволяет использовать для их описания одни и те же тексты с небольшими изменениями. Такие тексты называются типовыми. Бланки документов, включающие в себя фрагменты типового текста, называются трафаретными (бланками постановлений, повесток, протоколов, приказов и пр.).

В заключении необходимо отметить важность такого процесса как документирование в органах внутренних дел. Большое значение имеют правила оформления реквизитов, определяющих юридическую силу документов, правила оформления документов при использовании технических (печатных) средств и устройств; правила и технология составления документа, которые включает в себя правила оформления документов, требования к бланкам документов.

В заключении необходимо отметить важность соблюдения всех установленных правил, что призвано повысить качество документирования, и обеспечить юридическую силу документа.

Вопрос 3. Понятие и содержание документооборота. Его характеристика, как составной части документационного обеспечения управления.

Увеличение объемов и сложность выполняемых органами внутренних дел функций объективно обуславливают рост документационных потоков, поэтому важное место в системе делопроизводства в территориальных ОМВД России занимает документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Ответственность за организацию документооборота возлагается на начальника органа внутренних дел и руководителя канцелярии (начальника по организации делопроизводства и режима) ОВД.

Документооборот осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки документации.

Количество документов, в том числе и в деятельности органов внутренних дел год от года увеличивается.

Документооборот характеризуется количеством документов и их распределением по потокам (входящие, исходящие и внутренние). Основным принципом рациональной организации документооборота является прохождение документов по наиболее короткому пути, с ограничением возвратных движений документов, с минимальными затратами времени и труда, что способствует оперативному выпол­нению задач, стоящих перед органами внутренних дел. В силу объективных причин, в ОВД этот принцип не всегда применяется.

Данные, полученные в ходе включенного наблюдения деятельности делопроизводственных подразделений ОВД показывают, что, например, на этапе предварительного рассмотрения документов у работника делопроизводственной службы, отвечающего за этот участок, часто возникают вопросы: об определении подразделения, службы или сотрудника ОВД, к компетенции которого относится исполнение документа; о доведении или не доведении документа до сведения руководителя ОВД. Подобные затруднения возникают из-за того, что работники подразделений по организации делопроизводства и режима часто не имеют необходимых знаний о структуре органа внутренних дел, о функциональных обязанностях их сотрудников. Для разрешения таких вопросов приходится обращаться к более компетентным сотрудникам, отрывая их от работы или докладывать документы непосредственно начальнику ОВД, загружая его излишней информацией. Часто начальники ОВД, не полагаясь на работников канцелярии, лично рассматривают почти все поступающие документы, дабы не допустить ошибки при определении исполнителя и не вызвать лишних возвратных передвижений документа по инстанциям. Поэтому, входящие документы проходят излишне многоступенчатый маршрут, что свидетельствует о завышенном количестве должностных лиц, рассматривающих документ, нерациональном построении схемы прохождения документов.

Одним из важных условий рациональной организации документооборота в органах внутренних дел является четкая постановка регулярной доставки документов, осуществляемая службой курьерской связи. В настоящее время должности курьеров сведены до такого минимума, который в условиях постоянного нарастания потоков документации не соответствует существующим потребно­стям документооборота. Это приводит к значительному увеличению сроков доставки документов, образованию «завалов» и «залежей» корреспонденции в подразделенияз по организации делопроизводства и режима ОВД. Сделанный вывод подтверждается результатами социологического опроса, где на вопрос о повышении скорости движения документов, 30% ответов показали, что необходимо четко организовать отправку и доставку документов.

В сложившейся ситуации, сотрудники нередко сами доставляют документы, не прибегая к услугам пересылки через делопроизводственную службу. Это, в частности, объясняется очень низкой долей численности вспомогательного персонала. Например, его доля в общей численности управленческого персонала составляет в нашей стране всего лишь 1,8% против 2,8% в США. Трудно заподозрить эту страну в расточительности, скорее такой подход диктуется стремлением освободить квалифицированных работников от простой работы Следствием указанных проблем является нарушение четкости документооборота, снижение в несколько раз уровня оперативности исполнения документов.

В органах внутренних дел отдел фельдъегерской службы осуществляет доставку и отправку документации:

- всех секретных и несекретных документов за подписью руководства МВД, адресованных органам государственной власти Российской Федерации;

- срочной корреспонденции за подписью руководства МВД, подлежащей доставке адресатам, расположенным в границах г.Москвы;

- корреспонденции из центрального здания МВД (ул.Житная,16) в его подразделения, расположенные по другим адресам, и обратно.

Вся корреспонденция отделом фельдъегерской службы принимается к доставке только в законвертованном виде. Передача корреспонденции отделу фельдъегерской службы производится по реестрам. Доставка корреспонденции отделом фельдъегерской службы осуществляется по маршрутам и графикам, разработанным этим отделом и согласованным с МВД.

Пересылка документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" производится фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также с курьерами. Отправляемые документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" должны быть вложены в конверты из плотной бумаги либо упакованы. На упаковке (конверте) указываются адреса и наименование (открытое или условное) получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением отметки "ДСП" после каждого номера. На конверте, упаковке документов с пометкой "Для служебного пользования" запрещается указывать фамилии и должности руководителей и сотрудников.

Порядок оформления и передачи (пересылки) совершенно секретных и секретных документов, спец.изделий, технической, товаросопроводительной и перевозочной документации, а также документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования" за границу или представителям иностранных учреждений, организаций и фирм регламентирован специальными положениями.

К возрастанию документооборота также приводит огромное количество форм отчетности (официальной и неофициальной). Отмечается значительный прирост документов, направленных МВД России в подчиненные органы внутренних дел. Например, в первом полугодии 2013г. из 33,5 тыс. документов, ушедших на места, лишь 7 тыс. подготовлены во исполнение решений Президента, Правительства, руководителей МВД, а остальные (26,5 тыс.) обязывали предоставить письменные отчеты по различного рода запросам. В результате с мест поступило 96,5 тыс. документов, причем значительная часть ответов являлись, по сути, формальными отписками.

В большинстве органов внутренних дел сохраняется отсталая технология сбора, хранения и обработки информации. Существующие в канцеляриях ОВД информационно-поисковые массивы в подавляющем большинстве представлены регистрационными журналами: входящих и исходящих документов, ведомственных нормативных актов, по письменным обращениям граждан и другими. Использование журнальной формы регистрации документов не отве­чает современным требованиям построения информационно-поисковых массивов: поиск и обработка нужной информации занимает большое количество времени и даже требует специальных навыков поиска. Более удобные карточная и электронные формы регистрации документов в органах внутренних дел практически не используются, так как эти технологии предполагают наличие знаний по их построению и использованию, ряда материальных затрат.

Ряд недостатков в организации делопроизводства, ведет к огромным потерям рабочего времени, 95% работников подразделений по организации делопроизводства и режима остаются на работе сверхурочно. В итоге, это приводит к неэффективности функционирования всей системы делопроизводства в ОВД. Подобные проблемы не способствуют оперативному прохождению документов, в частности, в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц и оказывают отрицательное влияние на весь процесс функцио­нирования ОВД.

В документообороте выделяется пять основных стадий движения документа: прием и первоначальная обработка (прием корреспонденции, вскрытие конвертов и ознакомление с содержанием документов, сортировка, регистра­ция и передача, рассмотрение документов руководителями и нало­жение резолюций); исполнение (подготовка проектов документов или составление черновика, техническое исполнение, согласование и визирование, подписание и размножение документов - при необходимости); контроль за исполнением документов в срок; отправка корреспонденции (простановка адреса, конвертование, сдача корреспонденции); хранение документов с одновременным обеспечением условий их быстрого нахождения соответственно запросам. Ответственность за организацию документооборота возлагается на начальника ОВД и начальника подразделения делопроизводства и режима.

Вся документация в ОВД делится на три документопотока: входящие (поступающие) документы, исходящие (отправляемые) документы и внутренние документы. Количество документов всех потоков за год составляет объем документооборота органа внутренних дел. Величина документооборота показывает загруженность управленческого аппарата. В целом, объем документооборота позволяет рассчитать необходимую численность делопроизводственного персонала, эффективность применения средств автоматизации и механизации делопроизводства.

В органах внутренних дел, входящий документ проходит следующие этапы: прием, регистрацию, рассмотрение руководителем органа внутренних дел или руководителями соответствующих подразделений, передачу исполнителям, исполнение, поверку исполнения, регистрацию исполненного документа, подготовку и отправку по назначению.

Корреспонденция поступает в МВД России по почте, по каналам связи, доставляется курьерами, фельдсвязью, работниками МВД и посетителями.

Поступающая в адрес МВД по почте корреспонденция принимается централизованно - экспедицией фельдсвязи.

Корреспонденция, адресованная Министру внутренних дел Российской Федерации, его заместителям, а также МВД России, без указания конкретного подразделения МВД, доставляется экспедицией фельдсвязи и регистрируется в общем (первом) отделе Аппарата Министра2. Корреспонденция, адресованная непосредственно в конкретные подразделения МВД, доставляется фельдсвязью и регистрируется в секретариатах данных подразделений.

Корреспонденция, адресованная руководству МВД с пометкой "Срочно", "Вручить немедленно", а также корреспонденция, поступившая из федеральных органов исполнительной власти после окончания рабочего дня, сдается экспедицией фельдсвязи в Приемную Министра. Дежурный Приемной Министра регистрирует документы в пакетно-контрольном журнале.

Прием документов включает: проверку правильности его доставки; проверку сохранности упаковки (пакета, конверта); вскрытие конвертов; проверку правильности вложений.

Поступившая в общий отдел корреспонденция вскрывается, за исключением пакетов, имеющих пометку "Лично". Такие пакеты регистрируются без вскрытия и передаются адресату или уполномоченному на то сотруднику. Пакеты, имеющие специальный литер "М" или "МВ", вскрываются уполномоченным сотрудником первого отдела и докладываются руководству МВД России. После подготовки резолюции и ознакомления руководства МВД такие документы направляются адресату или уполномоченному на то сотруднику Управления мобилизационной подготовки МВД России.

При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах. Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в общем отделе или секретариате, второй приобщается к поступившему документу, а третий посылается отправителю.

При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится отметка "Документ получен в поврежденном виде". Конверты от вложенных в них документов не уничтожаются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые (например, рекламные сообщения).

Регистрация поступивших документов производится в общем отделе или секретариате подразделения с вводом информации о них в технологическую базу данных автоматизированной системы "Секретариат" (при наличии), журнал учета входящих документов или учетную карточку. На зарегистрированных документах в нижней левой части оборотной стороны последнего листа основного документа проставляется регистрационный штамп с заполнением соответствующих реквизитов.

При регистрации поступившего документа в автоматизированной системе "Секретариат" в электронную карточку вводятся необходимые данные о документе и одновременно распечатываются учетные карточки документа, которые вместе с документом направляются по назначению. При заполнении регистрационной карточки на документ, имеющий гриф секретности, его содержание излагается без указания секретных сведений. Данные о зарегистрированных документах хранятся в автоматизированной системе "Секретариат" не менее 5 лет.

Зарегистрированная в общем отделе (секретариате) корреспонденция распределяется на потоки, направляемые:

- руководству подразделения МВД;

- в подразделения МВД;

- отдельным исполнителям.

Корреспонденция докладывается руководителю подразделения МВД, как правило, в день ее поступления.

Руководители Аппарата МВД докладывают поступившие документы Министру или передают их через Секретариат руководства МВД для рассмотрения заместителями Министра, как правило, в день их поступления.

На прямоточность движения и скорость доставки документов конкретному исполнителю особое влияние оказывает квалифицированное предварительное рассмотрение и распределение документов. Для того чтобы выполнить эти операции качественно, требуется информация о функциях структурных подразделений и служб органа внутренних дел, распределение функциональных обязанностей между их исполнителями. Работнику делопроизводственной службы, занимающемуся предварительным рассмотрением и распределением документов необходимо обладать определенными знаниями для эффективного выполнения указанных операций. Его задачи - освободить руководителя от излишнего потока документов и обеспечить распределение документов именно в те структурные подразделения и тем сотрудникам, которым они пред­назначены.

Количественные и качественные параметры документооборота. Этапы движения и порядок обработки документов.Кроме объема и содержания документопоток характеризуется наличием определенной структуры, которая тесно связана с назначением документопотока с целью его функционирования. На основе структурных признаков, осуществляется классификация документов в органе, формируется справочная база по документам органа.

Документы движутся в органе не хаотично, а в определенных направлениях. Направление документопотока – еще одна характеристика, важность которой бесспорна. На направление документопотока влияет способ оценки документов и способ удостоверения документов. В соответствии с этими факторами документы, например, направляются на ознакомление, согласование, утверждение. Направление документопотока зависит от сути конкретной технологической стадии обработки документа в нем. Так, входящие документы подразделяются на документы, подлежащие регистрации и документы, которым регистрация не требуется.

Количество документов всех потоков, поступающих в орган и созданных в нем за определенный период, составляет объем документооборота органа. Это основная характеристика документооборота. В зависимости от этого объема и выбирается, как правило, организация формы делопроизводства (секретариат, канцелярия и т.д.). Также объем играет важную рол при выборе системы документооборота, автоматических средств делопроизводства, при оценке необходимого для эффективной работы персонала, а также для определения его реальной загруженности.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в организации, регламентируются инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями их работников. При рационализации документооборота руководствуются положениями, выработанными практикой делопроизводства и совершенствования организации управленческого труда.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:

- прием и первичная обработка документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация документов;

- порядок движения внутри документов внутри органа (подразделения), включая информационно-справочную работу, доведения документов до исполнителей, контроль за их исполнением, прохождения согласования и подписания проектов документов;

- обработка исполненных и отправляемых документов.

Официально понятия этапы документооборота не существует, можно сформулировать его как порядок движения документов в органе. По существу этапы документооборота – это сформулированные поэтапно общие правила организации документооборота.

При применении электронного документооборота службой документационного обеспечения управления (самостоятельно, либо совместно со службой автоматизации) разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в организацию.

Прием и первичная обработка документов.Первому этапу предшествует доставка документов в организацию, которая осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

Поступившие документы на бумажных носителях проходят пер­вичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы документационного обеспечения управления. Вся корреспонденция и документы, поступающие в орган (подразделение), должны проходить начальную централизованную обработку. Этим занимается обычно один из специально выделенных сотрудников ДОУ. Сначала проверяется правильность адреса доставки и целостность упаковки. В случае, если корреспонденция доставлена ошибочно, ее возвращают на почту или пересылают адресату. При получении корреспонденции в поврежденной, вскрытой или вызывающей сомнения упаковке необходимо провести особенно тщательную проверку на наличие механических повреждений, а также полноту присланных документов и приложений к ним. В случае сомнений в целостности вложений, сотрудники службы ДОУ, составляют перечень дефектов, дефектов, выявленных при приеме корреспонденции, если выявленные дефекты существенны, составляется акт, который прилагается к документам и передается для принятия решения по существу и утверждения.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»). После этого конверты либо уничтожаются, либо прикрепляются к документам, если:

- на конверте есть обратный адрес и фамилия отправителя, который нет в документе;

- документ не датирован, и дата устанавливается по почтовому штемпелю;

- документ с просроченным сроком исполнения.

Заключение

Значение делопроизводства в деятельности органов внутренних дел определяется также и тем, что вся работа их сотрудников по установленным направлениям носит, как правило, удостоверительный характер. Нет сомнений в том, что письменное документирование большинства видов деятельности органов внутренних дел останется неизбежным в ближайшем будущем, а документальная информация сохранит решающую роль, особенно в решении уголовно-процессуальных, административно-процессуальных и иных правовых вопросов, так как документы служат способом закрепления и доказательства заключенной в них информации. Преимущество подобной фиксации информации определяется достаточной надежностью ее хранения, юридической значимостью, практически неисчерпаемой емкостью и другими свойствами.

В последние годы в органах внутренних дел все интенсивнее развиваются информационные процессы: неуклонно возрастает скорость передачи сообщений, увеличиваются объемы передаваемой информации, ускоряется обработка информации, увеличивается объем добываемой новой информации и ускоряется ее внедрение, растет техническая оснащенность управленческого труда, что неизбежно влечет качественные изменения в обработке и использовании документов. Четко организованная работа с документацией, образующейся в деятельности органов внутренних дел, рациональная постановка делопроизводства, систематическое совершенствование этой работы приобретают все большую актуальность и имеют большое влияние на эффективность управления ОВД.

Можно сделать вывод, что для эффективной организации делопроизводства в настоящее время необходимо: создать оптимальную оргструктуру делопроизводственной службы в ОВД, упорядочить документационные потоки, усовершенствовать систему контроля исполнения документов, информационно-поисковые системы, максимально автоматизировать и механизировать делопроизводство используя возможности современной компьютерной и организационной техники.

2 Далее - "общий отдел".