Заходи для підготовки форми № 3 для бюджетування

· Виділити дебіторську заборгованість (розділити виручка на передоплату і надходження за продукцію, відвантажену раніше).

· Усунути статті чисто фіскального походження.

· Деталізувати найбільш важливі статті оплати рахунків.

· Привести у відповідність з формою плану капітальних (первісних) витрат статті, що відбивають капітальні витрати і фінансові вкладення.

· Виділити позицію, що відбиває повернення позик і кредитів.

· Передбачити облік грошових сурогатів.

Залишок коштів на початок періоду відображає по підприємству і відокремлених структурних підрозділах кошти на їхніх поточних рахунках на початок відповідного періоду. Для структурного підрозділу без власних поточних рахунків залишок є тією частиною коштів, що залишає в його розпорядженні підприємство (незнижуваний норматив кінцевого сальдо, установлюваний менеджерами) для фінансування операційних витрат і капітальних витрат на майбутній період. При визначенні вступного сальдо в перший раз (у початковий період бюджетування, за новим проектом) базою для нормативу може бути узятий середній за минулі періоди залишок коштів підприємства в цілому, розподілений між бізнесами за обраним критерієм (пропорційно прямих витрат, обсягу товарної продукції, чисельності персоналу, фонду основної заробітної плати і т.д.). Цей незнижуваний залишок коштів є орієнтиром при визначенні розмірів зовнішнього фінансування й інших джерел балансування надходжень коштів і їхнього використання в даний бюджетний період.

Розділ ”Надійшло грошове розпорядження засобів – усього” показує, скільки коштів повинно надійти на поточний рахунок і в касу в майбутні періоди від реалізації продукції і послуг (без ПДВ, тобто приблизно до обсягу чистого нетто-виручку від реалізації в бюджеті доходів і витрат). При такому підході не виникає проблема обліку для фінансового планування ”не відшкодований” ПДВ по статті ”Оплата рахунків за сировину і матеріали” у розділі бюджету ”Спрямовано коштів”.

При цьому окремо показують надходження за продукцію у формі передоплати (продажу) за готівку (коли оплата надходження коштів збігається з періодом відвантаження продукції, наприклад, відвантаження і надходження коштів здійснюються в ту саму декаду) і надходження за відвантажену раніше продукцію (коли період чи оплати надходження коштів не збігаються з періодом відвантаження продукції).

Розмір дебіторської заборгованості можна вважати ще одним важливим показником, встановлюваним і контрольованим у БРГК. При цьому потрібно мати на увазі наступне. З одного боку, відстрочка оплати споживачами відвантаженої їм підприємством готової продукції означає кредитування перших останніх, а з іншого боку – жоден швидко зростаючий чи великий за масштабами бізнес не може обходитися без відвантаження значної частини своєї продукції в кредит. Однак зростання таких постачань обертається додатковим фінансовим навантаженням на підприємство. Тому менеджерам підприємства треба буде розв’язати, який розмір заборгованості може бути прийнятний для нього в той чи інший період.

Необхідність забезпечення контролю за розмірами дебіторської заборгованості є однією з важливих причин постановки бюджетування.

Контроль за розміром дебіторської заборгованості, звичайно ж, здійснюється не тільки за допомогою БРГК, але і за допомогою розрахункового балансу. Однак реальний рух грошей може бути відстежений тільки в БРГК.

У розділі ”Надійшло грошове розпорядження засобів – усього” відображаються також кошти від:

· продажу основних засобів і інших активів підприємства;

· надходження авансових платежів (оплата продукції, чи робіт (послуг) до початку їхнього чи виготовлення виконання);

· бюджетних дотацій (асигнувань), виплачуваних у грошовій формі чи цінних паперів, використовуваних як засіб сплати податків;

· зовнішніх джерел фінансування (позики, кредити, інвестиції);

· емітованих підприємством заліків за контрактами (договорами, замовленнями), реалізованих у рамках окремих бізнесів. (У випадку планування емісії підприємством взаємозаліку, тобто документа, аналогічного по економічному змісті коштам (у частині засобу платежу), відбиваним по позиції ”надходження за продукцію, відвантажену раніше”, уся сума такого заліку відбивається по цій статті БРГК. До окремого бізнесу цей залік у бюджеті може відбиватися цілком чи частково у розміщених раніше як резерви компанії депозитів (відсотки) і інших високо ліквідних цінних паперів (дивіденди, купонний доход і ін.).

У цьому ж розділі відображаються всі інші грошові чи аналогічні грошовим надходження, наприклад засоби від пред’явлених до оплати векселів і доходи по них.

Розділ ”Спрямовано коштів – усього” відбиває використання коштів за операціями підприємства (на фінансування поточних операційних витрат і капітальних витрат, інших первісних вкладень – у випадку реалізації нових проектів проведення програм технічного переозброєння потужностей компанії). Тут же показуються розрахунки зовнішніми інвесторами і позикодавцями, виплата дивідендів, відсотків за кредитами повернення кредитів, сплата податків.

По цій же статті можуть враховуватися постачання напівфабрикатів інших цехів (у частині перевищення у відповідний період постачань цих напів-фабрикатів). I хоча грошові розрахунки між структурними підрозділами компанії не виробляються, негативне сальдо постачань для конкретного бізнесу означає необхідність ”відшкодування” (чи резервування) для компанії в цілому відповідних поточних витрат для того, щоб не спотворювати кінцеве сальдо компанії в цілому.

При складанні БРГК для підприємства в цілому також необхідно враховувати сальдо постачань напівфабрикатів з цеху в цех потягом даного бюджетного періоду, тобто визначити, наскільки (у вартісному виразі) обсяги виробництва напівфабрикатів перевищили обсяги їхнього використання у внутрішньозаводському обороті. Iнакше кажучи, необхідно з’ясувати, чи варто очікувати у відповідний бюджетний період приросту розмірів незавершеного виробництва (і отже, додаткових витрат у відповідному розділі БРГК) чи зменшення (у цьому випадку ”живих” грошей, тобто реальних надходжень у компанії не буде, але утвориться економія коштів на операційні витрати).

Рядок ”Касове зростання чи зменшення” утвориться як різниця між розділами ”Надійшло грошове розпорядження засобів – усього” і ”Спрямовано коштів”. Вона показує перевищення дохідної частини над видатковою (якщо надійшло більше, чим використане), чи дефіцит платіжних засобів у періоді (якщо використано більше коштів, чим надійшло), тобто наскільки ймовірне надходження коштів перевищує їхнє очікуване використання в майбутній період. Розрахунки повинні вироблятися строго за стовпцями бюджетних таблиць. У випадку перевищення надходжень коштів над їхнім використанням касовий чи ріст зменшення показується з плюсом (+), а якщо видаткова частина перевищує дохідну частину БРГК, то з мінусом (–) чи в дужках.

Залишок (кінцеве сальдо) коштів на кінець періоду – це сума ”Залишок коштів (вступне сальдо)” і ”Касове зростання (зменшення)”. Воно ж виступає в якості вступного сальдо на наступний період.

Технологія складання БРГК. Якщо знайдено варіант форми БРГК, можна визначити систему обмежень, на основі яких можна формувати (нормувати) ту частину даного бюджету, що зв’язана з джерелами коштів.

По-перше, встановлюється обсяг коштів, що необхідні підприємству для фінансування інвестиційних витрат, тобто додаткових (у порівнянні зі звичайними) витрат на майбутній бюджетний період. Таким чином, визначається нижня границя зовнішнього фінансування (розриву між додатковими витратами, що збільшують витратну частину БРГК, і звичайними джерелами коштів, насамперед від реалізації). Для цього використовуються дані плану капітальних (первісних) витрат (інвестиційного бюджету). Сума витрат за цим бюджетом може бути прийнята за нижню межу рівня фінансування із зовнішніх джерел (кредит банку, інвестиції).

По-друге, визначаються додаткові поточні витрати і поповнення оборотних коштів (наприклад, на збільшення закупівель товарів, що комплектують для завантаження нового обладнання, на які потрібні додаткові капітальні витрати, на повернення кредитів і сплату відсотків за ними) шляхом розподілу їх усередині бюджетного періоду відповідно до пуску, налагодженням і виведенням на розрахункову потужність.

По-третє, на основі отриманого прогнозу кінцевого сальдо встановлюються, наскільки реальні витрати перевищують мінімальний рівень зовнішнього фінансування. Це значить, що з урахуванням цільового нормативу кінцевого сальдо (установлюється керівництвом компанії до початку бюджетного періоду) визначається необхідний у даний період рівень зовнішнього фінансування, корегується сума кредиту чи інвестицій з урахуванням необхідності фінансування не тільки капітальних (первісних) витрат, але і приросту оборотних коштів; уточнюються також умови одержання коштів із зовнішніх джерел. Видаткова частина БРГК може корегуватися також шляхом збільшення кредиторської заборгованості (затримки на певний строк платежів зовнішнім постачальникам), чи зменшення відкладання терміну здійснення інвестиційних витрат (придбання більш дешевого устаткування, більш плавне введення нових виробничих потужностей і т.п.). У результаті цього БРГК знову перераховується.

Розробка БРГК починається тоді, коли уже відомі основні бюджетні позначки на майбутній період за доходами і витратами, капітальними і первісними витратами (складений інвестиційний бюджет, бюджет капітальних і первісних витрат), а отже, визначені зразкові обсяги зовнішнього фінансування.

Роздягнув ”Залишок коштів (вступне сальдо)” на початок періоду для компанії в цілому і структурних підрозділах зі своїми розрахунковими рахунками визначається як фактичний залишок коштів на їхніх рахунках.