Оформление результатов инвентаризации. Данные о фактическом наличии проверяемых имущества и обязательств заносятся в инвентаризационные описи или акты инвентаризации.

Данные о фактическом наличии проверяемых имущества и обязательств заносятся в инвентаризационные описи или акты инвентаризации.

См. дополнительно:

- каков порядок подготовки инвентаризационных описей (актов).

При наличии соответствующей технической возможности инвентаризационная опись (акт) может заполняться с использованием средств автоматизации (абз. 1 п. 2.9 Методических указаний по инвентаризации). В этом случае данные о фактическом наличии имущества вводятся в программный комплекс ответственным членом инвентаризационной комиссии в ходе выполнения работ по инвентаризации.

Заполнение описей (актов) ручным способом выполняется чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Количество инвентаризируемых объектов указывают в описях (актах) в единицах измерения, принятых в учете (п. 2.9 Методических указаний по инвентаризации).

На каждой странице описи (акта) указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны (абз. 4 п. 2.9 Методических указаний по инвентаризации).

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение (п. 2.10 Методических указаний по инвентаризации).

На основании инвентаризационных описей (актов) по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных, бухгалтерией составляются сличительные ведомости (п. 4.1 Методических указаний по инвентаризации).

При компьютерной обработке результатов инвентаризации сличительная ведомость также может формироваться (частично заполняться) в бухгалтерской программе и передаваться инвентаризационной комиссии для урегулирования расхождений.

Организация может использовать унифицированные формы сличительных ведомостей, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. Их всего две: сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов (форма N ИНВ-18) и сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-19).

В формах N N ИНВ-10, ИНВ-11, ИНВ-15 и ИНВ-16, применяемых при инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств, расходов будущих периодов, денежных средств, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности соответственно, объединены показатели инвентаризационных описей (актов) и сличительных ведомостей (Указания по применению и заполнению форм).

По результатам инвентаризации составляется итоговая ведомость (может применяться унифицированная форма N ИНВ-26), в которой отражаются все выявленные излишки и недостачи, а также указывается способ их урегулирования.

См. дополнительно:

- каковы особенности применения формы N ИНВ-26.

См. образец ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией. Унифицированная форма N ИНВ-26.

Организация может разработать собственные формы первичных учетных документов по инвентаризации. При разработке собственных форм первичных учетных документов можно взять за основу унифицированные формы, добавив или удалив часть реквизитов. Кроме того, целесообразно использовать ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденный Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. Также следует учитывать, что первичный учетный документ обязательно должен содержать реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

См. образцы документов по инвентаризации.

Вопрос: Каковы сроки хранения инвентаризационных описей?

Ответ: Сроки хранения инвентаризационных описей не могут составлять менее десяти лет (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, ст. 427 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558). Аналогичное требование по хранению относится ко всем документам об инвентаризации активов, обязательств, включая протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные акты, ведомости. Исключение из общего правила составляют документы, относящиеся к инвентаризации движимого имущества, в том числе ТМЦ. Срок их хранения составляет пять лет.

О применении установленных Минкультуры России правил комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов в отношении первичных и отчетных документов см. Информацию Минфина России N ПЗ-13/2015.