Деятельность Международной организации по стандартизации

ИСО образована в 1947 г. В этой организации представлены национальные органы по стандартизации более 140 государств. Генеральный секретариат организации располагается в г. Женеве (Швейцария). Первый стандарт ИСО был опубликован в 1951 г. В настоящее время действует около 13,5 тысяч стандартов. В области электроники, информационных технологий и телекоммуникаций принято более 2 тыс. стандартов, еще около 300 проектов находятся в стадии завершения. В ИСО сформирован большой фонд стандартов и других нормативных документов по стандартизации (700 тыс.) из многих стран мира.

ИСО трактует понятие “стандарт” как технические условия или другой документ, рассчитанный на специалистов соответствующего

профиля, совместно разработанный, согласованный или одобренный всеми заинтересованными сторонами, основанный на совокупности научных, технологических и практических результатов, способствующий получению всеобщих оптимальных преимуществ, утвержденный компетентным национальным, региональным или международным органом (ИСО 5127-2:1983).

Работа по подготовке стандартов ИСО осуществляется в

технических комитетах (technical committees - TC), в структуре которых образуются подкомитеты (subcommittees - SC) и рабочие

группы (working groups - WG). Техническим комитетам при их создании присваиваются номера (например, ТС 46, ТС 154).

Каждая национальная служба стандартизации, заинтересованная

в направлении, для развития которого создан технический комитет,

имеет право быть представленной в этом комитете. Правительственные и неправительственные международные организации, сотрудничающие с ИСО, также принимают участие в этой работе. ИСО тесно сотрудничает с Международной электротехнической комиссией, Всемирным почтовым союзом и другими организациями. Каждый комитет и подкомитет имеет секретариат, работу которого обеспечивает определенный национальный орган по стандартизации (например, ANSI - США, BSI

- Великобритания, DIN - Германия, AFNOR - Франция, Госстандарт - Россия и др.).

Разработку международных стандартов, регламентирующих

различные стороны работы с документами, осуществляют следующие комитеты ИСО:

JTC 1 - Информационная технология (объединенный комитет с

Международной электротехнической комиссией); TC 6 - Бумаги, картон и целлюлоза;

TC 37 - Терминологии (принципы и координация); TC 46 - Информация и документация;

TC 68 - Банковское дело, ценные бумаги и другие финансовые услуги;

TC 154 - Процессы, элементы данных и документы в торговле,

промышленности и управлении;

TC 171 - Воспроизведение документов; TC 176 - Управление качеством;

TC 191 - Научно-техническая информация, библиотечное и

издательское дело.

Большое внимание ИСО уделяет выработке единой для стран – участниц этой организации терминологии в различных научно- технических сферах. Это относится и к таким сферам, как носители

и средства записи и обработки информации, управленческая и коммерческая документация, информационные технологии, средства связи и др. Стандартами ИСО регламентирован порядок ведения терминологической работы, формализован ее понятийный аппарат, принципы и методы (ИСО 704:2000. Терминологическая работа. Принципы и методы; ИСО 860:1996. Терминологическая работа. Принципы и методы. Гармонизация понятий и терминов; ИСО 1087- 1:2000. Терминологическая работа. Словарь. Часть 1. Теория и применение).

Терминологию в области документации устанавливает состоящий

из нескольких частей стандарт ИСО 5127 серии “Документация и информация” (Часть 1: Основные понятия; Часть 2: Традиционные документы; Часть 3: Иконографические документы; Часть 3-а: Комплектование, идентификация, анализ документов и данных; Часть 6: Документальные языки; Часть 11: Аудио-визуальные документы).

Стандартами ИСО определены общие правила создания документов, в том числе:

- форматы бумаги для документов и методы выражения их размеров (ИСО 216:1975. Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В; ИСО 353:1975.

Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Метод выражения размеров);

- межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979. Офисные

машины и оборудование для обработки данных. Интервалы между

строками и знаками);

- формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов (ИСО 3535:1977. Листы для разработки форм и схемы размещения);

- основные требования к бланкам документов (ИСО 8439:1990. Конструкция бланков - Основная схема расположения);

- принципы компоновки торговых документов (ИСО 6422:1985.

Основной принцип компоновки торговых документов).

Средства для хранения документов разрабатываются в соответствии с ИСО 623:1974 «Бумага и картон. Коробки для бумаг и папки. Размеры».

В стандартах ИСО установлены форматы и другие требования к конвертам для пересылки документов и почтовым карточкам (ИСО 269:1985. Конверты для писем. Обозначение и размеры; ИСО 6924:1983. Конверты для писем. Словарь; ИСО 328:1974. Художественные почтовые карточки и открытки. Формат; ИСО 416:1974. Художественные почтовые карточки. Область для адреса; ИСО 415:1975. Конверты, почтовые карточки и подобные изделия. Область погашения).

Написание почтового адреса регламентирует стандарт ИСО 11180:1993. Адресация почтовая.

Представление дат и времени в документах осуществляется в соответствии с ИСО 8601:2000. Элементы данных и форматы обмена. Обмен информацией. Представление дат и времени.

Расположение кодов в торговых документах определяет ИСО

8440:1986. Расположение кодов в торговых документах.

Географическая информация кодируется с помощью стандарта “Коды для представления названий стран” (ИСО 3166-1:1997; ИСО 3166-2:1998; ИСО 3166-3:1999).

Требования к документации нашли отражение в стандартах по внедрению систем качества на всех стадиях производства (серия 9000), стандартах в области экологии (серия 14000) и др.

Перечисленные стандарты касаются отдельных сторон работы с документами. Заметным событием стало принятие в 2001 г. стандартов серии “Информация и документация. Управление документами” (ИСО 15489-1:2001, ИСО 15489-2:2001), определяющих требования к системам делопроизводства в целом. Основой для их разработки послужили стандарты Австралии, выступившей первопроходцем в реализации комплексного подхода к стандартизации в области управления документацией.

Остановимся подробнее на некоторых положениях стандартов ИСО, касающихся оформления документов и имеющих универсальный характер.

Форматы бумаги

Размеры листов бумаги, используемой для создания управленческих документов, устанавливает ИСО 216:1975 “Бумага

писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В”.

Система форматов бумаги по ИСО 216:1975 основывается на

метрической системе и строится так, что каждый последующий

формат получается делением предыдущего формата на две равные части (параллельно наименьшей стороне листа).

Буквы А или В указывают ряд форматов, а цифра - число делений, которые были произведены, начиная с основного формата,

обозначаемого 0. Например, формат А4 соответствует формату А0, деленному на четыре части. Все форматы одной серии геометрически подобны друг другу. Площади двух последовательных форматов относятся как 2:1.

Основным является ряд форматов А (ИСО - А ряд), вспомогательным - ряд В (ИСО - В ряд). Форматы ряда В используются, когда необходимы форматы, занимающие промежуточные

размеры между двумя смежными форматами ряда А. Стандартом предусмотрены также специально установленные длинные форматы, которые получают делением любых соответствующих производных форматов из двух выше указанных рядов на 3, 4 и 8 равных частей, параллельно наименьшей стороне листа.

Потребительские форматы по ИСО 216:1975

Для создания управленческой документации используются форматы А3, А4, А5, А6. Формат А3 применяется для больших таблиц, карт или диаграмм. Основным форматом для других официальных документов является формат А4. Для небольших по объему документов используется формат А5. Формат А6 предназначен для почтовых открыток и почтовых карточек.

Внедрение международных форматов бумаги в ряде стран (США, Канада и др.) столкнулось с определенными трудностями, связанными с затянувшимся переходом этих стран к метрической системе. Например, в США стандартом ANSI X3/151-1987 установлены форматы бумаги, отличающиеся от форматов по ИСО 216:1975 и имеющие следующие неофициальные названия: “Letter” (216 x 279 мм), “Legal” (216 х 356 мм), “Executive”(190 х 254 мм), “Ledger/Tabloid”(279 х 432 мм). Расхождения с форматами ИСО

вызывает целый ряд неудобств, особенно в области международных связей. Так, формат ИСО А4 на 6 мм меньше по ширине и на 18 мм больше по длине, чем формат “Letter”. Эти несовпадения вызывают затруднения при копировании документов, приводят при автоматизированной обработке текстов к потере информации (например, нумерации страниц), вызывают необходимость проведения переформатирования текста и изменения программного обеспечения для работы с текстами.

Бланки

Требования к бланкам на международном уровне устанавливает стандарт

ИСО 8439:1990 «Конструкция бланков. Основная схема

расположения». Для бланков используются форматы бумаги А4 и A5L. На бланке выделяется область текста и поля.

Поля бланков устанавливаются по ИСО 3535:1977:

- левое - 20 мм;

- верхнее - 10 мм.

Текстовая область для формата А4 составляет: 183х280 мм; для формата A5L - 183х131 мм. Указанные размеры могут применяться также для других форматов ряда А или для других форматов, не определенных стандартами ИСО. Информация должна располагаться в текстовой области независимо от того, какой формат бумаги применяется.

Межстрочный интервал и шаг письма при создании документов

устанавливает стандарт ИСО 4882:1979 «Офисные машины и оборудование для обработки данных. Интервалы между строками и знаками». Межстрочный интервал равен 4,233 мм (′/6 дюйма); шаг письма - 2,54 мм (′/′0 дюйма). По вертикали текстовая область разделяется на графы, по горизонтали - на колонки. Текстовая зона документа формата А4 разделяется на 72 горизонтальных шага (72х2,54 мм - 183 мм), разбитых на восемь колонок по 9 шагов. Линии слева, ограничивающие колонки, обозначены СО - С8.

Текстовая область, как правило, разбивается на поля (зоны):

- поле сведений об отправителе документа (issuer field);

- поле ссылок (reference field);

- поле адреса (address field).

Сведения об отправителе документа включают его наименование, логотип и при необходимости указание на подразделение или лицо, имеющее отношение к документу.

Дополнительные сведения об отправителе документа (почтовый адрес, телефон, телекс, телеграфный адрес и т.д.), которые нельзя поместить в данном поле, указывают в дополнительной зоне исходящих сведений в нижней части бланка.

По ГОСТ Р 6.30-2003 эти сведения указываются только в

верхней части бланка.

Поле ссылок предназначено для наименования документа, кода, дат и других сведений. Поле адреса предназначено для указания

одного или двух адресов (в ГОСТ Р 6.30-2003 предусмотрено указание на документе от одного до четырех адресатов ).

В стандарте ИСО 8439:1990 определены правила размещения лишь трех полей (зон) на бланке. Оформление других реквизитов документов обычно регламентируется инструкциями, принимаемыми на национальном уровне или на уровне отдельных ведомств и организаций. Например, в инструкциях регламентируется порядок оформления таких реквизитов писем, как указание на конкретное лицо, «К сведению» (Attention Line); заголовок (Subject Line); подпись (Signature); указание на приложение (Enclosure); указание на рассылку копий (СС Notation) и др.

Деловые отношения с зарубежными странами сегодня стали уже

привычными, поэтому при приеме на работу многие российские организации требуют от своих будущих сотрудников знания двух или

более иностранных языков.

Самым распространенным языком международного общения является английский, и большинство людей в состоянии прочитать

письмо, написанное на английском языке. Международным письмам придается важное значение, так как через них устанавливаются и развиваются надежные деловые связи.