Документы для внешнего пользования
Общие сведения
Документы для внешнего пользования часто называют деловыми (официальными, коммерческими) письмами. Они служат важнейшим средством связи данной организации (предприятия, учреждения) с внешним миром. Посредством их организации устанавливают и поддерживают контакты, выясняют отношения, обмениваются информацией, ведут предварительные переговоры, уточняют детали намечающейся сделки, предъявляют претензии и т.д.
Унификация деловой переписки охватывает лексику соответствующих документов, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию, стиль, даже их внешнее оформление. По ГОСТ 6.380-97 документы могут содержать 31 реквизит, однако практически в деловых письмах их используется не более 17:
1) государственный герб (для бланков государственных организаций;
2) эмблема организации;
3) код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки);
4) код документа по ОКУД;
5) наименование организации (полное и/или сокращенное);
6) почтовый и телеграфный адреса;
7) номер телефона;
8) номер факса, телетайпа, электронной почты (E-mail), адрес в Интернет;
9) номер расчетного счета в банке;
10) дата составления письма;
11) индекс документа;
12) ссылка на индекс и дату получения входящего документа;
13) адресат;
14) заголовок к тексту;
15) текст;
16) подпись;
17) фамилия и номер телефона исполнителя.
В последние годы в практике делопроизводства все чаще указывается также перед номером расчетного счета ИНН – идентификационный номер налогоплательщика, который присваивается налоговой инспекцией при регистрации, а пункт 9-й понимают расширительно, указывая в нем, помимо номера расчетного счета, другие банковские реквизиты, а именно: наименование банка, его БИК (банковский идентификационный код) и корреспондентский счет.
Некоторые исполнители указывают свои инициалы и число отпечатанных экземпляров какого-либо документа, но эти реквизиты не входят в состав обязательных.
Как правило, на бланках реквизиты 1–9 печатаются офсетным (или типографским) способом, остальные (кроме подписи) – на пишущей машинке или компьютере. Отметим еще раз важность индексации документа, о чем говорилось на с. 357. Индекс письма – это его номер, который обычно состоит из трех частей: цифры первой части могут означать индекс структурного подразделения, второй части – индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов. исполнителей, а последняя часть представляет порядковый номер исходящего документа, например: № 131-84/598 или 131/84-598, т.е. документ внесен под номером 598 в систему регистрации корреспонденции, исходящей из организации, где составлялась,
В ответном письме необходимо сделать ссылку на индекс входящего документа и дату его получения, которые помещаются ниже индекса и даты получения исходящего документа, что значительно упрощает поиск нужных писем и ускоряет обмен информацией. При этом следует придерживаться рекомендуемой формы отсылки: На № ___ от ________. Нельзя употреблять «лишние» слова: на ваш (запрос или письмо) или помещать этот реквизит в самом тексте, где на него могут не обратить внимание при регистрации вашего письма.
Напомним, что если письмо адресуется официальному лицу, то вначале отмечается должность, затем фамилия и инициалы столько потом адрес предприятия:
Директору АОЗТ «Златоуст»
Голубеву С.Н
Россия, 191011, Санкт-Петербург,
Инженерная ул , д. 13, ком. 29
Если документ адресуется частному лицу, то вначале указываются почтовый индекс и адрес, а потом фамилия и инициалы получателя:
194156, Санкт-Петербург, Лесной пр.,
д. 37, кв. 107
Васильеву П.Р.
В переписке с официальными или частными лицами – иностранными гражданами перед фамилией пишется г. или г-ну (господину). Это обращение все шире распространяется и при переписке с отечественными партнерами. Употребление обращения гражданин допускается только в сфере правовых и административных отношений (в судебных, правоохранительных органах, местного самоуправления и т.д.). Письменное обращение товарищ можно сказать, вышло из употребления.
В заголовке к тексту употребляется только конструкция с предлогом о /об/ (например, О создании совместного предприятия. Не рекомендуется начинать заголовок с таких слов, как касается, по делу и т.п.
В основном реквизите делового письма – в тексте – длина строк не должна превышать 60 знаков, включая интервалы между словами.
В приложении указывается не только число занимаемыхим страниц, но и число экземпляров:
Приложении на... л. в ... экз.
Реквизит «Подпись» состоит из указания на должность лица, подписывающего письмо, его личной подписи и ее расшифровки:
Директор АОЗТ «Златоуст» Подпись С.Н. Голубев
В случае особой важности документа, например относящегося к финансовым или другим обязательствам организации, на письме ставятся две подписи – ее руководителя и (главного) бухгалтера:
Директор АОЗТ «Златоуст» Подпись С.Н. Голубев
Бухгалтер Подпись А.Р. Дубов
В отсутствие лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, его подписывает должностное лицо, его замещающее. При этом необходимо указывать должность фактически подписывающего лица и его фамилию, а не ограничиваться отметкой перед наименованием должности отсутствующего руководителя в виде предлога за или косой черты. Следует писать:
Зам. директора
АОЗТ «Златоуст» Подпись А.В. Голубева
Не следует писать:
За (или/)
Директор
АОЗТ «Златоуст» Подпись А.В. Голубева
На рис. 15 приведена схема оформления делового письма с угловым расположением реквизитов.
Герб РФ
Наименование министерства
Наименование предприятия
Адрес Адрес
Телефон
Заголовок письма
Текст
Должность Подпись
инициалы, фамилия
Фамилия исполнителя,
номер телефона
Рис.15. Оформление делового письма
В зависимости от содержания и объема деловые (коммерческие) письма разделяют на простые и контрактные.
Дата добавления: 2016-02-20; просмотров: 807;