Характеристики внешней среды

1. Сложность – определяется числом факторов, на которые обязана реагировать организация. (Более сложные условия – много поставщиков, филиалы за границей).

2. Подвижность – указывает, насколько быстро изменяются факторы среды, определяет скорость происходящих в окружающей среде изменений (научные открытия, обновление технологий, новые фирмы и товары в отдельных отраслях – обостряется конкурентная борьба).

3. Неопределённость – организация должна опираться на информацию для принятия эффективных решений ? если её недостаточно или менеджер сомневается в её достоверности и точности, то среда становится неопределённой.

4. Взаимосвязанность факторов – об этом качестве принято говорить в том случае, если изменение одного из факторов влечёт за собой изменение другого фактора (других факторов).

Все факторы внешней среды взаимосвязаны: изменение законодательной системы оказывает влияние на уровень конкуренции. Политическая обстановка – лишает дешёвого сырья и рабочей силы.

Вопросы для закрепления:
1. Что вы понимаете под «сложностью» внешней среды?
2. Как сказывается неопределенность на деятельности менеджера?
3. Что вы понимаете под «подвижностью» внешней среды?
4. Как факторы внешней среды взаимосвязаны?

9. Внутренняя среда организации, её основные переменные, их характеристика и взаимосвязь

Организация существует в определённой среде. Перерабатывая ресурсы, оказывает услуги, которые поставляются на рынок, обеспечивая покупателей соответствующей информацией (свойства товара, места продажи, гарантии). С рынка фирма получает деньги и информацию (объёмы и темпы продаж, данные о товарах, конкурентах). Фирма взаимодействует с поставщиками, финансовыми органами, посредниками (торговыми агентами, транспортными компаниями), рекламными агентствами, изучает общественное мнение. Работает в определённой стране, в которой существуют определённая экономическая и политическая ситуация, уровень научно-технических достижений, культурные и иные традиции. Для эффективного управления необходимо понимать действие факторов среды, уметь определять их влияние и предвидеть это влияние. Факторы среды принято называть переменными.

Под внутренними переменными понимают ситуационные факторы внутри организации.

1) Цель – конкретное конечное состояние или желаемый результат, которого стремится добиться организованная группа. Цель определяет направление движения. У организации могут быть разные цели, но независимо от вида фирмы её главными общими целями будут направленные на выживание, прибыль, перспективы. Цели: стратегические, тактические, «сиюминутные». Цели подразделений координируются менеджерами в рамках общей цели.

2) Задача – предписанная работа, которая должна быть выполнена установленным способом и в установленные сроки. Каждая должность включает ряд задач. Они делятся на 3 категории:
- Работа с персоналом (мастер участка работает с людьми);
- Работа с предметами и средствами (токарь – с предметами);
- Работа с информацией (работа бухгалтера связана с информацией).

Наиболее трудная работа менеджера с людьми. Задачи решаются для достижения целей.

3) Структура – логическое взаимоотношение уровней управления и функциональных подразделений, построенных в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достичь целей организации (образование структуры результат вертикального и горизонтального разделения труда (приложение № 3).

Важным понятием является сфера контроля – это число лиц, непосредственно подчинённых одному руководителю. Она может быть широкой (руководитель контролирует большое количество подчинённых) и узкой (каждому руководителю подчиняется немного людей).

Сфера контроля определяет тип организационной структуры: широкая сфера контроля – даёт плоскую структуру управления (с небольшим количеством уровней управления); узкая сфера контроля – многоуровневую (или высокую) структуру. Какая сфера контроля и структура – зависит от специфики организации, её целей и решаемых её проблем.

4) Технология – сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих знаний, необходимых для осуществления преобразований в материалах, информации и людях.

Технология – это средство преобразования сырья (будь то люди, информация или физические материалы) в искомые продукты и услуги.

5) Люди (персонал) – по важности на первом месте. Цели организации достигаются через труд людей. Для успешного руководства надо знать, чем определяется поведение отдельных людей и в группах.

В менеджменте все внутренние переменные взаимосвязаны: изменение целей ведёт к уточнению задач, а также может повлечь изменение технологии и структуры управления.

Внутренняя жизнь организации состоит из большого количества различных действий, подпроцессов и процессов, несмотря на их большое разнообразие, можно выделить 5 групп функциональных процессов, охватывающих деятельность любой организации и являющихся объектом управления со стороны менеджмента:
1) Производство;
2) Маркетинг;
3) Финансы;
4) Работа с кадрами;
5) Эккаунтинг (учёт и анализ хозяйственной деятельности);

Менеджмент осуществляет управление функциональными процессами, протекающими в организации, формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду организации.

Вопросы для закрепления:
1. Дайте понятие внутренней среды организации
2. Охарактеризуйте основные переменные внутренней среды организации.
3. Выявите взаимосвязь внутренних переменных.

10. Цикл менеджмента – основа управленческой деятельности. Характеристика функций цикла, их взаимосвязь и взаимообусловленность

Характеристика составляющих цикла менеджмента:

Цикл менеджмента (планирование, организация, мотивация, контроль) - основа управленческой деятельности. Характеристика функций цикла, их взаимосвязь и взаимообусловленность.
Цикл - совокупность процессов, совершаемых в течение определенного времени.

Управление рассматривается как циклический процесс, состоящий из конкретных видов управленческих работ, называемых функциями.

Функции управления – виды деятельности (виды управленческого труда), с помощью которых управляющая подсистема воздействует на объект управления.
Функции управления подразделяются на: общие – присущие всем системам управления; частные и специальные – отражают специфику организации.

Применительно к менеджменту выделяют следующие общие (ключевые) функции управления: планирование, организация, мотивация, контроль.

Каждая из четырёх функций управления является для организации жизненно важной, выполнение всех функций пронизано процессами принятия решения и процессами передачи информации (коммуникациями).

Начинать менеджеру свои управленческие функции нужно с планирования, даже для выполнения простой работы необходимо заранее определить, что нужно в итоге получить. Если работа спланирована, то она должна быть организована, а работники должны быть подготовлены для её выполнения. Качество труда зависит от побуждающих мотивов, предложенных менеджером. Чтобы определить точность выполнения планов, надо проконтролировать процесс труда.

Все четыре функции взаимосвязаны и взаимообусловлены. Планирование обеспечивает основу для других функций и считается главным, так как все остальные функции ориентированы на выполнение тактических и стратегических планов организации.

Цикл менеджмента:

Движение от стадии планирования к контролю, возможно путем выполнения работ, связанных с организацией процесса и мотивированием работающих. Результаты контроля дают импульсы планированию, коррекции всей остальной деятельности по выполнению функций. Практически функции взаимопроникают: в любом плане имеется стадия организации, то есть создание реальных условий для достижения запланированных целей, без планов невозможно контролировать результаты, контроль – фактор мотивации.

1.Функция планирования – по сути, в процессе планирования принимается решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать ее члены, чтобы достичь этих целей. Это подготовка сегодня к завтрашнему дню. Определение того, что требуется и как этого добиться.

Планирование – выбор целей и план действий по их осуществлению.

Планирование – стадия процесса управления, на которой определяются цели деятельности и необходимые для этого средства и действия. Планирование прокладывает курс, по которому организация будет идти, чтобы достичь цели. (Римский философ Сенека сказал: «Когда не знаешь, какая гавань тебе нужна, любой ветер будет попутным»).

Процесс планирования осуществляется соответственно уровням организации:

1. Стратегическое планирование (высший уровень). Стратегия – оптимальный набор правил и приемов, которые позволяют реализовать миссию, достигнуть глобальных и локальных целей фирмы. Главная задача планирования на этом уровне – определить, как организация будет вести себя в своей рыночной нише.

Стратегическое планирование – определение главных целей деятельности на рынке, например, разрабатываются новые возможности фирмы по внедрению новых нетрадиционных товаров и услуг, радикальное изменение технологии или даже изменение профиля.

Тактическое планирование (средний уровень) – определяются промежуточные цели на пути достижения стратегических целей и задач. Тактика – краткосрочные планы организации, разработанные на базе стратегических планов; совокупность средств и приемов для достижения намеченной цели.

1. Оперативное планирование (нижний уровень). Каждый менеджер на основе оперативных планов разрабатывает повседневную краткосрочную тактику.

Все три типа планирования есть общая система, которая называется генеральным или общим планом, или бизнес-планом функционирования организации. Планирование помогает избежать неопределенности.

Принципы планирования:

1. Комплексность, полнота планирования (учет всех событий и ситуаций, имеющих значение для развития организации).

2. Точность (использование современных методов, средств, тактики и процедуры, обеспечивающие точность прогнозов).

3. Непрерывность (единство перспективных и текущих планов).

4. Гибкость.

5. Экономичность (расходы на планирование должны находиться в соразмерном отношении с получаемым выигрышем от планирования).

2. Организация – это функция, создающая условия для эффективной деятельности людей на основе координации их усилий. Данная функция нацелена на претворение намеченных планов в жизнь, предполагает формирование структуры организации или определение того, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание, а также обеспечение всем необходимым для нормальной работы: персоналом, оборудованием, заданиями, денежными средствами и др.

Организация – распределение задач между подразделениями или работниками и установление взаимосвязей между ними.

3. Мотивация – это процесс побуждения себя и других людей для успешного выполнения работы и продвижения к намеченным целям. Для этого осуществляются: материальное (зарплата, премии и другое) и моральное (благодарность, фото на Доске почета и другое) стимулирование, создаются условия для проявления активности и саморазвития (социальная мотивация).

4. Контроль – управленческая деятельность, заключающаяся в проверке и сопоставлении фактических результатов с заданными. Эта функция осуществляется через наблюдения, проверку всех сторон деятельности, учет и анализ. По его данным корректируются ранее принятые решения.

Существует 3 основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Функцию контроля в классическом менеджменте следует понимать как вид управленческой деятельности, благодаря которой организацию можно удерживать на нужном (верном) пути.

Частные и специальные функции управления в торговле:

Специальные функции отражают специфику деятельности организации.

По отношению к главной цели управления в торговле (удовлетворение спроса населения на товары народного потребления) различают следующие функции:

1. Торгово-оперативные – обеспечивают непосредственную реализацию главной цели торговли путем организации товародвижения, управления товарными запасами, изучения спроса, организации торгового обслуживания. Их выполнение концентрируется в аппарате управления торгового предприятия.

2. Регулирующие – связаны с планированием хода торгово-технологического процесса и контролем реализации целей. Это планирование товарооборота, прибыли и др. показателей, подготовка кадров, анализ результатов хозяйственной деятельности, учет товарно-материальных ценностей.

3. Вспомогательные состоят в организации материально-технического и хозяйственного обслуживания всех подразделений системы управления. Обеспечение предприятий торговли оборудованием, инвентарем, транспортом, ремонтом помещений и другое.

4. Маркетинг. Предполагает обоснованный выбор целей и стратегий функционирования и развития предприятия торговли, обеспечивающих наиболее эффективное сочетание различных товарных групп в рамках ассортимента реализуемой продукции. Маркетинговая деятельность предусматривает наиболее полный учет требований рыночного спроса и запросов потребителей, принятие обоснованных решений на основе многовариантных расчетов, изыскание наиболее выгодных каналов сбыта и его стимулирование. Маркетинг как управленческая функция охватывает изучение спроса, установление верхнего предела цены товара и рентабельности, составление программ маркетинга по продуктам, определение конечных результатов хозяйственной деятельности фирмы – валовых доходов, чистой прибыли, издержек обращения, оплата труда, уплата налогов и процентов за кредит.

5. Инновация – предполагает разработку новых товаров и услуг. Инновации в торговле - это новые достижения в области технологии и управления предприятиями отрасли; они используются в торгово-технологическом процессе, в инвестиционной и финансовой деятельности. Инновационная деятельность на предприятиях торговли обычно связана с совершенствованием торгового оборудования, улучшением использования торговых и складских площадей, повышением сохранности товаров, улучшением условий труда работников.

Вопросы для закрепления:
1. Что такое цикл менеджмента и что он в себя включает?
2. Что такое мотивация?
3. Что такое контроль?
4. Какие виды контроля вы знаете?

Планирование как основная функция управления. Виды планов. Основные стадии планирования

Планирование – это формирование образа будущего в сознании субъекта. Это обязательная предпосылка воплощения поставленных целей. Планирование является одной из важнейших функций управления.

Цель планирования - обеспечение достижения намеченных целей, выполнение поставленных задач.

Процесс планирования состоит как минимум из пяти этапов:
1. Прогнозирование. Под прогнозированием понимается работа, выполняемая менеджером, пытающимся заглянуть в будущее. На этом этапе дается оценка риска.
2. Выяснение и выбор альтернатив развития.
3. Формулирование целей.
4. Разработка программы действий и составление графика работ.
5. Формирование бюджета.

Виды планов:
I. По степени охвата:
- общее (охватывающее всю сферу деятельности фирмы);
- частное (охватывающее определённые сферы деятельности);

II. По содержанию планирования:
- стратегическое (поиск новых возможностей);
- тактическое (создание определённых предпосылок);
- оперативное (реализация возможностей).

III. По предмету планирования:
- целевое (определение целей);
- планирование средств (материальные и трудовые ресурсы, финансы);
- программное (планирование программ производства и сбыта);
- планирование действий (специальные продажи, многоуровневый маркетинг).

IV. По сферам функционирования:
- планирование производства;
- планирование сбыта;
- планирование персонала;
- расширенное общее планирование.

V. По срокам:
- краткосрочное – до 1 года (полугодовое, квартальное, месячное, недельное);
- среднесрочное (на срок от 1 до 5 лет);
- долгосрочное (на срок от 5 и более лет).

VI. С точки зрения структуры управления:
- общее планирование предприятия;
- планирование сфер деятельности;
- планирование работы подразделений фирмы.

VII. По возможностям изменения планов:
- жёсткое планирование;
- гибкое планирование.

Весь процесс планирования на предприятии делится на 2 стадии:
1) Разработка стратегии фирмы (перспективное, стратегическое планирование).
2) Определение тактики планирования (оперативное, тактическое планирование).

Принципы планирования (общие правила соблюдения планирования). От их соблюдения зависит эффективность планирования:

1. Принцип единства. Организация – это система. Плановая деятельность любого звена организации должна быть связана с плановой деятельностью всей организации. Изменения в планах одного из подразделений должны быть отражены в планах других подразделений;

2. Принцип участия. Процесс планирования должен привлекать к себе тех, кого он непосредственно затрагивает. Преимущества реализации принципа: 1. Каждый участник приобретает более глубокое понимание организации, знание различных сторон её жизни. Упрощается процесс обмена внутрифирменной информацией. 2. Личное участие членов организации, в том числе рядовых работников, приводит к тому, что планы становятся личными планами работающих, а участие в достижении целей организации приносит им удовлетворение. У каждого работника появляются новые мотивы к эффективному труду; в организации укрепляется командный дух. 3. Работники, занимаясь планированием, развиваются как личности, у них появляются новые навыки, знания, расширяется горизонт личных возможностей, а значит, организация приобретает дополнительные ресурсы для решения будущих задач.

3. Принцип непрерывности. Процесс планирования должен осуществляться постоянно. Неопределённость внешней среды и частые её изменения делают необходимой постоянную корректировку ожиданий относительно внешних условий и соответствующее исправление, и уточнение планов. Следует учитывать и постоянные изменения представлений фирмы о своих внутренних возможностях.

4. Принцип гибкости, связанный с принципом непрерывности, заключается в обеспечении возможности для планов менять направленность в связи с возникновением непредвиденных обстоятельств. С финансовой точки зрения обеспечение данного принципа нуждается в дополнительных затратах, причём их уровень должен соотноситься с вероятным будущим риском (затраты могут оказаться настолько высокими, что гибкость плана и связанные с этим преимущества не окупят их).

5. Принцип точности – планы должны быть конкретизированы и детализированы в той степени, в какой позволяют внешние и внутренние условия деятельности предприятия.

6. Реальность.

7. Обеспечение плановых заданий ресурсами.

8. Директивность.

Вопросы для закрепления:
1. Дайте определение планированию как основной функции управления.
2. Какие существуют этапы планирования?
3. Перечислите виды планов.
4. Каковы основные принципы планирования?

Стратегическое планирование. Этапы стратегического планирования

Стратегическое планирование – высший уровень планирования.

Стратегия – оптимальный набор правил и приемов, которые позволяют реализовать миссию, достигнуть глобальных и локальных целей фирмы.

Главная задача планирования на этом уровне – определить, как организация будет вести себя в своей рыночной нише.

Стратегическое планирование – определение главных целей деятельности на рынке.

Стратегическое планирование начинается с установления руководством общих стратегических задач. Для эффективности стратегического планирования необходимо ясное представление о будущем состоянии внешней и внутренней среды фирмы. Выбор стратегии – важный этап стратегического планирования, поскольку от ее выбора зависит будущее организации, и стратегия в течение длительного времени будет определять все без исключения управленческие решения. Выработка стратегии осуществляется на самых высоких уровнях организации и зависит от ряда факторов и решений целого ряда задач:
1. от того, какие ресурсы имеются у организации;
2. от состояния рынка;
3. от внутренних возможностей организации;
4. от состояния внешней среды;
5. от правильного анализа альтернативных путей развития организации.

Для удобства можно опираться на типовые стратегии. Каждая организация вырабатывает свою стратегию, отражающую возможности, цели, специфические условия.

Пять этапов планирования:

Тактическое (текущее) планирование. Основные этапы тактического планирования

Тактическое планирование неразрывно связано со стратегическим планированием, так как там, где используется стратегическое планирование, возникает потребность в тактическом планировании.

Тактическое планирование означает уточнение, коррекцию, дополнение, то есть конкретизацию стратегии. Тактика является одной из форм выражения стратегии. Стратегия и тактика в общем плане, имеют родственные цели и их сущность заключается в определении средств, с помощью которых предприятие стремится к достижению поставленных целей и заданий.

Тактика определяет пути, обеспечивающие приближение к заданным целям и параметрам. Тактические цели рассчитаны на более близкое будущее, а решение задач – на настоящее время.

Процесс тактического планирования состоит из двух взаимосвязанных стадий:

1. Подготовка плана (сбор, систематизация и уточнение различной информации о деятельности предприятия, анализ полученной информации, уточнение целей и задач планирования, постановка менеджером задач отдельным структурным подразделениям и работникам на разработку плана, определение подлежащих включению в план мероприятий);

2. Принятия плана (принятый план должен быть документально оформлен и утвержден руководителем предприятия).

Тактическое планирование следует отличать от текущего, или оперативного планирования.

Текущее, или оперативное планирование – это то, чем ежедневно занимается менеджер на предприятии. К нему относится планирование работы предприятия на небольшой промежуток времени (день, месяц, квартал, полугодие, год).

При текущем планировании, в отличие от стратегического и тактического, отсутствует существенный временной разрыв между фиксацией на уровне создания действия, подлежащего исполнению, и осуществлением такого действия в реальном режиме. Менеджер должен знать, что реакции оперативного планирования и оперативного действия могут иметь весьма важные стратегические последствия.

Этапы текущего планирования:
1. Выявление проблемы;
2. Определение возможных действий;
3. Предварительный выбор одного из определенных возможных действий;
4. Анализ возможных последствий;
5. Окончательный выбор действия.

Вопросы для закрепления:
1. Чем тактическое планирование отличается от стратегического?
2. Чем текущее планирование отличается от стратегического и тактического?
3. Назовите стадии тактического планирования
4. Каковы основные этапы тактического планирования?