Метод полного описания бизнес-процессов

Этот метод рассчитан на организацию, поставившею свой целью реальному улучшение деятельности в разумные сроки. Данный метод помогает навести порядок в управлении, а затем переходить к внедрению элементов процессного управления. Полным он называется потому, что основан на детальном анализе информационных и материальных потоков организации и четком определении пересечений с этими потоками границ подразделений. Типичный срок анализа и улучшения ситуации с процессами для данного метода – 1 – 1,5 года.

Руководство компании не ставит жестких сроков выполнения проекта и не ожидает «революционных» изменений эффективности.

Основной целью работ в данном случае является построение системы управления процессом или системы менеджмента, ориентированной на процессы. Напомним, что выполнение непосредственно процедур начинается уже после определения целей проекта.

Шаг 1.Определить внешних клиентов организации входы и выходы для организации в целом.

Механизм здесь такой же как и в предыдущем методе. Небольшой нюанс. При определении выходов нежно указывать агрегированные результаты. Не «накладная на отгрузку», а «документы на отгрузку», не «Готовые изделие», а «готовые изделия».

Шаг 2. Привязать полученные входы/выходы к подразделениям организации.

Этот шаг 2 существенно отличается от предыдущего метода, а именно выделяются не основные процессы, а структурные подразделения организации. Для этого так же используются положения об организации, и др . документы. Далее внешние входы связываются с подразделениями. У же на этом этапе может возникнуть ситуация, когда одни и те же входы/выходы связаны с несколькими подразделениями. Здесь нужно анализировать конкретную ситуацию: либо это необходимо для протекания процесса, либо имеет место дублирование функций, которое необходимо на стадии оптимизации процессов ликвидировать.

Шаг 3. Определить внутренние входы/выходы и недостающие вспомогательные процессы.

Здесь важно выявит все типы входов -/выходов, нельзя допускать излишней детализации.

Шаг 4. Определить перечень функций, выполняемых в каждом подразделении.

На этом этапе рассматривается деятельность каждого подразделения в отдельности. Более четко определяются границы подразделений. Для каждого подразделения формируют перечень выполняемых в нем функций. Именно на этом этапе начинает сказываться элемент субъективности, так как в формализованных источниках информации мы сможем определить только 30-40% выполняемых функций.