Учет расчетов с подотчетными лицами.

В тех случаях, когда оплату отдельных видов расходов невозможно произвести безналичным путем через учреждения банка или наличными из кассы, допускается ее расход через подотчетных лиц. Денежная наличность подотчетным лицам выдается на следующие цели:

· операционные расходы;

· административно-хозяйственные расходы;

· служебные командировки.

· Выдача наличности в подотчет производится :

· только тем сотрудникам, список которых утвержден руководителем;

· после полного расчета сотрудника по ранее полученным подотчетным суммам;

· не ранее наступления действительной надобности в расходах, размер которой утверждается руководителем.

В установленные сроки подотчетные лица должны отчитаться об использовании полученных сумм путем представления авансового отчета. Расходование подотчетных сумм, указанные в авансовом отчете, должны подтверждаться оправдательными документами. Неиспользованный остаток подотчетных сумм возвращается в кассу предприятия или он может быть –удержан из суммы оплаты труда работника, если им своевременно не возмещен остаток аванса, и при этом он не оспаривает основания и размера удержания. Перерасходованные по авансовому отчету суммы выдаются работнику из кассы. Бухгалтерия проверяет авансовые отчеты подотчетных лиц и приложенные к ним документы. Авансовый отчет утверждается руководителем субъекта.

В процессе хозяйственной деятельности у предприятий возника­ет необходимость в направлении своих работников в командиров­ки как внутри республики, так и за рубеж. В связи с этим необходим правильный учет командировочных расходов.

Командирование работников в РК регламентируется следующими нор­мативно-правовыми документами:

- Трудовым кодексом Республике Казахстан от 15.05.2007 года № 251-ІІІ;

- Кодексом РК «О налогах и других обязательных платежах в бюджет»
от 12.06.2001 г. №209-2;

- постановлением Правительства РК «Правила о служебных командировках в пределах Республики Казахстан работников государственных учрежде­ний, содержащихся за счет средств государственного бюджета, а также депутатов Парламента Республики Казахстан» от 22.09.2000 г. № 1428.

В соответствии с Трудовым кодексом РК командировка это направление работника по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок вне места постоянной работы, а также направление работника в другую местность на обучение, повышение квалификации или переподготовку.

Направление работника в командировку производится руководителем предприятия на основании приказа и оформляется выдачей командировочного удостоверенияустановленной формы. Днем выезда в командировку считается день отправления транспорта из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия транспорта в место постоянной работы.

За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок за время командировки и в том числе и за время нахождения в пути.

Сотрудникам, направляемым в служебные командировки, оплачиваются:

· суточные за время нахождения в командировке;

· расходы по проезду к месту назначения и обратно;

· расходы по найму жилого помещения.

Суточные за каждый день нахождения работника в служебной командировке внутри Республики Казахстан выплачиваются в размере 50 процентов от месячного расчетного показателя, размер которого устанавливается ежегодно Законом о республиканском бюджете. Размеры суточных при заграничных командировках устанавливаются постановлением Правительства Республики Казахстан дифференцированно по странам.

Оплата проезда к месту командировки и обратно, а также расходы по найму жилья осуществляется по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (проездными билетами, квитанциями гостиниц).

В возмещаемые расходы включаются стоимость за бронирование проездных билетов и мест в гостинице, а также за пользование постельными принадлежностями в поездах при наличии оправдательных документов.

При не предоставлении документов:

· расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 50 процентов от нормы суточных;

· расходы по проезду к месту командировки и обратно возмещаются по минимальной стоимости соответствующего вида общественного транспорта (кроме такси).

При командировках за границу в перечень расходов, возмещаемых предприятием дополнительно включаются:

· расходы по провозу багажа весом до 30 кг;

· плата за получение заграничного паспорта и виз;

· плата за прописку паспорта;

· комиссионные при обмене чека в банке на иностранную валюту.

Однако при заграничных командировках существуют ограничения на оплату за проезд, т.к. проезд воздушным, железнодорожным и водным транспортом должен оплачиваться работникам по тарифам 2-го класса (на самолетах – по тарифу экономического класса, на судах - туристического класса). Возмещение расходов по найму жилого помещения производится только при наличии квитанции (счета гостиницы) по нормам, исходя из стоимости одноместного номера в гостиницах среднего разряда. Суммы, уплаченные за питание в гостиничных базах, кафе и ресторанах, а также и другие, личные услуги, выплаченные в счет по найму жилого помещения, оплачиваются за счет суточных.

Основные бухгалтерские проводки на отражение в учете подотчетных сумм

Учет расчетов по возмещению материального ущерба.

Учет расчетов по возмещению материального ущерба ведется на счете 1250

«Краткосрочная дебиторская задолженность работников», на котором можно открыть субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба». На этом субсчете учитываются расчеты по возмещению недостач и хищений денежных средств и товарно-материальных ценностей. Суммы недостач и ущерба, причиненных предприятию подлежат возмещению материально-ответственными лицами по рыночным ценам, за исключением случаев, когда Законом предусмотрен другой порядок определения суммы причиненного ущерба. Основанием для отражения дебиторской задолженности материально-ответственных лиц за недостачи и причиненный ущерб являются, утвержденные руководителями:

· акты на бой, порчу и лом товаров материалов, готовой продукции и других материальных ценностей;

· сличительная ведомость результатов инвентаризации денежных средств и товарно-материальных ценностей, основных средств и др.

· акты о браке в производстве.

Основные бухгалтерские проводки на отражение в учете расчетов по возмещению материального ущерба показаны ниже:

Учет прочей краткосрочной дебиторской задолженности.

Учет прочей краткосрочной дебиторской задолженности ведется на одноименном счете 1280. На этом счете учитывают следующие виды прочей краткосрочной дебиторской задолженности:

· по претензиям;

· с квартиросъемщиками;

· с родителями за содержание их детей в дошкольных учреждениях;

· арендные обязательства к поступлению и др.

Под претензиейпонимают письменное требование кредитора должнику о добровольном урегулировании спора, связанного с нарушением его имущественных прав и интересов.

На этом счете учитываются претензии:

· предъявленные поставщикам за несоответствие цен и арифметические ошибки, допущенные в счетах-фактурах; несоответствие качества и недостачу товаров, выявленных при приемке;

· предъявленные транспортным организациям за недостачу товаров в пути; за простои вагонов в пути и превышение тарифов;

· предъявленные банку по суммам, ошибочно списанным с расчетного и других счетов;

· на уплату штрафов, пени, неустоек, суммы которые признаны плательщиками или присужденных судом.

С квартиросъемщикамипроизводится учет расчетов по квартирной плате и за коммунальные услуги (снабжение теплом, водой, электроэнергию, газ и др.)

Расчеты с родителямиза обучение детей в учебных заведениях и за содержание детей в дошкольных учреждениях связаны с возмещением родителями расходов на обучение и содержание детей.

Основные бухгалтерские проводки на отражение в учете прочей краткосрочной дебиторской задолженности показаны ниже.