Методи розвитку комунікаційних систем організації.

Будь-яка організація зацікавлена в підвищенні ефективності комунікацій. Підвищення ефективності можливе на основі детального аналізу використовуваної технології комунікацій і баченні розривів, нестиковок або провалів в комунікаційному процесі. Майже для всіх організацій регулювання інформаційних потоків залишається достатньо проблематичним явищем: інформація не завжди потрапляє саме до тієї особи, до якої вона повинна потрапити, а якщо і до того, то не завжди своєчасно.

Крім того, у ряді організацій існує проблема нерівномірного інформаційного навантаження: хтось страждає від її надлишку, а хтось випробовує «інформаційний голод». Вельми важливим і найбільш часто використовуваним напрямом у вдосконаленні комунікаційного процесу виступає оптимізація системи зворотного зв'язку, усунення комунікаційних бар'єрів, підвищення точності інформації, яка передається.

Як шляхи поліпшення комунікації можна виділити наступні методи.

· Управлінське регулювання:

o чітке визначення і формулювання завдань;

o формування чіткого уявлення про потреби в інформації начальника і підлеглих;

o планування, реалізація, контроль у напрямі поліпшення інформаційного обміну;

o обговорення планів, завдань, шляхів їх рішення.

· Вдосконалення системи зворотного зв'язку:

o переміщення людей з одного підрозділу організація в інше з метою обговорення;

o опит працівників, в середовищі яких необхідно виявити: чи чітко доведені до них цілі їх діяльності, чи інформовані вони; з якими потенційними і реальними проблемами стикаються або можуть зіткнутися стратегії змін; чи отримує їх керівник для пропозицій.

· Вдосконалення системи збору інформації з метою зниження тенденції фільтрації ідей або їх ігнорування на шляху від низу до верху.

· Створення каналів інформаційних повідомлень (статті, радіо і тому подібне)

· Впровадження сучасних інформаційних технологій (електронна пошта, відеоконференція і ін.).

Управління комунікаціями необхідно будувати на принципах, що визначають увагу керівника до цієї сторони його діяльності як менеджера, а також науковий підхід до формування системи комунікацій в організації. Розглянемо дані принципи:

· принцип формування структури комунікацій, що відповідає потребам співпраці, партнерства і компетентності;

· принцип регулювання масштабів комунікацій для певних посадових осіб і підрозділів;

· принцип раціонального використання робочого часу керівника;

· принцип інформаційного забезпечення комунікацій, розподіл інформації для встановлення і підтримки необхідних комунікацій;

· принцип повноважень і відповідальності;

· принцип регулювання комунікативного навантаження різних ланок організації;

· принцип обліку неформальних комунікацій і використання їх в процесі управління.

Сучасні засоби комунікації, які можуть використовувати організації, є: електронну пошту, голосову пошту, факс, телеконференцію, відеоконференцію, електронний обмін даними, інтрамережі.

Точні комунікації від низу до верху оповіщають менеджера про стан підлеглих, допомагають йому правильно визначити якості працівників і відкривають шлях для ефективніших комунікацій зверху вниз. В той же час існує проблема спотворення комунікацій, що поступають від низу до верху, тому що працівники частіше говоритимуть начальникові те, що він хоче почути, бо, що є насправді.

Для поліпшення висхідних потоків можна використовувати ряд допоміжних систем.

· Система дій, «політика відкритих дверей», що позначається терміном, є готовність керівника будь-якого рангу вислуховувати пропозиції рядових працівників.

· Система дій, звана «виведенням управління за межі кабінету». Обхід керівником підприємства хороший спосіб познайомитися з положенням справ безпосередньо. Проте не рекомендується робити це дуже часто.