Завдання служби діловодства

ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО ОРГАНІЗАЦІЇ СУЧАСНОГО ДІЛОВОДСТВА

Загальні правила документування управлінської діяльності викладені в Примірній інструкції з діловодства в міністерствах і відомствах України, місцевих органах державної влади, місцевого та регіонального самоврядування.

Інструкція з діловодства регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи.

Положення інструкції поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру.

Структура та функції служби діловодства.

Загальне керівництво організацією діловодства в установах здійснює керівник.

Уся організаційна робота з раціональної постановки діловодства в установі покладається на службу діловодства.

Служба діловодства є самостійним структурним підрозділом установи і підпорядковується її керівнику.

Фактори, які визначають організаційну побудову служби діловодства:

- її основні функції;

- обсяг робіт;

- розмір установи:

- кількість структурних підрозділів;

- територіальне розміщення підрозділів;

- кількість працівників;

- кількість рівнів прийняття рішень;

- норми управління;

- прийнята система документування й організації роботи з документами;

- рівень механізації і автоматизації документаційних процесів.

Види служб діловодства:

1. Управління справами в:

- міністерствах;

- відомствах;

- корпораціях.

2. Загальний відділ у:

- виконкомах;

- органах управління громадськими організаціями.

3. Канцелярія в:

- об'єднаннях;

- організаціях,

- фірмах;

- підприємствах.

В установах, які не мають таких структурних підрозділів, відповідальність за організацію діловодства покладають на секретаря або на спеціально виділену для цього особу.

Склад служби діловодства:

- секретаріат;

- підрозділи з обліку та реєстрації;

- контролю;

- раціоналізації роботи з документами,

- розгляду листів (скарг);

- експедиція;

- копіювально-множильне бюро;

- архів.

Завдання служби діловодства

- встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі;

- документаційне забезпечення на основі використання сучасної техніки, автоматизованої технології роботи з документами;

- скорочення кількості документів.

Функції служби діловодства:

- розробляє інструкції з діловодства для установи та підвідомчої мережі, номенклатури та описи справ установи і типові номенклатури для підвідомчої мережі;

- організовує за дорученням керівника підготовку проектів документів, забезпечує документаційне й організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

- організовує роботу з пропозиціями, заявами і скаргами громадян;

- організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;

- здійснює уніфікацію систем документації і документантів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

- контролює якість підготовки і оформлення документів, їх своєчасне виконання в установі, вживає заходів до скорочення строків проходження і виконання документів, узагальнює і аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

- здійснює приймання, реєстрацію, облік, зберігання, оперативний пошук, доставку документів, інформування за документами;

реалізує єдиний порядок відбору, обліку, збереження, якості обробки та виконання документів, що утворюються у діяльності установи і підвідомчої мережі, для передачі на державне зберігання;

- удосконалює форми і методи роботи з документами в установі і підвідомчій мережі завдяки використанню організаційної техніки і засобів обчислювальної техніки;

- здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами

у підрозділах і підвідомчій мережі;

організовує підвищення кваліфікації працівників установи щодо роботи з документами;

- впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації та інші нормативи в установі та підвідомчій мережі;

- завіряє печаткою документи в усіх випадках, передбачених інструкцією щодо роботи з документами в установі.