УПРАВЛІННЯ СЛУЖБОЮ ДІЛОВОДСТВА

Взаємодія керівника служби діловодства:

- з керівниками структурних підрозділів установи і підвідомчої мережі – з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, діяльності колегіальних органів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання інформації в службових цілях;

- з юридичною службою – з правових питань, пов'язаних з підготовкою документів;

- зі службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування працівників служби.

Права керівника служби діловодства:

1. Контролювати і вимагати встановлених правил роботи з документами в установі та підвідомчій мережі.

2. Доповідати керівнику установи про стан роботи з документами, подавати документи для розгляду.

3. Вносити на розгляд керівництва подання про призначення, переміщення і звільнення працівників служби діловодства, їх заохочування і накладання на них стягнень.

4. Залучати спеціалістів структурних підрозділів і установ підвідомчої мережі до підготовки проектів документів за дорученням керівництва.

5. Запитувати від структурних підрозділів і установ підвідомчої мережі відомості, які необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами.

6. Вживати заходів до скорочення зайвої документаційної інформації в установах та підвідомчій мережі, контролювати цей процес.

7. Підписувати і візувати документи у межах своєї компетенції.

8. Застосовувати санкції в усіх випадках порушення підрозділами і службовими особами установи встановлених правил роботи з документами.

9. Повертати виконавцям документи, підготовлені з порушенням встановлених вимог, і вимагати їх доопрацювання.

10. Затверджувати положення про структурні підрозділи служби і посадові інструкції її працівників.

11. Брати участь у засіданнях колегії, нарадах, які проводить керівництво установи.

Керівники установ зобов’язані:

- вживати необхідних заходів щодо скорочення службового листування;

- не припускати витребування від підвідомчих організацій не передбачених правовими актами різних відомостей, звітів, зведень та інших документацій, якщо це не викликається необхідністю.

- забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в апараті установи та підвідомчих організацій.

- усебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів.

- забезпечувати організацію навчання працівників діловодного апарату та його структурних підрозділів.

- здійснювати контроль за обов'язковим додержанням в апараті установи та в підвідомчих установах вимог щодо складання, оформлення документів та організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та положеннями відповідних інструкцій.