ТЕМА 20 Значение делового общения в управлении. Формы и организация общения.

По общему признанию, коммуникации, общение имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем управления По существу это своего рода «кровеносная система» единого организма организации. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в коммуникациях. Современные руководители должны в совершенстве владеть искусством коммуникации, так как, образно говоря, они выполняют работу «чужими руками».

Коммуникация в практическом плане — это процесс обмена идеями и информацией, ведущий к взаимному пониманию. Коммуникационный процесс может происходить между двумя или более людьми. Его цель — обеспечить передачу и понимание информации, являющейся предметом обмена. Если взаимное понимание не достигается, то коммуникация не состоялась, из чего следует, что обе стороны играют в ней активную роль. Например, коммерческий директор сообщает зав. отделом маркетинга, как нужно организовать проведение маркетинговых исследований. Это начало коммуникации (обмена информацией). Чтобы она была эффективной, зав. отделом должен «отреагировать», то есть изложить свое понимание задачи.

Коммуникационный процесс технологически можно представлять как взаимодействие совокупности элементов, в качестве которых выступают отправитель (лицо, передающее информацию), сообщение (собственно информация), канал (средство передачи информации) и получатель (лицо, которому информация предназначена). Эффективность коммуникации зависит от качественных особенностей и механизма действия каждого из указанных элементов. Например, директор предприятия решил обсудить с начальниками цехов и производственных участков вопрос о состоянии и улучшении качества производимой продукции на селекторном совещании. В данном случае директор предприятия — отправитель; информация о состоянии и улучшении качества продукции — сообщение; селектор — канал связи; начальники цехов и производственных участков — получатели. При этом с помощью технического средства — селектора — осуществляется «обратная связь».

Все многообразие причин неэффективных коммуникаций условно можно разделить на две группы: зависящие от «отправителя» информации и связанные с ее «получателем». Такое деление относительно, так как в отдельных случаях успех общения может определяться действием обеих сторон. Нередко руководители недооценивают желание работников и даже руководителей нижнего и среднего уровня быть осведомленными о состоянии дел на предприятии. Между тем результаты обследований показывают, что в числе моральных факторов, влияющих на производительность труда, сотрудники на 2—3-е место ставят гласность, информированность.

Вступая в деловое отношение, руководитель должен привлечь внимание работника и далее вызвать интерес к сообщениям.

Чтобы избежать ситуации быть непонятым собеседником, следует стремиться к простоте сообщения, использовать словарный состав повседневной речи даже при общении с образованным и проницательным человеком. Одновременно надо учитывать, что доверие к себе можно подорвать, если привести только один ложный или искаженный факт из ста, хотя 99 могут соответствовать действительности.

Опытный руководитель завершает сообщение четким определением действий исполнителя и сроков на их выполнение.

Информационная связь между руководителем и подчиненным может осуществляться в устной, письменной форме или с помощью технических (компьютерных) средств связи. По наиболее важным вопросам устное сообщение может быть дополнено письменным предписанием.

Деловые встречи — совещания — одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.

Деловые совещания представляют собой особый вид организации, которая создается на чрезвычайно короткий срок и имеет определенную целенаправленность.

Чтобы достичь целей совещания, необходимо должным образом подготовить и организовать его проведение. Существует совокупность обязательных элементов, без которых эффект совещания не будет достигнут

Подготовка совещания начинается с определения его необходимости и целесообразности проведения.

После того как принято решение о необходимости проведения совещания, определяют состав его участников. К участию в совещании необходимо привлечь тех должностных лиц, которые наиболее компетентны по обсуждаемой проблеме, а ими, как показывает практика, не всегда являются руководители подразделений.

Определив состав участников совещания, надо назначить день и время его проведения. Как правило, для совещания отводится один определенный день в неделю. Наилучший день для совещания — среда или четверг, так как недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и пятницу.

По времени совещания лучше проводить во второй половине дня. Поскольку любое совещание нарушает ритм трудовой деятельности, проводить его в первой половине рабочего дня нецелесообразно.

Как правило, местом проведения значительной части (более 70 %) деловых совещаний является кабинет руководителя организации. Однако заседания лучше созывать в специально оборудованных для этой цели помещениях.

Подготовка участников совещания — это последний этап подготовительной работы в процедуре организации деловых совещаний. Суть всей работы в этом направлении сводится к заблаговременному ознакомлению всех участников с повесткой дня и необходимыми материалами.

Проведение совещания. Оптимальная продолжительность совместной умственной деятельности большого числа людей составляет всего 40 — 45 мин. Таким образом, оптимальная продолжительность совещания — не более 1 ч. Если обстоятельства дела требуют более длительной работы, то после 40 мин заседания необходимо объявлять 10 — 15-минутный перерыв.

Принятие решения. Завершающий этап организации проведения совещания — это принятие решения и проведение его в жизнь. Следует иметь в виду, что решение на совещании принимается всеми вместе и каждым в отдельности. От того, насколько участнику совещания удалось включить свои идеи и соображения в общее решение, зависит его эффективность.