Управление информационными ресурсами

Информация является основой для по­стоянного совершенствования деятельности предприятия.

Информация – это значимые данные

Одним из современных принципов менеджмента качества является управление на основе объективных фактов, но это невозможно, если информация в системе обеспечения качества сама не рассматривается как ресурс и не является объектом управления. Информационные ресурсы – это совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных. Для эффективного управления информационными ресурсами на предприятии необходимо:

· идентифицировать свои потребности в информации;

· идентифицировать внутренние и внешние источники ин­формации;

· проводить своевременную оценку адекватности информа­ции;

· использовать информацию при реализации стратегии и це­лей;

· гарантировать соответствующую безопасность и конфиден­циальность.

Совокупность средств, методов и условий, позволяющих использовать информационные ресурсы, составляет информационный потенциал предприятия, который включает также комплекс научно-исследовательских, учебных, административных, коммерческих и других служб и подразделений, обеспечивающих информационное обслуживание процессов на предприятии на базе современных информационных технологий.

Важнейшими компонентами информационных ресурсов являются:

· техническая и технологическая составляющая– это современное информационное оборудование, мощные компьютеры, развитые компьютерные сети;

· нормативно-правовая составляющая– это документы: приказы, стандарты, нормы и т.д., которые обеспечивают регулируют взаимодействие производителей и распространителей информационных продуктов и услуг;

· информационная составляющая– это справочно-поисковые средства и структуры, помогающие находить нужную информацию.

При разработке информационного обеспечения следует использовать разработанные стандарты, где устанавливаются требования:

· к унифицированным системам документации;

· к унифицированным формам документов различных уровней управления;

· к составу и структуре реквизитов и показателей;

· к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документации.

Однако, несмотря на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс недостатков:

· чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;

· одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;

· работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач;

· имеются показатели, которые создаются, но не используются.

Поэтому устранение указанных недостатков является одной из задач менеджеров по качеству в области информационного обеспечения.

При разработке информационного обеспечения целесообразно использовать схемы информационных потоков. Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выбрать меры совершенствованию всей системы управления.

Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:

· исключение дублирующей и неиспользуемой информации;

· классификацию и рациональное представление информации.

Уровни управления

Рис. 6.1. Пирамида уровней управления, отражающая возрастание власти, ответственности, сложности и динамику принятия решений

Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.

Для создания информационного обеспечения необходимо:

· ясное понимание целей, задач и функций всей системы управления организацией;

· выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков;

· совершенствование системы документооборота;

· наличие и использование системы классификации и кодирования;

· владение методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации;

· создание массивов информации на машинных носителях, что требует современного технического обеспечения.