Назначение и возможности отчетов.

Отчеты предназначены для того, чтобы выбирать данные из нескольких таблиц, производить над ними вычисления, подводить итоги и выводить их на экран или печать. Они имеют широкие возможности для группировки, а так же вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных.

Отчет может быть создан на основе таблицы, запроса или инструкции SQL. Для организации связи между отчетом и его исходными данными применяются элементы управления. В качестве элементов управления используются поля, Содержащие имена и числа, надписи для заголовков, декоративные линии для графического оформления отчета. Возможна так же вставка объектов OLE.

Отчеты могут быть открыты в трех режимах:

· в режиме конструктора

· в режиме предварительного просмотра

· в режиме просмотра образца.

Режим конструктора используют для создания отчета или изменения структуры существующего отчета.

Режим предварительного просмотра позволяет просматривать данные в том виде, в котором они будут размещаться на печатных страницах.

В режиме просмотра образца выводятся основные элементы макета отчета с образцами данных, демонстрирующих представление данных в отчете.

Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов MS Access выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова мастера выводятся окна диалога с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер окажется полезным даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.

ЗАЩИТА БАЗЫ ДАННЫХ

Microsoft Access обеспечивает два традиционных способа защиты базы данных: установку пароля, требуемого при ее открытии, и защиту на уровне пользователя, позволяющую ограничи­вать ту часть БД, к которой пользователь будет иметь доступ или сможет изменять. Кроме того, можно удалить изменяемую программу Visual Basic из базы данных, чтобы предотвратить изменения струк­туры форм, отчетов и модулей, сохранив БД как файл MDE.

Простейшим способом защиты БД является установка пароля. В этом случае при каждом открытии базы данных будет появлять­сядиалоговое окно, в которое требуется ввести пароль, и только те пользователи, которые введут правильный пароль, смогут от­крыть эту базу данных. Данный способ достаточно надежен для БД, которая совместно используется небольшой группой пользо­вателей или на автономном компьютере, установка пароля обыч­но оказывается достаточной.

Наиболее гибким и распространенным является способ защи­ты базы данных на уровне пользователей, который подобен спо­собам защиты, используемым в большинстве сетевых систем. В этом случае от пользователей требуется идентифицировать себя и ввес­ти пароль, когда они запускают Мicrosоft Access.

С помощью средств защиты можно указать, какие операции по обработке объектов базы данных разрешается выполнять конкрет­ному пользователю или группе пользователей. При этом о каждом пользователе или группе пользователей ведутся учетные записи с указанием прав доступа к тем или иным объектам.

Рабочей называется группа пользователей, работающих с од­ной базой данных и имеющих общий файл.

Файл рабочей группы – это системный файл с информацией о группе пользователей, работающих с БД коллективного доступа. В файлах рабочих групп хранятся учетные записи, пароли, а также данные о правах доступа к объектам БД.

Изменение стандартного или создание нового файла рабочей Группы выполняет программа Администратор рабочих групп, находящаяся в папке System папки Windows.

После установки Access пользователь получает право доступа ко всем объектам БД, т. Е. становится членом группы Admins с Именем Admin. Члены группы Admins (администраторы) имеют Право на модификацию БД.

Чтобы устранить произвольный доступ в систему всех членов группы Admins, следует установить пароль для каждого админист­ратора в ее регистрационной записи. В противном случае при каждом запуске Access администратор будет регистрироваться как пользователь Admin, т. Е. без указания пароля.

После создания рабочей группы можно приступить К созданию учетных (регистрационных) записей. По умолчанию создается учетная запись Admin, а также учетные записи групп Admins (Адми­нистраторы) и Users (Пользователи) и предоставляются права доступа ко всем объектам.

Учетная запись администратора включается в рабочую ГPYIlI1I Admins. Администратор имеет право доступа ко всем объекта созданным в этой группе.

Кроме администратора в рабочей группе может быть указа владелец базы данных (в системе обеспечения безопасности Аcсеss владельцы объектов имеют особый статус). По умолчанию пользователь, создавший объект, становится владельцем этого объекта и имеет право на работу с ним.

Администраторы и владельцы имеют следующие права:

§ администратор БД всегда может получить право доступа ко всем объектам, созданным членами данной рабочей группы;

§ владелец БД всегда может открыть базу данных;

§ владелец объекта наделен полными правами доступа к этому объекту.

Пользователь Admin является владельцем любой базы данных и всех объектов. Поскольку для него не устанавливается пароль, то для защиты БД от несанкционированного доступа необходимо изменить право владения базой и ее объектами.

Существует несколько способов смены владельца объектов базы данных:

§ импортирование всех объектов БД в новый файл;

§ использование вкладки Смена владельца диалогового окна Раз­решения.

Администратор БД предоставляет всем или некоторым членам рабочей группы права доступа к различным объектам базы дан­ных. Права доступа хранятся в файле базы данных и характеризу­ют ее объекты.

К разграничению прав доступа пользователей и групп присту­пают после создания рабочей группы, определения администра­тора и владельца базы данных, а также создания учетных записей пользователей и групп. Пользователь наследуют права той груп­пы, к которой принадлежит.

Перечень прав доступа, определенных в Access, приведен в таблице:

Из таблицы видно, что некоторые права доступа обуславлива­ют наличие других прав. Так, таблица, в которой разрешено об­новление данных, доступна для чтения данных и макета. При на­личии прав администратора пользователю доступны все перечисленные выше права.

Определить права доступа к некоторому объекту может владе­лец этого объекта, администратор в рабочей группе Admins или пользователь, которому присвоены права администратора имен­но для этого объекта.

Все права доступа к объекту сохраняются при его изменении только в том случае, если не применялся буфер обмена или не выполнялся импорт/экспорт объекта. Однако все связанные

Объектом права доступа могут быть утеряны при сохранении объекта под новым именем посредством команды Сохранить как \ Экспорт.

Еще одним способом защиты является шифрование – это за­щита БД от несанкционированного доступа с помощью текстового редактора или средств работы с файлами, например, входящих в состав Windows или Norton Utilities. Информация в зашифро­ванной базе данных недоступна для чтения. Шифрование несколько замедляет работу Access, так как на шифрование и дешифрование файлов расходуется время.

Шифрование и дешифрование базы данных могут производить только члены группы Admins.