Тема. Создание и использование запросов, форм, отчетов. Автоматическое создание форм и отчетов.

Запрос позволяет отображать множество записей из одной или нескольких таблиц, удовлетворяющих определенному условию. Запрос подобен фильтру, но фильтр действует только «здесь и сейчас» и не сохраняется в базе данных. Запрос же является объектом, хранимым в БД, поэтому его можно использовать по мере необходимости. Фактически в запросе хранится лишь описание способа отбора записей из различных таблиц, сами же данные хранятся в таблицах. Запрос может выступать источником данных для отображения в формах, для создания отчетов и построения других запросов наравне с таблицами.

Чтобы начать создание запроса, нужно перейти на вкладку Созданиеи выбрать или Мастер запросовили Конструктор запросов. При выборе команды Мастер запросовоткрывается окно Новый запрос, где можно выбрать вид создаваемого запроса. Рассмотрим эти виды.

· Простой запрос. Запускается мастер, помогающий создать запрос.

· Перекрёстный запрос. Специальный запрос для анализа данных по двум или более признакам. Например, может представлять интерес запрос в виде таблицы, где заголовками строк являются поставщики, заголовками столбцов – детали, а на пересечении строк и столбцов стоит суммарное количество деталей, поставленных определенным поставщиком.

· Повторяющиеся записи. В этом режиме запускается мастер, который просматривает выделенную таблицу или запрос и отбирает все записи, содержащие повторяющиеся значения в заданном поле. Его можно использовать для проверки возможности установления связей между таблицами.

· Записи без подчинения. Данный запрос используется для сравнения двух таблиц и поиска всех записей в первой таблице, для которых не имеется подчинённых записей во второй таблице.

Создание простого запроса.В окне Новый запрос, нужно выбрать Простой запрос. Начнет работать мастер создания простого запроса. На первом диалоге мастера нужно отобрать поля для включения в запрос. На втором диалоге, можно выбрать тип запроса:

· подробный – выводятся все записи из различных таблиц, удовлетворяющие заданным условиям;

· итоговый – отображает итоговая информация, а не все подходящие записи.

На последнем третьем диалоге, задается имя запроса. Если оставить переключатель Открыть запрос для просмотра данных, то в результате будет показана таблица с результатами запроса.

На вкладке Главнаяслева расположена кнопка Режим, с помощью которой можно переключаться между разными режимами представления активного в данный момент объекта. Режим SQLобеспечивает просмотр запроса в виде инструкции языка SQL.

Перейдем в режим Конструктордля запроса. Откроется бланк конструктора запросов. В верхней части бланка помещены списки полей таблиц, из которых выбраны поля в запрос. Кроме того, добавляются поля таблиц, необходимых для установления связи между выбранными в запрос полями. При работе с бланком запроса можно самостоятельно добавлять или изменять связи между таблицами. Эти изменения будут касаться только данного запроса и не изменят связей, показываемых в окне Схема данных.

Если в строке Условие отборадля поля ввести определенноезначение, тогда в запрос будут включены только данные, соответствующие условию. Установка флажка Вывод на экранв строке конструктора обеспечивает показ соответствующего поля, снятие флажка отменяет вывод поля на экран.

Запросы с выводом наборов значений.В окне Новый запрос, выберем Конструктор. При загрузке конструктора появится окно выбора таблицы, в котором выберем таблицу. Работая в конструкторе, включим в запрос нужные поля проведем сортировку. В группе команд Настройка запросав поле Возвратвведем необходимое значение.

Подведение итогов по записям.В запросе можно делать вычисления над полями, включенными в запрос. На вкладе Созданиевыберем инструмент Мастер запросов, в диалоге Новый запросвыберем Простой запрос. Далее выбираем из таблиц поля. На следующем диалоге выбираем Итоговый, при этом становится активной кнопка Итоги, нажимаем ее и переходим в окно настройки запроса. Выбираем в окне Итогигрупповую операцию, которую следует выполнить над полем, включенным в запрос. После нажатия кнопки ОКвозвращаемся к предыдущему диалогу с которого по кнопке Далеепереходим к диалогу ввода имени запроса.