Способы создания форм

Форма создаётся двумя способами – с помощью конструктора и с помощью мастера форм. Если в режиме базы данных открыть вкладку Формы и щелкнуть по кнопке Создать, то откроется окно, в котором указаны способы создания формы (рис. 1).

Конструктор позволяет создать каждый элемент формы и её оформление самостоятельно, но это для начинающих пользователей довольно сложно, поэтому режим конструктора используется, в основном, для корректировки форм, созданных с помощью мастера.

Мастер форм автоматически создаёт форму на основе выбранных полей и является самым удобным. Access в режиме диалога выясняет у пользователя, какую форму он хочет получить, и создает ее автоматически. Если в этой форме что-либо не удовлетворяет, можно исправить это в режиме конструктора. Автоформы являются частными случаями мастера форм, т.е. они автоматически создают заданные виды форм без участия пользователя. Автоформы удобны, когда базовая таблица одна, содержит немного полей и нужно быстро создать простую форму. Диаграмма создает форму со встроенной диаграммой, а сводная таблица - со сводной таблицей Excel.

Рисунок 1 Окно БД "Штат" и окно "Новая форма"

для выбора режима создания формы

В этом режиме можно выбрать вид формы, поля таблицы для отображения в форме, стиль и цвет оформления фона и ячеек. Мастер форм в Access 2002 предлагает шесть видов форм представления данных: в один столбец (рис. 2), ленточная (рис. 3), табличная (рис. 4), выровненная (рис. 5 ), сводная диаграмма (рис. 6) и сводная таблица (рис. 7).

Рисунок 2Форма в один столбец Рисунок 3Ленточная форма

Поля в форме в один столбецупорядочены и представлены в виде строк, перемещение по записям выполняется с помощью полосы прокрутки внизу формы. Эта форма применяется чаще всего.

Ленточная форма и табличная форма похожи друг на друга, но табличная форма фактически повторяет вид исходной таблицы и в ней ограничены возможности редактирования. В ленточной форме доступны все виды инструментов и способы оформления элементов формы (фона и ячеек) из Windows.

Рисунок 4 Табличная форма Рисунок 5 Выровненный вид формы

Рисунок 6 Сводная диаграмма Рисунок 7 Сводная таблица

Выровненный вид формы - на экран выводятся все поля одной записи, если полей много, то они располагаются рядами - один под другим.

Если форма разрабатывается на основе нескольких таблиц или запросов, то Access предложит создать либо подчиненные, либо связанные формы в ленточном или в табличном виде.

Настраивать внешний вид и возможности ввода, обработки и просмотра данных можно в режиме конструктора, который позволяет использовать большое количество Инструментов и Свойств формы.

Перемещение в форме выполняется простым щелчком по нужному полю и внесением изменений или дополнений в данные.

Операции поиска, замены, сортировки и фильтрации данных в режиме формы, просмотр и печать форм выполняются теми же способами, что и в режиме таблицы.

Целью создания формы является в первую очередь облегчение ввода данных в таблицы БД, при этом выполняются следующие правила:

1.2 Правила ввода данных в форму:

1 Открывание формы – в окне базы данных щелкнуть на кнопке Формы и дважды щелкнуть мышью по имени формы.

2 Начало ввода – щелкнуть в нужном поле.

3 Переход в следующее поле – нажать клавишу Tab.

4 Возврат в предыдущее поле – нажать сочетание клавиш Shift+Tab.

5 Переход к следующей или предыдущей записи – кнопками со стрелками "влево" и "вправо" на полосе прокрутки внизу формы.

Данные в форме сохраняются автоматически по мере их ввода в файле созданной БД, например, в файле БД "Справочник".

Создание форм