Международная стандартизация

Международная организация по стандартизации (ИСО) представляет собой всемирную федерацию национальных ор­ганов стандартизации (организаций, являющихся членами ИСО). Разработка международных норм и стандартов обычно поручается техническим комитетам ИСО.

В частности, разработка международных норм и стандар­тов в сфере информации и документации в Международной организации по стандартизации осуществляется техническим комитетом № 46 «Информация и документация», в работе ко­торого принимают участие тридцать четыре национальных ко­митета-члена ИСО, в числе которых и Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Ростехрегули-рование). «Наблюдателями» за деятельностью технического комитета № 46 являются тридцать семь национальных коми­тетов других стран.

На сегодняшний день комитетом подготовлены девяносто международных стандартов. Среди них следует отметить, прежде всего, международный стандарт ИСО 5127-2001 «Ин­формация и документация. Словарь», содержащий основные термины и понятия, применяемые в сфере работы с ин­формацией и документацией. Стандарт используется при разработке прикладных стандартов по информационным наукам, в том числе библиотечному делу, управлению документами и архивными системами.

Три международных стандарта посвящены непосредствен­но управлению документами: две части ИСО 15489-2001 «Ин­формация и документация - Управление документами» и первая часть стандарта ИСО 23081 «Информация и документация - Процессы управления документами - Метаданные документов». Они разработаны действующим с 1998 года Подкомитетом 11 «Управление архивами/документами», входя­щим в состав Технического комитета 46. Работу секретариата этого подкомитета обеспечивает австралийский национальный орган стандартизации.

Основой для международного стандарта ИСО 15489 послу­жил австралийский государственный стандарт по управлению документацией, выпущенный в 1996 году и ныне замененный на государственный стандарт, эквивалентный стандарту ИСО.

Стандарт ИСО 15489 регламентирует управление документами любого формата и на любых носителях, создаваемыми и изучаемыми различными организациями в процессе их деятельности. Он состоит из двух частей. Часть 1 «Основные понятия» содержит общие принципы управления документа­ми в государственных и негосударственных организациях. К этим принципам относятся установление и документальное закрепление: основных правил, стандартов, процедур работы с документами в организации, распределения ответственности и полномочий в области работы с документацией между сотрудниками организации, процессов работы с документами. Кроме того, управление документацией в организации должно включать создание, применение и администрирование специальных систем для управления документами, интегрированных с ситемой управления и управленческими процессами. Часть 2 «Руководящие указания» содержит детальное описание процедур, помогающих обеспечивать управление документами в соответствии с принципами, содержащимися в первой части стандарта. В ней подробно разъясняется методология проек­тирования и внедрения систем управления документами.

Стандарт ИС015489 специально не затрагивает вопросы уп­равления архивными документами в архивных учреждениях, хотя и отмечает, что понятие «управление документами» в ряде стран включает управление архивами. Он предназначен для использо­вания менеджерами в организациях, специалистами по управле­нию документацией, информацией и технологиями, атакже все­ми другими сотрудниками организаций и частными лицами, обя­занными создавать и сохранять документы в своей деятельнос­ти. Международный совет архивов отмечает, что ИС015489 может служить основой для сохранения архивных документов.

Международный стандарт ИСО 23081 посвящен делопро­изводственным метаданным в управленческой деятельности, их типам, функциям по обеспечению управленческих и делопро­изводственных процессов, а также управлению метаданными. Первая часть стандарта содержит определение сущности де­лопроизводственных метаданных, их роли в управленческой де­ятельности, описание процессов управления метаданными, а также распределение ролей и ответственности по управлению метаданными. В ней выделены пять типов метаданных: о самом документе, о принципах и правилах управленческой деятель­ности, о лицах, участвующих в процессе управления и делопро­изводства, об управленческой деятельности и ее процессах, о делопроизводственных процессах. Установлены требования к этим категориям метаданных, исходя из требований ИС015489.

Требования к хранению документов в архивах и библиоте­ках устанавливает международный стандарт ИСО 11799-2003 «Информация и документация. Требования к хранению архи­вных и библиотечных документальных материалов». Он определяет характеристики специальных хранилищ, применя­емых для долговременного хранения архивных и библиотеч­ных материалов, в том числе конструкцию зданий, используе­мое оборудование. Стандарт может применяться ко всем ар­хивным и библиотечным материалам, содержащимся в специ­альных хранилищах, на различных носителях, но не исключает возможность создания отдельных хранилищ - с особыми условиями для хранения специфических архивных материалов. Стандарт не охватывает специальные требования к долговре­менному хранению небумажных документов, таких как перга-цент, фотодокументы или электронные документы. Он также не охватывает процедуры управления хранением.

Стандартизацию в области имиджинга^* осуществляет технический комитет № 171. Основные понятия, применяемые в сфере оцифрования информации^*, нормативно закреплены в международном стандарте ИСО 12651:1999 «Электронный имиджинг. - Словарь».

* Имиджинг (синонимы: микрография, микрофильмирование и оцифровка за рубежом - «цифровой электронный имиджинг»)) - это распознаваемая и легитимная форма репродукции (копирования) документов. Термин заимствован из зарубежных источников в целях объединения одним понятием всех составляющих работы с изображением (микрографии, оцифровки и смешанного типа имиджинга, позволяющего оцифровывать микрофильмированные документы).

* Оцифрование информации - это процесс конвертирования при помощи' компьютера (сканера, цифровой камеры) из аналогового формата в машиночитаемый цифровой формат текстового документа или фотографии.

Чтобы документы могли быть приняты к рассмотрению в ка­честве судебного доказательства, они должны быть достовер­ными, полными и достаточно долговечными. Международный стандарт ИСО/ТО15801:2004 «Электронный имиджинг - Инфор­мация, хранящаяся в электронном виде - Рекомендации по обес­печению достоверности и надежности» описывает внедре­ние и эксплуатацию систем управления информацией, которые хранят информацию в электронном виде и для которых важны достоверность, надежность, аутентичность и целостность инфор­мации. Он охватывает полный жизненный цикл электронных до­кументов, от включения документов в систему до уничтожения.

Не меньший интерес представляют Международный стан­дарт ИСО/ТО 12654:1997 «Электронный имиджинг - Рекомен­дации по управлению системами электронной записи при за­писи документов, которые могут потребоваться в качестве сви­детельства, на оптический диск с однократной записью и мно­гократным считыванием» и Международный стандарт ИСО/ТО 12037:1998 «Электронный имиджинг - Рекомендации по удалению информации, записанной на неперезаписывае­мом оптическом носителе».

Международной организацией по стандартизации также принят ряд стандартов по качеству и прикладным задачам электронного имиджинга.

Сегодня все больше организаций уделяют особое внима­ние внедрению систем менеджмента качества (СМК), соответ­ствующих требованиям международных стандартов ИСО серии 9000 , в которых термином «качество» обозна­чается способность продукции (услуг) удовлетворять потреб­ности клиентов (потребителей).

В 2001 году в России были введены вдействие три анало­гичных международным государственных (национальных) стан­дарта.

Эти стандарты могут применяться в любых организациях, независимо от вида деятельности, размера, формы собствен­ности и т.д. Они содержат основные положения, требования и рекомендации по совершенствованию СМК.

Требования к СМК выдвигаются для того, чтобы заинтере­сованные лица были уверены в способности организации эффективно выпускать качественную продукцию (предоставлять услуги) в течение длительного времени. За это время могут меняться технологии, поставщики, сотрудники и т.д., но это не должно сказываться на качестве продукции (услуг). Внедрение в организациях СМК, основанных на международных стандар-Тах, приводит к повышению конкурентоспособности продукции (услуг), снижению рисков и повышению доверия со стороны иофебителей, кредиторов и инвесторов.

Например, Типовой регламент взаимодействия федераль­ных органов исполнительной власти вводит понятия «го­сударственная услуга» и «требования к качеству и доступности государственной услуги». Уполномоченные федеральные орга­ны исполнительной власти должны обеспечивать опубликование перечней государственных услуг и требований к их каче-идоступности.

Важной особенностью стандартов ИСО серии 9000 является то, что они предъявляют требования не к качеству продукции (услуг), а к системе управления организацией на основе установленных в этих стандартах критериев качества про­дукции (услуг). Управление организацией включает менеджмент качества наряду с другими аспектами менеджмента.

Стандарт ИСО 9000 содержит основные положения систем менеджмента качества и устанавливает единую терминологию для менеджмента качества.

ИСО 9001 - это стандарт, устанавливающий требования, которым должна отвечать СМК, чтобы гарантировать постоян­ное соответствие продукции и услуг требованиям заказчиков и регулирующих органов.

ИСО 9004 - это стандарт-руководство, который дает рекомендации по постоянному улучшению СМК на благо всех сторон в целях стабильного обеспечения удовлетворенности потребителей.

В настоящее время ИСО 9001 - это единственный стандарт в семействе ИСО 9000, по которому можно проводить сертификацию. Сертификация системы качества - это действия, проводимые по определенной схеме уполномоченной третьей стороной (независимой от организации и ее потребителей) с целью подтверждения соответствия СМК требованиям стан­дарта ИСО 9001. Сертификация системы качества состоит из двух этапов: сначала проверяется, что документация СМК от­вечает требованиям стандарта, а потом - что практическая де­ятельность организации соответствует процессам, зафикси­рованным в документации.

Итак, управление качеством базируется на документиро­вании существующих процессов, управлении документацией и выполнении требований, заложенных в документации. В рас­смотренном выше стандарте ИСО 15489 управле­ние документами рассматривается именно как часть системы менеджмента качества, базирующейся на требованиях стан­дарта ИСО 9001, а также стандарта ИСО 14001 «Системы уп­равления окружающей средой. Требования и руководство по применению».

Стандарты ИСО серии 9000 устанавливают требования к документации СМК, но не диктуют способы выполнения этих требований в организациях. Рекомендации по разработке и ведению документации, необходимой для обеспечения эффек­тивности СМК и отвечающей конкретным потребностям орга­низации, содержит технический отчет ИСО/ТО 10013:2001. Однако во многих случаях вопросы документирования и управления документацией СМК решаются организациями са­мостоятельно.

В завершение следует отметить, что применение между­народных стандартов не является обязательным, но для нашей страны - это одно из условий перехода к информационному обществу и включению в мировое информационное простран­ство. Интеграция России на равноправной основе в мировую экономику при вступлении в ВТО будет возможна только при условии использования международных стандартов.

Хранение ЭД

7.1. Экспертиза ценности документов

Согласно отечественному архивному законодательству, «экспертизой ценности документов» называется «изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ». Экспертиза ценности документов проводится как при отборе документов для передачи на постоянное хранение, так и при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив организации.

В международном стандарте ИСО 15489 вместо принятого в российском делопроизводстве понятия и термина «экспертиза ценности документов» использовано более узкое понятие - установление срока хранения документа и выбор действия по его отбору на хранение или уничтожение. Этот процесс связан с процессом классификации (в отечественной практике ему соответствует процесс составления номенклатуры дел). Отбор документов для передачи на хранение или уничтожение считается отдельным процессом .

Стандарт рекомендует использовать для этого процесса такой инструмент как перечень документов.

Многие системы управления документами, особенно электронные системы, идентифицируют срок хранения документа и действие по его отбору уже в момент включения документа в систему и регистрации (ИСО 15489-2:2001, п. 4.3.6).

Процесс установления срока хранения документа и выбора действия по его отбору, согласно стандарту, состоит из следующих этапов:

а) определение управленческой операции или управленческой
деятельности, фиксируемой документом;

б) отнесение управленческой операции и документов к соответствующему классу документов в перечне документов;

в) присвоение соответствующего срока хранения и идентификация планируемых действий по отбору документа;

г) фиксация срока хранения и определенного действия по отбору документа на хранение или уничтожение в системе управления
документами;

д) определение, в какой степени необходимо сохранять метаданные о документах, которые были переданы в архив или были уничтожены (ИСО 15489-2:2001, п. 4.3.6).

Все этапы этого процесса могут быть автоматизированы.

Принятие решений о сроках хранения документов в системе управления документами основывается на оценке регулятивной среды, управленческих требований и требований подотчетности, а также оценке риска. Изначально к принятию таких решений должны привлекаться структурные подразделения, осуществляющие конкретные виды управленческой деятельности, сотрудник службы управления документами и другие необходимые лица, в соответствии с внешней и внутренней политикой управления документами или стандартами, а также относящимися к этому конкретному виду управленческой деятельности требованиями к документам. Статутными или другими регулятивными требованиями могут устанавливаться минимальные сроки хранения или необходимость согласования сроков хранения с уполномоченным органом (таким как архивный или контролирующий орган). При определении сроков хранения документов должны учитываться права и интересы всех заинтересованных лиц, включая права доступа к документной информации (ИСО 15489-1:2001, п. 9.2).

К документам длительного хранения обычно относятся документы, которые:

- обеспечивают доказательство и информацию о политике и действиях организации;

- обеспечивают доказательство и информацию о взаимодействии организации с обслуживаемыми ею клиентами;

- документально фиксируют права и обязанности отдельных лиц и организаций;

- используются для создания «памяти» об организации в научных, культурных или исторических целях;

- содержат доказательство и информацию о деятельности, представляющей интерес для внутренних и внешних заинтересованных лиц (ИСО 15489-1:2001, п. 9.2).

Для определения длительности хранения документов стандарт рекомендует провести пятиэтапный анализ:

а) Определить правовые или административные требования к
сохранению документов в системе.

Такие требования могут устанавливать минимальные сроки хранения документов в различных областях полномочий или сферах деятельности.

б) Определить, как используется документ в системе.

Документы некоторых управленческих операций в системе используются повторно для выполнения последующих управленческих операций. Необходимо различать основные документы, которые используются повторно, и документы множества отдельных управленческих операций, которые ссылаются на основные документы; последние документы, возможно, могут быть удалены из системы сразу же после завершения управленческой операции. Например, документы, относящиеся к отпускам персонала, сохраняются только в течение ограниченного периода времени, тогда как «история» отпусков должна сохраняться до тех пор, пока сотрудник работает в организации. Взаимосвязь основных управленческих документов и других оперативных документов определяет, как долго каждый из документов необходим в системе. Продолжительность сохранения документов также зависит от характера до­кументируемой управленческой деятельности. Например, опера­тивные документы, относящиеся к личной медицинской истории, необходимо сохранять дольше, чем оперативные платежные документы, дополняющие главную бухгалтерскую книгу.

в) Определить связи с другими системами.

Документы из одной системы могут поддерживаться другими системами, или другие системы могут ссылаться на эти документы. Например, агрегированные подробности отдельных закупочных операций передаются в бухгалтерскую систему. Документы в географической информационной системе могут копироваться в системы, связанные с планированием, имуществом или другими линиями бизнеса (или такие системы могут ссылаться на эти документы).

г) Учесть область применения документа.
Этапы этого процесса включают:

1)определение других сторон (к которым, например, могут отно­ситься архивы и сторонние пользователи), правомочно или закон­но заинтересованных в сохранении документа в течение более длительного срока, чем это необходимо для внутренних пользователей в организации;

2)оценку рисков, связанных с уничтожением документа после того, как повседневное внутреннее использование этого документа завершено;

3)принятие во внимание, какие документы и действия по их сохранению потребуются организации для обеспечения непрерывности управленческой деятельности в случае утраты или повреждения документов;

4)оценку финансовых, политических, социальных или других позитивных выгод от сохранения документа после завершения его использования в организации;

5)анализ баланса между затратами и нефинансовыми выгодами от сохранения документов, что позволяет решить вопрос, как долго должны храниться документы после минования их надобности для организации;

д) установить сроки хранения для документов на основе общей системной оценки.

Одинаковые сроки хранения и действия по распределению устанавливаются для групп документов, выполняющих или фиксирующих одинаковые виды деятельности в системе. Все документы в документной системе должны быть охвачены какой-либо формой перечня документов (см. п. 5), начиная от документов незначительных управленческих операций и заканчивая документацией, отражающей политику и процедуры системы. Сроки хранения и действия по отбору (передаче) документов должны быть установлены четко. Например, «уничтожить через (количество) лет после проведения аудита» или «передать в архив через (количество) лет после завершения последней операции» (ИСО 15489-2:2001, п. 4.2.4.3).

Проводя аналогию с отечественными нормами, следует отметить, что Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает, что архивные документы включаются в состав

Архивного фонда РФ на основании экспертизы ценности документов, а специально уполномоченный федеральный орган исполнительной власти решает научно-методические вопросы, связанные с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда РФ, и утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.

В состав Архивного фонда РФ включаются архивные документы, независимо от способа их создания, вида носителя, в том числе электронные документы (статья 5 Федерального закона «Об архивном деле в РФ»). Поэтому экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается (часть 6 статьи 6 Федерального закона «Об архивном деле в РФ»).