Отбор (передача) документов на хранение или уничтожение

Английский термин «disposal» (амер. disposition) объединяет несколько видов действий по отношению к «неактивным» документам после экспертизы их ценности (см. п. 4.6) и по истечении сроков их хранения. Он отличается от термина «передача» (transfer), подразумевающего смену хранилища документов (с изменением или без изменения правового статуса документов).

По определению стандарта ИСО 15489, отбор - это ряд процессов, которые связаны с реализацией управленческих решений, касающихся сохранения, уничтожения или передачи документов и зафиксированных в перечнях документов или других инструментах управления документами. Под отбором документов подразумевается их перемещение из действующей системы.

Действия по отбору документов могут охватывать;

а) непосредственное физическое уничтожение, включая сжигание, размачивание, измельчение, перезапись и стирание;

б) дальнейшее хранение в структурном подразделении;

в) осуществляемое под контролем организации перемещение в
соответствующее хранилище или на соответствующий носитель;

г) передачу в другую организацию, которая приняла на себя ответственность за управленческую деятельность в результате реструктуризации, продажи или приватизации,

д) передачу документов в хранилище, управляемое в интересах
организации независимым поставщиком услуг, по соответствующему контрактному соглашению;

е) передачу ответственности за управление документами соответствующим органам, в то время как документы физически хранятся
организацией-создателем;

ж) передачу в архив организации;

з) передачу в сторонние архивные учреждения (ИСО 15489-
1:2001, п. 9.9).

Стандарт ИСО 15489 устанавливает, что никаких действий по отбору документов не должно предприниматься без уверенности в том, что определенный документ больше не требуется, работа с ним завершена, он не потребуется в качестве доказательства в текущих или предстоящих судебных делах и расследованиях (ИСО 15489-1:2001, п. 9.9).

Документы с одинаковыми сроками хранения должны легко идентифицироваться в системе управления документами. Например, бумажные документы с одинаковыми сроками хранения могут физически храниться вместе.

Для подтверждения или изменения выбранного действий по отбору документов перед его осуществлением необходимо ознакомиться с историей использования документов. Кроме того, важно:

а) проверить причины выбора определенного действия по отбору
документов;

б) подтвердить завершение управленческого действия, в котором документ мог участвовать;

в) сохранить контрольный документ о произведенном отборе (передаче) документов (ИСО 15489-2:2001, п. 4.3.9.1).

При этом стандарт ИСО 15489 особо отмечает, что отбор документов на хранение или уничтожение должен производиться только в соответствии с действующими перечнями документов (ИСО 15489-2:2001, п. 2.3.2;).

7.3.1. Длительное хранение

Стандарт ИСО 15489 устанавливает, что документы, перемещенные из оперативных систем в архивные, должны быть доступными и воспроизводимыми в течение всего периода их хранения.

После передачи документов в архив организации ответственность за принятие решения об уничтожении этих документов или дальнейших действиях по их передаче на хранение или уничтожение продолжает сохраняться за подразделением, передавшим документы в архив организации.

Документы, по которым принято решение об их дальнейшем сохранении, должны храниться в условиях, благоприятных для обеспечения их долгосрочной сохранности.

Стратегии в области обеспечения сохранности документов, особенно электронных документов, могут выбираться на основе их способности сохранять доступность, целостность и аутентичность документов в течение установленного времени, а также на основе их экономичности.

Стратегии в области обеспечения сохранности документов могут включать копирование, конвертирование и миграцию документов.

а) Копирование состоит в производстве идентичной копии на носителе того же типа (бумага, микропленка или электронный носитель), например, копирование с бумаги на бумагу, с микропленки
на микропленку или производство резервных копий электронных
документов (которые также могут быть созданы на другом электронном носителе).

б) Конвертированием называется процесс перемещения документов с одного носителя на другой или изменение формата документа. При этом гарантируется, что документ сохраняет идентичную исходную информацию (содержание). К примерам относятся микрофильмирование бумажных документов, имиджинг.

в) Миграция предполагает перемещение документов из одной
системы в другую, в том числе периодический перевод цифрового
материала из одной конфигурации аппаратного или программного
обеспечения в другую конфигурацию или из одного поколения технологии в другое. Целью миграции является сохранение аутентичности, достоверности, целостности документов и сохранение возможности поиска, воспроизведения и иного использования документов. Миграция может происходить, когда техническое и (или) программное обеспечение устаревает, или может использоваться для перемещения электронных документов из одного формата файлов в другой.

Согласно международному стандарту по управлению документами, организации должны иметь политику и руководящие указания по конвертированию и миграции документов (ИСО 15489-1:2001, п. 9.6).

Рекомендации по записи документов, которые могут потребоваться в качестве свидетельства, на оптический диск с однократной записью и многократным считыванием содержит технический отчет ИСО/ТО 12654:1997.

По мере того, как становятся доступными новые технологии, могут использоваться другие методы сохранения электронных документов в течение продолжительных периодов времени.*

Стратегии по сохранению электронных документов и связанных с ними метаданных при их перемещении из систем управления документами должны быть сформулированы и интегрированы во все процессы проектирования системы, чтобы гарантировать, что документы и связанные с ними метаданные останутся доступными и пригодными для использования в течение всего периода их хранения.

Необходимо предусмотреть способы периодического (например, ежегодного) напоминания о регулярном уничтожении документов с истекшими сроками хранения.

Если документы передаются внешнему поставщику услуг по хранению или сторонней архивной организации, независимо от того, является ли это результатом осуществления действий по их отбору или происходит по другим причинам, между хранителем (хранителями) документов и передающей стороной заключается официальное соглашение, отражающее длительные обязательства по сохранению документов и соответствующему управлению ими, обеспечивающее их сохранность, доступность, передачу на хранение или уничтожение (ИСО 15489-2:2001, п. 4.3.9.2).

7.3.2. Уничтожение документов

Уничтожение - это процесс ликвидации или стирания документов без какой-либо возможности восстановления.

При физическом уничтожении документов следует руководствоваться следующими принципами:

- уничтожение должно всегда быть санкционированным полномочными органами или лицами;

- документы, связанные с предстоящими или актуальными судебными разбирательствами и расследованиями, не следует уничтожать;

- уничтожение документов должно проводиться таким образом, чтобы сохранить конфиденциальность любой содержащейся в них информации,

- все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая конфиденциальные, страховые и резервные копии, следует уничтожить (ИСО 15489-1:2001, п. 9.9).

Физическое уничтожение документов выполняется методами, соответствующими степени их конфиденциальности. Организация может сохранить контрольный протокол, документально фиксирующий все операции уничтожения документов. Может также потребоваться согласие ответственных полномочных органов на уничтожение документов.

Уничтожение документов может производиться третьей сторо­ной, с которой заключен контракт на выполнение этой задачи. Для всех операций по уничтожению, произведенных третьей стороной рекомендуется иметь письменные удостоверения об уничтожении документов.

Документы в электронной форме могут уничтожаться путем переформатирования или перезаписи, если можно гарантировать, что переформатирование нельзя вернуть обратно. Команды «Уничтожить» («Delete») недостаточно для гарантии того, что все системные индексы (указатели данных), встроенные в системное программное обеспечение, также были уничтожены. Резервные копии, генерирующие системные данные, также необходимо переформатировать или переписать перед тем, как эффективное уничтожение информации в электронной форме завершится. Физическое уничтожение носителей для хранения является подходящей альтернативой, особенно, если стирание, переформатирование или перезапись либо неприменимы, либо являются небезопасными методами для уничтожения цифровой информации (например, информации, хранящейся на носителе с однократной записью и многократным считыванием WORM [Write Once Read Many] (ИСО 15489-2:2001, п. 4.3.9.3).

Рекомендации по удалению информации, записанной на неперезаписываемом оптическом носителе, содержит технический отчет ИСОДО 12037:1998.

В Российской Федерации запрещается уничтожение документов на носителях любого вида, находящихся в федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности, до проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения.