Хранение и обеспечение сохранности документов

Вопросы, относящиеся к хранению документов и обеспечению их сохранности, возникают в течение всего их существования, а не только после того, как документы становятся «неактивными».

Документы требуют таких условий хранения и процессов обеспечения сохранности, которые учитывают их особые физические и химические свойства. Кроме того, условия хранения и процессы обеспечения сохранности должны быть спроектированы таким образом, чтобы защищать документы от несанкционированного доступа, утраты или повреждения, а также от кражи и чрезвычайных ситуаций.

Документы следует хранить на носителях, которые обеспечивают их пригодность для использования, надежность, аутентичность и сохранность в течение всего периода, пока они необходимы.

Документы длительной ценности, независимо от формата, требуют более качественного хранения и обслуживания, чтобы сохранить их так долго, как они будут иметь ценность (ИСО 15489-1:2001, п. 9.6).

7.2.1.Определение условий хранения документов и обращения с ними

Согласно стандарту ИСО 15489, решение о включении документа в систему означает намерение его сохранить. Правильные условия

хранения гарантируют, что документы защищены, доступны и управляемы эффективным способом. Цель, которой служит документ, его материальная форма, использование и ценность определяют тип средств хранения и виды работ, требуемые для управления документом в течение необходимого срока.

Важно определить рациональные и эффективные способы обеспечения сохранности документов, обращения с ними и их хранения до того, как документы будут созданы, а затем периодически проводить оценку порядка их хранения по мере того, как требования к документам меняются. Также важно, чтобы выбор порядка хранения был интегрирован с общей программой управления документами.

Проведение анализа риска позволяет организации выбрать варианты физического хранения документов и их использования, соответствующие и выполнимые по отношению к документам. При выборе вариантов хранения должны учитываться, помимо условий физического хранения, требования и ограничения, касающиеся доступа к документам и их защиты. Для документов, особенно важных для непрерывности управленческой деятельности, могут потребоваться дополнительные методы защиты и дублирования, гарантирующие их доступность в случае чрезвычайной ситуации.

Управление рисками также включает: разработку плана восстановления деятельности в случае чрезвычайных ситуаций, определяющего организованные и приоритетные ответные действия в случае чрезвычайной ситуации; планирование продолжения выполнения обычной управленческой деятельности во время чрезвычайной ситуации; составление соответствующих планов для восстановления деятельности после чрезвычайной ситуации.

Факторы, важные для выбора вариантов хранения и использования документов, включают:

а) Объем и темп роста объема документов. Ожидаемые темпы роста объема документов определяют выбор средств хранения по их вместимости. При использовании цифровых носителей для хранения электронных документов необходимо проводить оценку их емкости для хранения. Выбор носителя должен согласовываться с предполагаемым объемом и темпами роста объема документов.

б) Использование документов. Характер использования документов будет определять необходимую степень их защиты от утраты или повреждения. Для хранения электронных документов должны использоваться надежные системы и носители, характеризующиеся длительным сроком эксплуатации. Кроме того, ключевым вопросом при выборе вариантов хранения для электронных документов является вопрос, насколько легко резервные копии могут сменять друг друга и быть защищены.

в) Необходимость защиты документов и обеспечения их конфиденциальности. Доступ к некоторым документам требует ограничений по причинам их конфиденциальности, наличия прав собственности на эту информацию или из-за их юридической защищенности.

г) Физические характеристики. К факторам, влияющим на хранение документов, относятся: вес, необходимое пространство для хранения, необходимость контроля температуры и влажности, других параметров, а также специфические требования к физическому сохранению носителей документов (например, бумаги, цифровых носителей, микроформ). Документы в электронной форме могут нуждаться в конвертировании или миграции. Цифровые носители для хранения могут нуждаться в обновлении. Документы необходимо защищать от огня, затопления и других рисков, в соответствии с особенностями места их расположения.

д) Требования к поиску документов. Документы, которые используются более часто, требуют более легкого доступа к средствам их хранения. Электронные документы могут храниться разными способами, облегчающими и ускоряющими их поиск.

е) Сравнительная стоимость различных вариантов хранения документов. Затраты на хранение документов могут влиять на решения об аутсорсинге физического и (или) электронного хранения и носителях, выбираемых для хранения электронных документов.

ж) Потребности доступа. Анализ затрат на хранение документов по месту их создания (получения), в сравнении с затратами на их хранение вне организации, может показать, что для полного удовлетворения потребностей организации могут быть необходимы различные средства хранения, система и (или) соответствующее оборудование.

Для обеспечения соответствующего хранения и защиты докумен­тов необходимо также оценить следующие факторы:

а) Место хранения документов должно быть легко доступными не должно находиться в зонах известного внешнего риска.

б) Конструкция здания должна обеспечивать подходящие температуру и влажность, защиту от огня, защиту от повреждений, причиняемых водой, защиту от загрязняющих веществ (например, от радиоактивных изотопов, токсинов и активно растущей плесени), меры безопасности, контролируемый доступ в места хранения документов, систему обнаружения несанкционированного входа и соответствующую защиту от повреждений, вызываемых насекомы­ми или паразитами.

в) Оборудование. Необходимо, чтобы полки соответствовали формату документов и выдерживали возможные нагрузки. Контейнеры должны выдерживать обращение с ними и давление, создаваемое их содержимым, и не должны повреждать документы в течение их хранения. Оправданным является использование специальных защитных упаковок, обеспечивающих дополнительную защиту документов от порчи.

Организации могут выбрать посредника для хранения документов и предоставления доступа либо к твердым копиям, либо к электронной информации. В таких случаях важно, чтобы в соглашении об обслуживании устанавливались права и ответственность владельцев документов и лица (лиц), предоставляющего услуги по хранению (ИСО 15489-1:2001, п. 4.3.7.2).

7.2.2. Особенности хранения электронных документов

Системы управления электронными документами должны быть спроектированы так, чтобы документы оставались доступными, аутентичными, надежными и пригодными для использования, независимо от любых изменений в системе, на протяжении всего периода их сохранения. Изменения в системе могут включать миграцию на другое программное обеспечение, воспроизведение в форматах эмуляции или любые другие будущие способы воспроизведения документов. Если такие процессы происходят, следует сохранять документальное доказательство произведенных изменений, а также подробное описание любых изменений форм и форматов документов (ИСО 15489-1:2001, п. 9.6).

При хранении электронных документов в целях предупреждения их утраты необходимо учитывать следующее.

а) Использование систем резервного копирования является методом копирования электронных документов, позволяющим предупредить утрату документов в случае сбоя в системе. Такие системы
должны иметь установленный порядок регулярного резервного копирования, создания множества копий на разных носителях, рассредоточенные места хранения для резервных копий и средства
обеспечения обычного и срочного доступа к резервным копиям.

б) В процессе обеспечения сохранности необходимо предотвращать физическое повреждение носителей. Для предотвращения
повреждения данных необходимо копировать документы на новые версии того же носителя или на другие новые носители.

в) Устаревание аппаратных и программных средств может влиять на читабельность хранящихся электронных документов (ИСО 15489-2:2001, п. 4.3.7.3).