Информационная система управления персоналом

При переходе от “индустриального общества” к “информационному обществу” огромную роль начинают играть информационные системы, которые обеспечивают сбор, накопление, переработку и передачу информации.

Рассмотрим понятие информационной системы и ее основные функции.

В научно-технической литературе часто используются термины «система», «система управления», «информационные системы».

Слово «система» имеет греческое происхождение и означает целое, составленное из множества элементов, связанных друг с другом и образующих определенную целостность или единство.

Понятие система имеет широкую область применения.

Под системой понимается совокупность элементов, связанных между собой и с внешней средой, функционирование которых направлено на получение конкретного результата.

Системойбудем называть любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов.

Любая система характеризуется следующими основными свойствами:

1) сложностью;

2) делимостью;

3) целостностью;

4) структурированностью.

Сложность системы зависит от многообразия входящих в систему элементов, а также от сложности внутренних и внешних связей и динамичности.

Делимость системы означает, что она состоит из ряда подсистем, выделенных по определенным признакам, отвечающим конкретным целям и задачам.

Целостность системы означает, что функционирование множества элементов системы подчинено единой цели.

Структурированность системы определяет наличие установленных связей и отношений между элементами внутри системы по уровням иерархии.

Перейдем к информационной системе и рассмотрим её применительно к управлению персоналом.

Информационная система -это взаимосвязанная совокупность технических средств, методов и персонала, используемых для сбора, хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели при решении различных задач из любой области человеческой деятельности.

Современная информационная система базируется на использовании компьютерной информационной технологии, в которой основными техническими средствами переработки информации являются персональные компьютеры (ПК) и телекоммуникации.

Компьютеры, оснащенные специализированными программными средствами, являются технической базой и инструментом для информационных систем. Однакоинформационная система немыслима без персонала, взаимодействующего с компьютерами и телекоммуникациями.

Основные процессы, обеспечивающие работу информационной системы любого назначения, включают:

1. Ввод информации из внешних или внутренних источников.

2. Обработку входной информации и представление ее в удобном виде.

3. Вывод информации для представления потребителям или передачи в другую систему.

4. Обратную связь — это информация, переработанная управляющим органом для коррекции входной информации.

Рис.2. Процессы в информационной системе

Отметим, что информационная система способствует:

1) освобождению работников от рутинной работы за счет автоматизации обработки информации;

2) замене бумажных носителей информации на электронные, что существенно снижает объем документов на бумаге;

3) получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет получения своевременной, достоверной, систематизированной и полной информации.

Понятие информационной системы тесно связано с понятием управления системой.

Управление системой — это важнейшая функция, без которой немыслима целенаправленная деятельность любой системы. Управление системой трактуется как изменение состояния системы, ведущее к достижению поставленной цели.

Основными компонентами системы управления служат:

1) орган или аппарат управления – это управляющая подсистема;

2) объект управления – это управляемая подсистема.

Орган управления осуществляет принятие управленческих решений и выработку целенаправленных управляющих воздействий на объект управления. Управляющие воздействия вырабатываются на основе сбора, передачи и переработки исходного информационногопотока, идущего от объекта управления и определяющего его состояние.

Управляющее воздействие представляет собой управляющий информационный поток,идущий от органа управления к объекту управления с целью корректировки состояния последнего.

Таким образом, управление связано с обменом информацией между компонентами системы управления с тем, чтобы постоянно

получать информацию о состоянии системы и обеспечивать принятие и выполнение управленческих решений.

Следовательно, любое управление должно иметь свою информационную систему, которая обеспечивает информационное обслуживание органа управления и реализует обмен информацией между его структурными элементами.

Информационная система управления может быть представлена централизованной системой с единым вычислительным центром и мощной ЭВМ или децентрализованной системой в виде распределенной компьютерной сети, структуры которых будут рассмотрены в дальнейшем.

На схеме рис. 3 отображена модель управления с централизованной информационной системой управления, которую назовем информационным контуром управления.

Внешние и внутренние возмущения(серые стрелки на схеме) изменяют состояния объекта управления.

Исходная информацияпоказателей состояния объекта управления передаётся поканалам связи непосредственно в вычислительном центре на ЭВМ, где перерабатывается и подготавливается выходная информация для принятия решения.

Переработаннаявыходная информация с ЭВМ поступает в орган управления одновременно с нормативными или плановыми показателями состояния объекта управления.

Исходная информация совместно с переработанной выходной информацией образуют исходный информационный поток, который поступает от объекта управления к органу управления (темные стрелки на схеме).

В органе управления показатели текущего состояния объекта управления сопоставляются с плановыми или нормативными показателями его состояния и принимается решение по его управлению.

Принятое решение в виде управляющего информационного потока (светло-серые стрелки на схеме) реализуется либо непосредственно через ЭВМ, либо через специальный орган контроля и исполнения.

В отдельных случаях исходный и управляющий информационные потоки могут непосредственно идти через орган контроля и исполнения, минуя ЭВМ, и управление объектом в этом случае осуществляется только через орган контроля и исполнения (см. рис. 3.).

Рис. 3. Информационный контур управления

На основе вышесказанного можно сказать, что информационная система управления - это совокупность технических средств, методов и персонала по сбору, хранению, передаче и переработке информационных потоков между компонентами управления для выработки и реализации управленческих решений.

Основной функцией информационной системы управления является обеспечение органа управления своевременной, достоверной и полной информацией для подготовки управленческих решений.

Рассмотрим систему управления применительно к управлению персоналом воинского подразделения.

В воинском подразделении органом управления является командир, а объектом управления служит личный состав (персонал) подразделения. Органом контроля и исполнения могут служить управленческие службы.

Информационная система управления персоналом воинского подразделения является системой информационного обслуживания командира и работников управленческих служб.

Информационная система управления персоналом должна своевременно, достоверно и полно предоставлять органу управления информационное и математическое обеспечение, выполняя:

1. Сбор, хранение и выдача справочной информации, как военной, так и гражданской.

2. Решение военно-технических, оперативно-тактических и военно-экономических задач.

3. Математическую обработку данных при проведении полигонных испытаний, результатов разведки и пр. с целью их обобщения и повышения достоверности.

4. Моделирование процессов и явлений, таких, как боевых действий и учений, с целью их изучения и прогнозирования результатов.

5. Применение в учебном процессе (планирование занятий, учет успеваемости, в обучении и контроле знаний курсантов) и другие действия.

Внедрение в военное дело информационной системы управления персоналом, в основе которой лежат компьютерная информационная технология и телекоммуникации, позволяет:

1) автоматизировать управление войсками;

2) повысить качество управления (устойчивость, непрерывность, оперативность и скрытность управления войсками);

3) эффективно совершенствовать боевые возможности личного состава и техники при решении задач как в мирное, так и в военное время.