Бухгалтерські документи, їх характеристика та класифікація.

Усі банківські операції відображаються в обліку за наявності документального підтвердження. Документи надходять в банк від підприємств і організацій, інших банків, а також складаються безпосередньо в банку і містять необхідну інформацію про характер операції, що дає змогу перевірити її законність і здійснити банківський контроль.

Банківський документ— це письмове розпорядження клієнта чи відповідального працівника банку на проведення грошово-розрахункової або іншої операції в банку.

Сукупність документів, на підставі яких банками здійснюється бухгалтерський облік та контроль, утворює банківську документацію. Форми документів та порядок їх застосування визначаються нормативними актами Національного банку України.

Документи, які фіксують факти здійснення операцій називаються первинними.Саме первинні документи є підставою для відображення банківських операцій за рахунками бухгалтерського обліку. Первинні документи мають бути складені під час здійснення операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення в паперовій та/або в електронній формі.

Банківські документи класифікуються за певними ознаками.

За місцем складаннядокументи поділяються на внутрішні, що оформлені в банку та зовнішні, що одержані від клієнтів та інших установ.

За призначеннямрозрізняють розпорядчі документи, тобто такі, що містять дозвіл на виконання операції та виконавчі документи.

За змістом операційдокументи класифікуються на касові, меморіальні та інші. Касовими документами оформляються операції з приймання і видачі готівки касою банку. Вони поділяються на прибуткові та видаткові.

Меморіальні документи використовуються для здійснення і відображення в обліку операцій банку і його клієнтів за безготівковими розрахунками. До меморіальних документів відносяться: меморіальні ордери, платіжні доручення, платіжні вимоги-доручення, платіжні вимоги, розрахункові чеки, інші платіжні інструменти, що визначаються нормативно-правовими актами Національного банку.

Первинні документи як у паперовій, так і в електронній формі повинні мати певні обов’язкові реквізити, зокрема:

· назву документа (форми);

· дату і місце складання;

· назву підприємства (банку), що склало документ;

· зміст та обсяг операції (короткий зміст операції та підстава для її здійснення), одиницю її виміру;

· посади осіб, відповідальних за здійснення операції і правильність її оформлення;

· особистий підпис (електронний цифровий підпис) та інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні операції.

До обов’язкових реквізитів первинних документів, що використовуються для розрахунків (крім перелічених вище), також належать:

· назва одержувача коштів;

· сума операції (цифрами та словами). Сума операції може бути відображена лише цифрами, якщо цей документ формується за допомогою програмного забезпечення в автоматизованому режимі або якщо це передбачено нормативно-правовими актами НБУ;

· номери рахунків;

· назва банку (одержувача та платника коштів).

Первинні документи залежно від виду операції можуть включати, крім обов’язкових, додаткові реквізити, що визначаються банками самостійно.

Первинні документи, які не містять обов’язкових реквізитів, є недійсними і не можуть бути підставою для бухгалтерського обліку. Первинні документи з виправленням обов’язкових реквізитів банк до виконання не приймає, крім тих випадків, що визначені нормативно-правовими актами НБУ. Електронні документи з негативним результатом перевірки цифрового підпису банк до виконання не приймає. У разі приймання розпоряджень власників рахунків в електронній формі та здійснення міжбанківських розрахунків внесення будь-яких виправлень у документи, що надійшли до банку, не допускається.

У первинних документах, на підставі яких здійснюються записи в бухгалтерському обліку, мають зазначатися номери кореспондуючих рахунків за дебетом і кредитом, сума операції в грошовому виразі, дата виконання, підпис відповідального виконавця, підпис контролера (якщо операція підлягає додатковому контролю), підпис уповноваженої особи (якщо підставою для здійснення операції було відповідне розпорядження).

За однотипними операціями можуть складатися зведені меморіальні ордери. Зведений меморіальний ордер містить кілька номерів рахунків за дебетом чи кредитом. У разі виключення зі зведеного меморіального ордера певної суми, яка не може бути зарахована або списана з рахунку з будь-якої причини, ця сума закреслюється і в документі виправляється загальна сума. Кожне таке виправлення засвідчується підписами відповідального виконавця та контролера. Усі виправлення в електронному документі мають бути засвідчені цифровими підписами відповідального виконавця та контролера і відображені в протоколах функціонування програмного забезпечення.

Первинні документи за кожний робочий день мають бути звірені з оборотно-сальдовим балансом. У разі виявлення розбіжностей здійснюється вивіряння документів та оборотів за кожним балансовим рахунком. Сформовані, зброшуровані та звірені з оборотно-сальдовим балансом меморіальні документи передаються для зберігання.