Організація обліку особового складу працівників.

Облік особового складу працівників є одним з ін­формаційних джерел бухгалтерського обліку заро­бітної плати та відповідних розрахунків. Зазначений вид облі­ку перебуває у віданні відділу кадрів і охоплює облік осіб, що приймаються на роботу, облік поточного особового складу та облік осіб, що звільняються з відповідної посади. Своєчасність надання відомостей щодо кадрових змін та пересувань безпо­середньо впливає на якість обліку нарахування та розрахунків із заробітної плати. Водночас чіткість бухгалтерського обліку зазначеного напрямку є результатом продуманої класифікацій­ної системи обліку особового складу.

Отже, організація обліку особового складу працівників підприємства є складовою організації бухгалтерського обліку заробітної плати.

Організація обліку особового складу здійснюється за такими напрямками:

- визначення нормативної бази;

- визначення складу та чисельності працівників;

- розробка класифікаційної системи щодо особового складу;

- організація носіїв інформації щодо обліку особового складу працівників.

До інструктивної бази належить наказ Міністерства статистики України від 09.10.95 № 253 «Про затвердження типових форм первинного обліку»;

Загальна чисельність працівників підприємств встановлюється штатним розкладом. Штатний розклад складає керів­ник планово-економічного відділу на основі штатних нормативів, які являють собою встановлену кількість посад різних категорій працівників. Кількість ва­кансій за типовими штатами тієї чи іншої категорії за­лежить від показників обсягів діяльності підприємства.
Штатні нормативи та типові штати для підприємств роз­робляються і затверджуються керівниками підприємств.
Прийом на роботу здійснюється за на­явності вільних робочих місць. Зарахування працівника до штату підприємства супроводжується присвоєнням йому табельного номе­ра, який являє собою кодифікований символ ідентифікації зазна­ченої особи як працівника конкретного підприємства. Табельні номери розробляє відділ кадрів підприємства. Присвоєння табельних номерів може здійснюватись як за категорією персоналу (основні праців­ники; допоміжний персонал; адміністративно-господарський; мо­лодший обслуговуючий), так і за приналежністю до структурного підрозділу. У процесі розробки табельних номерів кожній кате­горії працівників чи кожному структурному підрозділові виділяє­ться відповідна серія табельних номерів.

Надалі табельний номер працівника фіксується в усіх первин­них і зведених документах з обліку особового складу, праці, за­робітної плати. В разі звільнення чи переведення працівника до іншого підрозділу його номер залишається вільним три роки.

До носіїв обліку особового складу працівників, які виступа­ють носіями інформації щодо первинного етапу бухгалтерського обліку, відносять:

- наказ про прийом на роботу ;

- наказ про переведення на іншу роботу ;

- наказ про переведення на іншу посаду ;

- наказ про припинення трудового договору (контракту).

Наказ (розпорядження) про прийом на роботу засто­совується для обліку прийнятих на роботу, заповнюється у відді­лі кадрів на всіх працівників. Укладений та завізований началь­ником відділу кадрів або особою, відповідальною за прийняття на роботу, проект наказу в необхідних випадках є направленням на переговори і перепусткою у структурних підрозділах для ознайомлення з умовами роботи. Керівник структурного підроз­ділу робить висновок про можливість зарахування: з відміткою у проекті наказу (ким може бути прийнятий на роботу той, хто на­ймається; з яким окладом і тривалість строку випробування). Згода працівника з умовами праці, результати переговорів, у разі необхідності медичного огляду, відмітки про проходження інст­руктажу з техніки безпеки, протипожежного мінімуму та інші відмітки проставляються на зворотному боці форми.

Проект наказу по прийом на роботу працівника, якому вста­новлюють оклад, візується у відповідній службі підприємства (організації) для підтвердження вакантної посади і окладу, що встановлюються за штатним розписом. Підписаний керівником підприємства (організації) наказ (розпорядження) оголошується працівникові під розписку.

На підставі підписаного наказу відділ кадрів заповнює доку­мент первинного обліку «Особова картка» і робить відпо­відні записи у трудовій книжці. Один примірник наказу передає­ться до бухгалтерії для відкриття особового рахунка.

Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу застосовується при оформленні переведення працівника із одного структурного підрозділу до іншого. Заповнюється працівником відділу кадрів у двох примірниках. Наказ (розпорядження) візує начальник структурного підрозділу попереднього і нового мі­сця роботи та підписує керівник організації чи установи. Один при­мірник зберігається у відділі кадрів, другий передається до бухгал­терії для проведення відповідних записів у особовому рахунку.

Наказ про переведення на іншу посаду має вільну форму і за­стосовується при переведенні працівника на іншу посаду. Порядок його оформлення аналогічний порядку щодо попереднього наказу.

Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту) використовується при звільненні працівни­ків, заповнюється працівником відділу кадрів у двох примірниках на всіх працівників. Підписується керівником структурного підрозділу та кері­вником підприємства. Один лишається у відділі кадрів, другий передається в бухгалтерію. На підставі наказу (розпоря­дження) про припинення трудового договору бухгалтерія робить розрахунок із працівником.

Перелічені носії інформації щодо обліку особового складу в день їх оформлення повинні бути передані працівником відділу кадрів до відповідного сектора (групи) бухгалтерської служби для здійснення перевірки та фіксації даних у реєстрах аналітич­ного і синтетичного обліку.