Техническое обеспечение системы управления персоналом организации

Основу технического обеспечения системы управления персо­налом организации составляет комплекс технических средств (КТС) - совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накоп­ления, передачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники.

Решить задачи управления с минимальными трудовыми и стоимостными затратами, с заданной точностью и достовернос­тью, в установленные сроки позволяет КТС. Эффективность функционирований службы управления персоналом при исполь­зовании КТС должна обеспечиваться как за счет повышения про­изводительности труда персонала службы, так и, что значительно важнее, за счет возможности использования экономико-матема­тических методов решения задач управления на основе более пол­ной и точной информации.

Основными характеристиками задач, которые должны учиты­ваться при выборе оборудования, являются:

• носители входной и выходной информации (документы, типи­зированные бланки, машинные носители информации и т.д.);

• объем входной и выходной информации по указанным но­сителям;

• объемы вычислительных работ;

• сроки выполнения работ по решению задач управления персоналом;

• формы и способы предоставления результатов решения задач пользователям.

Состав и последовательность операций по выбору технических средств для их использования в службе управления персоналом включает:

• определение видов работ, которые необходимо выполнять с использованием технических средств или автоматизировать;

• установление требований, предъявляемых к техническим средствам. Обоснование состава показателей, характеризующих предъявляемые требования к техническим средствам;

• формирование перечня технических средств, выпускаемых отечественными и зарубежными фирмами, использование ко­торых позволит достичь целей автоматизации рассматриваемых работ в службе управления персоналом и решить соответствую­щие задачи;

• определение показателей качества и функциональных возможностей технических средств в рамках сформированного перечня;

• выбор метода сравнения технических средств для определе­ния наиболее эффективного;

• проведение сравнительного анализа технических средств;

• обоснование рекомендаций по выбору наиболее эффектив­ных технических средств, в наибольшей степени удовлетворяю­щих предъявляемым требованиям;

• принятие решения о приобретении выбранных технических средств.

Выбор типа, модели, марки технических средств, которые могут быть использованы в службе управления персоналом орга­низации, осуществляется, как правило, по классификатору промышленной продукции (с учетом изменений), а также с помо­щью различных справочников и каталогов.

Расчет необходимого количества технических средств может осуществляться по формуле

Аi

Н_i = ---------------- , (3.3)

П_i ×Ф_п ×К_и

где Н_i - количество единиц i-го технического средства; А_i - необходимый объем работ, выполняемых службой управления персоналом с помощью i-го технического средства; П_i - плановая производительность i-го технического средства; Ф_п - плановый фонд рабочего времени; К_и - коэффициент использования пла­нового фонда рабочего времени.

Особый подход необходим к определению потребности служ­бы управления персоналом в персональных компьютерах (ПК), если их использование предполагается. При расчете потребного количества ПК необходимо учитывать объем информации, посту­пающей на обработку, сложность решаемых задач, исходя из количества машинных операций на один показатель. Необходимое количество ПК можно рассчитать по формуле

n

К_а ∑ q_i × Q_i × К_m

_i=1

N = -------------------------- , (3.4)

V_вб× K_вп ×T_р ×K_н

где N - количество персональных компьютеров; К_а - коэффи­циент автоматизации программирования; q_{i -}количество машин­ных операций на один показатель, необходимый для решений i-й группы задач; Q_i - максимальный объем входной информации по i-й группе задач (в показателях); K_m – дополнительный коэффициент, учитывающий увеличение времени при использовании программного контроля в ПК; V_вб -среднее быстродействие про­цессора; К_вп - коэффициент понижения среднего быстро­действия от обращения к внешним накопителям и устройствам ввода-вывода; Т_р - планируемое полезное месячное время работы ПК; К - коэффициент использования машинного времени выб­ранного ПК, учитывающий затраты времени на устранение неис­правностей и на регламентируемые работы.

Учитывая среднее количество знаков в показателях экономической информации, равное семи, часть выражения

n

∑ q_i × Q_i

_i=1

можно преобразовать к виду:

q_i ×L_{i ,}

где

n

L_i = ∑ Q_i

_i=1

общий объем входной информации по i-й группе задач, знаков.

В связи с изменениями формула будет иметь следующий вид:

К_а × q_i × L_i × К_m

N = -------------------------- , (3.5)

V_вб× K_вп ×T_р ×K_н

Планируемое полезное месячное время работы ПК можно определить по формуле

Т_р= С×Д_к ׃ , (3.6)

где С - нормативная суточная загрузка ПК; Д_к - количество календарных дней в планируемом периоде; ƒ - перевод часов в секунды с учетом того, что быстродействие ПК выражается в операциях в секунду (ƒ = 3600).

Коэффициент К_m для персональных компьютеров равен 0,8.

Достигнутый уровень автоматизации К_а= 1,2.

Полученные на основе статистических данных коэффициенты К_н и К_вп соответственно равны 0,8 и 2,4.

Техническое обеспечение службы управления персоналом мо­жет потребовать значительных капитальных вложений. Следует помнить о том, что техническое обеспечение является наименее гибкой частью системы управления. Поэтому ошибки в выборе технических средств и комплектовании технической базы могут привести к серьезным, трудно поправимым последствиям.

КТС службы управления персоналом включает и средства орг­техники, применение которых уже имеет определенные традицию. Однако усложнение управленческих процессов, увеличение объе­мов перерабатываемой при этом информации, ужесточение сро­ков такой переработки и многие другие факторы обусловливают применение новых средств оргтехники, сравнительно недавно на­чавших внедряться в управленческие процессы. Следует принять во внимание и тот факт, что, по экспертным оценкам, использо­вание различных средств оргтехники приносит с собой сокращение трудоемкости отдельных видов работы с документами в 3-4 раза.

В целях наиболее рационального использования данных техни­ческих средств необходимо иметь их классификацию, которая от­ражала бы области их функционального назначения.

Сложившаяся практика показывает, что основными группами средств оргтехники являются:

1) носители информации: носители информации на бумажной основе не светочувствительные; носители для репрографических процессов (термобумага, фотопленка т.д.); микроносители визу­альной информации; звуконосители; видеоносители информации; магнитные носители для записи кодированной информации;

2) средства составления и изготовления документов: ручные пишущие средства; пишущие машину; диктофонная техника; пе­чатающие устройства персональных компьютеров и графопостроители; специализированные программные продукты для ПК;

3) средства репрографии и оперативной полиграфии: для фо­токопирования; диазокопирования; электрографического копи­рования; термографического копирования; машины электронно-искрового копирования; ризографического копирования (дупликаторы); микрографии; машины для трафаретной (ротаторной) печати; оборудование для оперативной офсетной печати;

4) средства обработки документов: фальцевальные, перфори­рующие и резательные машины; листоподборочные и сортиро­вальные устройства; машины для уничтожения документов (шре­деры); агрегатированные линии для обработки корреспонденции; машины для нанесения защитных покрытий на документы (лами­наторы) и др.;

5) средства хранения, поиска и транспортировки документов: картотеки; шкафы; стеллажи; тележки; пневмопочта и др.;

6) средства электросвязи: средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи; средства и системы телеграфной связи; средства и системы факсимильной передачи информации;
электронная почта;

7) другие средства оргтехники: сканеры; компьютерные аксес­суары.

В последнее время параллельно развитию компьютерной тех­ники бурно развиваются средства коммуникации. Кроме телефон­ной связи, обеспечивающей достаточно совершенную форму диа­лога с помощью телефонных аппаратов, широкое распростране­ние получает система персонального оповещения - пейджинг и система факсимильной связи. Достоинства факсимильной связи заключаются в возможности передачи практически любых текс­тов и полной автоматизации процессов передач и приема, исклю­чающей необходимость обязательного присутствия оператора. Высокая эффективность факсимильной связи достигается при передаче небольших по объему документов, сложных графиков и таблиц.

Большинство современных факсимильных аппаратов позволя­ет организовать связь не только по линиям факсимильной пере­дачи информации, но и между компьютером и телефаксом. При работе с факс-модемом указанная задача решается с помощью соответствующих программ, обеспечивающих преобразование форматов. Использование факс-модема позволяет применить для подготовки, приема и передачи сообщений вычислительные ресурсы и память ПК. Программная поддержка факс-модема
обычно предусматривает соединение и набор заданного номера абонента, архивирование сообщений, создание каталогов, рас­сылку по списку адресов, отправление в заданное время, авто­ответ и др.

Факс-модем не эквивалентен по своим функциональным воз­можностям факсимильному аппарату. Основное отличие заключа­ется в том; что в состав факсимильного аппарата всегда входит сканирующие устройство, обеспечивающее считывание любого контрастного изображения с листа бумаги; а плата модема - только передачу изображения или текста, хранящихся в цифро­вом виде в памяти компьютера. Кроме того; плата модема не является самостоятельным устройством.

Наиболее простым средством организации взаимодействия между удаленными абонентами является электронная почта. Вы­сокая скорость передачи информации и надежность (при относи­тельно низкой стоимости услуг) позволяет качественно изменить роль почтовой коммуникации. Основной информационный поток в системе электронной почты приходится на локальные сети, ко­торые обычно связывают ПК, находящиеся в одном учреждении. Это дает возможность объединить и рационально использовать компьютерные ресурсы, а также резко сократить бумажный до­кументооборот. К основным требованиям, предъявляемым к сетям, относятся: простота использования, высокая скорость Пере­дачи информации; низкая стоимость и соблюдение секретности.

Из технических средств, помещенных в группу «Другие сред­ства оргтехники», наибольший интерес у пользователей вызыва­ют сканеры, устройства создания в компьютере электронной ко­пии изображения (текста, рисунка и т.п.). Применение сканеров имеет широкий диапазон, и находится в постоянном развитии. £ частности, их можно использовать в настольных издательских системах, системах обработки документов, автоматизированного проектирования, передачи информации (факс + модем + сканер).

Эксплуатация средств оргтехники, как и других технических средств, связана с множеством различных факторов, которые следует учитывать при Организации и внедрении этого процесса. Сложность эксплуатации заключается в создании условий, обес­печивающих высокоэффективный производственный процесс и безопасность в работе, предупреждение травматизма и возникно­вения профессиональных заболеваний.