Технология ввода данных

При вводе данных в поля взаимосвязанных таблиц базы следует выполнять определенные требования к очередности их заполнения. Несоблюдение очередности ввода данных в таблицы базы данных может создать проблемы с созданием схемы данных и обеспечением целостности данных.

Эти требования можно сформулировать следующим образом:

· Независимо, без проблем можно вводить данные в таблицы, которые не подчинены другим таблицам. Такие таблицы называют главными.

· Вводить данные в таблицы, подчиненные в одно - многозначных связях другим таблицам, можно после ввода данных в главные таблицы.

· Для одновременного ввода данных во взаимосвязанные отношениями один - ко - многим таблицы следует использовать специальные экранные формы. Проектирование таких форм возможно только после создания схемы данных.

Вначале следует произвести загрузку таблиц Клиенты, Поставщикии Тип отделки. Загрузка этих таблиц может производиться в любой последовательности, т. к. эти таблицы не находятся в подчиненных отношениях. Затем следует загрузить подчиненные им таблицы Заказы, Поступления на склад и Каталог. И только после этих операций можно вводить данные в поля таблиц Состав заказаи Состав поставок.

Самым простым способом ввода данных в таблицу является непосредственный ввод данных в режиме таблицы. Для этого следует открыть окно базы данных, выбрать вкладку Таблицы, установить курсор на имени таблицы и нажать кнопку Открыть. Затем нужно ввести данные в первое поле таблицы и нажать клавишу [Tab], чтобы перейти на следующее поле. Отменить ввод значения в поле можно путем нажатия клавиши [Esc]. Чтобы отменить ввод всей записи, дважды нажмите [Esc]. Закончив ввод данных в последнее поле записи, опять нажмите [Tab], чтобы перейти в начало следующей записи.

При вводе записи Access автоматически отслеживает уникальность значений ключевых полей и проверяет данные на соответствие заданному типу данных, условию на значение и другим заданным свойствам.

При вводе данных в подчиненную таблицу необходимо проверять наличие записи в главной таблице, значение ключа которой совпадает со значением поля связи вводимой подчиненной записи.

Для обеспечения удобства ввода и отображения введенной в эти таблицы информации служат экранные формы.

На рис. 2.22 показана разработанная автором составная многотабличная форма с двумя подчиненными формами Заказы и учет их выполнения.

Технология создания многотабличных форм с подчиненными формами будет рассмотрена в следующей главе. Здесь только кратко поясним структуру, назначение и основные функции этой формы.

Представленная здесь составная многотабличная форма предназначена для работы с четырьмя взаимосвязанными таблицами, а именно: Клиенты, Заказы, Состав заказаиОстаток на складе. С точки зрения схемы данных четвертая таблица Остаток на складе не состоит в каких-либо отношениях с первыми тремя. Однако связь первых трех таблиц с таблицей Остаток на складе осуществляется через специально созданный запрос действия - запрос на обновление результатов складского учета при выполнении заказа.

Показанная на рис форма позволяет вводить данные одновременно в три базовые таблицы: Клиенты, Заказы, Состав заказаи обновлять данные в таблице Остаток на складе после исполнения заказа.

Рис. 2.22. Многотабличная форма Клиенты, заказы и учет их выполнения

Для отображения размещенных клиентом заказов и информации об их исполнении следует вначале выбрать код клиента с помощью кнопок в поле Запись, расположенном в нижнем левом углу формы. Код клиента и его реквизиты будут отражены в верхней части формы. Затем с помощью кнопок в поле запись раздела формы Заказы клиентов (п.ф.) в поле код заказа выберите интересующий Вас код заказа. В результате этих действий в разделе формы Состав заказа клиента (п.ф.) отражается информация о составе заказа и его исполнении. При нажатии кнопки, расположенной в поле Учет на складе, запускается запрос действия, обновляющий информацию об остатках товаров на складе после исполнения заказа. Включенный в поле Учет на складе флажок свидетельствует о том, что обновление остатков на складе успешно завершено.

Для ввода информации в указанные выше таблицы, следует вначале ввести код клиента. Для этого с помощью кнопок в поле Запись, расположенном в нижнем левом углу формы, перейти на новую запись и затем ввести Код клиента и его реквизиты в соответствующие поля, расположенные в верхней части формы. После этого следует ввести данные о размещении нового заказа в соответствующие поля, расположенные в разделе формы Заказы клиентов (п.ф.). Затем нужно ввести данные о составе размещенного заказа в соответствующие поля, расположенные в разделе формы Состав заказа клиента (п.ф.).

Работая с формой в режиме загрузки таблиц, нужно иметь ввиду, что вводимые значения полей формы должны соответствовать типам данных и их свойствам, заданным при определении структуры соответствующих таблиц.