Сопутствующие обстоятельства
Коммерческая тайна
Сейчас в нашей стране государственные монополии уходят в прошлое. Все большую остроту приобретает конкуренция между предприятиями, фирмами за выпуск более качественной и дешевой продукции, за оказание более качественных и дешевых услуг населению. Стал весьма актуальным вопрос о сохранении работниками этих предприятий и фирм коммерческой тайны. В связи с этим принимаются специальные документы, устанавливающие правовые основы этого понятия и соответствующие действия сотрудников, имеющих отношение к коммерческой тайне. Последняя определяется следующим образом: «Сведения о деятельности фирмы, предприятия, распространение которых могло бы принести ущерб их интересам».
К коммерческой тайне относят многие сведения, связанные с производством, управлением, планами, рынком, партнерами, переговорами, контрактами, ценами, аукционами, наукой и техникой, технологией, безопасностью.
Во многих организациях поступающий знакомится с памяткой о сохранении коммерческой тайны и дает письменное обязательство о ее неразглашении. Даже в современные издательские договоры включается соответствующий пункт. И к этому надо относиться со всей серьезностью, если вы хотите работать и преуспевать и не хотите попасть под уголовную ответственность.
Приведем образец памятки сотруднику вуза по сохранению коммерческой тайны.
1. Документы, дела, издания с грифом «КТ» должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых и опечатываемых металлических шкафах (хранилищах), исключающих их изъятие посторонними лицами. В одном шкафу документы разных исполнителей должны храниться в папках, чемоданах, портфелях, опечатанных печатью исполнителя.
2. Прием, выдачу и хранение документов с грифом «КТ» в подразделениях осуществляют уполномоченные режимного отдела.
3. Дела с грифом «КТ», как правило, хранятся в 1-м отделе университета, но могут выдаваться исполнителю на срок, необходимый для выполнения задания.
4. Запрещается изъятие (перемещение) документов из дел без разрешения руководителя структурного подразделения (исполнителя).
5. Запрещается выносить документы, дела и издания с грифом «КТ» из служебных помещений для работы с ними вне университета.
В необходимых случаях вынос документов осуществляется с разрешения соответствующих руководителей.
6. При смене сотрудников ответственных за учет и хранение документов, дел и изданий с грифом «КТ», передача их оформляется актом, который утверждается руководителем структурного подразделения и согласовывается с РСО (службой безопасности).
7. Лица, допущенные к работам, документам и сведениям, составляющим коммерческую тайну, обязаны:
а) хранить коммерческую тайну, пресекать действия других лиц, которые могут привести к ее разглашению;
б) не допускать рассылки документов адресатам, к которым они не имеют отношения;
в) проставлять на черновиках документов соответствующий ограничительный гриф и другие необходимые реквизиты. Передавать их для печатания только с письменного разрешения руководителя структурного подразделения;
г) после получения из машбюро документе проверить их наличие. расписаться за получение документов и черновиков, зарегистрировать в подразделении и в 1-м отделе университета;
д) лично получать документы с грифом «КТ» в 1-м отделе университета, своевременно знакомиться с ними, расписываться в них с указанием даты ознакомления;
е) иметь внутреннюю опись документов с грифом «КТ», в которую вносить все полученные для исполнения документы;
ж) немедленно сообщать в режимный отдел об утрате или недостаче документов с грифом «КТ», ключей от сейфов, личных печатей;
з) сдать или отчитаться передРСО (службы безопасности) университета за все числящиеся документы при увольнении, перед уходом в отпуск, отъездом в командировку;
и) исключать при работе с документами с грифом «КТ» возможность ознакомления с ними лиц, не имеющих к этим документам прямого отношения;
к) предъявлять для проверки работниками РСО числящиеся документы с грифом «КТ», представлять им устные или письменные объяснения по вопросу их наличия и хранения.
Типичные ошибки
В деловой коммуникации, предполагающей прием и передачу сообщений в устной или письменной форме, переработку информации, реактивные действия партнеров по коммуникации, трудно избежать ошибок. Однако ограничить их число возможно. Для этого еще до начала переговорного процесса стоит отметить в программах или планах деятельности те пункты, которые нужно уточнить, чтобы не допустить отдельных ошибок.
Анализ наиболее часто встречающихся ошибок в деловой коммуникации позволяет сделать вывод, что большинство отрицательных результатов, несоответствие намеченным параметрам взаимодействия, непонимание между участниками общения возникает из-за отсутствия или недостаточной развитости речевых навыков и умений в устном и письменном деловом общении. В связи с этим всегда остается актуальным вопрос о необходимости овладения стилистикой официально-делового общения, лексическими и грамматическими навыками построения текстов сообщений, обращений, протоколов, договоров, выступлений.
Анализируя информационные материалы, подготовленные для использования в процессе коммуникации, необходимо обратить внимание на следующие показатели их совершенства:
• Соблюдение грамматических и стилистических правил.
• Подбор слов, точно соответствующих замыслу контактов.
• Простота и краткость изложения содержания.
• Интересность и убедительность: отсутствие лишних слов, конкретность, использование экспрессивной лексики и выражений позитивного плана, выраженная адресность текстов.
• Достоверность и точность.
Приведем пример. Обсуждая необходимость переговоров и договариваясь о дате их проведения, стороны обмениваются деловыми письмами и знакомят друг друга с новой информацией, актуальной для подготовки переговоров. Проанализируем следующее письмо.
Уважаемые коллеги!
Ваше предложение о проведении переговоров с целью более детального обсуждения возможностей и форм сотрудничества вызвало горячее одобрение всего нашего коллектива.
Мы рады будем как можно скорее сесть с вами за стол переговоров.
Надеемся, что вы согласитесь с необходимостью проанализировать последние информационные материалы и публикации, которые дают представление отех или иных факторах в сегодняшнем положении фирм.
Ждем вашего ответа и предложения о дате переговоров.
С уважением
Директор фирмы «Н» Иванов С.Б.
Отметим показатели совершенства (или несовершенства) текста в этом деловом письме.
Во-первых, письмо проникнуто желанием авторов поставить себя в зависимое положение по отношению к адресату, польстить, подстроиться... В деловой переписке это недопустимый просчет.
Во-вторых, растянуто изложение четырех простых и конкретных положений: получили ваше письмо; готовы к переговорам) предлагаем обменяться дополнительной (новой) информацией; рассмотрим ваш вариант даты переговоров. Не призывая к «телеграфному» варианту подачи информации, отметим все-таки, что деловые письма должны отличаться краткостью, четкостью, простотой слога.
В третьих, у авторов письма смутные понятия о стилистических правилах составления деловых текстов. Так, выражение ...вызвало горячее одобрение всего нашего колелктива явно заимствовано из выступления на профсоюзном собрании, а фраза Мы рады будем как можно скорее сесть с вами за стол переговоров – из бытового разговора на эту тему.
Слова информационные материалы и публикации вызывают вопрос: разве публикации не относятся к информационным материалам?
В-четвертых, использование слов, не соответствующих замыслу обращения. Как следует понимать …представление о тех или иным факторах в сегодняшнем положении фирм? Фактор в смысле каких-либо существенных обстоятельств в процессе, явлении (например, фактор времени) или сами события, явления (т.е. факты), изложение которых дает нужную информацию? К сожалению, понятия фактор и факт путают очень часто.
В-пятых, никакой конкретностью и точностью не дополняет письмо просьба о предоставлении «тех или иных» факторов.
В - шестых, в заключительной части делового письма подобного типа не обязательно обозначать должность отправителя, а его инициалы должны предварять фамилию. Конечно все эти «тонкости» оформления деловых текстов можно считать второстепенными по сравнению с предметным содержанием. Однако попытайтесь сравнить приведенное выше письмо и со следующий его вариант:
Уважаемые коллеги!
Благодарим вас за предложение провести переговоры по обсуждению форм сотрудничества наших фирм.
Предлагаем вам до начала переговоров обменяться актуальной в данный момент информацией о деятельности фирм.
Готовы рассмотреть ваши предложения по проведению переговоров, месту, времени, составу делегаций.
Высылаем вам наши новые рекламные проспекты с самой свежей информацией о характере деятельности подразделений нашей фирмы.
Надеемся на плодотворное сотрудничество.
С уважением.
С.Б. Иванов
* * *
Таковы наши рекомендации по составлению» простых и контрактных документов, которые чаще всего используются на предприятиях и в учреждениях Российской Федерации и знать которые вам необходимо по роду вашей будущей профессиональной деятельности. В то же время существует понимание того, что необходима дальнейшая унификация служебной документации на основе рекомендаций «Типовой инструкции по делопроизводству в Министерствах, ведомствах Российской Федерации», сборника «Государственная система документального обеспечения управления. Основные положения» и других документов, подготовленных архивными службами государственных органов. В принципе существуют три уровня стандартов: государственные (ГОСТ), отраслевые (ОСТ) и республиканские (РСТ), цель которых – сократить количество используемых документов, типизировать их формы, повысить качество, но снизить трудоемкость их обработки, особенно с применением персональных компьютеров.
Вам необходимо внимательно следить за дальнейшей унификацией и стандартизацией управленческой и деловой документации с тем, чтобы она была на уровне современных требований. Помните, что документы всегда должны составляться на правовой основе, иначе они не будут обладать юридической силой и в случае конфликтных ситуаций могут не быть принятыми судами к рассмотрению.
Дата добавления: 2015-12-22; просмотров: 637;