Технология создания документа

Технологию создания документа удобно представить в виде последовательности этапов: подготовительный, основной, заключительный, – каждый из которых состоит из шагов.

Настройка Word для работы

1. Загрузка текстового процессора и подготовка к созданию документа.Одним из вариантов загрузки текстового процессора Word является использование Главного меню Windows. В этом случае надо выполнить следующие действия: [Пуск] ►Программы►Microsoft Word. После этого создается документ с именем Документ1,и система будет настроена на последующий набор текста на клавиатуре, используя шаблон Normal.dot, устанавливаемый по умолчанию.

2. Установка параметров страницы. Страница – отдельный фрагмент документа, который определяется набором параметров: размером бумаги, верхним, нижним, левым и правым полями и др. Полями страницы называются расстояния между областью, в которой может располагаться текст, и краями бумаги; размер полей устанавливается при настройке параметров страницы. Параметры устанавливаются командой Файл►Параметры страницы.

3. Выбор режима отображения документа. Выполняется с использованием команд меню Вид. При первичном наборе текста рекомендуется выбирать вид отображения – Обычный или Разметка страницы.

4. Задание масштаба отображения документа. Варьирование масштабом позволяет создавать оптимальный для конкретного пользователя режим работы. Установка масштаба осуществляется командой Вид►Масштаб. Рекомендуется выбирать варианты: 100% или По ширине страницы.

5. Задание параметров абзаца. Минимальным элементом текста документа являетсясимвол. Из символов складывается пространство документа, которое в Word разделяется наабзацыи страницы. При нажатии клавиши [Enter] создается новый абзац. Установка способа выравнивания текста, междустрочного интервала, абзацных отступов и интервалов, отступа первой строки абзаца и др. выполняется командойФормат►Абзац.

6. Выбор шрифта. Шрифт – набор символов с характерным рисунком и настраиваемыми параметрами (такими как размер, начертание, гарнитура, эффекты, анимация и т.д.). Выбор необходимого шрифта и его параметров выполняется командой Формат►Шрифт.

7. Расстановка переносов. Эта процедура позволяет более компактно расположить текст на странице. Она выполняется командой Сервис ►Язык► Расстановка переносов►флажокАвтоматическая расстановка переносов.

Набор, редактирование, форматирование и сохранение документа

8. Набор текста.При вводе и редактировании текста работа с документом происходит в рабочей области (рис.4.1). Ввод текста осуществляется построчно, переход на следующую строку текста производится автоматически в пределах абзаца. Принудительный переход на новую строку, не прерывая абзаца, можно осуществить нажатием комбинации клавиш [Shift+Enter].

9. Сохранение документа.Набранный текст рекомендуется сохранить. Периодическое и окончательное сохранение документов выполняется несколькими способами:

1) первичное сохранение файла или сохранение с прежним именем – команда Файл►Сохранить;

2) автосохранение для периодической автоматической записи на диск. Параметры задаются командой Сервис ►Параметры►вкладка Сохранение. Здесь же задаются и дополнительные режимы и условия сохранения файлов, например, с паролями для чтения, записи или без них;

3) сохранение файла с изменением его имени и/или местоположения или типа – команда Файл►Сохранить как.

По умолчанию документы сохраняются со стандартным расширением .doc. Word позволяет также сохранять файлы в формате, отличном от стандартного. Для этого в диалоговом окне команды Сохранить какв поле Тип файламожно выбрать необходимый тип, для которого Word поддерживает стандартное конвертирование данных, например, .html, .txt, .rtf.

При сохранении документа полезно сформировать его краткое описание, указав название, тему, автора, учреждение и др. Это позволит в дальнейшем точно идентифицировать документ. Создание подобной информации производится на вкладке Документдиалогового окна команды Файл►Свойства.

10. Редактирование текста. Редактирование – это изменение содержания документа при помощи добавления, перемещения, копирования или удаления фрагментов. Для того чтобы не терять скорость при наборе текста, не рекомендуется в процессе его набора сразу производить редактирование. Его лучше произвести после набора всего текста. После выполнения редактирования документ снова рекомендуется сохранить.

11. Форматирование текста. Форматирование – это придание документу визуально приятного вида. При форматировании обычно выполняются следующие операции: установка размера и типа шрифта, его начертание, выравнивание текста и др.

Печать документа

12. Установка колонтитулов. Страницы документов могут содержать верхние и нижние колонтитулы, т.е. области, располагающиеся в верхней и нижней части страницы и содержащие определенный текст, например, номер страницы. Создание колонтитулов выполняется с помощью команды Вид ► Колонтитулы. В результате выполнения этой команды появляется соответствующая панель инструментов, позволяющая создавать и редактировать колонтитулы.

13. Предварительный просмотр. Перед печатью документ рекомендуется предварительно просмотреть. Для этого используется команда Файл► Предварительный просмотр. Режим предварительного просмотра позволяет не только выявить погрешности в форматировании документа, но и добиться нужного количества страниц в документе (кнопка [Подгонка страниц] ).

13. Печать. Печать документа выполняется командой Файл► Печать, которая позволяет выбрать принтер, указать количество копий, количество печатаемых страниц и т. п.

14. Анализ подготовленного документа. После печати документа он просматривается автором и при обнаружении ошибок или неточностей может быть отредактирован. Для этого его следует открытьи внести в него правки. Документ можно открыть:

· непосредственно из меню Файл, если файл этого документа находится в списке, расположенном в раскрывающемся меню в числе последних сохраненных документов. Количество запоминаемых имен файлов устанавливается на вкладке Общиедиалогового окна команды Сервис►Параметры;

· командой Файл►Открытьили с помощью кнопки [Открыть] .

15. Завершение работы. После завершения работы с документом приложение закрывается командой Файл►Выход, или кнопкой [Закрыть] .