Инвентаризация как универсальный метод бухгалтерского учета

Инвентаризация — это проверка фактического нали­чия имущества и обязательств предприятия и сопоставление полученных данных о них с данными бухгалтерского учета с целью установления достоверности учетных показателей и устранения возможных расхождений.

Порядок проведения инвентаризации (количество прове­рок в отчетном году, даты их проведения, перечень имуще­ства и обязательств, проверяемых при каждой из них) опре­деляется руководителем организации, за исключением слу­чаев, когда инвентаризация проводится в обязательном порядке, а именно:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а так­же при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кро­ме имущества, инвентаризация которого проводилась не ра­нее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотеч­ных фондов — один раз в пять лет. В организациях, располо­женных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

при смене материально ответственных лиц;

выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвы­чайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; при реорганизации или ликвидации организации; в других случаях, предусмотренных законодательством Рос­сийской Федерации.

Инвентаризация представляет собой установление фактических остатков основных и денежных средств, товар­но-материальных ценностей и расчетов предприятия на опре­деленный момент.

Основными задачами инвентаризации являются:

выявление фактического наличия товарно-материальных ценностей, денежных средств, а также объемов незавершен­ного производства в натуре;

контроль за сохранностью материальных ценностей и де­нежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

выявление сверхнормативных и, неиспользуемых матери­альных ценностей с целью последующей реализации, про­верка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств;

проверка реальной стоимости учтенных на балансе товар­но-материальных ценностей, сумм денежных средств в кас­сах и на счетах в банках, дебиторской и кредиторской задол­женностей и других статей баланса.

Работа по инвентаризации материальных ценностей традиционно осуществляется поэтапно:

первый этап — подготовительная работа к инвентариза­ции;

второй этап — выявление, подсчет и описание материаль­ных средств в натуре путем составления инвентаризационных

ведомостей и описей;

третий этап — оценка выявленных, подсчитанных и опи­санных средств в их первоначальной или измененной сто­имости;

четвертый этап — определение расхождений между выяв­ленными остатками в натуре и остатками на счетах бухгал­терского учета, и установление причин расхождений.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна производиться, как правило, в местах их хранения в присутствии материально ответственного лица путем проверки рабочей комиссией фактического наличия ценностей: их пересчет, перевзвешивание или перемеривание.

Подлежат сверке счета учета товарно-материальных цен­ностей, отгруженных, но не оплаченных в срок покупателя­ми, а также находящихся на складах иных организаций, с другими корреспондирующими счетами.

При инвентаризации денежных средств проверяется в кассе фактическое наличие денежных средств, других ценностей, блан­ков строгой отчетности путем сверки числящихся на счете сумм:

а) при сдаче выручки — с записями квитанций банка, почтового отделения и т.п.;

б) по суммам, приведенным вышестоящей организацией или другими предприятиями своей системы, — с данными полученных от них извещений;

в) инвентаризация денежных средств, находящихся в банке на различных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах в бухгалтерии предприятия, с данными по выписке банка.

Инвентаризация расчетов с банками по ссудам, с бюдже­том, покупателями, поставщиками и другими дебиторами и кредиторами заключается в выявлении по соответствующим документам остатков и тщательной проверке комиссией обо­снованности сумм, числящихся на счетах.

Комиссия должна установить сроки возникновения за­долженности по счетам дебиторов и кредиторов, ее реаль­ность, лиц, виновных в пропуске сроков исковой давности. По задолженности рабочим и служащим должны быть выявлены суммы своевременно невостребованной заработной платы, подлежащие перечислению на субсчет «Депонирован­ная заработная плата», а также суммы и причины возник­новения переплат рабочим и служащим.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются от­четы подотчетных лиц по выданным авансам, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу, даты их выдачи и целевое назначение.

Результаты инвентаризации по расчетам оформляются актом.

Тема 5: «Общая характеристика учетного процесса»

Лекция: «Организация учетного процесса»

Учетная работа проходит три основных этапа: обработку первичных учетных документов бухгалтером; регистрацию документов в соответствующих регистрах; обобщение данных текущего учета и составление баланса.

На первом этапе проверяется доброкачественность каждо­го первичного документа, поступившего в бухгалтерию. При­знав документ полноценным, главный или старший бухгал­тер составляет письменное распоряжение о принятии его на учет и регистрации отраженной в первичном документе хо­зяйственной операции на определенных счетах (регистрах). Это распоряжение называется бухгалтерской проводкой.

Технически проводка может быть оформлена в самом пер­вичном документе, в учетных регистрах проставлением в пер­вичном документе номера соответствующего учетного регис­тра (при журнально-ордерной форме учета проставляется но­мер (№) журнала-ордера).

Бухгалтерская проводка имеет большое доказательствен­ное значение для установления причастности конкретных счет­ных работников к сокрытию хищений и иных нарушений с помощью учета.

Следует иметь в виду, что подложные бухгалтерские про­водки могут быть либо бездокументарными, т.е. не подтвер­жденными первичными документами, либо неправильными, не соответствующими содержанию первичных документов, послуживших основанием той или иной неправильной про­водки.

На втором этапе хозяйственная операция на сновании пер­вичного документа с проводкой бухгалтера регистрируется во взаимосвязанных учетных регистрах (книгах, журналах, карточках и т.п.) в систематическом и хронологическом по­рядке. Книга для регистрации синтетических счетов называется Главной книгой.

На третьем этапе данные текущего учета обобщаются пу­тем составления оборотных ведомостей по синтетическим и аналитическим счетам.

Итоговые суммы по ним должны быть равными, поэтому оборотные ведомости называют оборотным балансом.

Путь документа в учетном процессе от его возникнове­ния (составления) до сдачи в архив именуется документоо­боротом.

Правильность отражения хозяйственных операций в реги­страх бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. В первичных документах и регистрах бух­галтерского учета неоговоренные исправления не допускают­ся. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета дол­жно быть обосновано и подтверждено подписью лица, вне­сшего исправление, с указанием даты исправления. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

При заполнении учетных документов (регистров) могут быть сделаны неумышленные ошибки, порожденные утомлением, небрежностью работника, неисправностью каль­кулятора или иной техники.

Ошибки могут быть локальные — искажение информа­ции только в одном учетном регистре (например, неправиль­но поставлена дата) и транзитные – если ошибка автомати­чески проходит через несколько учетных регистров (напри­мер, искажение записи любой суммы в журнале регистрации операций ведет к серьезным ошибкам на счетах, в оборотной ведомости и балансе).

На практике наиболее распространены ошибки в записи текста операции, когда они ведут к составлению неправиль­ной проводки и к неточностям в расчетах.

Существуют следующие легитимные способы исправления ошибочных записей:

а) корректурный — зачеркивание одной тонкой чертой неправильных текста или суммы так, чтобы можно было про­ честь зачеркнутое, и вписывание над зачеркнутым текстом правильных сведений с соответствующей оговоркой.

Этот способ применяется в том случае, когда ошибка вы­явлена в отчетном периоде до подведения итогов учетного регистра;

б) дополнительной записи. Этот способ используют при обнаружении ошибок в следующих случаях: в учетном реги­стре пропущена отдельная запись (т.е. бухгалтерская провод­ка) из первичного документа; если при записи в учетный регистр ошибочно занижена сумма хозяйственной операции.

Дополнительная запись делается с той же корреспонден­цией счетов на сумму разницы между правильным (необхо­димым) и уже написанным показателем с указанием осно­вания такой проводки (с составлением соответствующей справки, в которой указано, что проводка сделана для ис­правления ошибочной записи; форма такой справки свобод­ная, подписи бухгалтера и его руководителя — обязательны);

в) сторнировочной записи (способ «красное сторно», т.е. ограничения). Это дополнительные записи чисел чернилами красного цвета. Выделенная красным цветом сумма при под­ счете итогов в регистрах вычитается (иногда сумма, подлежа­щая сторнированию, берется в рамку).

Важной особенностью всех документов бухгалтерс­кого учета является законодательное отнесение содержания регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности к категории сведений, составляющих коммерчес­кую тайну. Лица, получившие доступ к информации, содер­жащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они могут нести ответственность, установленную законодательством России (ст. 183 УКРФ незаконное получение и разглашение сведений, составляю­щих коммерческую или банковскую тайну).