Полнота функций и глубина детализации учета в программных продуктах

Анализ учетных данных в полном объеме можно провести лишь в том случае, если программа имеет [7]:

· многоуровневый бухгалтерский учет, разбиение группы аналитических признаков на подгруппы;

· многомерный бухгалтерский учет, анализ счета (группы счетов) по нескольким независимым признакам. Многие разработчики бухгалтерских программ указывают на большое количество уровней, умалчивая о том, что все уровни относятся к одному измерению, в результате чего у пользователя складывается ложное мнение, что программа очень мощная и все может;

· возможность привязать один аналитический признак к разным счетам (одно предприятие на счетах 60, 62, 64);

· отчеты по группе счетов с общими аналитическими признаками;

· отчеты по одному аналитическому признаку по всем счетам;

· дополнительные реквизиты к аналитическим признакам (паспортные данные, банковские реквизиты, норма амортизаций и т.д.).

Развитая интегрированная система должна обеспечивать ввод, обработку и хранение данных с получением выходных документов по каждому участку учета с той степенью детализации, которая необходима конкретному пользователю. В несложных программах аналитика поддерживается, как правило, сквозной, но с жестко заданной и ограниченной структурой. В специализированных функциональных программах особенности конкретных участков учета отражаются обычно с большей глубиной аналитики. Однако в комплексных системах зачастую недостает согласованности между аналитическими данными различных АРМов.

Отсутствие общепринятой классификации аналитических показателей приводит к различным их толкованием. Разработчики бухгалтерских систем и пользователи понимают и интерпретируют аналитику по разному. Некоторые разработчики декларирует неограниченное количество уровней, хотя подразумевается всего лишь иерархическая структура одного из показателей. При внимательном рассмотрении таких программ оказывается невозможным организовать учет материальных ценностей на нескольких складах или в разрезе нескольких материально ответственных лиц и т.п.

Рассмотрим общие принципы работы с аналитикой в бухгалтерских программах. Начинающие бухгалтеры, особенно на малых предприятиях, часто не пользуются аналитическим учетом, довольствуясь только синтетическим. Чем крупнее бухгалтерия, тем больше необходимо знать о производстве, тем более серьезные требования предъявляются к аналитическому учету. Многие предприятия ведут аналитический учет по основным средствам, нематериальным активам, материалам, МБП, видам затрат, поставщикам и покупателям, товарам, подотчетным лицам.

Часто нужен многоуровневый бухгалтерский учет, когда первичные аналитические признаки объединяются в подгруппы, затем в группы и т.д. Бухгалтерские программы должны позволять вести аналитический учет по нескольким уровням, формировать развернутые отчеты по самому последнему уровню с промежуточными итогами по более верхним уровням, свободные отчеты по какому-либо уровню, отчеты по какой-либо группе аналитических признаков и т.д.

Некоторые разработчики объявляют субсчета к основному счету как дополнительный уровень разбивки, что некорректно, так как по субсчетам как правило, нельзя строить такие же подробные и удобные отчеты, как по независимым аналитическим признакам. Кроме того, аналитический признак может относиться к разным счетам, о субсчет - нет. По аналитическим признакам можно строить отчет по группе счетов, а по субсчету, естественно, нельзя. К аналитическому признаку можно добавить дополнительные признаки, а к субсчету пока нет.

Ведение многомерного аналитического учета позволяет анализировать счет (или группу счетов) по нескольким независимым аналитическим признакам (например, поставщикам и товарам, подотчетным лицам и инструментам и т.д.). К сожалению, такая возможность имеется далеко не во всех бухгалтерских системах. Так программа „1С“ позволяет вести до 3 уровней „ЯНУС“ - до 4, „ИНФО-БУХГАЛТЕР“ - до 5 уровней. Количество уровней в „ТУРБО БУХГАЛТЕРИИ“ не ограничено.

Не все бухгалтерские программы могут делать такие отчеты, в которых задействованы разные бухгалтерские счета и общая аналитика. Более того, некоторые бухгалтерские программы не позволяют вести одну и ту же аналитику на различных счетах. В таких системах, если аналитический признак на каких-то счетах повторяется, для каждого счета его надо выполнить заново.

Особенно это ощутимо при работе с поставщиками и покупателями. Во-первых, одна и та же организация может быть и поставщиком, и покупателем, в этом случае она будет фигурировать в различных счетах (60 и 62). Во-вторых, при отгрузке товара во одном случае организация сделала предоплату (и учитывается на счете 64), в другом - взяла товар на реализацию с последующей оплатой (и учитывается на счете 62), кроме того, организация могла взять товар (счет 62), затем переплатить за него в счет дальнейших поставок (сумма переплаты перейдет на счет 64). Важнее знать, сколько всего должна эта организация (отчет по организации, а не по счету), чем то, сколько она должна по каждому счету. Другой пример - подотчетные лица. Один и тот же сотрудник может проходить и по счету 70 „зарплата“, и по счету 71 „расчеты с подотчетными лицами“, и еще по ряду других счетов. При увольнении важно знать общую задолженность на сотрудника по всем счетам и, естественно, нет необходимости запоминать, по каким счетам существует такая задолженность.

Во многих бухгалтерских программах каждой группе аналитических признаков можно присваивать различные дополнительные параметры, которые затем можно использовать в отчетах, бланках, расчетах, типовых операциях; проводить поиск и сортировку по дополнительным признакам. Например, для группы аналитических признаков „Сотрудники“ можно указывать паспортные данные (для автоматического занесения в приходные и расходные кассовые ордера), адреса, телефоны, даты рождения, количества иждивенцев и оклад (для зарплаты) и др. Для организаций можно указывать банковские реквизиты (для платежек), адреса, телефоны, ФИО директора и бухгалтера (для автоматического формирования договоров). Для учета основных фондов указывают норму амортизации, дату постановки на учет и др. Естественно, все дополнительные параметры должен определять и переопределять сам пользователь бухгалтерской программы.

Таким образом, обзор российского рынка программ финансово-экономического направления показывает:

1. в основном рынок представлен бухгалтерскими программами, что, очевидно, отражает покупательский спрос;

2. за последние 1-2 года на рынке стали появляться корпоративные системы российских разработчиков, что является важным фактором наполнения рынка системными программными продуктами, и одновременно является косвенным показателем оздоровления экономики России;

3. при выборе программного продукта необходим предварительный, всесторонний анализ функций, для реализации которых приобретается программный продукт.