Организационно-экономическая постановка задачи и схема обработки информации

Под производственными запасами понимают различные вещественные элементы производства, используемые в качестве предметов труда в производственном процессе. Они целиком потребляются в каждом производственном цикле и полностью переносят свою стоимость на себестоимость произведенной продукции.

К производственным запасам на предприятиях АПК относятся предметы труда: посадочный материал, семена, минеральные удобрения, запасные части и другие материальные ценности, необходимые для производства сельскохозяйственной продукции и деятельности обслуживающих, вспомогательных и подсобных производств.

Материалы занимают значительный удельный вес в издержках производства и рациональное управление ими (контроль, учет, анализ) имеет решающее значение в снижении себестоимости продукции и повышении эффективности производства. В выполнении этой задачи большое место отводится автоматизации учета использования современной компьютерной техники.

Автоматизированный учет материальных ценностей (ТМЦ) обеспечивает:

- своевременное и правильное отражение в первичных документах и сводных регистрах - машинограммах и видеограммах поступления и расходования материальных ценностей;

- своевременное получение информации о наличии и движении материальных ценностей;

- осуществление систематического контроля за сохранностью материальных ценностей по местам хранения и материально ответственным лицам и использование их по назначению;

- выявление излишних и не использованных производственных запасов;

- соблюдение режима экономии и устранению непроизводительных расходов производственных запасов.

Особенностью автоматизированной обработки информации по учету производственных запасов является необходимость оперативной обработки многих документов.

Учитывая, что информация, введенная в память ПК, и полученные машинограммы могут иметь юридическую силу бухгалтерского документа, появляется реальная возможность интеграции оперативного и бухгалтерского учета. Это может быть обеспечено тем, что на ПК будут формироваться и распечатываться первичные документы по учету ТМЦ.

Особенно перспективным является применение ПК объединенных в вычислительную сеть, что позволяет осуществить дистанционную передачу информации и производить ее оперативную обработку, установив ПК в местах возникновения информации - материальных складах.

Технологией обработки информации предполагается разрабатывать материальный отчет на ПК непосредственно в центральной бухгалтерии, в дальнейшем отчет представляется для сверки на склад материально-ответственным лицам.

Вычислительный процесс организуется по нижеследующей схеме алгоритма.

Технология обработки информации по учету производственных запасов по указанной схеме имеет универсальный характер с учетом специфики данного участка учета. Как и на других участках, укрупнено можно выделить три этапа:

- подготовительный, на котором создается база данных нормативно-справочной информации;

- расчетный, на котором обрабатываются все первичные документы

- по заданному алгоритму, осуществляются операции движения материальных ценностей;

- заключительный, на котором получают отчеты, справки, материальные отчеты в виде выходных машинограмм.