ИССЛЕДОВАНИЯ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ

Тема 4.1. Планирование исследования систем управления

Исследование систем управления предполагает проведение разнообразных видов работ. Их характер и содержание зависят от цели и вида проводимого исследования, а также от специфики исследуемого объекта. Однако существуют виды работ, которые реализуются при проведении любого исследования:

• постановка целей и задач исследования;

• определение объекта и предмета исследования;

• предварительный анализ имеющейся информации;

• выявление проблемы;

• формулировка исходных гипотез;

• сбор и обработка информации;

• анализ и обобщение результатов;

• проверка исходных гипотез на основе полученных фактов;

• формулирование выводов, проверка их обоснованности;

• окончательная формулировка результатов исследования.

Кроме того, при исследовании систем управления могут осу­ществляться разработка экономико-математических моделей, их использование для получения дополнительной информации, про­ведение экспериментов. Эти виды работ выполняются не всегда, так как моделирование и экспериментирование усложняют про­цесс исследования, делают его более длительным и дорогостоящим. Но следует помнить, что использование в процессе иссле­дования экономико-математических моделей и эксперимента по­вышает достоверность и надежность получаемых результатов.

Планирование исследования систем управления производится для того, чтобы на основе разработанного плана организовывать выполнение исследовательских и проектных работ в установлен­ные сроки с заданным уровнем качества и в пределах выделенных ресурсов. Любое нововведение приносит эффект лишь в том слу­чае, если оно подготовлено в техническом, экономическом, орга­низационном, кадровом и социально-психологическом отноше­нии, если учтено его воздействие на все стороны экономического и социального развития предприятия.

Основная задача планирования исследования систем управле­ния - определение системы мероприятий, предусматривающих порядок, последовательность и сроки выполнения работ.

При проведении прикладных исследований, изучающих про­блемы конкретной организации, план работ может предусматри­вать также апробацию и внедрение результатов исследований в практику управления. Апробация может состоять в обсуждении выполненного исследования с руководством организации, а так­же в рассмотрении полученных результатов на совещании, конфе­ренции, собрании трудового коллектива. Внедрение результатов исследования осуществляется путем их активного применения в практике управления.

Планирование исследования систем управления включает в себя следующие этапы:

1) определение организации, ее отдельных подразделений или рабочих мест, которые будут обследованы;

2) определение примерного объема работ по выявлению и ис­следованию проблемы;

3) формулирование ожидаемых результатов;

4) определение количественного и профессионально-квалифи­кационного состава сотрудников, необходимых для реализации запланированного объема работ;

5) установление сроков выполнения запланированной работы;

6) определение условий, необходимых для выполнения иссле­дований, в том числе потребности в помещениях, организацион­ной технике, оборудовании, инвентаре и др.;

7) расчет сметной стоимости планируемой работы.

В зависимости от охвата различных областей системы управ­ления исследования можно разделить на комплексные, локальные функциональные, многофункциональные, междисциплинарные.

Комплексные исследования включают в себя рассмотрение целого ряда вопросов, касающихся функционирования системы управления в целом, а также ее отдельных частей.

Локальные исследования осуществляются по одному из направ­лений или участков работы аппарата управления (исследование документационного обслуживания деятельности аппарата управ­ления, технологии выполнения основных и наиболее массовых видов работ, организационной структуры и т.п.).

Функциональные исследования охватывают одну из предметных областей деятельности аппарата управления (исследование в об­ласти управления финансовой или маркетинговой деятельнос­тью и др.).

Многофункциональные исследования охватывают несколько функций деловой активности (например, организация производ­ства, технология и маркетинг). Они концентрируются на взаимо­действии между ними и на проблемах, охватывающих более чем одну функцию.

Междисциплинарные исследования предусматривают анализ проблем с разных точек зрения. Например, проблема деловой стратегии организации может иметь технологические, экономи­ческие, финансовые, юридические, психосоциологические и дру­гие аспекты.

В зависимости от поставленной цели определяются конкрет­ные задачи и объекты исследования. Программа исследования может включать рассмотрение различных предметных областей. Так, при комплексном исследовании системы управления имеет смысл начать работу с общей характеристики организации, напри­мер область деятельности, продукция, история, местоположение и др. Для полного комплексного исследования надо рассмотреть также факторы внешней среды, но поскольку их очень много, следует рассматривать наиболее значимые из них, помогающие решению конкретной проблемы. В зависимости от цели исследований могут быть рассмотрены также задачи и стратегия организации в целом, управление финансами, маркетингом, производственной деятельностью, человеческими ресурсами и др.

Перечень объектов исследования составляется в соответствии с поставленными целями и задачами. Последовательность рас­смотрения предметных областей устанавливается с учетом специ­фических особенностей организации, имеющейся информации, пожеланий руководства и ожидаемых результатов.

Программа и план исследования

Программа исследований – это комплекс положений, определяющих цели и задачи исследования, предмет и условия его проведения, используемые ресурсы, а также предполагаемый результат.

Близким к понятию программы является понятие плана. Их различие в назначении и практическом использовании. Программа – средство достижения цели, план - организующий фактор последовательного достижения цели.

Программа должна давать ответ на вопросы:

- зачем необходимо проводить исследования?

- что исследовать?

- какими средствами и методами исследовать.

Программа, как правило, состоит из следующих разделов:

- цель проведения исследования,

- содержание проблемы, ее активность и важность,

- рабочая гипотеза решения проблемы в процессе исследования,

- обеспечение исследования ресурсами,

- предполагаемый результат,

- эффективность исследования.

Программа исследования представляет собой содержание предстоящей деятельности. Разработка програм­мы предусматривает:

• определение перечня предметных областей, которые должны быть обследованы;

• установление приоритетов их рассмотрения, определение степени детализации исследования;

• определение методики исследования, т.е. приемов и методов, которые следует использовать при выявлении и решении проблемы

• определение методов и средств сбора и обработки информации по исследуемой проблеме: составление анкет, карт, группировочных таблиц и других инструментов, необходимых для проведения работы;

• определение состава отчетной документации и требований к ней, включая сроки предоставления, рассмотрения и утверждения.

Планирование исследования необходимо для расчета и определения организационных характеристик его проведения (формирование групп, установление функций, обязанностей, ответственности, взаимодействий и пр.), распределения используемых ресурсов в организационном и временном пространстве, ограничения времени, определения последовательности проведения исследовательских работ (этапов исследования), установления точек и методов контроля.

План исследования - это комплекс показателей, отражающих связь и последовательность ключевых мероприятий, ведущих к полной реализации программы и разрешению проблемы.

План представляет собой организационную конкретизацию программы исследования. Он как бы соединяет содержание проблемы с организационными возможностями и вариантами ее практического решения.

Общий план исследования конкретизируется в рабочем плане - документе, который составляется в целях развития плана исследований по теме. Он определяет:

• разделение общего объема работ на этапы;

• календарные сроки начала и окончания работ по этапам исследования, график выполнения работ;

• распределение сфер и конкретных объектов исследования по рабочим группам и отдельным исполнителям;

• установление конкретных задач и компетенций руководите­лей рабочих групп и исполнителей;

• описание промежуточных результатов, а также установление формы и сроков предоставления заказчику отчетных документов;

• определение стоимости работ по каждому этапу исследования.

Таким образом, план исследования по теме определяет объем работ, сроки, потребные ресурсы, ожидаемые результаты. Рабо­чий план представляет собой график действий, состав и компе­тенции исполнителей, график проведения исследований, сто­имость работ на каждом этапе исследования.

Не всякая проблема исследования может решаться последовательно и успешно этап за этапом. В процессах ее решения могут возникать возмущающие факторы, непредвиденные ситуации и обстоятельства. Они влияют на выполнение плана, иногда заставляют оперативно корректировать его, бывает так, что план не может быть выполнен.