Особенности организации текста

Официально-деловой текст строится по шаблону (формуляру) - определенной модели, включающей в себя элементы, обязательные для текста данного жанра. Так, например, Конституция РФ, подобно конституциям других стран, разбита на главы, главы на статьи, статьи - на пункты, пункты - на подпункты; официальное письмо содержит указание адресата (в правом верхнем углу), заголовок, называющий жанр документа (уведомление, ходатайство и под.), основной текст, подпись и указание даты.

Официально-деловым текстам свойственна высокая степень сегментации, позволяющей четко их структурировать (текст разбит на множество статей, параграфов, пунктов, подпунктов и под.).

Типичен параллелизм используемых конструкций, вплоть до дословного повторения сегментов предшествующих предложений (так, 4 из 5 пунктов статьи 32 Конституции РФ начинаются словами Граждане Российской Федерации имеют право): такое строение текста помогает избежать двусмысленности в его толковании. Описанные особенности являются общими для текстов официально-делового стиля самых разных жанров - собственно, именно они и формируют то, что называется официально-деловым стилем.

Документы - тексты, написанные в канцелярско-деловом подстиле, - занимают значительное место в жизни современного человека. Документы - это тексты, потребность в которых мы ощущаем ежедневно: они регулируют нашу социальную жизнь. Мы должны уметь не только правильно их истолковывать, но и правильно составлять: нет такого человека, которому ни разу не приходилось писать просьбы, заявления, жалобы, доверенности и под. Значимость роли документа подтверждается и тем, что официальные бумаги подвергаются стандартизации: требования по оформлению документов утверждаются законодательно, через ГОСТ (Государственный стандарт (Стандарт (от англ. standard — норма, образец, мерило), в широком смысле слова — образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других объектов) - нормативно-технический документ по стандартизации, устанавливающий комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утвержденный компетентным органом. Стандарт может быть разработан на материально-технические предметы (продукцию, эталоны, образцы веществ), нормы, правила, требования организационно-методического и общетехнического характера. Стандарт распространяется на все сферы человеческой деятельности: науку, технику, промышленное производство, строительство, здравоохранение, транспорт и т. д.

Документы описывают самые разнообразные ситуации, возникающие в жизни человека, и для каждой из них находится свой способ описания, свой жанр. Тексты определенного жанра составляются по шаблону, модели, задаваемой этим жанром. Чаще всего автор, создающий документ, не выбирает то или иное языковое средство из ряда синонимичных, а воспроизводит то, которое диктуется ему жанром: так, в заявлении о приеме на работу, он обязательно должен написать: «Прошу принять меня с числа на должность», а не «придумывать» свои, отличные от стандартных фразы. Таким образом, тексты канцелярско-делового стиля регламентированы в еще большей степени, чем тексты юридического и дипломатического подстилей: каждый вновь составляемый текст дублирует текст «старый», образцовый, меняются лишь имена «актеров», играющих роли заказчика, исполнителя, доверенного лица и под. в «пьесах», называемых заявление, уведомление, контракт и под.

Существует два типа документов:

· документы, регламентирующие деятельность учреждений и их работников, органов управления и граждан, им подвластных, относят к служебной документации;

· документы, фиксирующие отношения между различными учреждениями и их работниками, связанными деловой и коммерческой деятельностью, называют официально-деловой перепиской.

В рамках служебной документации выделяют группы жанров, объединяемых по ряду признаков — функциональному, содержательному, временному (сроки исполнения):

· личные документы (автобиография, анкета, доверенность, жалоба, заявление и т. п.);

· распорядительные документы (постановление, приказ, распоряжение и т. п.);

· административно-организационные (договор, контракт, отчет, устав и т. п.);

· информационно-справочные (акт, выписка, докладная записка, справка и т. п.).

Жанры официально-деловой переписки определяются, прежде всего, целями, преследуемыми их составителями: письмо-приглашение содержит информацию о проведении мероприятия и приглашение адресату принять в нем участие, письмо-подтверждение указывает на согласие адресанта (отправителя) с предложениями адресата, в гарантийном письме говорится об обязательствах, которые берет на себя адресант перед адресатом, и т. д.

Жанры канцелярско-делового подстиля многообразны и многочисленны, их изучение составляет предмет особой профессиональной отрасли знания - делопроизводства, которому обучаются в специальных учебных заведениях. Однако любой из нас, сталкиваясь с документами в повседневной жизни (например, личными документами), понимает, что овладеть начальными навыками делового письма необходимо. К составлению деловых бумаг предъявляются общие требования, основными из которых являются следующие:

1. Документ пишется в соответствии с формуляром - жанровой моделью текста с неизменной композицией, включающей в себя в качестве составных элементов тематические блоки - реквизиты. Так, заявление о приеме на работу в качестве реквизитов включает в себя:

а) указание адресата документа (наименование руководителя и предприятия),

б) указание адресанта,

в) название жанра документа, отражающее основную цель его составления (заявление),

г) основное содержание просьбы (прошу принять меня...),

д) указание даты составления документа,

е) сигнатуру (рукописная подпись).

Формуляр документа может обладать разной степенью строгости: в максимальной степени подвергнуты стандартизации служебные документы, изданные типографским способом - на бланках. В таких документах важным оказывается расположение реквизитов по отношению друг к другу, графическое оформление текста. Так, в заявлении о приеме на работу адресат и адресант упоминаются в правом верхнем углу листа, название жанра - посередине, основное содержание - по ширине листа, дата - слева внизу, а сигнатура - справа, на той же строке, что и дата. При этом между реквизитами оставляются пустые строки, название жанра пишется со строчной буквы, под датой и сигнатурой оставляется свободное пространство для резолюции (также резолюции выносятся и в левом верхнем углу).

В документах используются клише - языковые формулы, которые не порождаются («придумываются»), а воспроизводятся (существуют в «готовом» виде). Обращение к тому или иному клише зависит от цели, которую преследует составитель документа. Так, в жанрах личных документов используются такие устойчивые речевые обороты, как прошу Вашего разрешения на...; я, нижеподписавшийся... ; справка дана... в том, что... действительно...; позвольте пригласить Вас... ; я .... проживающий по адресу ..., доверяю ... и многие другие. Крайне важным для документов является правильное употребление глаголов, называющих действия составителя документа или его адресата. Именно они раскрывают основное назначение текста и указывают на уровень социальных отношений между адресантом и адресатом. Таковы, например, глаголы просить и требовать, каждый из которых побуждает адресата к совершению определенного действия и говорит о том, кто в отношениях «адресант-адресат» является лицом подчиненным и руководящим.

Наиболее часто в документах употребляются глаголы благодарить, выражать признательность, гарантировать, доверять, заверять, заявлять, извещать, напоминать, направлять, настаивать, объявлять, обязаться, переводить (на счет), подтверждать, постановлять, предлагать, признать, приказывать, прилагать, приносить извинения, просить, рекомендовать, сообщать, считать (чем-то), уведомлять. Как правило, эти глаголы используются в формах первого лица множественного или единственного числа в конструкциях без подлежащего (прошу, а не я прошу; обязуемся, а не мы обязуемся), а также третьего лица единственного числа в тех случаях, когда подлежащее называет адресант документа. Следует обратить внимание на то, что автор документа и адресат могут получать именования, соответствующие их роли в описываемой ситуации (заказчик, исполнитель, проситель, автор и под.), с помощью специальной языковой формулы типа именуемый в дальнейшем Заказчик.

Автор документа должен уметь точно и кратко излагать свою точку зрения по интересующей его проблеме. В деловом письме разработан целый комплекс языковых средств, выражающих причинно-следственные и другие логические отношения. К этим средствам относятся, прежде всего, сложные союзы, такие, как ввиду, по причине, в целях, в подтверждение, в соответствии с, согласно, на основании, в связи с, во избежание и др.. Сложности в употреблении этих союзов связаны с тем, что зачастую авторы деловых писем неточно понимают значение союза или не знают, с каким падежом существительного он должен употребляться. Например, в словосочетаниях по причине закона и согласно закона в первом случае выбран неверный союз (по причине используется со словами, указывающими на негативную причину чего-либо), а во втором неправильный падеж существительного (предлог согласно требует использования дательного, а не родительного падежа - согласно закону).

Автор документа должен следовать общепринятым нормам делового этикета, состоящим в обязательном употреблении ряда языковых средств (А) и неупотреблении других (Б).

А. Следует использовать этикетные формулы приветствия-обращения (Уважаемый..., Глубокоуважаемый...) и прощания (С уважением...), клише, указывающие на уважительное отношение адресанта к адресату (Мы рады пригласить Вас..., Благодарим Вас за..., Заранее благодарю за..., Мы были бы Вам очень признательны, если бы Вы..., Убедительно просим Вас..., К сожалению...). Одним из таких средств является употребление заглавных букв в местоимениях второго лица (Вы, Ваш): оно свойственно именно деловому письму, в обычной же письменной речи является ошибочным, противоречащим нормам русской орфографии.

Б. Следует избегать фамильярного обращения к адресату (Дорогой..., употребления ты вместо Вы), навязывания своей точки зрения (Прошу решить вопрос положительно), указания сроков ответа в ультимативной форме (Прошу ответить мне незамедлительно вместо Прошу сообщить о своем решении до такого-то числа), отказа на просьбу адресата без указания причин.

Существует ряд ошибок, являющихся типичными для деловой речи. К ним относятся:

немотивированное употребление заимствованных слов: апеллировать вместо обращаться, пролонгировать вместо продлить);

употребление архаизмов (в настоящем письме вместо в этом письме, каковой вместо который, сего года вместо этого года);

тавтологическое (повторное) употребление (Следует учесть следующие факторы..., 3начение этого нововведения означает...);

неразличение паронимов — слов, имеющих сходное звучание, но различающихся оттенками значений командировочный вместо командированный при указании на человека, познакомить с продукцией вместо ознакомить с продукцией, закончил вуз вместо окончил вуз);

неправильное использование предлогов, связанное:

а) с незнанием значения, выражаемого предлогом (благодаря указывает на причину, приведшую к положительному результату, поэтому сочетание благодаря неправомочным действиям ДЭЗ ошибочно),

б) с ошибочным выбором падежа существительного (предлог благодаря сочетается с дательным падежом, поэтому словосочетание благодаря удачной работы построено неправильно),

в) с неправильным написанием (в следствии вместо вследствие, втечении вместо в течение).

Одной из главных ошибок при составлении документа является привнесение в него элементов других стилей: в деловом тексте предпочтительно использовать предлог по причине, а не потому что, словосочетание задать вопрос, а не спросить и под. Но при этом необходимо помнить, что использование средств официально-делового стиля в ситуациях повседневного общения или общения в официальной обстановке, но не на темы, описываемые документами, недопустимо. Немотивированное обращение к средствам официально-делового стиля носит название канцелярита (этот термин принадлежит К. И. Чуковскому) и является свидетельством неразвитости языковой личности, неумения говорящего менять свою речь в зависимости от задач общения.

Резюме

Официально-деловой стиль представляет собой один из функциональных стилей современного русского литературного языка, набор языковых средств, предназначение которых - обслуживание сферы официально-деловых отношений (деловых отношений между организациями, внутри них, между юридическими и физическими лицами). Деловая речь реализуется в виде письменных документов, построенных по единым для каждой из их жанровых разновидностей правилам. Типы документов различаются спецификой своего содержания (какие официально-деловые ситуации в них отражены), а соответственно и своей формой (набором и схемой размещения реквизитов — содержательных элементов текста документа); объединены они набором языковых средств, традиционно используемых для передачи деловой информации.

Принято различать три подстиля официально-делового стиля: 1) юридический («язык законов»), 2) дипломатический и 3) канцелярско-деловой.

Специфика культуры официально-деловой речи заключается в том, что она включает в себя владение двумя различными по характеру нормами: 1) текстовыми, регулирующими закономерности построения документа, закономерности развертывания его содержательной схемы, и 2) языковыми, регулирующими закономерности отбора языкового материала для наполнения содержательной схемы документа.

Форма документа (схема, отражающая семантико-информационную структуру текста) предоставляет в распоряжение его составителя определенный набор реквизитов и определенную их композицию (последовательность и порядок их размещения в тексте документа). Наиболее частотные (общие ряду документов) реквизиты: (1) адресат документа; (2) адресант документа; (3) заглавие(жанр) документа; (4) заглавие к содержанию текста документа; (5)список приложений к документу; (6) подпись; (7) дата. Обязательность/ необязательность употребления определенных реквизитов определяет жесткость/свободу построения формы документа. Сказанное позволяет характеризовать «пишущего» как составителя текста документа (по известным ему образцам): это относится и к плану текстовых норм, и к плану языковых норм. Специфические (и текстовые, и языковые) собственно канцелярские черты официально-делового стиля закреплены в ГОСТах и руководствах, что обеспечивает высокий уровень стандартизации и унификации текстов деловой документации.

Вопросы для контроля и самоконтроля

1. Какие сферы общественной деятельности обслуживают официально-деловой стиль и его подстили?

2. Каковы лексические, словообразовательные, морфологические и синтаксические особенности официально-делового стиля?

3. Какие стилистические и семантические свойства делового (канцелярского) текста связаны с его спецификой?

4. Каковы реквизиты постоянной и переменной информации в тексте различных документов?

5. Чем характеризуются особенности выбора лексических и грамматических средств в процессе языкового наполнения схемы документа?

6. В чем проявляется стандартизация средств языкового заполнения текста документа?

ЛИТЕРАТУРА

1. Акишина А. А., Акишина Т. Е. Этикет русского телефонного разговора. - М., 1990.

2. Бахарев В. А, Корякин Г. Н. Корреспонденция и делопроизводство. - М., 1970.

3. Большаков И. А. О некоторых лингвистических особенностях деловой прозы // Семиотика и информатика. Вып. 26. М., 1985. 5. Ванников Ю. В. Типы научно-технических текстов и их лингвистические особенности. Ч. 2. М., 1985.

4. Веселов П. В. Деловое письмо: вольный стиль или унификация? // Стандарты и качество. - 1989. - № 7.

5. Веселов П. В. Культура и техника исполнения делового письма // Социалистический труд. - 1978.- № 8.

6. Веселов П. В. Современное деловое письмо в промышленности. Изд. 3-е. - М., 1990.

7. Веселова Р. Б. Деловой телефонный разговор. Методическая разработка. - М., 1991.

8. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. Изд. 3-е. - М., 1990.