ИКИС «Галактика»: базовая концепция 1 страница

Проблемные пакеты, которые весьма разнообразны, являются результатом целевой модификации и более тщательной разработки функциональных пакетов, или представляют собой самостоятельные программные решения применительно к различным областям деятельности.

В соответствии с основными функциями управления могут использоваться массовые программные продукты прогнозирования, стратегического и текущего планирования деятельности предприятия, оценки финансового состояния и анализа инвестиционных проектов, бухгалтерского учета, а также интегрированные продукты комплексной автоматизации управления. В зависимости от величины информационной системы предприятия могут применяться известные программные продукты.

Система «Галактика» фирмы «Новый Атлант» является одной из наиболее сложных и имеет большое количество встроенных языков [21,41-44]. Трудоемкость разработки системы оценивается более чем в 180 человеко-лет. Для создания «Галактики» было применено мощное средство разработки многопользовательских информационно – аналитических систем «Атлантис», которое основано на событийной модели программирования, имеет встроенный язык программирования и средства проектирования пользовательского интерфейса, поддерживает базы данных и позволяет формировать структуру отчетов. Клиент–серверная архитектура «Атлантиса» позволяет также распределять нагрузку между серверами и компьютерами клиентов.

Для работы с базой данных можно использовать среду SQL или утилиту SQLimex. Для генерации словарей баз данных применяется язык DIC (расширенный SQL), а графическое представление отчетов обеспечивается утилитной GALAGRAF. Произвольные формы в текстовом виде создаются с помощью языка описания форм FRM и языка программирования ADV, а графическом – утилиты GALAGRAF. В настоящее время фирма «Новый Атлант» пытается применить систему «Галактика» для создания автоматизированных рабочих мест руководителей высшего звена. Намечается перенос «Галактики» на базу сетевой много задачной многопользовательской операционной системы UNIX.

Система «Галактика» характеризуется уникальным сочетанием передовых западных стандартов управления и поддержкой отечественной специфики [45]. Это гарантирует пользователям «Галактики» эффективное решение управленческих и учетных задач в условиях быстро меняющейся бизнес-среды.

К основным конкурентным преимуществам системы «Галактика» можно отнести следующие:

- широкие функциональные возможности, возможность выбора заказчиком тех функций, которые ему действительно необходимы;

- масштабируемость;

- возможность быстрого внедрения системы «Галактика» как специалистами «Галактики» и ее партнеров, так и специалистами заказчика;

- возможность вести отчетность согласно международным стандартам учета (IAS, GAAP) и национальным стандартам (РСБУ);

- лучшее для заказчика сочетание «цена/качество»;

- высокая гибкость и быстрая адаптация к изменениям условий бизнеса;

- простота и надежность в эксплуатации.

Система «Галактика» в едином информационном пространстве поддерживает задачи:

- ведения бухгалтерского и налогового учета;

- управления логистикой;

- управления финансами;

- управления производством;

- управления взаимоотношениями с клиентами;

- управления персоналом.

В состав системы «Галактика» входят развитые средства для поддержки решения специализированных и отраслевых задач, а также инструментарий для администрирования системы.

Для поддержки управленческой деятельности руководителей предприятий, холдингов, корпораций система «Галактика» может быть дополнена специальным решением — информационной системой руководителя, которая обладает широкими возможностями решения задач мониторинга и анализа деятельности предприятия.

ИКИС «Галактика» модульная [43]. Каждый модуль взаимосвязан с другими компонентами, но самодостаточен, может работать автономно, поэтому продукт обычно внедряется постепенно, с возникновением потребностей в функционале у заказчика. Часть модулей объединены в кон
туры.

Структурная схема системы приведена на рис. 23.1. Важнейшими принципами, лежащими в основе системы «Галактика» и определяющими ее высокую эффективность, являются:

• реализация «петли управления» (прогноз - планирование - контролируемая деятельность по выполнению планов – анализ результатов - коррекция прогнозов и планов) для всех сфер деятельности предприятия;

• использование технологии интерактивной аналитической обработки данных (OLAP);

• обеспечение информационной поддержки принятия решений на разных уровнях вплоть до уровня топ-менеджеров предприятия;

• соответствие функциональности, технологичности и степени интеграции системы современным концепциям ERP, CSRP (Custom Synchronized Resource Planning - планирование ресурсов, синхронизированное с покупателем), SEM (Strategic Enterprise Management - стратегическое управление предприятием);

• сочетание высокой степени интеграции с гибкостью – система строится в виде набора взаимосвязанных, но относительно независимых компонентов, которые приобретаются в составе и порядке, удобном конкретному клиенту;

• обеспечение настройки на конкретную отрасль, регион, особенности бизнеса;

• отслеживание и оперативное включение в обновления системы всех изменений в российском законодательстве.

Основными объектами системы являются операционные документы, формируемые при проведении любой хозяйственной операции и образующие в совокупности документооборот предприятия.

Можно выделить четыре основных класса документов системы:

• документы-основания (ДО), регламентирующие операции как между юридическими лицами, так и внутри предприятия между его подразделениями, например договора, счета, лимитно-заборные карты, требования;

• сопроводительные документы (товарные и финансовые), отражающие важнейшие стороны выполняемых операций;

• планы, отражающие намеченные предприятием показатели хозяйственной деятельности;

• отчеты, отражающие фактически достигнутые предприятием показатели хозяйственной деятельности.

Все перечисленные виды документов формируются в электронном виде и распечатываются по мере необходимости. По всем первичным документам могут быть сформированы бухгалтерские проводки и финансовые операции с помощью механизма типовых хозяйственных операций (ТХО) и типовых финансовых операций (ТФО).

В системе интегрированы десятки (часто сотни) рабочих мест, размещенных во всех подразделениях предприятия. По мере создания операционных документов пользователями системы происходит накопление информации в единой базе данных предприятия, что обеспечивает возможность однократного ввода информации, устраняет дублирование работы пользователей и снижает трудозатраты. Возможность однократного ввода информации - в том месте, где она возникает, - важнейшее преимущество ИКИС, и оно реализовано в системе «Галактика» в полной мере.

Система обеспечивает возможность контроля корректности и целостности данных. Важно, что можно точно определить, кто из пользователей, когда и какие операции выполнял (персонификация действий пользователя).

Система «Галактика» - тиражно-заказной продукт. Это означает, что наиболее соответствующее потребностям пользователя отраслевое тиражное решение «доводится» в процессе совместной работы сотрудников предприятия-заказчика и работников одного из региональных представительств корпорации. Как правило, для осуществления такого рода «доводки» достаточно использовать настройки общесистемные и настройки модулей. Однако имеется возможность доработки программного кода модулей с помощью простых в освоении инструментальных средств. С помощью проведения настроек пользователя можно определить специфику работы каждого конкретного пользователя.

Настройки, задающие права доступа пользователей к документам, устанавливаются администратором системы. Все возможности, обеспечиваемые системой, независимы от программно-аппаратной платформы. Система «Галактика» может работать в среде самых различных операционных систем:

Novell NetWare, Windows NT, Windows 2000. В процессе инсталляции системы имеется возможность выбрать в качестве рабочей одну из СУБД - Pervasive SQL (Btrieve), Oracle, MS SQL, обеспечивающих эффективное использование архитектуры клиент-сервер.

Контуры и модули ИКИС «Галактика»

Этап настройки является обязательным при вводе системы в эксплуатацию, поэтому модуль Настройка входит в любой комплект поставки. В процессе настройки проводится первичное заполнение каталогов, классификаторов и справочников, образующих единую информационную базу и использующихся всеми модулями системы. В процессе дальнейшей оперативной работы с системой происходят пополнение и корректировка справочной информации. Параметры общесистемной настройки позволяют выбрать из поставляемых с системой алгоритмов выполнения различных функций те, которые максимально соответствуют специфике данного предприятия. Параметры настройки пользователя определяют особенности работы конкретного пользователя. Права доступа к документам и возможности их редактирования определяются только администратором системы. Эффективность работы с системой во многом зависит от качественной настройки аналитик для задания разрезов по счетам бухгалтерского учета и статьям бюджетов. К настроечным функциям относят также разграничение прав доступа пользователей и настройку корпоративного межофисного обмена в случае, если организация состоит из нескольких удаленных филиалов. Эти функции выполняются с помощью модулей Права доступаи Репликация данных, входящих в контур Системное администрирование.

Модуль Руководитель (Информационная система руководителя) предназначен для информационной поддержки деятельности топ-менеджеров предприятия и имеет следующие функциональные возможности:

• формирование целей и задач руководителя на языке агрегированных показателей;

• получение агрегированных показателей хозяйственной деятельности предприятия и передача их на уровень руководителя с предварительным контролем на полноту и непротиворечивость;

• совмещение показателей со шкалой оценок, расчет отклонений фактических значений от плановых;

• отображение показателей с любой степенью детализации наиболее наглядным и удобным способом (график, отчет, модель, числовые данные);

• отслеживание агрегированных показателей на предмет критических отклонений и варианты действий для регулирования критических состояний.

Особое внимание уделено наглядности представления информации. По любому выбранному объекту возможно получить отчет, построить график, провести трендовый анализ.

Модуль Руководитель снабжен инструментальными средствами введения необходимых показателей и формул для их расчета. В распоряжении пользователей имеется наглядный механизм формирования запросов для выбора из базы данных системы необходимой для расчета показателей информации.

Контур «Финансы»

Контур состоит из трех модулей: Управление бюджетом, Платежный календарь, Финансовый анализ.

Управление бюджетом. Модуль поддерживает процесс управления финансовыми ресурсами предприятия, включающий следующие этапы:

• этап планирования (составления бюджета) и моделирования различных вариантов бюджетов;

• этап согласования и утверждения бюджетов;

• формирование фактических показателей бюджета;

• анализ исполнения бюджета;

• проведение корректировок бюджета.

Автоматизация бюджетирования с помощью системы Галактика обеспечивает:

• построение консолидированных бюджетов по любой сложной оргструктуре предприятия - от холдинга до отделов и подразделений;

• автоматизацию процедуры согласования бюджетов и хранение данных по всем этапам согласования;

• возможность формировать и анализировать различные варианты (сценарии) бюджетов;

• гибкую настройку аналитических признаков статей и их визуального представления в типовых формах бюджетов;

• формирование плановых показателей бюджетов по оперативным планам, введенным в систему (например, формирование бюджета на основе календарных планов и договоров);

• формирование фактических показателей бюджета в автоматическом режиме на основе оперативных и бухгалтерских данных системы «Галактика»;

• возможность агрегировать бюджет по нескольким вариантам оргструктуры (например, по оргструктуре юридических лиц и по оргструктуре функционального подчинения);

• гибкую настройку представления форм бюджетов для каждого подразделения.

Платежный календарь. Модуль поддерживает решение задач оперативного финансового управления денежными потоками на основе всех оперативных документов системы. Основная функция модуля - краткосрочное (до одного месяца) планирование расчетов с контрагентами. При этом возможно представление данных с группировкой по таким признакам, как статьи бюджета, контрагенты, подразделения.

Финансовый анализ. Модуль позволяет оценить финансовое состояние предприятия. Финансовый анализ проводится на основе данных баланса предприятия. Отчеты, генерируемые модулем, удовлетворяют как требованиям национального законодательства, так и международным стандартам.

Контур«Логистика»

Контур включает следующие модули [44]: Складской учет. Управление снабжением. Управление сбытом. Управление договорами. Расчеты с поставщиками и получателями. Функция контура – обеспечить управление материальными потоками как внутри предприятия, так и во внешней среде - при взаимодействии с поставщиками и покупателями.

Управление договорами. Модуль предназначен для автоматизации бизнес-процессов, связанных с заключением, исполнением и учетом договоров и контрактов. Решает следующие задачи:

• заключение договоров;

• учет расчетов по договорам, в том числе векселями и ценными бумагами;

• конкретизация рамочных договоров путем периодического заключения дополнительных соглашений, уточняющих взаимоотношения сторон на определенный период;

• формирование календарных планов движения товаров, услуг и платежей, расчет штрафов за нарушение условий и сроков отгрузки и оплаты;

• формирование нарядов-заказов на отгрузку товаров на внутренний рынок и на экспорт;

• организация транспортировки и формирование платежных документов. При этом выполняется расчет потребности в единицах подвижного состава и транспортных средствах, формируются счета на предоплату за товары/услуги по транспортировке;

• формирование платежных документов для оплаты услуг по транспортировке;

• анализ состояния взаиморасчетов, контроль кредиторской и дебиторской задолженности.

Расчеты с поставщиками и получателями. Модуль предназначен для контроля за порядком расчетов с поставщиками и получателями по исполняемым документам-основаниям (ДО).

Этот модуль позволяет:

• контролировать взаиморасчеты посредством установки и просмотра связей между ДО и платежными документами;

• создавать акты взаиморасчетов и договора уступки долга;

• проводить расчет штрафных санкций;

• вводить планы закупок и реализации.

Контур«Управление производством»

Контур предназначен для автоматизации задач объемно-календарного планирования хозяйственной деятельности предприятия.

В состав контура входят следующие модули: Производство, Технико-экономическое планирование, Материально-техническое обеспечение, Учет в производстве, Управление заказами. Управление ремонтами.

В модулях планирования используются два типа объектов (интерфейсов), на основе которых создаются все документы, - заявка и план.

Заявки - это электронные формы, с помощью которых осуществляется связь между оперативными документами (договорами, документами-основаниями), планами (сбыта, снабжения, производственной программой), производственными заказами.

С помощью объекта план формируются следующие документы:

• план сбыта (модуль Управление заказами);

• производственные планы (модуль Технико-экономическое планирование);

• требования на материалы, оборудование, трудовые ресурсы (модуль Технико-экономическое планирование), планы снабжения (модуль Материально-техническое обеспечение);

• производственные заказы (модуль Технико-экономическое планирование, модуль Учет в производстве).

Контур Управление производством имеет непосредственную тесную связь с контуром Логистика. Фактически каждый модуль контура Управление производством является базисом для соответствующего модуля контура Логистика, как показано на рис. 23.2.

Контур «Бухгалтерский учет»

Контур обеспечивает автоматизированное отражение проведенных хозяйственных операций в бухгалтерском и управленческом учете.

ХозОперации. Этот модуль - сердцевина контура. Для решения задач учета применяются механизмы типовых хозяйственных и финансовых операций (ТХО и ТФО). В результате применения ТХО и ТФО отражаются хозяйственные операции: для бухгалтерского учета - в бухгалтерских проводках, для управленческого учета - в финансовых операциях.

Одна ТХО (ТФО) позволяет сформировать сразу одну (или несколько) проводку по одному документу в одном (или нескольких) регистре учета (планах счетов) одновременно.

В контуре установлено однозначное соответствие между типами хозяйственных документов (финансово-расчетные, сбыт, снабжение, производство и т. п.) и наборами типовых операций, к которым они могут при
меняться. Это значительно облегчает для пользователя выполнение операций: достаточно «привязать» документ к ТХО, и разноска суммы хозяйственного документа по регистрам учета произойдет автоматически, как показано на рис. 23.3.

Финансово-расчетные операции (ФРО). В модуле формируются финансовые документы, сопровождающие движение денежных средств (платежные поручения, платежные требования и т.п.).

Эти документы связываются с документами-основаниями, созданными в других контурах системы.

Автоматически обеспечивается контроль соответствия платежей, оформленных финансовыми документами, с содержанием документов-оснований. По каждому ДО можно получить баланс взаиморасчетов с контрагентами, как показано на рис. 23.4.

Имеются программные средства, обеспечивающие импорт банковской выписки, принятой из банка средствами электронной системы платежей. На основе банковской выписки программно формируются входящие и исходящие платежные документы.

В модуле ФРОформируются следующие отчеты: аналитические ведомости по бухгалтерским счетам, оборотно-сальдовые ведомости, ведомости по неоплаченным и просроченным документам и ряд других. Возможность создания интерактивных отчетов - важная отличительная особенность данного модуля.

Такие отчеты позволяют пользователю построить и получить любые аналитические разрезы по каждому участку учета самостоятельно, не прибегая к помощи программистов-разработчиков.

Касса. Модуль позволяет осуществлять самые разнообразные виды учета, связанные с наличными средствами, - расчеты с подотчетными лицами, командировочные расходы, зарплаты и выплаты через кассу.

Кассовые операции всегда отличались высокой трудоемкостью. Возможности этого модуля системы «Галактика» позволяют снизить затраты бухгалтерского труда многократно. Например, имеется возможность автоматически формировать не только расчетные документы по командировочным расходам, но и определять их тип. Бухгалтер вводит данные отчета по командировке и сразу видит, какого типа кассовый ордер необходим в данном случае - приходный или расходный.

Следующим модулем в Контуре «Бухгалтерский учет» является модуль Заработная плата. Этот модуль интегрирован с модулем Касса: платежные ведомости в модуле Касса формируются согласно произведенным в модуле Заработная плата начислениям.

Ведение налоговых расчетов. Модуль предназначен для автоматизированного оформирования документов регистрации и оплаты налогов. Документы формируются в разрезе филиалов, бюджетов и налогов.

Векселя и кредиты. Модуль служит для ведения учета векселей и других ценных бумаг, полученных и выданных кредитов. С помощью этого модуля можно формировать графики получения/ погашения кредитов и контролировать их исполнение.

Применение данного модуля позволяет упростить процедуры расчетов за товары и услуги с помощью векселей. При этом договоры на закупку/продажу, ДО и сопроводительные документы формируются как обычно в различных модулях системы.

Для ведения учета основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА) в контуре имеются два однотипных по своим функциям модуля: Основные средстваиНематериальные активы.

Основные средства. Модуль позволяет выполнять следующие операции:

• создавать и вести картотеку основных фондов;

• вести учет сложных иерархических объектов;

• осуществлять все операции по учету основных фондов: поступление, начисление амортизации, изменение стоимости, переоценку, выбытие, внутреннее перемещение;

• вести учет содержания драгоценных металлов в ОС;

• учитывать размещение ОС по территории страны с целью расчета налога на имущество территориально распределенных предприятий;

• формировать статистические и бухгалтерские отчеты с учетом требуемой группировки.

Бухгалтерская отчетность. Модуль предназначен для анализа всех счетов бухгалтерского учета, формирования типовых форм для отчетности и расчета налогов. Модуль поставляется с комплектом готовых отчетных форм по сводному балансу и налогам, соответствующих законодательству и нормативным документам налоговых органов.

Пользователь имеет возможность создавать собственные отчеты и включать в них расчетные алгоритмы. Эта задача решается с помощью встроенного «Языка проектирования отчетных форм».

Ответственность перед зарегистрированными пользователями за своевременную поставку новых и модификацию существующих форм отчетов несет разработчик системы.

Налоговые регистры. В этом модуле сосредоточены функциональные средства по формированию и документированию налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

Фактические затраты. С помощью этого модуля автоматизируется процесс расчета фактических производственных затрат по итогам деятельности предприятия за месяц. Информация на выходе этого модуля имеет исключительно важное значение для менеджеров предприятия, ведь основная задача, стоящая перед ними, - минимизировать производственные затраты на выпуск продукции.

Модуль позволяет осуществлять расчет фактических затрат на производство изделий, групп изделий, выполнение заказов и оказываемые услуги, как показано на рис. 23.5, контроль и анализ отклонений плановых и фактических затрат.

Модуль обеспечивает возможность распределения косвенных затрат посредством процедуры закрытия счетов, например, при оказании встречных услуг подразделениями друг другу. При закрытии счетов выполняются бухгалтерские проводки, содержащие суммы затрат по аналитическим разрезам.

Контур «Управление взаимоотношениями с клиентами»

Контур включает модули Клиент и Рекламные кампании.

Клиент (CRM). Модуль позволяет менеджерам предприятия выполнять следующие операции:

· создавать и вести каталоги объектов базы данных клиентов, дилеров, партнеров, рекламных фирм, конкурентов, сделок, дого­воров на гарантийное и абонентское обслуживание;

· регистрировать обыкновенные и групповые, предваритель­ные и совершенные продажи товаров и услуг;

· формировать предполагаемые и совершенные продажи и сделки по товарам и услугам на основе договоров, документов-оснований, накладных и актов на услуги, созданных в других модулях системы;

· заключать договоры с клиентами на гарантийное и абонен­тское обслуживание приобретенных ими товаров;

· отображать текущие, отработанные и планируемые зада­ния (контакты, продажи, сделки) для менеджеров своего предпри­ятия.

Таким образом, главными пользователями модуля Клиент являются специалисты отделов маркетинга.

Рекламные кампании. Модуль решает следующие задачи:

· планирование рекламных кампаний;

· учет затрат на рекламу;

· ведение реестра независимых публикаций о предприятии, товарах, услугах;

· хранение информации о рынке типовых рекламных услуг;

· контроль «жизненного цикла» товаров;

· анализ сегментов рынка.

Контур «Управление персоналом» предназначен для автоматизации учета кадров и вы­полнения ряда вычислительных процедур, связанных с оплатой труда. Состоит из двух модулей: Управление персоналом и Зара­ботная плата. Не надо быть специалистом-кадровиком, чтобы оценить всю трудоемкость проблемы управления персоналом.

Управление персоналом. Работа с этим модулем начинается с ввода штатного расписания предприятия. Оформление приказа о приеме сотрудника на работу приводит к созданию личной кар­точкисотрудника. При этом автоматически формируется лице­вой счет сотрудника, используемый в модуле Заработная плата, а также трудовой договор/контракт.

Отметим такие возможности модуля:

• учет размера зарплаты - формирование каталога тарифных сеток и ставок, назначение/снятие доплат и надбавок (как для «единицы» штатного расписания, так и персонально для сотрудника предприятия);

• учет заполнения штата и перерасчет вакансий, табельный учет, планирование и предоставление любых видов отпусков, составление плана-графика отпусков, отзыв из отпуска, регистрация больничных листов, аттестация сотрудников, формирование резерва на выдвижение;

• формирование статистики, форм и самых разнообразных отчетов для внутренних и внешних нужд.

Заработная плата. Модуль автоматизирует работу самой многочисленной группы работников бухгалтерий - бухгалтеров-расчетчиков.

Модуль обеспечивает:

• разработку графиков работы персонала предприятия по любому режиму работы;

• ведение лицевых счетов работников, накопление данных о начислениях, удержаниях и вычетах;

• формирование табеля рабочего времени;

• начисление заработной платы с использованием различных видов оплат;

• расчет различных видов удержаний;

• расчет и оформление ежемесячных и разовых выплат в межрасчетный период (авансы, пособия, отпускные).

В стандартном варианте поставки модуля имеется около пятидесяти видов оплат. Дополнительные виды оплат и удержаний формируются пользователями по мере необходимости самостоятельно.

Алгоритмы модуля учитывают самые разнообразные особенности расчетов по оплате труда: изменения минимальной заработной платы, тарифной ставки первого разряда, видов и ставок налогов, всевозможные льготы, индексации.

Многие трудоемкие расчеты (например, подоходный налог, отчисления в Пенсионный фонд, профсоюзные взносы, аванс, больничные, пособия на детей) полностью автоматизированы.

Контур «Отраслевые решения»

Контур содержит следующие модули: Розничная торговля. Управление транспортом. Управление капитальным строительством. Сервисное обслуживание. Учет спецодежды. Давальческое сырье.

Розничная торговля. Модуль обеспечивает автоматизацию как количественного, так и стоимостного учета торговых операций.

Модуль тесно связан с контурами Бухгалтерский учет и Логистика, как показано на рис. 23.6.

В модуле реализованы:

• операции возврата товара от покупателя и возврата товара поставщику;

• формирование документов на внутреннее перемещение, списание, инвентаризацию и переоценку товаров;

• учет оплаты наличными, по безналичному расчету, по кредитным картам;

• средства для обмена данными с системами учета реализации товара через все основные типы кассовых аппаратов.

В конце смены данные о полученной выручке передаются в модуль Касса, где формируются приходные кассовые ордера.

Кроме того, в конце смены формируется «Товарный отчет» - суммарный отчет по товарам в разрезе материально ответственных лиц.

Управление транспортом. Модуль ориентирован на решение задач учета, планирования и оценки различных видов транспорта.