Теория систем

Система — это набор устремленных к достижению общей цели и функционирующих как единое целое взаимосвязанных элементов или частей. Система получает некие ресурсы из внешней среды, трансформирует их и возвращает новые ресурсы во внеш­ний мир. Под теорией систем понимают развивающуюся в рамках гуманистического менеджмента концепцию, в которой организации рассматриваются как открытые сис­темы, характеризующиеся энтропией, синергизмом и взаимозависимостью подсистем. В соответствии с теорией деятельность организации описывается в терминах входя­щих ресурсов, процесса трансформации, выходящих ресурсов, обратной связи и внеш­ней среды.

Входящие ресурсы — это материалы, финансы, люди, информация и дру­гие ресурсы, используемые в производстве товаров и услуг. Под процессом трансформации понимается использование менеджментом организации производственных технологий для превращения входящих ресурсов в выход, т. е. готовые това­ры и услуги. Обратная связь — это информация о полученных организацией резуль­татах, во многом определяющая последующий выбор входящих ресурсов. Внешняя среда организации включает в себя социальные, политические и экономические силы. Некоторые идеи теории систем оказали значительное воздействие на управленче­ское мышление, и прежде всего, такие научные категории, как открытая и закрытая система, энтропия, синергизм и взаимозависимость подсистем.

Функционирование открытой системы предполагает ее взаимодействие с внеш­ней средой; закрытой системе этого не требуется. В классическом и послевоенном научном менеджменте организации обычно рассматривались как закрытые системы, что позволяет упростить проблему и эффективно использовать методы количествен­ного анализа (отсутствие внешних воздействий). Очевидно, что в действительности каждая организация является открытой системой, а игнорирование факторов внеш­ней среды может стать одной из причин ее фиаско.

Энтропия — универсальное свойство всех систем, отражающее их тенденцию к постепенному «истощению» и смерти. В отсутствие поступающих из внешней среды ресурсов и энергии система рано или поздно «погибает». Организации должны осуществлять непрерывный мониторинг среды, в которой они находятся, подстраиваться к происходящим в ней переменам и постоянно находить новые ресурсы. Задача менеджмента заключается в организации такого взаимодействия компании и среды, которое позволяет уменьшить энтропию.

Понятие синергизма означает, что система как единое целое дает больший выход, чем каждый ее элемент по отдельности. Организация предполагает появление новых, ранее не существовавших функций — управления, производства, координации дей­ствий. Подразделения организации, работая совместно, могут добиться большего, чем если бы они вели самостоятельную деятельность.

Понятие подсистем приме­няется в отношении частей единой системы, функционирование которых зависит друг от друга, когда изменение какого-то одного элемента организации неизбежно затра­гивает и другие. Управление организацией осуществляется как воздействие на единое целое. Менеджеры должны четко осознавать взаимосвязь всех систем своей компа­нии. Решения, не учитывающие воздействия на подсистемы, принимаются лишь в крайних случаях. Вот что вышло из решения убрать часы из помещений канадского завода компании Alcan Aluminum.

Рис. 2.1. Системный взгляд на организацию

КОМПАНИЯ ALCAN ALUMINUM

Менеджер по персоналу компании предложил убрать из рабочих помещений настенные часы. Его инициатива не встретила возражений, но через несколько месяцев менеджмент столкнулся с неожиданными проблемами: участились опоздания на работу, сотрудники слишком рано покидали рабочие места или подолгу задерживались на обеде.

Начальники участков получили задание фиксировать время прихода и ухода работни­ков, а также применять в случае необходимости дисциплинарные взыскания, что привело к обострению отношений между менеджерами и сотрудниками. В конечном итоге директор завода принял решение об ослаблении контроля, тем более что линейные менеджеры не справлялись с его осуществлением.

Очевидно, что такая простая вещь, как настенные часы в рабочих помещениях, оказыва­ла воздействие на различные элементы организации: на показатели опозданий работников и интенсивность трудовых усилий, уровень контроля со стороны менеджмента, взаимоот­ношения между рабочими и менеджерами и даже на частоту проверок. Организация оказа­лась гораздо более сложной системой, чем она представлялась менеджеру по персоналу.