Основные элементы коммуникации в организациях.

Коммуникации - это обмен информацией между двумя людьми или группами., из которых одна изначально исполняет роль отправителя сообщения, а другая – роль получателя. Основной целью коммуникации является обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, то есть сообщений. В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:отправитель, сообщение, канал и получатель.

Коммуникация начинается с того что отправитель формирует некоторые символы (слова, цифры, выражение лица, тон голоса и т.д.) чтобы вложить некоторый смысл в послание. Которое отправляется по какому-то каналу получателю.

Отправитель - это лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее. Он создатель и отправитель сообщения. Им могут быть индивид или группа индивидов работающих совместно, а также общественный институт или организация, хотя и в этом случае источниками в конечном счете оказываются индивиды, даже если они действуют в своей организационной роли. На отправителе лежит основная обязанность по подготовке сообщения. Практика показывает, что многие попытки обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи. Лейтмотив этого этапа- сначала подумай, прежде чем сказать.

Сообщение – это собственно информация, закодированная с помощью символов, это стимул, который отправитель передает получателю.

Именно ради этого осуществляется акт коммуникации, в котором передается определенная идея. Многие сообщения передаются в форме символов языка. Однако символы могут быть и невербальными, например: жесты, мимика, другие телодвижения или графические изображения.

Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее. Такое кодирование превращает идею в сообщение.

Сообщения состоят из символов, которые имеют (для источника и получателя) определенное значение. Перевод уже осмысленной идеи в сообщение, приспособленное для передачи, и заключается в преобразовании смысла идеи в символы называется кодированием. Перевод полученных символов в конкретную интерпретацию значения переданного сообщения называется декодированием. Таким образом, получатели декодируют сообщение путем преобразования символов в значение путем классификации явлений по категориям и придания им наименования - кодов.

Для того чтобы акт коммуникации вообще мог произойти, источник и получатель должны иметь по крайней мере какой-то минимум предшествующего общего опыта, некоторое множество одинаково трактуемыхими значений. Значения- это объекты (например, идеи, образы, мысли), которые выражаются в символах, т. е. средствами языка. Иногда отправитель и получатель не имеют идентичного опыта, используемый язык (символы, послания) имеют для них в чем-то различные значения. Более того, личный опыт индивида постоянно меняется, так что и значения одних и тех же символов сообщения будут меняться со временем. Многие неудачные попытки передачи сообщений вызываются ошибочной интерпретацией получателем или источником значений символов, которым они обменялись.

Значения являются относительными и допускают субъективную интерпретацию. Значения присущи людям, а не сообщениям. То есть слова сами по себе смысла не имеют; значение им придают отправитель и получатель. Сообщение информации уменьшает неопределенность знаний относительно некоторого явления у получателя.

Некоторые сообщения являются для получателя новыми и представляют собой вид стимула, отличный от обычных сообщений.

Канал - это средство передачи информации, с помощью которого сообщение передается от источника к получателю и наоборот (путь физической передачи сообщения). Отправитель должен выбрать такой канал, чтобы он был совместим с типом символов, использованных для кодирования. Каналы можно разделить на средства массовой информации и межличностные каналы.

Каналы средств массовой информации - это такие средства передачи сообщений, как газеты, журналы, кинофильмы, радио и телевидение, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, которые позволяют источнику доставить информацию многим получателям. Межличностные каналы - это такие каналы, которые используются при непосредственном обмене сообщениями между одним источником и одним получателем.

Одно из наиболее важных различий между средствами массовой информации и межличностной коммуникацией состоит в том, что в последнем случае обеспечивается обратная связь. Коммуникация-это не однонаправленный поток сообщений от отправителя к получателю. Получатель также вырабатывает информацию и сообщение для источника, и такое взаимодействие является необходимым условием для успешности коммуникации.

Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или большее число средств коммуникаций в сочетании. Исследования показывают, что процесс коммуникаций более эффективен, если одновременно используются средства обмена устной и письменной информацией.

Получатель - это лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее. Передатчики (отправители) часто о нем забывают. В результате некоторые из них «ориентируются на источник» (примером могут служить авторы учебника, которые пишут его, имея в виду не столько студентов, сколько своих коллег), другие источники «ориентированы на сообщение» (они глубоко знают свой предмет, но не выражают его содержательно, т. е. не кодируют в терминах, понятных получателю), третьи источники «ориентированы на канал» (настолько зависят от конкретного средства коммуникации, что забывают о получателе). Примером такого источника может служить руководитель организации, который передает получателям свои сообщения исключительно посредством распространения документов. Он не проводит совещаний с работниками даже в тех случаях, когда они могли бы быть более эффективными.

Результаты (эффект) коммуникации - это изменения в поведении получателя, которые происходят вследствие передачи сообщения. Следовательно, «эффективная коммуникация» это такая связь которая приводит к таким изменениям поведения получателя, согласно замыслу источника. Существует три основных типа результатов коммуникации:

1) изменения в знаниях получателя;

2) изменение установок получателя, которые предопределяет действие, которое индивид может предпринять;

3) изменения явного поведения получателя сообщения, такого, как голосование, закупка товаров или своевременный приход на работу.

Эти три типа изменений обычно (но не всегда) происходят в указанной выше последовательности, т. е. изменение в знаниях обычно ведет к изменению установок, которое в свою очередь ведут к изменению явного поведения.

Целью большинства актов коммуникации является достижение некоторых желаемых результатов у получателя сообщения. Коммуникативная связь оказывается эффективной, если смысл, вложенный в послание, донесен до получателя и правильно понят, или декодирован, последним. Процесс может на этом прекратиться или же продолжиться посредством обратной связи.

Обратная связь - это реакция получателя на сообщение отправителя. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя. Таким образом, обратная связь делает коммуникацию динамическим двусторонним процессом.

Обратная связь может рассматриваться как сообщение отправителю, которые содержат данные об эффективности предыдущего акта коммуникации. Положительная обратная связь информирует источник, что желаемый результат сообщения был достигнут. Отрицательная обратная связь информирует источник, что желаемый результат сообщение достигнут не был. В этом смысле отрицательная обратная связь оказывает негативное влияние на отношения между отправителем и получателем и может породить между ними конфликт.

Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам подавлять шум. Это помехи и искажения в процессе коммуникации. Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном или невербальном оформлении) до различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации.

Способы обратной связи:

· Личное общение(беседа, встречи)

· Общее собрание.

Обратная связь особенно важна для обеспечения бесперебойности коммуникативных потоков, а следовательно, и для эффективного управления организацией. Руководитель не может успешно решать задачи организации без информации о действиях отдельных ее звеньев. Подобную информацию руководитель получает от исполнителей, затем на ее основе оценивает их действия, применяет стимулы и т. д. Обратная связь может осуществляться в различных формах, а не только в вербальной. Это может быть и улыбка, и пожатие руки, и интонация, выражение глаз и т. д.

Условиями установления эффективной обратной связи являются следующие:

· Направленность на улучшение действий членов организации (учет их интересов, потребностей).

· Конструктивность, сообщение полезных идей

· Учет специфичности информации

· Оперативность передачи информации

· Четкое и понятное изложение того, что должно быть сделано

· Учет полезности информации для членов организации.

· Своевременность информации

· Готовность и желание сотрудников принять информацию

· Надежность.

Если руководитель желает чтобы его организация функционировала эффективно он должен ставить и решать следующие задачи:

15. Создать систему внутрифирменной коммуникации и четкой обратной связью.

16. Создать обстановку когда работник может безбоязненно высказать свое мнение.

17. Постоянно выявлять проблемные области и направлять усилия на решения этих проблем.

18. Иметь гибкую систему передачи информации. Надежную информационную службу и базу данных.

19. Создать атмосферу кооперации и сотрудничества, взаимного доверия и открытости.

Таким образом, чем активнее в коммуникационном процессе используется обратная связь, тем он эффективнее. Внимание к обратной связи предполагает ориентацию на получателя, заботу о том, чтобы сообщение дошло до него. Такая ориентация требует для своего осуществления определенной упреждающей связи, чтобы отправитель имел информацию о получателях. Она собирается источником до того, как совершается акт коммуникации, и используется при формировании максимально эффективных сообщений. Если отправитель имеет ошибочные представления о получателях, то его коммуникативные усилия окажутся менее эффективными.