Делегирование ответственности в процессе разработки решений

Делегирование как термин, используемый в теории управления, означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственностьза их выполнение.

Идея «делегирования полномочий» заключается в том, что на всех уровнях организации служащие отвечают за свои действия, а значит, им следует доверить принятие решений. Главная мысль состоит в том, что если сделать служащих частичными собственникам своих рабочих мест, то больше вероятность того, что они будут работать как следует, чтобы удовлетворить клиентов и полноценно участвовать в жизни организации.

Если решения принимаются на слишком высоком уровне, служащие будут лишены возможности самостоятельно и своевременно выполнять свой долг. С другой стороны, если передать слишком большие права принимать решения на нижние этажи организации, возникнет риск ее дезинтеграции и конфликтов между различными отделами и звеньями.

Служащий обязан принимать те решения, которые ему кажутся своевременными и необходимыми. Без такой свободы принятия решений нельзя говорить об истинном «делегировании полномочий». Дело в том, что именно служащему приходится выбирать, какие решения он может принять сам, а какие следует передать на рассмотрение руководителей. Такой подход создает определенный риск как для служащих, так и для менеджеров. Подчиненные больше рискуют, а менеджеры утрачивают контроль. Но такова природа делегирования полномочий, которое представляет собой во многом противоположность традиционной иерархической пирамиде.

Пять причин нежелания руководителей делегировать полномочия

1. Заблуждение «Я это сделаю лучше». Руководитель утверждает, что поскольку он может сделать эту работу лучше, то он и должен ее делать вместо подчиненного. Два соображения показывают ошибочность утверждения, даже если оно истинно, хотя чаще всего нет. Во-первых, трата времени на задание, которое мог бы выполнить подчиненный, означает, что руководитель не сможет так же хорошо выполнять другие обязанности. Общие выгоды могут быть больше, если руководитель сконцентрирует усилия на планировании и контроле и осознанно позволит подчиненному выполнять менее важные обязанности с несколько меньшим качеством. Во-вторых, если руководитель не будет разрешать подчиненным выполнять новые задания с дополнительными полномочиями, то они не будут повышать свою квалификацию. Таким образом, упорствуя в желании самим делать всю работу, руководители могут оказаться не в состоянии выполнять свои обязанности по повышению квалификации подчиненных и их подготовке к продвижению на руководящие должности.

2. Отсутствие способности руководить. Некоторые руководители так погружаются в повседневную работу, что пренебрегают более общей картиной деятельности. Будучи не в состоянии охватить долгосрочную перспективу в череде работ, они не могут полностью осознать значение распределения работы между подчиненными.

3. Отсутствие доверия к подчиненным. Если руководители действуют так, как будто не доверяют подчиненным, то подчиненные на самом деле будут работать соответствующим образом. Они потеряют инициативность и почувствуют необходимость часто спрашивать, правильно ли выполняют работу. Это, несомненно, приведет к порочному кругу, усиливая недоверие к подчиненным, которые начинают чувствовать себя неуверенно.

4. Боязнь риска. Поскольку руководители отвечают за работу подчиненного, они могут испытывать опасения, что делегирование задания может породить проблемы, за которые им придется отвечать.

5. Отсутствие выборочного контроля для предупреждения руководства о возможной опасности. Параллельно делегированию дополнительных полномочий, руководство должно создать эффективные механизмы контроля для получения информации о результатах работы подчиненных. Обратная связь для получения информации от этих механизмов контроля помогает направлять подчиненного на достижение целей. Она также дает руководителю гарантию того, что проблема будет выявлена прежде, чем разовьется в катастрофу. Если механизмы контроля неэффективны, у руководства будут основательные причины для беспокойства относительно делегирования дополнительных полномочий подчиненным.

Шесть причин по которым подчиненные избегают ответственности и блокируют процесс делегирования полномочий.

1. Подчиненный считает удобнее спросить босса, что делать, чем самому решить проблему.

2. Подчиненный боится критики за совершенные ошибки. Поскольку большая ответственность увеличивает возможность совершения ошибки, подчиненный уклоняется от нее.

3. У подчиненного отсутствуют информация и ресурсы, необходимые для успешного выполнения задания.

4. У подчиненного уже больше работы, чем он может сделать, или же он считает, что это так на самом деле.

5. У подчиненного отсутствует уверенность в себе.

6. Подчиненному не предлагается каких-либо положительных стимулов дополнительной ответственности.

Преодоление препятствий эффективному делегированию

Факт, что делегирование часто оказывается безрезультатным, даже при почти всеобщем признании его важности, является ярким свидетельством того, как трудно преодолеть имеющиеся препятствия. Подчиненный может сделать относительно мало для того, чтобы устранить психологические барьеры для делегирования, имеющиеся у начальника. Даже постоянная прекрасная работа может игнорироваться чрезмерно беспокойным боссом. (Следует помнить, что руководитель, который не может научиться эффективно делегировать полномочия, ставит предел для собственной карьеры.)

Однако существует многое, что руководители могут сделать для преодоления препятствий эффективному делегированию полномочий:

1 Система контроля

Начнем с того, что руководители могут создать систему контроля, необходимую для того, чтобы обезопасить себя при делегировании больших полномочий подчиненным.

2.Доверие подчиненным

Кроме того, большую часть неуверенности подчиненных можно устранить, оказывая им больше доверия. Не следует во весь голос критиковать подчиненного, чтобы указать на недостатки в работе. Психологические проблемы самые трудные, чтобы их разрешить как руководители, так и подчиненные должны внимательно присмотреться к себе, осознать свои страхи и подняться над ними

3. Обмен информацией

Может быть, самыми важными путями к обеспечению эффективного делегирования будут четкий обмен информацией, принцип соответствия и положительные стимулы. Когда подчиненный не выполняет свои задачи так, как требует руководство, причиной может быть неправильная передача информации. В спешке руководители могут бегло изложить, что хотят. Подчиненный может не решиться задать вопросы из-за боязни выглядеть глупым. Или, что случается чаще, подчиненный тоже торопится приняться за работу. Вследствие этого обе стороны могут думать, что понимают, каково было задание и каков должен быть результат. Позднее, чаще всего слишком поздно для исправления, работа оказывается сделанной неправильно и обе стороны разочарованы. Понятное изложение подчиненным их обязанностей, задач и пределов полномочий имеет существенное значение для эффективного делегирования.

4. Принцип соответствия

Чтобы делегирование было действенным, необходимо соответствие между полномочиями и ответственностью; то есть, руководство должно делегировать работнику полномочия, достаточные для выполнения всех задач, за которые он принял на себя ответственность. Это известно как принцип соответствия. Как следствие, работник может принимать ответственность только за те задачи, которые попадают в сферу делегированных ему полномочий. К сожалению, на практике принцип соответствия часто нарушается. Если вы оказались в ситуации, когда на вас возложена ответственность за задания, которые нельзя выполнить удовлетворительно из-за отсутствия достаточных полномочий, необходимо по возможности быстрее поставить в известность своего начальника и попросить провести совещание для решения этой проблемы.

5. Положительные стимулы

Большая ответственность означает больше работы и больше риска для лица, принимающего ее. Многие, если не большинство, не находят привлекательными эти дополнительные обязанности. Средний человек ожидает, достаточно обоснованно, какого-то вознаграждения. Но, к сожалению, во многих организациях четко выраженное желание расширить ответственность подчиненных не подкрепляется системой стимулирования, которая обеспечивает им вознаграждение за принятие этого бремени. Исследования показывают, что что работники имеют меньшую мотивацию к работе, если считают, что дают организации больше, чем получают от нее. Вследствие этого, отсутствие положительных стимулов к принятию дополнительной ответственности может заблокировать разумные попытки распределить полномочия. Эти вознаграждения могут выступать почти в любой форме. Дополнительная оплата, повышение по службе, необычное звание, благодарность, особый статус и более комфортабельные условия работы — все это доказало свою эффективность. Необходимость применения вознаграждений обоснована тем, что подчиненный видит четкую связь между принятием дополнительной ответственности и удовлетворением личных потребностей. Так же важно для высшего руководства создать систему стимулирования руководителей за успешное делегирование дополнительных полномочий в соответствии с целями организации.

Как поддерживать тех, кому делегированы полномочия

Система поддержки служащих, получивших расширенные права на принятие решений, обычно включает следующие элементы:

1. Оценка эффективности по данным из разных источников. В условиях децентрализации часто бывает так, что ответственные решения принимаются вне поля зрения непосредственного функционального менеджера. Чтобы получить полную картину собственной эффективности, служащим нужны данные из разных источников, а не только от своего босса.

В случае межфункциональных неформальных рабочих групп важно знать, как твою деятельность оценивают коллеги и клиенты. Также важно, чтобы группа могла оценить качество работы своих членов. Свести разные оценки воедино помогают периодические собрания, на которых менеджеры и служащие обмениваются мнениями.

2. Зависимость оплаты труда от эффективности работы группы. Если не большинство фирм, то многие действуют в режиме состязания за продвижение наверх. Системы оплаты к тому же соревновательны: жалованье и (или) премиальные растут пропорционально эффективности. Такие системы поощряют стремление к индивидуальному совершенству, но в конечном итоге они гасят сотрудничество — без крайней нужды никто не станет помогать коллеге.

При делегировании полномочий нужно, чтобы каждый в упряжке тянул в одном направлении, и поэтому в таких организациях оплата труда содержит элементы группового вознаграждения. Это может быть участие в прибыли, вознаграждение за групповую эффективность или премиальный фонд, который увеличивается пропорционально достижениям группы в целом. Существование таких элементов в оплате труда способствует смягчению конкуренции между работниками.

3. Снисходительность к ошибкам. Децентрализованные организации заинтересованы в том, чтобы служащие учились на ошибках — своих и чужих. Это означает, что служащих по возможности не наказывают за невольные ошибки, а напротив, поощряют к тому, чтобы исправить их и в следующий раз действовать лучше. Это не значит, что люди не отвечают за свои действия. С правом на принятие решений приходит «право собственности» на последствия. Не имея права рисковать, работники не будут действовать новаторски и рост профессионального мастерства прекратится. Так что если ошибка не злонамеренна или не стала привычной, к ней относятся терпимо.

4. Информированность. Для принятия решений нужна информация, а при децентрализации ответственности необходимы развитые системы обмена информацией. Наличие электронной почты, внутренних информационных бюллетеней, богатых библиотек, проведение регулярных собраний и конференций свидетельствуют о стремлении сделать информацию доступной. К тому же участники децентрализованного процесса принятия решений стремятся быть в контакте с каждым, чьи решения могут отразиться на них.

5. Степень специализации менеджеров и служащих. Сильно структурированным организациям, представляющим собой совокупность специализированных иерархий, нужны специалисты, действующие в соответствии с четкими служебными инструкциями. Таких специалистов отличает высокий уровень профессиональной компетентности, чем они и важны для компании. Но высокий уровень специализации делает их относительно мало пригодными для работы во временных проблемных группах, где важна способность видеть запросы клиента в целом.

Децентрализация решений требует наличия специалистов, широкого профиля, подготовленных для работы в разных областях, которых перебрасывают туда, где нужно «закрыть брешь». У таких людей есть широкое понимание задач организации и своего места в них. И хотя сегодня многие организации не могут дать гарантии длительной занятости, специалистам широкого профиля при необходимости бывает легче найти другую работу.